MANUAL DE USUARIO - EXPERTO PLATAFORMA EQA

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1 MANUAL DE USUARIO - EXPERTO PLATAFORMA EQA

2 INDICE I. OBJETO... 4 II. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS... 4 III. ACCESO A PLATAFORMA EQA... 5 IV. GLOSARIO... 5 V. APARTADOS Y ESTRUCTURA DE LA PLATAFORMA... 6 DATOS GENERALES... 6 Datos generales del proyecto... 6 Presupuesto en cooperación... 8 Códigos Unesco Asignados... 8 DATOS EXPERTO EVALUADOR... 8 EVALUACIÓN CIENTÍFICO TECNOLÓGICA... 9 Resumen de ejecución... 9 Objetivo y alcance del proyecto... 9 Estudio del estado del arte y novedades del proyecto... 9 Actividades de proyecto... 9 EVALUACIÓN ECONÓMICA Presupuesto Gasto Comparativa entre Presupuesto y Gasto Actual Desviaciones entre Presupuesto y Gasto Actual Valoración de las distintas partidas Acciones emprendidas EVOLUCIÓN DEL PROYECTO OTRAS CONSIDERACIONES DEL PROYECTO CONCLUSIONES VI. PROYECTO PASO A PASO ASIGNACIÓN EXPERTO TÉCNICO COMIENZO DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA (VERSIONAR / EDITAR) ENVIO INFORME A GESTOR (FIRMAR) REVISIÓN POR EL GESTOR INFORME DEFINITIVO VII. COMENTARIO ACTUAL / HISTÓRICOI / LISTADO DE COMENTARIOS Página 2 de 25

3 Anexo I: TABLAS ECONÓMICAS (PRESUPUESTO Y GASTO) Página 3 de 25

4 I. OBJETO El objeto de la plataforma es ser una herramienta de ayuda para la evaluación técnica de los proyectos I+D+i objetos de certificación según RD 1432/2003 y/o UNE para los certificados tipo: - Certificado de contenido ex-ante - Certificado de contenido y 1ª ejecución sin certificación previa - Certificado de contenido y 1ª ejecución con certificación previa II. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Internet Explorer / Google Chrome / etc Se aconseja acceder desde Google Chrome para que puedan extenderse los cuadros de texto, además cuenta con corrector ortográfico: Página 4 de 25

5 III. ACCESO A PLATAFORMA EQA Es accesible a través de la dirección ( ). El alta de usuario se hará desde EQA, recibirá un mail donde se le indicará su usuario y su contraseña, una vez acceda a la aplicación podrá cambiar dicha contraseña. IV. GLOSARIO Proyecto Editar Detalles Firmar Experto / DO / Contable Añadir Eliminar Versionar Listado de proyectos Función editar, al pinchar en este icono se podrá proceder a editar, añadir o modificar campos del informe de evaluación en la sección en la que se encuentre o comentarios relativos a la misma. Este icono se encuentra siempre en el listado de proyecto, al pinchar en él se accede al proyecto en modo detalles, es decir, como lectura. Al pinchar en este icono se procede a firmar el informe de evaluación en la versión en la que se encuentre (tanto en borrador como definitiva). (Ver apartado VI.3). Se acceden a los datos del experto. Este icono se utiliza en las tablas (presupuesto, gasto, actividades, listados, etc.) se utiliza para añadir filas o columnas a la misma (depende de la tabla), también se utiliza para añadir actividades. Este icono se utiliza en las tablas (presupuesto, gasto, actividades, listados, etc.) se utiliza para eliminar filas o columnas a la misma (depende de la tabla), también se utiliza para eliminar actividades. Al pinchar en él se crea una versión del informe de evaluación. (Ver apartado VI.2). Página 5 de 25

6 V. APARTADOS Y ESTRUCTURA DE LA PLATAFORMA Los siguientes apartados están estructurados de la misma manera que están en la plataforma. En función del tipo de proyecto, estado del informe, etc cada celda puede tener una propiedad ligada, es decir, en algunos casos será editable, sólo visible, no visible, obligatorio, etc. Incluso alguno de ellos supondrán una funcionalidad en alguna tabla, que aparezca otro posterior, etc. A continuación se describen cada uno de ellos: DATOS GENERALES Datos generales del proyecto Hay una serie de campos que aparecen solo visibles para el experto pero sin opción de editarlos y otros editables: DESCRIPCIÓN PERMISOS Razón Social Ver Título Ver Nº de Proyecto Ver ACRÓNIMO Ver Norma Ver Tipo de proyecto (I+D+i / Muestrario) Ver Personal Investigador Ver Proyecto individual / cooperación Ver ID cooperantes Ver Tipo de certificado (C / CE / S) Ver Fecha prevista inicio / fin Edit Ejercicio evaluación de contenido / fin Edit Ejercicio evaluación de ejecución / fin Edit Periodo del ejercicio fiscal de la empresa es diferente al año natural Edit Consignar cualquier otra consideración Edit Consideraciones a tener en cuenta de algunos campos: Norma (RD 1432 / UNE ) En función de la norma bajo la que se certifica el proyecto (RD 1432/2003 ó RD 1432/ UNE ), la plataforma, en algunos apartados tendrá una funcionalidad u otra, e incluso podrán aparecer o no algunos apartados. Cuando se seleccione UNE APARTADO Actividades imputables Tablas de presupuesto y gasto: Presupuesto inicial y actual. Gasto actual y aprobado por experto. Comparativa Presupuesto y Gasto Actual. Valoración de la estructura organizativa Identificación de riesgos y puntos críticos (Evolución del proyecto) Control del programa de trabajo (Evolución del proyecto) Seguimiento del proyecto (Evolución del proyecto) Control de la Documentación del Proyecto (Otras consideraciones del proyecto) Explotación de Resultados (Otras consideraciones del proyecto) Conclusiones DESCRIPCIÓN En la calificación se divide entre investigación, desarrollo e Innovación tecnológica. Todas las tablas se dividen entre investigación, desarrollo e Innovación tecnológica. Sólo en UNE Sólo en UNE Sólo en UNE Sólo en UNE Sólo en UNE Sólo en UNE En la calificación de la naturaleza se divide entre investigación, desarrollo e Innovación tecnológica. Página 6 de 25

7 Personal investigador En caso de seleccionar personal investigador supondrá que la plataforma solicite para la evaluación unos apartados adicionales, si no está seleccionado ni siquiera aparecerán en la plataforma: - Proceso Evaluación Personal Investigador - Proyectos Personal Investigador - Dedicación Personal Investigador Tipo de informe técnico/certificado emitido por la Entidad Certificadora En función del tipo de certificado, la plataforma en algunos apartados tendrá una funcionalidad u otra, e incluso podrán aparecer o no algunos: APARTADO TIPO DE CERTIFICADO COMENTARIOS C ex-ante No aparece Resumen de ejecución (Evaluación CE sin ex-ante previo No aparece científico-tecnológica) CE con ex-ante previo Si aparece C ex-ante No aparece Estado de ejecución y evidencias y Sólo para las actividades ejecutadas en Porcentaje de repercusión económica en CE sin ex-ante previo el año fiscal a certificar el proyecto, para este ejercicio fiscal (%) (Actividades imputables) Sólo para las actividades ejecutadas en CE con ex-ante previo el año fiscal a certificar Presupuesto inicial y Desviaciones entre C ex-ante No aparece presupuesto inicial y actual (Evaluación CE sin ex-ante previo No aparece económica) CE con ex-ante previo Si aparece C ex-ante No aparece Gasto, todos sus apartados CE sin ex-ante previo Si aparece CE con ex-ante previo Si aparece C ex-ante No aparece Comparativa y Desviaciones entre CE sin ex-ante previo Si aparece Presupuesto y Gasto Actual CE con ex-ante previo Si aparece Fecha prevista inicio fecha prevista fin Son campos tipo fecha (DD/MM/AAAA), la plataforma despliega un calendario para seleccionarla. Ejercicio evaluación de contenido - Ejercicio evaluación de contenido fin En estas casillas hay que consignar el año, en formato AAAA. Ejercicio evaluación de ejecución - Ejercicio evaluación de ejecución fin En estas casillas hay que consignar el año, en formato AAAA. Es muy importante que si el año fiscal corresponde a un año natural, es decir, no sea un año fiscal partido, la casilla Ejercicio evaluación de ejecución fin debe quedar VACÍA, es muy importante para el funcionamiento posterior de algunos apartados de la plataforma. Página 7 de 25

8 Presupuesto en cooperación Este apartado sólo aparecerá en proyectos en cooperación. Aquí se consignan los presupuestos presentados (actuales) de las distintas entidades cooperantes del proyecto: EF n : se refiere al presupuesto del ejercicio fiscal a certificar del cooperante número n. EF previos: se refiere al presupuesto o suma de los presupuestos del/los ejercicio/s previo/s al del ejercicio fiscal a certificar del cooperante número n. EF futuros: se refiere al presupuesto o suma de los presupuestos del/los ejercicio/s posterior/es al del ejercicio fiscal a certificar del cooperante número n. Códigos Unesco Asignados Este apartado refleja los códigos UNESCO (4 dígitos y 6 dígitos) que tiene asignado el proyecto. Es un apartado no editable para el experto. DATOS EXPERTO EVALUADOR En este apartado se describen los datos del experto evaluador. Es un apartado no editable para el experto. Página 8 de 25

9 EVALUACIÓN CIENTÍFICO TECNOLÓGICA Resumen de ejecución Este apartado sólo aparece en proyectos de contenido y ejecución con certificación previa. Objetivo y alcance del proyecto Estudio del estado del arte y novedades del proyecto Actividades de proyecto - Número de actividades En este apartado se introducen el número de actividades imputables y el número de las no imputables, es muy importante que se introduzcan correctamente porque en función de lo que se ponga aquí, posteriormente la plataforma te dejará dar de alta tantas actividades imputables y no imputables como número se haya introducido en este apartado. - Resumen planificación Este apartado no es editable, se autocompleta en función de la información que se consigne en los apartados de actividades imputables y no imputables. - Actividades imputables Inicialmente, la plataforma indica el número de actividades imputables que se consignó en el apartado Número de actividades, no permitirá dar de alta más actividades de las que se indicó, además en el caso de que se consignen menos, en el listado de campos de obligado cumplimiento para poder emitir el informe final (aviso SE ENCONTRARON LOS SIGUIENTES ERRORES ) aparecerá que falta alguna actividad imputable. Para cada actividad imputable: SUBAPARTADO Nº Titulo Periodo de ejecución Descripción Estado de ejecución y evidencias Calificación DESCRIPCIÓN Número de la actividad, lo asigna automáticamente la plataforma, ordena todas las actividades (imputables y no imputables) en función de su fecha. Este número es el que se indica también en el apartado Resumen planificación. Título de la actividad. Se incluyen dos campos fecha, donde se indica el inicio y el fin de la actividad. Ambas tienen formato DD/MM/AAAA para cumplimentarla se despliega un calendario. Obligatorio que se incluyan al menos 250 caracteres A partir de poner las fechas de inicio y de fin, este apartado sólo aparecerá en caso de que dicho intervalo incluya el año fiscal de certificación. Se tica la calificación dada a la actividad, la plataforma permite cuantas queramos. Página 9 de 25

10 Justificación de la calificación Porcentaje de repercusión económica en el proyecto, para este ejercicio fiscal (%) En proyectos UNE estará dividido entre I / D e it. Justificación de la calificación. Es un porcentaje. A partir de poner las fechas de inicio y de fin, este apartado sólo aparecerá en caso de que dicho intervalo incluya el año fiscal de certificación. - Actividades no imputables Funcionan igual que las imputables. Inicialmente, la plataforma indica el número de actividades no imputables que se consignó en el apartado Número de actividades, no permitirá dar de alta más actividades de las que se indicó, además en el caso de que se consignen menos, en el listado de campos de obligado cumplimiento para poder emitir el informe final (aviso SE ENCONTRARON LOS SIGUIENTES ERRORES ) aparecerá que falta alguna actividad no imputable. Para cada actividad no imputable: SUBAPARTADO Nº Titulo Periodo de ejecución Descripción Justificación de la no imputabilidad Porcentaje de repercusión económica en el proyecto, para este ejercicio fiscal (%) DESCRIPCIÓN Número de la actividad, lo asigna automáticamente la plataforma, ordena todas las actividades (imputables y no imputables) en función de su fecha. Este número es el que se indica también en el apartado Resumen planificación. Título de la actividad. Se incluyen dos campos fecha, donde se indica el inicio y el fin de la actividad. Ambas tienen formato DD/MM/AAAA para cumplimentarla se despliega un calendario. Obligatorio que se incluyan al menos 250 caracteres Justificación de la no imputabilidad Es un porcentaje. A partir de poner las fechas de inicio y de fin, este apartado sólo aparecerá en caso de que dicho intervalo incluya el año fiscal de certificación. Página 10 de 25

11 EVALUACIÓN ECONÓMICA Presupuesto (Ver Anexo I: TABLAS ECONÓMICAS) - Presupuesto inicial Sólo en Certificados de contenido y 1ª ejecución con certificación previa. - Presupuesto actual - Valoración de la coherencia presupuestaria Este apartado se subdivide en dos: o o Valoración del presupuesto Desviaciones entre el presupuesto inicial y el actual Sólo en Certificados de contenido y 1ª ejecución con certificación previa. Esta tabla refleja las desviaciones entre el presupuesto inicial y el presupuesto actual. Para poder ver o editar la justificación de las desviaciones es necesario clicar en (ver) ó (editar). Página 11 de 25

12 Al clicar en editar en 2010: Gasto Sólo para certificados ce contenido y ejecución sin / con certificación previa. (Ver Anexo I: TABLAS ECONÓMICAS) - Gasto actual - Gasto aprobado por el experto técnico Comparativa entre Presupuesto y Gasto Actual Esta tabla es automática, la plataforma la autocompleta en función de las tablas de presupuesto y gasto actual. Desviaciones entre Presupuesto y Gasto Actual Esta tabla es semiautomática, la plataforma la autocompleta en función de las tablas de presupuesto y gasto actual. El único campo que es editable es el de Explicación, además, la plataforma tiene este campo como obligatorio para aquellas desviaciones superiores al 20%. Valoración de las distintas partidas Los apartados correspondientes a las distintas partidas sólo aparecerán en caso de que se haya consignado alguna cantidad en cualquier tabla de presupuesto y/o gasto. Página 12 de 25

13 - Equipo de trabajo o Listado del equipo de trabajo. El experto podrá crear, eliminar o editar los existentes: CREAR EDITAR ELIMINAR o Cuantificación del equipo de trabajo: tabla automática, la plataforma la autocompleta. o Valoración del equipo de trabajo. o Valoración de la estructura organizativa: sólo para UNE o Personal investigador: sólo en caso de que se haya clicado esta opción en el apartado de Datos generales del proyecto: proceso de evaluación, tabla de proyectos y tabla de dedicación. - Colaboraciones externas o Listado de colaboraciones externas (Ver apartado del listado del equipo de trabajo) o Valoración colaboraciones externas - Valoración del material fungible - Valoración de los activos materiales e inmateriales - Valoración de otros gastos Acciones emprendidas - Recortes Practicados En esta tabla se reflejan los recortes que hace el experto técnico, no es automática, aunque la plataforma sí identifica (en función de las tablas de gasto actual y aprobado por experto técnico) qué conceptos debería tener un registro (un recorte económico): Página 13 de 25

14 Para registrar recortes hay que clicar en el icono, a continuación hay que seleccionar la partida (desplegable) donde se va a hacer el registro de la acción (recorte), después seleccionar el concepto (desplegable añadido / excluido) y por último explicar el motivo. - Aclaraciones adicionales Página 14 de 25

15 EVOLUCIÓN DEL PROYECTO En este apartado en función de la norma se describirá: Estado de Ejecución Global del Proyecto Identificación de riesgos y puntos críticos Control del programa de trabajo Seguimiento del proyecto RD UNE UNE UNE OTRAS CONSIDERACIONES DEL PROYECTO En este apartado en función de la norma se describirá: Control de la Documentación del Proyecto Explotación de Resultados Otras consideraciones UNE UNE RD CONCLUSIONES Este apartado tiene algunos campos automáticos, otros semiautomáticos y también manuales: - Clics acerca de la calificación del proyecto: es automático, en función de la norma aparecerá I+D dividido en I y D y además en función de la calificación que se haya dado en el apartado de las actividades se clicará automáticamente. - Calificación de la naturaleza del proyecto I, D y/o it: es semiautomático, es decir, sólo dejará editar aquellas calificaciones que se hayan seleccionado en el/los apartados de actividades. - Actividades Investigación / desarrollo / innovación tecnológica: es automático, la plataforma indica de manera automática el número de la actividad que tiene cada calificación, en función de las calificaciones que se hayan seleccionado en el/los apartados de actividades. - Observaciones acerca de la calificación: manual. AUTOMÁTICO SEMIAUTOMÁTICO AUTOMÁTICO MANUAL Página 15 de 25

16 VI. PROYECTO PASO A PASO 1. ASIGNACIÓN EXPERTO TÉCNICO Cuando el experto técnico es asignado desde EQA aparecerá en su listado de proyectos el mismo: DETALLES Podrá acceder al proyecto en modo detalles: Desde EQA, se introducen datos iniciales para comenzar con la evaluación. Estos datos son: - Datos generales del proyecto: razón social, título, código de proyecto, tipo de certificado, año de ejecución, etc. - Datos económicos: presupuesto inicial (si aplica) y actual, gasto inicial (si aplica). - Datos de personal (si aplica): nombre y apellidos, titulación, funciones y dedicación. - Datos de colaboraciones externas (si aplica): razón social, funciones y coste. Página 16 de 25

17 Resumen: 2. COMIENZO DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA (VERSIONAR / EDITAR) Para que el experto pueda comenzar con la evaluación, es decir, pueda comenzar a editar el informe, es necesario que versione el mismo: VERSIONAR Página 17 de 25

18 Una vez versionado el informe, el experto podrá editar los apartados correspondientes: EDITAR 3. ENVIO INFORME A GESTOR (FIRMAR) Cada vez que una de las partes (experto o gestor) quiere trasladar la evaluación a la otra, deberá firmar el proyecto en la plataforma a través del icono situado en la pestaña de DATOS GENERALES / Datos generales del proyecto. En función de las características de cada proyecto (tipo de certificado, tipo de norma, etc), la plataforma tiene identificado aquellos campos que son de obligado cumplimiento para poder emitirse el informe final, por eso, cada vez que una de las partes firma el proyecto se generará un aviso SE ENCONTRARON LOS SIGUIENTES ERRORES donde se indica que campos están pendientes de cumplimentar: Cuando el informe es definitivo o está en una versión borrador, el experto lo enviará al gestor firmando el informe, para ello pulsará el icono correspondiente: FIRMAR Página 18 de 25

19 A continuación, la plataforma va a confirmar que se quiere firmar el informe y además (en caso de que haya) va a listar todos los campos que están pendientes cumplimentar y que sin ellos no se podrá considerar el informe como definitivo, por lo que lo tratará como un informe borrador: CONFIRMACIÓN LISTADO ERRORES 4. REVISIÓN POR EL GESTOR En este momento el gestor podrá revisar / editar el informe. Mientras, el experto podrá acceder al mismo en modo detalles pero hasta que el gestor no se lo devuelva no podrá editarlo (y viceversa). Página 19 de 25

20 Resumen: Firmar EXPERTO TÉCNICO Primera versión borrador del informe. Firmar GESTOR DE PROYECTO Revisión primera versión borrador del informe. Versionar Detalles Editar Añadir comentarios y/o modificar la primera versión borrador del informe. Versionar Editar Página 20 de 25

21 5. INFORME DEFINITIVO Un informe se considera definitivo cuando: 1) No hay listado de errores. 2) Ambas partes (experto y gestor) han firmado la misma versión de informe (es indiferente el orden). Resumen: Para que una versión se considere definitiva ambos (Gestor y Experto asignado al proyecto) deben FIRMAR la misma VERSIÓN Firmar GESTOR DE PROYECTO VERSIÓN X DEBEN FIRMAR SIN VERSIONAR EXPERTO TÉCNICO Firmar Es indiferente quién firme primero, lo importante es que se firme la misma versión, de esta forma nos aseguramos que ambas partes están de acuerdo con la versión definitiva Página 21 de 25

22 VII. COMENTARIO ACTUAL / HISTÓRICOI / LISTADO DE COMENTARIOS Cada sección o apartado de la plataforma tiene un campo llamado comentario actual e histórico de comentarios. COMENTARIO ACTUAL: En esta casilla es donde se establece la comunicación entre el gestor y el experto. Aquí es donde cada uno pone sus comentarios con respecto a los distintos apartados del informe de evaluación. HISTÓRICO DE COMENTARIOS: Cada vez que se versiona el proyecto, todos los comentarios actuales pasan a esta casilla (no es editable), además cada comentario estará identificado por la fecha del mismo y por el autor (gestor ó Experto). LISTADO DE COMENTARIOS: En esta pestaña se listan todos los comentarios actuales, es una forma de que el DO o el Experto puedan sacar antes de comenzar a trabajar el listado de los comentarios de la otra parte para tenerlos en cuenta. Es muy importante que se genere el listado de comentarios antes de versionar porque si se versiona, todos los comentarios actuales pasarán a histórico de comentarios. IMPRIMIR Página 22 de 25

23 Anexo I: TABLAS ECONÓMICAS (PRESUPUESTO Y GASTO) Funcionamiento general de las tablas de presupuesto y gasto en la plataforma: - En todos los casos (fechas,, números ) los números siempre sin puntos de miles, ni centenas, etc. - Cuando voy a completar un presupuesto, es aconsejable añadir primero tantas columnas como años tiene el presupuesto y posteriormente editar, el orden que se siga al añadirlas no influye posteriormente, se ordenan los años automáticamente, por ejemplo puedo añadir primero 2006, luego 2005 y luego 2010, se ordenarán automáticamente al guardar. AÑADIR COLUMNA Página 23 de 25

24 EDITAR - Para un año y un tipo de tabla (presupuesto inicial, presupuesto actual, gasto según memoria, gasto según evaluación), el registro es el mismo para I+D y para it, es decir, si yo quiero eliminar la columna del 2011 para I+D en el presupuesto actual (por ejemplo) automáticamente se borrará la columna del 2011 para it del presupuesto actual, hay que tenerlo en cuenta. ELIMINAR Página 24 de 25

25 - En el encabezado aparecen dos casillas para dos años, esto es por los proyectos con fiscales partidos, si no es un fiscal partido es suficiente con poner el año en la primera casilla. - El total de cada columna se calcula de manera automática. Página 25 de 25