REGLAMENTO DE COBRANZAS COOPERATIVA DE CREDITO DEL FUTURO FUTURCOOP. ACUERDO No Octubre

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1 REGLAMENTO DE COBRANZAS COOPERATIVA DE CREDITO DEL FUTURO FUTURCOOP ACUERDO No Octubre INTRODUCCIÓN: La gestión para la debida recuperación del crédito tiene que realizarse de manera eficiente y eficaz para que sea rentable. La rotación permanente de la cartera hace de la cobranza una de las herramientas más importantes al interior de cualquier empresa, ya que del manejo eficiente de la misma depende en gran parte el éxito de la entidad. Es por esto que la recuperación de los dineros prestados a los asociados se constituye en otro servicio más. OBJETIVOS: Garantizar la buena administración, control y recuperación de los créditos otorgados, a fin de lograr un eficiente índice de rotación de los recursos. I. DEFINICIÓN Y ASPECTOS GENERALES CARTERA DE CRÉDITOS: La cartera de crédito es un activo de la COOPERATIVA FUTURCOOP, compuesto por las operaciones de crédito otorgadas y desembolsadas a sus asociados bajo distintas modalidades, aprobadas de acuerdo con el respectivo reglamento y expuestas a un riesgo crediticio que debe ser permanentemente evaluado. COOPERATIVA FUTURCOOP-REGLAMENTO DE COBRANZA Página 1

2 RIESGO CREDITICIO: El riesgo crediticio es la probabilidad de que la COOPERATIVA FUTURCOOP incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos como consecuencia de que sus deudores incumplan con el pago de sus obligaciones en los términos acordados. POLÍTICAS DE CARTERA: Son políticas generales para el proceso de recaudo de cartera de créditos, las siguientes: 1. Durante el proceso de recaudo de cartera de créditos se tendrá en cuenta la doctrina solidaria y en especial los valores de solidaridad, equidad, justicia y el principio de identidad. 2. La COOPERATIVA FUTURCOOP podrá diferir el pago de una obligación exigible mediante acuerdos de pago cuyas condiciones procurarán tener en cuenta la situación personal del deudor, cuidando no promover actitudes asistencialistas y primando siempre los intereses generales de la Cooperativa. 3. El proceso de cobro de cartera estará orientado a crear en los asociados cultura de pago oportuno de los créditos. 4. La dignidad y el buen nombre de los deudores deberán respetarse durante el proceso de cobro. 5. El proceso de recuperación de cartera propenderá por la eficiencia y eficacia en el recaudo. 6. La recuperación de la cartera de créditos se realizará procurando que facilite el cumplimiento de flujo de recursos en la Cooperativa. 7. La administración de la cartera estará enfocada a generar compromisos de pago directos, que eviten costos innecesarios al asociado. PROVISIONES: La COOPERATIVA FUTURCOOP realizará las provisiones de acuerdo a las instrucciones dadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria o entidad que haga sus veces. II. PROCEDIMIENTO DE COBRO Para realizar una eficiente labor de cobro se tendrá en cuenta las siguientes etapas: COOPERATIVA FUTURCOOP-REGLAMENTO DE COBRANZA Página 2

3 COBRO PREVENTIVO: consiste en llamar al deudor antes del vencimiento de la cuota, de tal forma que le permita planificar su pago. La llamada debe ser cordial y respetuosa, con la finalidad de evitar que el asociado entre en morosidad con sus créditos. COBRO COACTIVO: Comienza desde el primer día del vencimiento del crédito, se maneja con presteza, seriedad y persuasión, propiciando un acuerdo de pago con el deudor, para lo cual es necesario mantener la hoja de vida del deudor, en la cual se deje registro de todas las actividades desarrolladas (cartas, visitas, llamadas), La Cooperativa agotará todos los medios posibles que permitan hacer el arreglo directo con el deudor y el codeudor. COBRO PRE JURÍDICO: Es el período durante el cual la relación con el asociado es complicada porque él ha hecho caso omiso a las gestiones personales, telefónicas o mediante correo que hemos realizado. Un cobro pre jurídico es la acción que realiza La Cooperativa al deudor debido a que sus obligaciones no han sido pagadas en los días acordados y por ende se considera que los plazos de los pagos se encuentran vencidos. Esta acción de cobro puede hacerla el acreedor directamente o por intermedio de otra persona natural o jurídica. Esta acción se considera la última antes de iniciar una demanda judicial. LA COOPERATIVA FUTURCOOP hará una etapa inicial del cobro pre jurídico para tener un acercamiento con el asociado, de tal forma que permita explorar hasta las últimas posibilidades de recuperación de crédito. COBRO JURÍDICO: Por conveniencia y principio ya que este no es el objetivo, a este tipo de cobro sólo se debe llegar una vez se hayan agotado los procesos de cobro preventivo, coactivo y pre jurídico, dejando evidencia escrita sobre toda la gestión; en esta instancia se debe actuar rápidamente. Independiente de lo anterior, también se puede llegar a esta instancia cuando se presenten los siguientes casos: COOPERATIVA FUTURCOOP-REGLAMENTO DE COBRANZA Página 3

4 1. Por pérdida considerable del valor de los bienes dados en garantía. 2. Cuando los bienes dados en garantía fueron embargados o tuvieren alguna situación de seguimiento jurídico. 3. Cuando el deudor(es) o Deudor(es) solidario (os) sean demandados o estén en proceso de demanda por el cobro de otras obligaciones o fueren declarados en estado de quiebra o concordato. 4. Cuando se han definido planes y plazos de pagos en acuerdo directo siendo incumplido por el deudor(es) o Deudor(es) solidario (os). III. ESQUEMA DE COBRO Cobro preventivo: Llamar al deudor antes del vencimiento de la cuota para recordarle su compromiso. Cobro coactivo: Una vez vencida la primera cuota se procederá de la siguiente manera para tratar de normalizar la obligación días: Envío de carta y Llamada al deudor para formalizar el acuerdo de pago en los próximos ochos (8) días días: Se le propone al asociado una fecha de pago antes del vencimiento de la siguiente cuota. Se debe hacer claridad sobre las consecuencias del reporte a las Centrales de Riesgo y las implicaciones que conlleva en la hoja de vida del deudor y deudores solidarios en la entidad así como el entorno financiero días: Se les comunica al deudor y deudores solidarios proponiéndole un acuerdo de pago en los 8 días siguientes días: Se les comunica al deudor y deudores solidarios informando que cumplidos los sesenta y un (61) días su deuda entrará en cobro pre jurídico. COOPERATIVA FUTURCOOP-REGLAMENTO DE COBRANZA Página 4

5 Cobro pre jurídico: De días se realiza llamada y envío de carta al deudor y deudor solidario otorgándole un plazo definitivo para normalizar la obligación explicándole la importancia de ponerse al día y de los costos judiciales que este implica. Cobro jurídico: El cobro jurídico procede por mora en los términos indicados anteriormente y por los demás eventos por los que se puede acelerar el plazo de las obligaciones crediticias de conformidad con lo indicado en este reglamento. En todo caso, para iniciar la respectiva acción judicial, deberá contarse con autorización del Comité de Evaluación de Cartera de Créditos. La gestión de cobro jurídico se adelantará con base en los valores de respecto, transparencia, honestidad y solidaridad. El abogado o firma de cobranzas encargada del proceso de cobro jurídico deberá informar al Comité de Cartera, por lo menos mensualmente, sobre el estado de la gestión o del proceso. Los gastos y costos que origine el proceso de cobro jurídico estarán a cargo del deudor. En todo caso, al momento de contratar abogados externos o firmas de cobranzas, La COOPERATIVA FUTURCOOP establecerá las tarifas máximas que aquellos le han de cobrar al deudor cuando este pague directamente, procurando que las mismas sean razonables y equitativas. Cuando una obligación se encuentre en cobro jurídico la comunicación entre la Cooperativa y el deudor se procurará realizar a través del respectivo abogado. Las negociaciones con el deudor dentro del proceso de cobro jurídico serán coordinadas con el respectivo abogado. De noventa y un (91) días en adelante se debe enviar la obligación a cobro con la Entidad de Seguros que tenga en su momento La Cooperativa. Esta decisión debe ser informada al Comité de Evaluación de Cartera; los créditos remitidos a la Aseguradora se envían con los siguientes documentos: COOPERATIVA FUTURCOOP-REGLAMENTO DE COBRANZA Página 5

6 1. Solicitud de crédito original 2. Pagaré y carta de instrucciones originales debidamente endosados. 3. Fotocopia de la Cedula del deudor y deudores Solidarios 4. Formato de Retiro 5. Certificación de saldos firmado por la Revisoría Fiscal 6. Estado de cuenta de antes del cruce de cuentas 7. Copia del reporte a la central de riesgo. 8. Copia de las cartas y documentos donde se evidencie la gestión de cobro realizada. IV. REPORTE A LA CENTRAL DE RIESGO Reporte a CENTRAL DE RIESGO: Se envía el informe de la cartera actual de la COOPERATIVA FUTURCOOP tanto de créditos al día como los que están en mora; esta central administra la información de las entidades financieras y crediticias, lo cual sirve como herramienta para el estudio de crédito en aras de minimizar el riesgo. PARAGRAFO: A Partir de los treinta días de mora, se informará a las centrales de riesgo, previa comunicación al deudor en los términos establecidos legalmente. PROCESO PARA EL REPORTE A CENTRAL DE RIESGO: Se hace los primeros 10 días de cada mes vía Internet, este informe de cartera lo genera automáticamente el sistema operativo, los cierres de cada mes. INFORMES MENSUALES: En la primera semana de cada mes el auxiliar de Contabilidad y Cartera presenta el informe a la Gerencia sobre la gestión de cobro realizada y los resultados obtenidos. La Gerencia informará al Comité de Evaluación de Cartera trimestralmente sobre la gestión de cobro por categorías (seguimiento) y número de créditos para su análisis, evaluación y decisiones. COOPERATIVA FUTURCOOP-REGLAMENTO DE COBRANZA Página 6

7 V. CRITERIOS MÍNIMOS PARA PROCEDER A CASTIGAR LA CARTERA: Son criterios para el castigo de cartera los siguientes: 1. Eficiencia económica. Procederá el castigo de créditos cuando razonablemente se estime que los costos del cobro son superiores al monto adeudado. 2. Irrecuperabilidad e incobrabilidad del crédito. Esta situación será calificada por el abogado o asesor jurídico, teniendo en cuenta la gestión de cobro realizada, la situación del deudor o deudores y todos los demás elementos que sirvan para formarse tal juicio. La incapacidad económica del deudor y codeudores para cumplir con la obligación se presumirá cuando el deudor carezca de ingresos laborales u honorarios. 3. Provisión total. El crédito respectivo debe provisionarse en su totalidad antes de castigarse. 4. En el caso de castigo de cartera de crédito y cuentas por cobrar derivadas de ésta se deberá, en caso de exclusión o retiro voluntario del asociado, efectuar el cruce de aportes sociales y otros valores a favor del asociado retirado; por lo tanto, no puede existir castigo de estas operaciones sobre asociados activos. 5. En caso de pérdidas del ejercicio se deberá aplicar lo señalado en el capítulo VIII de la Circular Básica Contable y Financiera de la Supersolidaria y luego castigar el saldo insoluto de la obligación. CASTIGO DE CARTERA: Una vez se haya realizado la gestión de cobro y se haya provisionado el 100% a capital, el Comité de Evaluación de Cartera emitirá su juicio y enviará al Consejo de Administración las sugerencias sobre castigo con el informe anexo de las condiciones de cada una de las obligaciones. El castigo de cartera solo puede hacerse con asociados excluidos o con retiro voluntario; no puede existir castigo de estas operaciones para asociados activos. El Consejo de Administración previo el análisis y el cumplimiento de los requisitos mínimos, amparándose en los informes presentados por los estamentos encargados (Gerente, Comités y/o Abogados). Los informes deben estar debidamente motivados, indicando en forma detallada el origen de la decisión, los documentos técnicos que COOPERATIVA FUTURCOOP-REGLAMENTO DE COBRANZA Página 7

8 demuestren el estudio adelantado y los resultados de la gestión efectuada, tomará la decisión haciendo constar en actas la determinación; posteriormente se enviará esta información con copia del acta del Consejo de Administración a la Supersolidaria. SOLICITUD DE CASTIGO DE CARTERA: La gerencia, previo concepto del Comité de Evaluación de Cartera de Créditos, solicitará al Consejo de Administración la aprobación del castigo de la cartera que lo amerite, para lo cual deberá adjuntar: 1. Informe de gestiones realizadas para considerar la cartera incobrable o irrecuperable. 2. Concepto jurídico, técnico y legal sobre la Irrecuperabilidad de la obligación. 3. En caso de haberse ejecutado y/o rematado la garantía y con el producto no se hayan alcanzado a cubrir la obligación, se deberá adjuntar comprobante de contabilización. 4. Concepto del representante legal. Los informes que se presenten al Consejo de Administración deben estar debidamente motivados, indicando en forma detallada el origen de la decisión, los documentos técnicos que demuestren el estudio adelantado y los resultados de la gestión efectuada. DECISIÓN DE CASTIGO Y RESPONSABILIDAD: El Consejo de Administración, con base en la información presentada, decidirá la solicitud de castigo, dejando constancia de ello en el acta respectiva. El castigo de cartera no libera a los administradores de las responsabilidades a que haya lugar por las decisiones adoptadas en relación con la cartera de créditos, y en modo alguno releva a la administración de su obligación de proseguir las gestiones de cobro que sean conducentes y pertinentes. REPORTE DE CASTIGOS: LA COOPERATIVA FUTURCOOP deberá reportar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el castigo de cartera en el formato correspondiente, de conformidad con la periodicidad del reporte del formulario de rendición de cuentas y del nivel de supervisión a que se encuentre sujeto. COOPERATIVA FUTURCOOP-REGLAMENTO DE COBRANZA Página 8

9 Adicionalmente, la gerencia deberá mantener a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria la siguiente información, en caso de que ésta lo requiera: 1. Certificación del revisor fiscal donde conste la exactitud de los datos relacionados y las provisiones correspondientes para realizar el castigo. 2. Estados financieros en los cuales se refleje el registro contable correspondientes (cuentas del balance y cuentas de orden). 3. Copia del Consejo de Administración donde conste la aprobación de los castigos. 4. El concepto del representante legal. 5. Las gestiones realizadas para considerar los activos a castigar como incobrables o irrecuperables. 6. El concepto jurídico, técnico y legal sobre la Irrecuperabilidad de la obligación PARÁGRAFO: La autorización de castigo de cartera debe quedar consignada en el acta de la reunión del Consejo de Administración, correspondiente y suscrito por el presidente y secretario del Administración. registrada en el formato Consejo de El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias. Dado y aprobado el Acuerdo No mediante Acta de Consejo de Administración, a los Veinticuatro (24) días del mes de Octubre del año 2017, en la ciudad de Cota, Cundinamarca Comuníquese, publíquese y cúmplase. DORA INES GALEANO URBANO REPRESENTANTE LEGA LUZ MERCEDES RAMIREZ URIBE SECRETARIA CONSEJO DE ADMON (ORIGINAL FIRMADO) COOPERATIVA FUTURCOOP-REGLAMENTO DE COBRANZA Página 9

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