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1 Indice DOCUMENTOS MAESTROS Y DOCUMENTOS ESPECÍFICOS...2 IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTOS...2 USO DE LOS TIPOS DE DOCUMENTOS...2 CONTENIDO DE LAS HOJAS DE EXCEL...3 ELIMINACIÓN DE FILAS NO UTILIZADAS...3 RANGOS DE DATOS...3 FUNCIONAMIENTO DE LAS PLANILLAS MAESTRAS DE EXCEL...4 CREACIÓN DE NUEVOS DOCUMENTOS MAESTROS...5 ACTIVACIÓN DE LOS NUEVOS DOCUMENTOS MAESTROS...5 Ordenes de Trabajo...5 Documentos Tipo OT y generales...5 NIVEL DE SEGURIDAD...6 SUB-CARPETAS PARA DOCUMENTOS EN EXCEL...6 DOCUMENTOS GENERALES EN EXCEL...6 RV & Asociados S.R.L. - Derechos Reservados Manual Taurus Página: 1

2 Documentos en Excel En esta guía nos vamos a referir a los documentos maestros que son utilizados para generar informes, tanto en TaurusPro como en ControlPro. Si bien nos enfocaremos en ControlPro las características generales de utilización se aplican a TaurusPro. Para comprender lo que sigue sólo es necesario un conocimiento básico de Excel. Documentos maestros y documentos específicos En ControlPro podemos verificar la existencia de los siguientes tipos de documentos: Ordenes de Trabajo Documentos DOC_ Otros Documentos Ordenes de Facturación o Facturas Ordenes de Remitos o Remitos (Guías de Despacho) Plan de Producción Corte de Pliegos OrdenTrabajo.xls Ejemplo.xls OTPPEtiquetas.xls Facturas.xls Remitos.xls PlanProduccionCP.xls CortePliegos.xls Los últimos cuatro documentos no son documentos maestros en el sentido de que a partir de ellos no se pueden generar otro tipo de documentos. Tienen una utilidad específica y estructura diferente a los demás. Identificación del tipo de documentos Los documentos maestros se diferencian unos de otros por las hojas de Excel que los integran. Pertenecen a dos tipos: Tipo OT Tienen la estructura igual a la de una Orden de Trabajo (OT y Documentos) Tipo General Tienen una estructura más simple (Otros Documentos) Hojas de documentos Tipo OT Hojas de documentos Tipo General Uso de los Tipos de Documentos Los documentos Tipo OT son más complejos porque en ellos se vuelcan toda la información de la OT, con todos sus materiales. Se utilizarán en informes que deban contener información de todos los materiales. El resto es para un uso más sencillo, donde se emplee sólo la información contenida en el primer material del trabajo. No tienen datos sobre Boletas, ya que estos pueden referirse a más de un material. RV & Asociados S.R.L. - Derechos Reservados Manual Taurus Página: 2

3 Contenido de las Hojas de Excel La hoja Documento es la hoja personalizable, que contiene los datos que se desean visualizar. En el resto, el sistema vuelca la información de los campos de la base de datos, referidos a una Orden de Trabajo. La hoja Documento toma los datos de dichas hojas. Por lo tanto, una celda en la hoja Documento, que desee obtener el número de la OT podrá contener una fórmula con el contenido siguiente: =OTrabajo!B6 La hoja Datos recoge información general, no contenida en campos determinados de la OT sino en otras tablas, por ejemplo, los datos el Cliente. Los materiales (seis en total) están en las hojas OTrabajo hasta OTrabajo6. La hoja Boletas trae los datos referidos a ellas, y finalmente la hoja Combinaciones con la apertura de los materiales que componen una combinación. Eliminación de Filas no utilizadas La celda A1 de todo documento maestro es una celda especial. Contiene el nombre de la columna que va a tener fórmulas descriptas a continuación. Es una celda que tiene su texto con color blanco para que no salga impreso. Si, por ejemplo, el contenido fuera una N, en este caso indica que en la columna N están las fórmulas referidas. En dicha columna se pueden ubicar fórmulas con un contenido parecido al siguiente: =SI(A12=0;1;0) Esto dice: si el contenido de la celda A12 es cero, se escribe un uno, y en caso contrario se escribe un cero. El sistema está programado para buscar en la columna especial (N en este ejemplo) y donde detecte un 1 como resultado de la fórmula anterior, elimina la fila. De esta forma, todas las filas innecesarias o sin datos, son eliminadas reduciendo el informe. La fórmula puede contener lo que se necesite. Lo indicado es el ejemplo más utilizado en los informes. Al diseñar un documento personalizado es interesante tener este aspecto en cuenta para no generar filas innecesarias o para no eliminar datos necesarios. Rangos de Datos Si va al menú de Excel: Fórmulas -> Administrador de Nombres en Excel o a Insertar -> Nombres -> Definir (Excel ) verá una serie de rangos de celdas, pre-establecidos que el sistema utiliza para confeccionar el documento. Le mostramos un ejemplo en Excel 2000, por ser más claro para explicarlo: RV & Asociados S.R.L. - Derechos Reservados Manual Taurus Página: 3

4 Los rangos básicos, que deben ser personalizados, son: Área de Impresión: indique la parte del documento que es impresa. La columna especial indicada más arriba debe estar fuera del área de impresión. Si desea incluir en la hoja anotaciones, por ejemplo, basta que esté fuera del rango del Área de Impresión y no aparecerán en el documento. Cabezal: Es, como mínimo, la fila 1, donde normalmente aparece con un fondo rojo que es el que avisa que el documento está en proceso de confección. Una vez terminado el volcado de datos al documento el sistema quita el color rojo a ese rango de celdas. Es una buena práctica cuando se inicia en la realización de documentos dejar fuera del rango de impresión al cabezal o rango de cabezal, a los efectos de separar las funcionalidades de las celdas. Todas las Celdas: Normalmente coincide con el Área de Impresión. Es utilizado para copiar y pegar, como se explicará más abajo. Los rangos especiales, cuando existen y no personalizables, son: AreaComb: Área de la información de Combinaciones. PresBoletas: Área de datos de las Boletas. Ejemplo de un cabezal y de celda A1 con columna especial N (celdas en gris): Funcionamiento de las planillas maestras de Excel Cuando Ud. decide imprimir, por ejemplo una OT, se desencadenan una serie de hechos que se relatan a continuación: a. Se busca que exista la carpeta ExcelDocs, y en caso contrario se la crea. La ubicación de los documentos se definen en TaurusPro. b. Se abre el documento maestro ubicado en la carpeta TaurusPro (por ejemplo OrdenTrabajo.xls). c. Se le vuelcan a las hojas de datos la información referida a la OT. d. De acuerdo a las fórmulas utilizadas la hoja Documento toma la información de las hojas de datos. e. Se graba el archivo de Excel abierto con un nombre que tendrá como parte del nombre un prefijo y el número de la OT. En este paso al grabarse con un nuevo nombre se preserva la integridad del documento maestro. f. Se eliminan las filas no necesarias de acuerdo a la columna especial N. g. De acuerdo a lo indicado en el rango TodasLasCeldas se copia y pega (pegado especial como valores) el contenido de la hoja Documento sobre sí misma. De esta forma se eliminan las fórmulas y sólo queda el contenido resultante de ellas, a los efectos de que no de errores cuando se produzca el paso siguiente. h. Se eliminan las hojas de datos, quedando sólo la hoja Documento. Con esto se logra que el libro de Excel pese muchísimo menos al guardarlo. i. Se elimina el color rojo del cabezal, avisando que el documento está pronto para editar y/o imprimir. j. El sistema espera a que Ud. edite con lo que crea necesario y/o imprima el nuevo documento y lo cierre. La comprensión de todos los pasos relatados facilita considerablemente la creación de nuevos documentos personalizados. RV & Asociados S.R.L. - Derechos Reservados Manual Taurus Página: 4

5 En TaurusPro, como se dijo, se indica la ubicación de los documentos grabados (los originales siempre están en cada carpeta TaurusPro de cada PC). Además se puede indicar al sistema que no elimine las hojas de datos. Esto es útil mientras se confecciona un nuevo documento personalizado para verificar si los datos están siendo bien tomados. Luego que el documento funciona según lo esperado es conveniente volver a indicar que los elimine. Estas indicaciones se realizan en TaurusPro en el menú Base de Datos -> Configuración Global -> Configuración General. Por lo antedicho, cuando genere un informe nuevo personalizado, repártalo a todas las PC que necesiten utilizarlos, a su carpeta TaurusPro. Creación de nuevos Documentos Maestros Para nuevos documentos maestros de acuerdo a sus necesidades, es recomendable tomar uno ya existente y modificarlo de acuerdo a la información que se desea mostrar. El nombre de los nuevos documentos maestros se debe indicar de acuerdo a ciertas reglas que se describen a continuación, para ser reconocidos. a. Ordenes de Trabajo. Se dispone de la posibilidad de crear cuatro tipos de Órdenes de Trabajo adicionales a la principal. El uso normal es la creación de OTs por secciones. Los nombres de los documentos maestros correspondientes son OrdenTrabajo1.xls, OrdenTrabajo2.xls, OrdenTrabajo3.xls, OrdenTrabajo4.xls. b. Documentos. El nombre de los nuevos documentos maestros de tipo OT debe comenzar por el prefijo DOC c. Otros documentos (más simples). Su nombre debe comenzar con el prefijo OTPP Activación de los nuevos Documentos Maestros Ordenes de Trabajo En la configuración del sistema ControlPro se especifica el uso que desee de las nuevas OT. Basta con que los archivos existan para que queden activos. Para utilizarlos, cuando genere, vea o modifique una Orden de Trabajo, en la primer pantalla abajo a la izquierda indique qué tipo de OT desea imprimir. Puede imprimir todas indicando siempre cuál es la siguiente. Documentos Tipo OT y generales Estos documentos deben ser activados en TaurusPro. Debe ir a Base de Datos -> Configuración Global -> Documentos En Excel. En la pantalla que se abre indicar el nombre del archivo (sin la extensión.xls), el uso que se le va a dar, el prefijo del documento (OTPP ó DOC), el número inicial cuando corresponda y el nivel de seguridad de usuarios que pueden utilizarlo. RV & Asociados S.R.L. - Derechos Reservados Manual Taurus Página: 5

6 Nivel de Seguridad Independientemente de lo que Ud. indique al momento de activación de documentos maestros, el nivel de seguridad mínimo para imprimir documentos es el correspondiente al de un usuario que se le permite Emitir una Orden de Trabajo, ya que es necesario acceder a una OT para emitir documentos. Sub-Carpetas para Documentos en Excel En Configuración General, ficha Comportamiento, pude seleccionar Usar Sub-Carpetas para Documentos y si es así, se crearán dichas sub-capetas bajo la carpeta ExcelDocs donde los documentos se clasificarán por su prefijo. Por ejemplo todos los documentos con prefijo ET se guardarán en la capeta: ruta_a _documentos\exceldocs\et Los archivos pre-existentes deben ser clasificados manualmente. Documentos Generales en Excel Hasta ahora, los documentos en Excel estaban directamente relacionados a un presupuesto o una OT, salvo pocos casos como el Plan de Producción. Se pueden ingresar estos documentos generales y ejecutarlos desde TaurusPro o ControlPro. Los documentos deben comenzar su nombre con el prefijo DGT (TaurusPro) o DGC (ControlPro). Se ingresan como otro documento Excel en el menú Base de Datos->Configuración Global->Documentos en Excel. Se ejecutan en TaurusPro desde el menú: Tareas->Documentos Generales en Excel y en ControlPro en Tareas->Documentos Generales en Excel RV & Asociados S.R.L. - Derechos Reservados Manual Taurus Página: 6