MANUAL BÁSICO DE USO DE LA SEDE ELECTRÓNICA.

Transcripción

1 MANUAL BÁSICO DE USO DE LA SEDE ELECTRÓNICA ADVERTENCIAS PRELIMINARES: Este documento puede contener errores tipográficos y/o de otro tipo, todos ellos involuntarios, así como también información desactualizada. El documento se ha confeccionado con la intención de facilitar el uso de la Sede electrónica del Ayuntamiento de Benissa, sin embargo, dicha Sede electrónica está sujeta a actualizaciones y cambios sin previo aviso e incluso a veces sin conocimiento del propio Ayuntamiento y, por tanto, no se puede garantizar que las instrucciones aquí indicadas continúen siendo válidas en el momento de su uso. Así mismo, el Ayuntamiento no se hace responsable de los posibles daños o perjuicios ocasionados directa o indirectamente por seguir las instrucciones aquí indicadas. El Ayuntamiento no es responsable de ninguna manera del buen funcionamiento ni de la correcta configuración de los equipos y sistemas de quien utilice su sede electrónica, sino que es el/la usuario/a de la sede electrónica (ya sea un/a ciudadano/a, autónomo/a, asociación, empresa, entidad, etc.) el/la único responsable de tener los medios electrónicos necesarios y, además, de tenerlos funcionales y configurados adecuadamente y de proveerse a su propio cargo de asesoramiento informático profesional en caso necesario. En este documento se presupone que el/la usuario/a ya tiene su sistema con todo lo necesario (incluído un certificado digital admitido) y correctamente configurado y puede acceder sin problemas a la sede. EN QUÉ CONSISTE, A GRANDES RASGOS, LA SEDE ELECTRÓNICA? Nota: Esta información se ha obtenido de La Sede Electrónica de este Organismo, es un medio a través del cual los interesados pueden ejercer su derecho de acceso a la información, a los servicios y a los trámites electrónicos de la Entidad. Desde esta plataforma, el interesado podrá efectuar trámites o realizar consultas sin tener que asistir presencialmente. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 1 de 28

2 CERTIFICADOS DIGITALES ADMITIDOS: Nota: Esta información se ha obtenido de Un certificado digital es un documento electrónico con funciones equivalentes a un documento oficial de identidad, y que sirve para dar validez legal a las transacciones electrónicas que pueda realizar cualquier interesado. Para garantizar la validez jurídica de los trámites realizados es necesario identificarse mediante alguno de los certificados digitales admitidos en esta Sede electrónica. En la actualidad es posible acceder con certificados electrónicos de los siguientes proveedores de servicios de certificación (este conjunto de certificados se encuentra continuamente bajo ampliación): DNI electrónico (Ministerio del Interior) ACCV (Autoridad certificadora de la Generalitat Valenciana) CATCERT (Agencia Catalana de certificación) FNMT- RCM (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre - Real Casa de la Moneda) Izenpe (Izenpe S.A, Empresa de certificación y servicios) Camerfirma (Autoridad de certificación de las Cámaras de Comercio Españolas) PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ): Consultar AVISO LEGAL: Consultar PROTECCIÓN DE DATOS: Consultar Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 2 de 28

3 ACCESO A LA SEDE ELECTRÓNICA: Abrir uno de los navegadores de internet recomendados, es decir, Google Chrome o bien Mozilla Firefox ESR (en este manual se utiliza Google Chrome). En la barra de direcciones escribir: Pulsar la tecla INTRO (o ENTER ) para acceder a la página web que se acaba de teclear. Ahora, se pueden dar 2 situaciones: a) Que no se tenga un certificado digital accesible para el navegador de internet o bien que el sistema no lo autodetecte. En este caso se mostrará directamente la sede electrónica. b) Que se tenga al menos un certificado digital en soporte software ya instalado, o bien un certificado digital en soporte tarjeta criptográfica, accesible para el navegador de internet y el sistema lo autodetecte. En este caso se mostrará una ventana solicitando que se seleccione cuál de entre todos ellos se quiere usar (puesto que se puede disponer de varios certificados digitales accesibles). Nota: En teoría no debería suponer ningún problema especial el hecho de no identificarse ahora puesto que puede hacerse a voluntad más tarde mediante el botón ACCEDE CON CERTIFICADO e incluso es posible esperarse a que sea la sede electrónica quién lo solicite al ir a realizar alguna operación que lo precise. No obstante, es bastante frecuente que si cuando se solicita identificación se cancela la misma, Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 3 de 28

4 posteriormente no se reconozca el certificado, por ello la recomendación es identificarse correctamente en cuanto lo solicite el sistema. En el supuesto que se tenga un certificado digital accesible y el sistema lo haya autodetectado, se mostrará una ventana similar a la siguiente: Si se quiere identificar ya, habrá que seleccionar el certificado digital oportuno y pulsar en Aceptar. En el caso de que el certificado digital esté protegido mediante PIN (contraseña), se pedirá que se introduzca dicho PIN, y luego habrá que pulsar en OK. Ahora ya se mostrará la página de inicio o portada de la sede electrónica. Nota: En caso de que, tras identificarse correctamente, no se muestre en la página de inicio de la sede los datos de la persona o entidad que se ha identificado, habrá que pulsar en ACCEDE CON CERTIFICADO y luego en el botón "ACCEDE CON CERTIFICADO" situado en la parte inferior de la pantalla que se mostrará. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 4 de 28

5 LA SEDE ELECTRÓNICA: La página de inicio o portada para un/a usuario/a aún NO identificado será similar a la siguiente: Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 5 de 28

6 La página de inicio o portada de la sede electrónica está dividida en varias secciones: Barra superior de la página. Contiene unos iconos (imágenes pequeñas) para el mapa del sitio, opciones de accesibilidad, selección del idioma de la interfaz de la sede electrónica, etc.. Escudo, nombre de la Entidad, e INFORMACIÓN GENERAL. Permiten regresar a la pantalla de inicio o portada. A veces también hay un enlace denominado Inicio que también hace lo mismo si se pulsa. Datos de la persona o entidad que se ha identificado. Ésto únicamente aparece si se está identificado ya correctamente con un certificado digital. Nota: Junto al nombre hay una X que permite desconectarse (es decir, desidentificarse) pero para realizar una desidentificación completa lo recomendable es pulsar en dicha X y luego cerrar todas las ventanas del navegador de internet. Fecha y hora actual. Es una indicación en un momento concreto de una aproximación a la fecha y hora oficial de la sede electrónica, es decir, cuando se realiza alguna acción se actualiza el dato mostrado pero de normal será algo estático que diferirá de la realidad salvo en dichos instantes puntuales. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 6 de 28

7 CATÁLOGO DE TRÁMITES, así como las secciones Ciudadanos y Empresas. Estos elementos permiten ver una lista de trámites disponibles de entre los cuales posteriormente habrá que seleccionar una de las operaciones que estén habilitadas para el trámite concreto que interese. Si se pulsa en CATÁLOGO DE TRÁMITES se accederá a la lista de todos los trámites específicos disponibles; mientras que si se pulsa sobre en el + que hay a la derecha de Ciudadanos o en el + que hay a la derecha de Empresas o en alguna categoría concreta, se accederá a una lista de trámites específicos disponibles filtrada por dicho criterio. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 7 de 28

8 Para cada trámite hay, como máximo 3 opciones, puesto que alguna de ellas podría estar deshabilitada para el trámite en cuestión. Las opciones son: Información. Permite acceder a una ventana donde se muestra información sobre para qué sirve el trámite, cómo se inicia, qué tributos le son aplicables, cuándo y cómo se resuelve el procedimiento, recursos, normativa aplicable, etc.. Descargar instancia. Permite obtener un documento para rellenar, el cual puede, por ejemplo, cumplimentarse, imprimirse e intentar presentarlo en papel posteriormente. Nota: Aunque se pueda obtener un documento para rellenar y sea posible imprimirlo, ello no significa que se pueda presentar en papel, puesto que la ley obliga a algunos/as a relacionarse electrónicamente con la Administración. Tramitación electrónica. Permite iniciar la presentación telemática de la solicitud específica de un tipo de trámite concreto, a la cual en uno de los pasos también se podrá adjuntar otra documentación que disponga el/la usuario/a. Nota: Se está trabajando en incorporar nuevos trámites al catálogo de trámites específicos disponibles, aunque es algo arduo que requiere de bastante tiempo. Por ello, dicha lista está sujeta a modificaciones sin previo aviso. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 8 de 28

9 CARPETA ELECTRÓNICA. Da acceso a una página que contiene los accesos a cuatro funcionalidades similares, aunque distintas, que son: CONSULTA DE EXPEDIENTES, BUZÓN ELECTRÓNICO, CONSULTA DE REGISTRO y CONSULTA DE FACTURAS. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 9 de 28

10 Transparencia. Permite consultar la información relativa a diversos indicadores de transparencia, incluyendo las retribuciones e indemnizaciones de los/as concejales/as, las ordenanzas y reglamentos municipales, el planeamiento urbanístico, el presupuesto, etc.. Al pulsarlo se mostrará una pantalla similar a la siguiente: Si se entra en un subapartado o carpeta, se puede regresar hacia atrás pulsando sobre la flecha que hay junto al nombre de la carpeta : Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 10 de 28

11 Zona central de la pantalla ( Webs Institucionales, Otros, etc.). Contiene enlaces hacia las webs institucionales y hacia apartados o documentos que se ha considerado (y ha sido posible) hacer más fácilmente localizable. Tablón de anuncios. Permite consultar el tablón de anuncios oficial del Ayuntamiento de Benissa. En la página de inicio de la sede electrónica solamente se muestran unas pocas publicaciones de dicho tablón de anuncios, para consultar más hay que pulsar sobre el símbolo + que está a su derecha. Se mostrará una pantalla similar a la siguiente: Las publicaciones del tablón de anuncios pueden filtrarse en base a varias categorías (como por ejemplo Anuncios, Ayudas y Subvenciones, Bandos, Empleo Público, etc.). Advertencia: Hay que tener presente que en las categorías Ordenanzas y reglamentos y Urbanismo del tablón de anuncios normalmente no contendrán la normativa de dichos apartados sino simplemente los anuncios relativos a dichas cosas. Dicha normativa estará normalmente dentro de Transparencia. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 11 de 28

12 Validar documento. Permite verificar que un documento firmado digitalmente en la plataforma utilizada por el Ayuntamiento de Benissa es auténtico. Además, también permite descargar una copia del original, es decir, permite que a partir del código de validación que aparece en un documento impreso se pueda obtener una copia digital del documento y, por tanto, posibilita la verificación de la firma digital de dicho documento. Para realizar dicha validación se requiere introducir el Código de Validación que aparece en el borde inferior derecho de las hojas de un documento firmado digitalmente. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 12 de 28

13 Para validar un documento se introduce el código de validación del mismo en la casilla y se pulsa en VERIFICAR. Si el documento es original se mostrará una pantalla similar a la siguiente: Ahora es posible descargar el documento original en formato digital pulsando en DESCARGAR COPIA. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 13 de 28

14 ACCEDE CON CERTIFICADO. mediante certificado digital. Permite forzar la solicitud de identificación Se mostrará una pantalla similar a la siguiente: Se pulsará en ACCEDE CON CERTIFICADO. Atención: En ocasiones, generalmente tras haber cancelado anteriormente en la misma sesión una solicitud de identificación, no reconoce el certificado digital y hay que salir del navegador web cerrando todas sus pestañas, y volver a entrar y a intentarlo de nuevo. Otras opciones a probar serían hacerlo con otro Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 14 de 28

15 navegador de internet, reiniciar el equipo, probar a hacerlo en otro momento, o incluso probar a instalar otra versión y/o update (revisión) de Java JRE. En dichas ocasiones, se mostrará el siguiente mensaje (u otro similar): En el caso de que haya reconocido bien al certificado digital, se mostrará una ventana similar a la siguiente: Habrá que seleccionar el certificado digital oportuno y pulsar en Aceptar. En el caso de que el certificado digital esté protegido mediante PIN (contraseña), se pedirá que se introduzca dicho PIN, y luego habrá que pulsar en OK. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 15 de 28

16 FACTURA ELECTRÓNICA. En el interior de este apartado básicamente hay 3 cosas: Un enlace para poder presentar desde aquí las facturas en formato pdf para aquellos casos en que estén eximidas de la obligación de presentarlas en formato Factura-e. Los códigos DIR3 del Ayuntamiento de Benissa, los cuales se deben incluir en las facturas (en especial en las de formato Factura-e ). Un enlace ( ) hacia el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado (FACe) para presentar las facturas en formato Factura-e para aquellos casos en que se esté obligado a ello; su uso es opcional cuando se esté eximido. Nota: Se puede encontrar herramientas e información sobre la factura electrónica en formato Factura-e (el cual es un formato totalmente distinto del formato pdf ) accediendo a la web Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 16 de 28

17 PERFIL DEL CONTRATANTE. Permite consultar los distintos procedimientos de contratación que tiene la Administración. Al pulsarlo se mostrará una pantalla similar a la siguiente: VER CALENDARIO. Muestra una hoja informativa sobre el calendario oficial de días hábiles/inhábiles, festivos, etc.. Trámites habituales. Permite presentar en registro de entrada solicitudes para trámites que no tengan un modelo de solicitud específico propio. Aquí está el modelo de solicitud genérica ( Instancia General ) y el modelo de solicitud para Quejas y sugerencias. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 17 de 28

18 Atención: Los trámites que están en Trámites habituales solamente aparecen en esta sección, por lo que en caso de querer utilizarlos hay que hacerlo desde aquí. Además, antes de realizar una solicitud genérica, debería darse un vistazo a la lista de trámites específicos disponibles para comprobar si lo que se quiere hacer aparece ya en dicha lista, en cuyo caso habría que usar el trámite específico y no una solicitud genérica. Y otra cosa más, las facturas NO se deben enviar como un documento adjunto a una solicitud de Instancia general ; la forma correcta de enviar una factura es mediante la opción oportuna de dentro del apartado FACTURA ELECTRÓNICA. Barra inferior o pie de página. Contiene información de contacto del Ayuntamiento de Benissa, así como enlaces a información general sobre una sede electrónica y los certificados digitales, respuestas a preguntas frecuentes, avisos legales, etc.. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 18 de 28

19 EJEMPLO DE CÓMO PRESENTAR UNA SOLICITUD GENÉRICA: Para ello lo primero será abrir uno de los navegadores de internet recomendados (es decir, Google Chrome o bien Mozilla Firefox ESR) acceder a la Sede electrónica del Ayuntamiento de Benissa, e identificarse con un certificado digital admitido. Ahora, una vez ya identificado (recomendado) y dado que lo que se va a presentar es una solicitud genérica, pulsar en Instancia general de la sección Trámites habituales Atención: Antes de realizar una solicitud genérica, debería darse un vistazo a la lista de trámites específicos disponibles para comprobar si lo que se quiere hacer aparece ya en dicha lista, en cuyo caso habría que usar el trámite específico y no una solicitud genérica. Y otra cosa, las facturas NO se deben enviar como un documento adjunto a una solicitud de Instancia general ; la forma correcta de enviar una factura es mediante la opción oportuna de dentro del apartado FACTURA ELECTRÓNICA. Marcar He leído y acepto la Política de Privacidad, y después pulsar en COMENZAR. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 19 de 28

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21 Rellenar las casillas de DATOS DEL SOLICITANTE. Respecto a los DATOS DEL REPRESENTANTE, habrá que rellenarlos solamente en el caso de que sea distinto al solicitante. En INFORMACIÓN A EFECTOS DE NOTIFICACIONES vendrán ya algunos datos establecidos, algunos se podrán modificar, y otros habrá que rellenarlos. Un dato muy importante de INFORMACIÓN A EFECTOS DE NOTIFICACIONES es el "Medio de Notificación seleccionado", que puede ser "Electrónico" o "En papel". En el caso de las personas físicas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración podrán elegir el medio que deseen, pero en el caso de los obligados deberán seleccionar siempre "Electrónico". Otro dato muy importante de INFORMACIÓN A EFECTOS DE NOTIFICACIONES es el "Correo electrónico", puesto que en él se recibirán los avisos de las posibles notificaciones que se tengan (pero para ver la notificación hay que recogerla en la Sede electrónica). Se recomienda introducir el mismo correo electrónico en DATOS DEL SOLICITANTE. Advertencia: La no recepción, o incluso el no envío, del correo electrónico de aviso no invalida la notificación electrónica, puesto que es algo así como opcional para la Administración, sin embargo para el interesado sí que es muy importante y, por ello, el interesado debería proporcionar siempre un correo electrónico suyo operativo. Pulsar en "SIGUIENTE". Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 21 de 28

22 Introducir la información requerida tal cual se hubiese hecho en una instancia en papel. Pulsar en SIGUIENTE para ir al próximo paso. Nota: En cualquier momento, si se pulsa en ANTERIOR, se regresa al paso anterior. En el caso de que se quiera adjuntar algún documento, se pulsará en CARGAR DOCUMENTO, luego en Seleccionar archivo, se seleccionará el documento, y se pulsará en CARGAR. Pulsar en SIGUIENTE. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 22 de 28

23 En el paso 5 ( Confirmación ) se mostrarán los datos de la solicitud, la lista de documentos que se ha adjuntado, etc.. Y en la parte inferior de la pantalla habrá un botón como éste: Para pasar al siguiente paso habrá que pulsar en el botón CONFIRMAR. Ya está, se ha completado correctamente el registro de la solicitud. Ahora, si se desea, se puede obtener un justificante de la realización de la solicitud, para lo cual se pulsaría en DESCARGAR RECIBO, y se obtendría un documento de tipo pdf. Una vez terminado se puede regresar a la pantalla de inicio pulsando en INFORMACIÓN GENERAL. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 23 de 28

24 EJEMPLO DE CÓMO PRESENTAR UNA FACTURA DE IMPORTE INFERIOR A 5000 EN PDF: Estando ya identificado en la Sede electrónica, en la página de inicio pulsar en FACTURA ELECTRÓNICA. Se mostrará una pantalla similar a la siguiente: Pulsar en ENVÍE SU FACTURA EN PDF, y se iniciará el asistente, el cual es casi idéntico al de presentar una solicitud genérica (lo cual ha sido explicado anteriormente). Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 24 de 28

25 En el paso 2 la mayor diferencia es que ahora se pide que se introduzcan los DATOS DEL PROVEEDOR en vez de los DATOS DEL SOLICITANTE. En el paso 3 es dónde está la principal y más destacada diferencia respecto a una solicitud genérica, puesto que ahora se solicitan datos específicos de una factura: En el paso 4 ahora debería siempre adjuntarse al menos un documento en formato pdf, el de la factura. Además, es recomendable adjuntar también el albarán escaneado. El resto de pasos son idénticos a los de una solicitud genérica. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 25 de 28

26 EJEMPLO DE CÓMO RECEPCIONAR UNA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA: Estando ya identificado en la Sede electrónica, en la página de inicio pulsar en CARPETA ELECTRÓNICA. Se mostrará una pantalla similar a la siguiente: Pulsar en BUZÓN ELECTRÓNICO. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 26 de 28

27 Se mostrará una pantalla similar a la siguiente: En esta pantalla se puede observar que hay 3 notificaciones electrónicas pendientes de recepcionar, es decir, de hacer que al Ayuntamiento le conste como que se ha recibido correctamente. Aviso: Es extremadamente importante recepcionar las notificaciones puesto que tiene efectos administrativos y legales tanto el hacerlo como el no hacerlo, y tiene plazo. Ahora para recepcionar una notificación se pulsará sobre el número de Registro de salida de dicha notificación, y se mostrará una pantalla similar a la siguiente: Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 27 de 28

28 Marcar He leído y acepto las condiciones, y después pulsar en ACCEDER para recepcionar la notificación electrónica. Tras haber pulsado en ACCEDER en el paso anterior, ya se ha recepcionado la notificación, y en la pantalla que se muestra puede observarse tal circunstancia. Para obtener el documento de la notificación electrónica se pulsará sobre el nombre de dicho documento. Ahora ya se puede regresar a la lista de notificaciones electrónicas (pulsando sobre el enlace Notificaciones electrónicas que hay en pantalla, o bien regresando a la Carpeta electrónica y entrando al Buzón electrónico de nuevo). En dicha lista puede observarse que ahora lo que hay son 2 pendientes y 1 recepcionada. Ahora se debería repetir los pasos para recepcionar el resto de notificaciones electrónicas que se tiene pendientes. Manual básico de uso de la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Benissa Mayo 2017 Pág. 28 de 28