EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

Transcripción

1 REGLAMENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL DEL AYUNTAMIENTO DE VITORIA GASTEIZ. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS La Constitución de 1978, obliga a los poderes públicos a limitar el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de los derechos (Art CE). En este sentido, frente al riesgo que suponen los tratamientos de datos personales por medios informáticos, se ha reconocido un derecho específico de protección de datos personales, como ha afirmado la Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000. La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, establece los principios y derechos básicos de las personas en relación al tratamiento que se haga de sus datos de carácter personal por parte de entidades públicas y privadas, extendiendo este derecho fundamental a los tratamientos de datos no automatizados, en consonancia con la Directiva 95/46 del Parlamento y el Consejo relativa a la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de los datos personales y a la libre circulación de esos datos. Este derecho fundamental a la protección de datos personales se define como el derecho de disposición y control sobre los datos relativos al propio individuo, que faculta a la persona a decidir sobre quién posee esos datos y para qué los va a usar, pudiendo oponerse a su posesión o utilización. La Instrucción 1/1998, de la Agencia Española de Protección de Datos, desarrolla los requisitos y principios relativos al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación. Dichos derechos se configuran como uno de los ejes fundamentales sobre los que se articula la protección de los datos personales. En esta línea, la reciente Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública y de Creación de la Agencia Vasca de Protección de Datos establece, en su artículo 8.2, que cada administración, institución o corporación regulará reglamentariamente el procedimiento para el ejercicio de los derechos señalados en el apartado 1 del mismo artículo, en relación con los ficheros de su titularidad a los que es de aplicación esta ley. El Ayuntamiento de Vitoria - Gasteiz, en el desarrollo de su permanente compromiso de garantizar los derechos ciudadanos, ha establecido procedimientos para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en relación a los datos de carácter personal objeto de tratamiento por la administración municipal. Dichos procedimientos se incluyen en el Documento de Seguridad del Ayuntamiento de Vitoria - Gasteiz (Procedimientos P090 y P100), documento que recoge la normativa de seguridad implantada en la institución con el fin de garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. El presente Reglamento regula los procedimientos para el ejercicio por los/as interesados/as de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, con el objetivo último de proporcionar a la ciudadanía una respuesta efectiva a las demandas que sobre sus datos de carácter personal puedan plantear al Ayuntamiento de Vitoria - Gasteiz. 1

2 TITULO PRIMERO DE LOS DERECHOS DE LA CIUDADANÍA Artículo 1.- Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. El Ayuntamiento de Vitoria - Gasteiz garantiza a los/as ciudadanos/as su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición en relación a los datos de carácter personal objeto de tratamiento por parte de la administración municipal en el ejercicio de sus competencias. Los derechos previstos en este Reglamento se ejercerán de la forma en él prevista en relación con los ficheros de imágenes y/o sonidos para los que no haya previsto un sistema legal del ejercicio específico distinto. Art. 2.- El Servicio de Atención Ciudadana. Para dar respuesta correcta y eficaz a las demandas de la ciudadanía, el Ayuntamiento cuenta con un Servicio de Atención Ciudadana que utiliza para sus fines una red de Oficinas de Atención Ciudadana, un servicio telefónico 010 y la página web municipal. En el ámbito que nos ocupa, es función de este Servicio garantizar a los/as ciudadanos/as el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en relación a sus datos de carácter personal que obren en poder del Ayuntamiento, centralizando la recepción y tramitación de solicitudes de ejercicio de los mismos. Art. 3.- Alcance. El/la titular de los datos tiene derecho a solicitar y obtener información de sus datos de carácter personal objeto de tratamiento por el Ayuntamiento. Igualmente, podrá solicitar la rectificación o cancelación de los mismos en el supuesto de que los datos de carácter personal sean inexactos o incompletos, inadecuados o excesivos. En los casos en que no sea necesario el consentimiento del o de la titular de los datos de carácter personal o estos no sean erróneos o inexactos, dicho titular podrá negarse a su tratamiento, siempre que una ley no disponga lo contrario, cuando existan motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal. Art. 4.- Información. El Ayuntamiento adoptará las medidas oportunas para garantizar que todas las personas de su organización con acceso a datos de carácter personal puedan informar a las personas interesadas del procedimiento que deben seguir para ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición. TITULO SEGUNDO EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE ACCESO, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN. Capítulo I. Disposiciones generales. Art. 5.- Derechos independientes. Los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en relación a los datos de carácter personal se configuran como derechos independientes, por lo que no se entenderá que el ejercicio de ninguno de ellos sea requisito previo para el ejercicio de otro. Art. 6.- Gratuidad. El/la titular de los datos de carácter personal objeto de tratamiento por el Ayuntamiento podrá ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición sin que se le exija contraprestación alguna. Art. 7.- Sujetos legitimados. Están legitimados/as para ejercitar estos derechos los/as titulares de los datos de carácter personal objeto de tratamiento por el Ayuntamiento o, en su caso, su representante legal. 2

3 Art. 8.- Identificación. Al tratarse de derechos personalísimos, sólo podrán ser ejercidos por el/la afectado/a, que será requerido/a por el Ayuntamiento - Servicio de Atención Ciudadana para acreditar su identidad. Podrá ejercitar los derechos el/la representante legal del interesado/a en caso de incapacidad o minoría de edad, en cuyo caso el/la representante legal deberá acreditar su condición. La identificación se acreditará mediante la presentación de DNI del interesado/a o de la persona que lo/a represente, así como el documento acreditativo de tal representación. El DNI podrá ser sustituido por cualquier otro medio de identificación válido en derecho. Art. 9.- Solicitud de ejercicio de los derechos. El ejercicio de los derechos acceso, rectificación, cancelación y oposición en relación a los datos de carácter personal se ejercen mediante solicitud dirigida al Ayuntamiento de Vitoria- Gasteiz, que contendrá: Nombre, apellidos de el/la interesado/a y fotocopia del DNI del mismo/a y, en su caso, de la persona que lo/a represente, así como el documento acreditativo de tal representación. La fotocopia del DNI podrá ser sustituida siempre que se acredite la identidad por cualquier otro medio válido en derecho. Petición en que se concreta la solicitud. Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma de el/la solicitante. Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso. El/la interesado/a podrá utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. En el supuesto de ficheros de imágenes y sonidos se añadirá que conste la identificación mediante una o varias fotografías de la persona interesada, preferentemente de cuerpo entero, y, en todo caso, de cara, así como el día, hora y lugar en que presumiblemente fue grabada la imagen. La solicitud debe contener de forma clara la pretensión de acceder a las grabaciones. Art Subsanación de la solicitud de ejercicio de los derechos. En el caso de que la solicitud no reúna los requisitos especificados, el Servicio de Atención Ciudadana solicitará la subsanación de los mismos a el/la interesado/a. Art Límites al ejercicio de los derechos. 1.- Los responsables de los ficheros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad (Policía Local del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz) podrán denegar el acceso, la rectificación o la cancelación y oposición en función de los peligros que pudieran derivarse para la seguridad pública, la protección de los derechos de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando. 2. Los responsables de los ficheros de la Hacienda Pública podrán, igualmente, denegar el ejercicio de los derechos a que se refiere el apartado anterior cuando el mismo obstaculice las actuaciones administrativas tendentes a asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y, en todo caso, cuando el/la afectado/a esté siendo objeto de actuaciones inspectoras. 3. El/la afectado/a al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos mencionados en los apartados anteriores podrá ponerlo en conocimiento de la Agencia Vasca de Protección de Datos o, en su caso, de la Agencia Española de Protección de Datos, quienes deberán asegurarse de la procedencia o improcedencia de la denegación. 3

4 Capítulo II. Ejercicio del derecho de acceso a los datos de carácter personal Art Derecho de acceso a los datos de carácter personal. El/la interesado/a tendrá derecho a solicitar al Ayuntamiento información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de los datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevean hacer de los mismos. Art Periodicidad de ejercicio. Salvo que el/la interesado/a acredite un interés legítimo, el derecho de acceso sólo podrá ser ejercitado a intervalos no inferiores a doce meses. Art Procedimiento de ejercicio del derecho de acceso. El Documento de Seguridad del Ayuntamiento regula el ejercicio del derecho de acceso a los datos de carácter personal mediante el Procedimiento P090. Art De la solicitud de ejercicio del derecho de acceso. El procedimiento de ejercicio del derecho de acceso se inicia con la recepción de una solicitud de acceso a los datos de carácter personal en el Ayuntamiento Servicio de Atención Ciudadana. El derecho de acceso a los datos de carácter personal se ejercita mediante petición o solicitud dirigida por el/la titular de los datos al Ayuntamiento, o por su representante legal, caso de ser el/la titular menor de edad o incapaz, o haber proporcionado un poder específico para delegar la solicitud del acceso. La solicitud o petición del derecho de acceso será formulada por cualquier medio que garantice la identificación de el/la interesado/a y la posterior comunicación con el mismo para la notificación. A estos efectos, el contenido de la solicitud se detalla en el Art. 9 de este Reglamento. Si la solicitud no contuviera estos extremos, o fuese demasiado genérica por no identificar el tratamiento al que se refiere, el Servicio de Atención Ciudadana emplazará a el/la solicitante para que corrija las deficiencias formales y/o indique específicamente sobre qué ficheros desea ejercer su derecho de acceso. Art Ejercicio del derecho de acceso. Si la resolución fuera estimatoria, el acceso, en la forma en que se comunique al interesado, se realizará dentro de los diez días siguientes a la notificación de la resolución. Art Contenido del acceso. El Ayuntamiento facilitará a el/la interesado/a sus datos de base contenidos en los ficheros accedidos y los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como el origen de los datos, los/as cesionarios/as de los mismos y la especificación de los concretos usos y fines para los que se almacenaron. La información podrá obtenerse mediante mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos objeto de tratamiento mediante escrito, copia, fotocopia, telecopia, correo electrónico o cualquier otro procedimiento adecuado a la configuración e implantación material del fichero. El Ayuntamiento facilitará la información en forma legible e inteligible. Art Resolución estimatoria de la solicitud de ejercicio del derecho de acceso. El Ayuntamiento resolverá la solicitud o petición de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud, comunicando al interesado, como norma general, que se le estima su solicitud e informando acreditadamente si existen o no datos de carácter personal de su titularidad, así como el contenido de los mismos. 4

5 Art Resolución desestimatoria de la solicitud de ejercicio del derecho de acceso. De no dictarse resolución expresa en dicho plazo de un mes, se entenderá desestimada la solicitud, pudiendo el/la interesado/a solicitar la tutela de su derecho ante la Agencia Vasca de Protección de Datos o, en su caso, la Agencia Española de Protección de Datos. El Ayuntamiento, en el mismo plazo de un mes, podrá remitir a el/la interesado/a una resolución motivada denegando el ejercicio del derecho de acceso, en el supuesto en que este derecho se ejerza antes de que hayan transcurrido doce meses desde la última vez que el/la interesado/a lo solicitó, y no acredite un interés legítimo que justifique excepcionar dicho plazo, así como cuando la solicitud sea formulada por persona distinta de el/la interesado/a y no haya acreditado previamente poder o representación bastante. Capítulo III. Ejercicio del derecho de rectificación de los datos de carácter personal Art Derecho de rectificación de los datos de carácter personal. Si los datos de carácter personal de el/la afectado/a son inexactos o incompletos, inadecuados o excesivos, podrá éste/a solicitar del Ayuntamiento la rectificación de los mismos. Art Procedimiento de ejercicio del derecho de rectificación. El Documento de Seguridad del Ayuntamiento regula el ejercicio del derecho de rectificación de los datos de carácter personal mediante el Procedimiento P0100. Art De la solicitud de ejercicio del derecho de rectificación. El procedimiento de ejercicio del derecho de rectificación se inicia con la recepción de una solicitud de rectificación de los datos de carácter personal en el Ayuntamiento - Servicio de Atención Ciudadana. El derecho de rectificación de los datos de carácter personal se ejercita mediante petición o solicitud dirigida por el titular de los datos al Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, o por un/a representante legal, caso de ser el/la titular menor de edad o incapaz, o haber proporcionado un poder específico para delegar la solicitud del acceso. La solicitud o petición del derecho de rectificación será formulada por cualquier medio que garantice la identificación del interesado y la posterior comunicación con el mismo para la notificación. A estos efectos, el contenido de la solicitud se ha detallado en el Art. 9 de este Reglamento. La solicitud de rectificación deberá indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse y deberá ir acompañada de la documentación justificativa de la rectificación solicitada, salvo que la misma dependa exclusivamente del consentimiento del interesado. Si la solicitud no contuviera estos extremos, o fuese demasiado genérica por no identificar el tratamiento al que se refiere, el Servicio de Atención Ciudadana emplazará a el/la solicitante para que corrija las deficiencias formales y/o indique específicamente sobre qué ficheros desearía ejercer su derecho de rectificación. Art Ejercicio del derecho de rectificación. El Ayuntamiento hará efectivo el derecho de rectificación en el plazo máximo de diez días a contar desde la recepción de la solicitud, comunicando a el/la interesado/a que se procede a la rectificación los datos personales que resulten inexactos o incompletos. Si los datos de carácter personal hubieran sido comunicados previamente a un tercero, el Ayuntamiento notificará la rectificación efectuada a quién se hayan comunicado los datos. 5

6 Art Resolución desestimatoria de la solicitud de ejercicio del derecho de rectificación. Si solicitada la rectificación se considera que la misma no procede, el Ayuntamiento, en el plazo de diez días desde su recepción, se lo comunicará motivadamente a el/la interesado/a. Transcurridos 10 días sin que de forma expresa se responda a la solicitud de rectificación, podrá entenderse desestimada la misma a los efectos de interposición de la reclamación o recurso que corresponda. Capítulo IV. Ejercicio del derecho de cancelación de los datos de carácter personal. Art Derecho de cancelación de los datos de carácter personal. Si los datos de carácter personal del afectado/a fueran inexactos o incompletos, inadecuados o excesivos, podrá éste/a solicitar del Ayuntamiento la cancelación de los mismos. Art Conservación de datos. Los datos de carácter personal tratados por el Ayuntamiento serán conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o cuando las relaciones jurídicas entre el Ayuntamiento y el/la interesado/a así lo exijan. Art Improcedencia de la cancelación. La cancelación no procederá cuando los datos deban ser conservados por el plazo previsto en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la persona o entidad responsable del tratamiento y el interesado. Art Procedimiento de ejercicio del derecho de cancelación. El Documento de Seguridad del Ayuntamiento regula el ejercicio del derecho de cancelación de los datos de carácter personal a través del Procedimiento P0100. Art De la solicitud de ejercicio del derecho de cancelación. El procedimiento de ejercicio del derecho de cancelación se inicia con la recepción de una solicitud de cancelación de los datos de carácter personal en el Ayuntamiento - Servicio de Atención Ciudadana. El derecho de cancelación de los datos de carácter personal se ejercita mediante petición o solicitud dirigida por el/la titular de los datos al Ayuntamiento, o por un/a representante legal, caso de ser el/la titular menor de edad o incapaz, o haber proporcionado un poder específico para delegar la solicitud del acceso. La solicitud o petición del derecho de cancelación será formulada por cualquier medio que garantice la identificación de el/la interesado/a y la posterior comunicación con el mismo para la notificación. A estos efectos, el contenido de la solicitud se ha detallado en el Art. 9 de este Reglamento. En la solicitud de cancelación, el/la interesado/a deberá indicar si revoca el consentimiento otorgado, en los casos en que proceda, o si se trata de un dato erróneo o inexacto, en cuyo caso deberá acompañar la documentación justificativa. Si la solicitud no contuviera estos extremos, o fuese demasiado genérica por no identificar el tratamiento al que se refiere, el Ayuntamiento - Servicio de Atención Ciudadana emplazará al solicitante para que corrija las deficiencias formales y/o indique específicamente sobre qué ficheros desearía ejercer su derecho de cancelación. La persona interesada podrá solicitar la cancelación de los datos de ficheros de imágenes y/o sonidos en los casos del artº 25 de este Reglamento, que regula el derecho de cancelación de los datos de carácter personal, ante la autoridad responsable de su custodia en la forma prevista en este Reglamento. 6

7 Art Ejercicio del derecho de cancelación. El Ayuntamiento hará efectivo el derecho de cancelación en el plazo máximo de diez días a contar desde la recepción de la solicitud, comunicando a el/la interesado/a que se le accede a su solicitud. Si los datos de carácter personal hubieran sido comunicados previamente, el Ayuntamiento notificará, en idéntico plazo, la cancelación efectuada a quién se haya comunicado, que deberá proceder también a su cancelación. Art Contenido y alcance. La cancelación supone el borrado o supresión física de los datos sobre los que se ejercita este derecho. Cuando no sea posible la supresión de los datos, en caso de que así lo establezca una norma con rango de Ley o se desprenda de la propia relación jurídica que vincula al Ayuntamiento con el/la afectado/a, la cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente para la atención de las posibles responsabilidades derivadas de su tratamiento, durante el plazo de prescripción de estas. Cumplido este plazo deberá procederse a la supresión. Si no fuera posible el borrado de las imágenes y sonidos por razones técnicas o por el soporte o procedimiento utilizado, el responsable de su custodia podrá acceder a su distorsión o bloqueo en función de las disponibilidades técnicas, con el fin de impedir su uso posterior. Art Resolución negativa de la solicitud de ejercicio del derecho de cancelación. Si solicitada la cancelación se considera que la misma no procede, el Ayuntamiento, en el plazo de diez días desde la recepción de la notificación, se lo comunicará motivadamente a el/la interesado/a. Transcurridos 10 días sin que de forma expresa se responda a la solicitud de cancelación, podrá entenderse desestimada la misma a los efectos de interposición de la reclamación o recurso que corresponda. Capítulo V. Ejercicio del derecho de oposición al tratamiento de los datos de carácter personal Art Derecho de oposición al tratamiento de los datos de carácter personal. En los casos en que no fuera necesario el consentimiento de el/la afectado/a para el tratamiento de sus datos personales por parte del Ayuntamiento, el/la interesado/a podrá oponerse a su tratamiento cuando existan motivos fundados y legítimos relativos a su concreta situación personal, siempre que una ley no disponga lo contrario. Art De la solicitud de ejercicio del derecho de oposición. El procedimiento de ejercicio del derecho de oposición se inicia con la recepción de una solicitud de oposición al tratamiento de datos de carácter personal en el Ayuntamiento - Servicio de Atención Ciudadana. El derecho de oposición al tratamiento de los datos de carácter personal se ejercita mediante petición o solicitud dirigida por el titular de los datos al Ayuntamiento, o por un representante legal, caso de ser el titular menor de edad o incapaz, o haber proporcionado un poder específico para delegar la solicitud del acceso. La solicitud o petición del derecho de oposición al tratamiento de los datos de carácter personal será formulada por cualquier medio que garantice la identificación de el/la 7

8 interesado/a y la posterior comunicación con el mismo para la notificación. A estos efectos, el contenido de la solicitud se ha detallado en el Art. 9 de este Reglamento. En la solicitud de oposición, el/la interesado/a deberá indicar los motivos relativos a su concreta situación personal en los que fundamenta el ejercicio de este derecho. Si la solicitud no contuviera estos extremos, o fuese demasiado genérica por no identificar el tratamiento al que se refiere, el Ayuntamiento - Servicio de Atención Ciudadana emplazará al solicitante para que corrija las deficiencias formales y/o indique específicamente sobre qué datos personales desearía ejercer su derecho de oposición. Art Ejercicio del derecho de oposición. El Ayuntamiento hará efectivo el derecho de oposición en el plazo máximo de diez días a contar desde la recepción de la solicitud, comunicando a el/la interesado/a que se le concede su solicitud. El Ayuntamiento excluirá del tratamiento los datos relativos a el/la afectado/a. Art Resolución desestimatoria de la solicitud de ejercicio del derecho de oposición. Si solicitado el ejercicio del derecho de oposición se considera que el mismo no procede, el Ayuntamiento, en el plazo de diez días desde la recepción de la notificación, se lo comunicará motivadamente al interesado/a. Transcurridos 10 días sin que de forma expresa se responda a la solicitud de oposición al tratamiento de los datos de carácter personal, podrá entenderse desestimada la misma a los efectos de interposición de la reclamación o recurso que corresponda. TITULO TERCERO DEL DERECHO A INDEMNIZACIÓN Y DE LA TUTELA DE DERECHOS. Art Indemnización. Los interesados que como consecuencia del incumplimiento por el responsable o el encargado del tratamiento de lo dispuesto en la legislación vigente, sufran daño o lesión en sus bienes o derechos tienen derecho a ser indemnizados. La responsabilidad se exigirá de conformidad con la legislación reguladora del régimen de responsabilidad de las administraciones públicas. Art Tutela. Sin perjuicio de la tutela judicial efectiva, las actuaciones contrarias a lo dispuesto en el presente reglamento pueden ser objeto de reclamación por los interesados ante la Agencia Vasca de Protección de Datos o, en su caso, la Agencia Española de Protección de Datos, incoándose con posterioridad al ejercicio de sus derechos denegados de acceso, rectificación, cancelación y oposición, ante el responsable del fichero. DISPOSICIÓN FINAL La presente disposición general entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el BOTHA. 8