CIRCULAR DEL GERENTE. Con carácter general, podemos afirmar que:

Transcripción

1 CIRCULAR DEL GERENTE INSTRUCCIÓN RELATIVA AL LÍMITE DEL DERECHO DE ACCESO DE LOS CIUDADANOS A ARCHIVOS, REGISTROS Y DOCUMENTOS QUE OBREN EN PODER DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Visto el expediente 4867/12, en el que se analiza jurídicamente el alcance del Derecho de acceso de los ciudadanos a archivos, registros y documentos que obren en poder de la Administración Pública, y según el artículo 21.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común que establece que Los órganos administrativos podrán dirigir las actividades de sus órganos jerárquicamente dependientes mediante instrucciones y órdenes de servicio, se emite la presente circular en la que se pretende concretar y establecer los criterios básicos de aplicación en La Gerencia de Urbanismo en relación a esta materia. Con ello intentaremos conjugar el mantenimiento de la máxima transparencia en la gestión administrativa, con la protección de los derechos individuales y colectivos de los ciudadanos. Primero.- Según la Jurisprudencia, el derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, consagrado en la Constitución española de 1978, está enraizado en el principio de transparencia administrativa. El artículo 105 de la misma que lo regula, remite expresamente a la configuración legal el ejercicio de este derecho, como derecho no fundamental, aunque relacionado con el derecho de participación política, con el de libertad de información y con el de tutela judicial efectiva. Segundo.- Se trata de un derecho constitucionalmente reconocido, que se desarrolla básicamente en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común (LRJPAC) y en la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local (LBRL), que cuenta con bastantes limitaciones. Dichas limitaciones vienen establecidas ya en la propia CE, así como en la LRJPAC, la LBRL y otras leyes sectoriales. Con carácter general, podemos afirmar que: - Existe un derecho reconocido de acceso a los documentos en cualquier momento de la tramitación administrativa, que estaría referido a todas las personas que pudieran acreditar la condición de interesado en el procedimiento, en los términos establecidos en el artículo 31 de la LRJPAC; - Y un derecho de acceso y a obtener copias de los documentos contenidos en los expedientes ya finalizados, que podríamos 1

2 denominar genérico, lo cual no significa que sea ilimitado. Lo difícil es determinar exactamente dónde están esos límites. Tercero.- Un límite claro lo encontramos en el artículo 37.2 de la LRJPAC, referido a los datos que afecten a la intimidad de las personas. En este sentido la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter personal protege un derecho fundamental como es el de la intimidad personal y familiar, además del derecho al honor, las libertades públicas y el tratamiento de los datos personales (LOPD). Cuando entran en conflicto dos derechos, en este caso el derecho de acceso y a obtener copias de los documentos contenidos en los expedientes ya finalizados y el derecho a la intimidad personal y familiar, debemos primar la protección del derecho fundamental sobre el derecho no fundamental, esto es, el derecho a la intimidad personal y familiar. Por tanto, el acceso a los archivos y documentos, así como las copias que de los mismos se soliciten, tendrán su límite cuando se acceda a datos de carácter personal. En aras de facilitar la transparencia en nuestra gestión, se dará información sin restricción sobre si una obra o actividad cuenta con la licencia municipal correspondiente, sin entrar a facilitar datos sobre los titulares, centrando la información en datos objetivos, tales como tipo de obra o actividad, punto identificable en el territorio en el que se realiza, etc.. Cuando se solicite copias de expedientes deberá realizarse siempre la solicitud por escrito. A fin de salvaguardar el derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal, cuando el solicitante de las copias no sea el titular del expediente, se procederá a la disociación de los datos personales en las copias realizadas, que no contendrán en ningún caso datos referentes a las personas físicas, datos referentes al domicilio de las personas físicas o jurídico privadas, empresarios individuales o profesionales. Cuarto.- El derecho de acceso debe ser ejercido de forma tal que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos, debiendo ser las peticiones individualizadas y concretas, de manera que no cabe la petición de solicitudes de manera genérica sobre una materia o conjunto de materias. Y ello en aras de no caer en el absurdo de que el ejercicio de un derecho reconocido a los vecinos en la norma, pueda acaparar o bloquear gran parte de la actividad administrativa. Además, según reiterada Jurisprudencia, el derecho de acceso a archivos y registro públicos no implica el deber de la administración de verificar, a solicitud del particular, desgloses o extrapolaciones al margen de lo que el soporte material contenga. En definitiva, este derecho que trae causa del principio de transparencia administrativa, encuentra sus límites en los principios de proporcionalidad, racionalidad y buena fe. Quinto.- Especial consideración debemos hacer al régimen general del derecho de acceso que conlleva el de obtener copias de documentos. En el caso de los expedientes 2

3 administrativos que tramitamos en la Gerencia de Urbanismo, en los que suelen formar parte del mismo los proyectos técnicos, existe una protección especial al derecho de autor de proyecto que está confrontado con el anterior. Este derecho a la propiedad intelectual está amparado en el artículo 10.1 f) del Texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, e incluye en el objeto de la propiedad los proyectos, planos, maquetas y diseños de obras arquitectónicas y de ingeniería. Por tanto, protegidos los derechos del autor del proyecto, se incurrirían en las correspondientes infracciones si se expidieran copias del mismo sin el consentimiento de su autor. Infracciones que pueden llegar a constituir delitos contra la propiedad intelectual, tipificados en los artículos 270 y siguientes del Código Penal. Por otra parte, la copia de los proyectos supondría una injerencia en la intimidad de las personas, toda vez que quien pide acceder a esa información, puede utilizarla no se sabe con qué fines y como ya hemos visto, el derecho de los ciudadanos de acceder a archivos y registros de las Administraciones públicas, así como a obtener copias de los mismos, tiene uno de sus límites en el respeto a la intimidad de las personas (art LRJPAC). Por tanto, aunque el expediente esté concluido, los ciudadanos no estarán legitimados a obtener copias de proyectos, limitación concreta al criterio general establecido en el artículo 37.8 LRJPAC Sexto.- En los expedientes sancionadores o disciplinarios, el acceso sólo se podrá ejercer por los titulares o por terceros que acrediten un interés legítimo y directo. En principio y con carácter general el denunciante no debe considerarse interesado en el procedimiento. La denuncia es una simple participación de conocimiento al órgano administrativo, para que éste inste de oficio el procedimiento que corresponda. Debemos mantener la tramitación de las denuncias como expedientes de información previa, que no forman parte del expediente que como consecuencia de ella se inicie de oficio. Ahora bien, en materia urbanística hay que hacer especial atención al derecho de Acción pública. Para entender que alguien está ejercitando la acción pública, debe invocar este derecho expresamente y solicitar que como consecuencia del ejercicio del mismo, quiere que se le considere interesado en el expediente. Habrá de advertírsele que el hecho de que sea considerado parte en el expediente significa que está ejercitando plenamente una pretensión dentro del procedimiento administrativo, lo cual le atribuye todos los derechos sustantivos y también todas las obligaciones que son normales en todo procedimiento. Por lo que es evidente que quien ejercita una acción pública tiene la condición de interesado con todas sus consecuencias, no así quien ejerce la facultad de denuncia. Séptimo.- Todas peticiones de acceso a los archivos y registros administrativos que sean denegadas deberán realizarse mediante resolución motivada, según lo establecido en el artículo 54.1 a) LRJPAC y les será aplicable el régimen general de recursos administrativos. 3

4 Octavo.- El derecho de información de los miembros de las Corporaciones Locales, consagrado en el artículo 23 de la CE, tiene un régimen diferenciado al derecho de acceso de los ciudadanos a archivos y registros de la Administración. Se desarrolla fundamentalmente en los artículos 77 LBRL y 14, 15 y 16 ROF y básicamente podemos concretar lo siguiente: a) Todos los miembros de las Corporaciones Locales (referido a todos los cargos electos aunque se trate de Concejales que no tenga Área de Gobierno) tienen derecho a obtener cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de su función. b) La denegación del acceso a la documentación deberá hacerse mediante resolución motivada en el plazo de 5 días naturales desde la solicitud. La petición de acceso se entenderá concedida por silencio administrativo en caso de no resolver en el plazo de 5 días antes indicado. c) Se deberá facilitar la información, sin necesidad de acreditación por parte del miembro de la Corporación en los siguientes casos. - Cuando se trate de acceso a documentación o información propia de delegaciones o responsabilidades de gestión que ostenten. - Cuando se trate de acceso a documentación o información de asuntos que hayan de ser tratados por Órganos de los que formen parte, así como a resoluciones o acuerdos adoptados por cualquier órgano municipal. - Cuando se trate de acceso a documentación o información de la entidad local que sea de libre acceso a los ciudadanos en general. d) Todos estos derechos reconocidos a cualquier Concejal de la Corporación, debe entenderse además de los derechos reconocidos a cualquier ciudadano, por lo que en ningún caso se interpretará estos artículos de manera que se entiendan limitaciones superiores a las derivadas de los artículos 37 LRJPAC y 207 ROF. e) La negativa injustificada a facilitar información puede constituir, en determinadas circunstancias un hecho delictivo y ello en base al artículo 542 de la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, por la que se aprueba el Código Penal. f) Este derecho de acceso reconocido expresamente en la Constitución a los miembros de las Corporaciones Locales debe entenderse dentro de los límites de desarrollo de su función representativa, excluyendo cualquier finalidad que no sea ésta, como pudiera ser la obtención de datos o documentos en provecho personal o de terceros. g) No existe norma que consagre el derecho de los Concejales a obtener de modo indiscriminado copias legitimadas o fotocopias de documentos que integren expedientes completos, a cuyo examen, tienen derecho. 4

5 Cuando la información a la que se tenga acceso pudiera afectar a la intimidad de las personas, habrá de exigirse el cumplimiento de lo establecido en la LOPD, concretamente los artículos 11.2 a) y 4.2, de manera que los miembros de la Corporación quedarán obligados a sujetarse al deber de secreto respecto a los datos personales. En San Cristóbal de La laguna, a 2 de noviembre de 2012 El Gerente Fdo.: Roberto Remiro Pérez 5