MANUAL DE PARTICIPACIÓN 13ª Expohogar Oriente Del 2 Al 6 de noviembre 2017

Transcripción

1 1. S Y S DE INTERÉS Montaje: Martes 31 de octubre y 1 de noviembre de 8 a.m. a 8 p.m. Desmontaje: Lunes 6 de noviembre de 8 p.m. a 10 p.m. Martes 7 de noviembre de 8 a.m. a 5 p.m. Horario Expositores: Jueves 2 de Nov. Viernes 3 de Nov. Sábado 4 de Nov. Domingo 5 de Nov. Lunes 6 de Nov.. Horario Visitante: Jueves 2 de nov. Viernes 3 de nov. Sábado 4 de nov. Domingo 5 de nov. Lunes 6 de nov. Horario Tesorería 1:00 pm a 9:00 pm 9:00 am a 9:00 pm 2:00 pm a 8:00 pm 10:00 am a 8:00 pm Todos los días de 7.30 a.m. a 5.30 p.m. Día de montaje de 7.30 a.m. a 6 p.m. Sábado, domingo y lunes de 10 a.m. a 5.30 p.m. Información y Servicio al expositor Torre 3 Venta de adicionales y servicio de datáfono. Noviembre del 2 al 6 de 9:00 a.m. a 9:00 p.m. TAQUILLA Taquilla General $ Pesos Niños con estatura menor de 1.40 cm no pagan 2. CONTACTOS DE INTERÉS Directora de Ferias Comerciales y entretenimiento Homayra Ballesteros Castillo feriascomerciales@cenfer.com Cel.: extensión 1004 Director Comercial Juan Carlos Ramírez Tristancho direccioncomercial@cenfer.com Tel ext. Cel Martha Elena Ortiz Comercial3@cenfer.com Cel: extensión 1029 Martha Inés Carreño comercial@cenfer.com Cel: extensión 1012 Ejecutivo Comercial Cristhian Ardila Comercial2@cenfer.com Cel: extensión 1116 Ejecutivo Comercial Carlos Felipe Silva Rincón Coordinacionrelacionescorporativas@cenfer.com Cel: extensión 1024 Karina Morales Karina.morales@cenfer.com Cel: extensión 1008

2 Mercadeo y comunicaciones Alejandra Vargas Catalina Navas mercadeo@cenfer.com comunicaciones@cenfer.com extensión Director Operativo Camilo Espinosa c_operativo@cenfer.com extensión ENVÍO DE MERCANCÍA La empresa que se encuentre fuera de la ciudad y necesiten enviar su mercancía, debe dirigirla de la siguiente manera: Señores CENTRO DE FERIAS, EXPOSICIONES Y CONVENCIONES DE BUCARAMANGA CENFER SA Km. 6 Vía a Girón Bucaramanga Santander EXPOHOGAR 2017 Noviembre del 2 al 6 Empresa Pabellón Stand No. Persona Autorizada para retirar el material: Les solicitamos enviar la mercancía con (2) días de anticipación a la fecha del montaje. Solo podrán reclamarse en el almacén ubicado en el primer piso del Pabellón de Exposiciones presentando el paz y salvo de entrada; además, el documento de identidad. 4. MONTAJE Paz y Salvo Para poder realizar el montaje de su stand debe estar a paz y salvo. El paz y salvo se le entregará a los expositores que hayan cancelado la totalidad del valor del arriendo del stand el día del montaje por la portería de la zona de descargue (parqueadero). Si tiene algún saldo o documento pendiente por favor diríjase con el asesor quien le indicará cual debe ser el procedimiento a seguir. Descargue de mercancías: CENFER tiene habilitada la zona de descargue, por donde se da ingreso a los dos pabellones. Este sitio estará controlado por los supervisores de pabellón y vigilantes. Solamente se podrá ingresar mercancía por esas puertas. Entrega del stand Una vez adentro de CENFER, el auxiliar o guía de pabellón lo ubicará en su stand y le hará entrega de los elementos de dotación. A partir del momento de la entrega del área de exhibición el expositor es responsable de los elementos del stand y las mercancías. Dotación y Servicios Adicionales Cada stand será entregado con los siguientes elementos: Para stands: 1 escritorio o mesa, 3 sillas, un Kw de energía y una papelera. Para facilitar el montaje de su stand CENFER le ofrece una lista de elementos de decoración que puede alquilar durante el evento. Este alquiler se debe hacer en la torre (3) Centro de Soluciones y servicio al expositor. CENFER se reserva 24 horas para entregar los elementos solicitados, a partir del pago del servicio. Decoración Stand: Tenga en cuenta el tamaño y la ubicación de su stand. Debe abstenerse de perforar los paneles y perfiles. Estos mismos no pueden pintarse, para lograr efectos de color pueden forrar la panelería con tela, cartón o madera (pegado con cinta). Las divisiones del stand cumplen una función divisoria y no estructural, por lo tanto no pueden descolgarse elementos que pesen más de 4 kg. por panel. Pueden utilizarse tornillos de lenteja (no golosos) los cuales se introducen en la perfilaría superior. Las áreas de cada stand deben respetarse de acuerdo a su delimitación sin excepción alguna. Debe conservar en perfecto estado los elementos que hacen parte del stand, panelería, sillas, mesas de dotación y cualquier otro elemento que usted haya

3 alquilado. Cualquier daño o pérdida de estos elementos tendrán que cancelarse antes de retirarse del recinto. Para ubicación o posturas de pendones se debe hacer por intermedio de Cenfer, se debe solicitar este servicio y tiene un costo de $ Horario de Montaje El montaje de los stands se realizará el día martes 31 de octubre y el miércoles 1 de noviembre de 8 a.m. a 8 p.m. La empresa debe estar a paz y salvo para el ingreso de los elementos de decoración y mercancía. Después de las horas fijadas se apagarán las luces del recinto ferial. El stand deberá estar montado el día miércoles 2 de noviembre a las 8 p.m. El incumplimiento de este requisito perjudicará la imagen de la feria y a todos los expositores. Además tendrá una penalidad económica de $ adicionales que debe cancelar antes de retirar sus productos. 5. ACREDITACIÓN Y BOLETAS DE INVITACIÓN Acreditaciones Las acreditaciones son personales e intransferibles, de esta manera el personal que atienda el stand podrá ingresar a CENFER durante los días de la feria. El titular es responsable del buen uso de ellas, se deben portar en un lugar visible durante todo el evento. El expositor que haga mal uso de su escarapela deberá asumir la responsabilidad y las consecuencias que ello genere. La acreditación se hará personalmente el día del montaje y los días jueves 3 y viernes 4 en los horarios de la feria. La persona que realizará esta labor estará ubicada en la entrada de la taquilla de parqueadero y la taquilla principal. Las personas que no se acrediten en los días estipulados deberán cancelar la entrada. Previamente se les enviara un correo donde se les explicará el proceso de acreditación y se les habilitara un link virtual para que puedan hacer el pre-registro del personal que estará presente atendiendo el stand. Invitaciones. Le entregamos boletas de invitación para que sean distribuidas entre sus clientes, quienes presentándolas a la entrada de la feria pueden ingresar sin costo alguno. Se recomienda enviar las invitaciones con una carta a sus clientes, indicándoles el pabellón y número de stand, motivándolos a visitar la feria como estrategia comercial. Los compradores tienen claras sus necesidades, un contacto previo con ellos les ayuda a que se interesen en visitar su stand; sus vendedores pueden apoyar esta labor. ESCARAPELAS Y CORTESÍAS STAND COMERCIAL ÁREA ESCARAPELA CORTESÍA Stand de 6 12 m Stand de m Stand de m FERIA Horario Feria al Público Los expositores deben estar una hora antes y solo podrán retirarse de las instalaciones una vez se cierren los pabellones. Asegúrese de ser puntual con el horario de atención del stand procurando que siempre haya mercancía y personal dispuesto a recibir al visitante. Sea prudente con los espacios de descanso y alimentación de sus empleados. Personal de atención Es importante la selección del personal que atenderá su stand, el conocimiento que tenga del producto, objetivos y metas de la empresa con la participación en la feria, entre otros. Coordine los horarios para que siempre haya personal atendiendo el stand. Productos a la venta: Sus compradores potenciales esperan encontrar precios especiales y descuentos de feria distintos a los que realiza en su punto de venta habitual, este espacio comercial le permite rotar inventarios y crear

4 promociones. Haga de la Feria el mejor espacio para ventas con productos de calidad a los mejores precios. Aseo: El aseo general de las zonas comunes de los pabellones y áreas libres estará a cargo de CENFER. Limpie todos los días su stand y ubique la basura en una bolsa, al frente, el personal de aseo, la recogerá antes de que los visitantes ingresen. Procure mantener el área de trabajo en perfecto estado de aseo. Bodega: En el pabellón de exposiciones, primer piso se habilitará una bodega para los expositores. Por seguridad se debe elegir a una única persona para retirar los productos de la bodega. El horario de la bodega será: Jueves 2 de nov. Viernes 3 de nov. Sábado 4 de nov. Domingo 5 de nov. Lunes 6 de nov. 1:00 pm a 9:00 pm 9:00 am a 9:00 pm Vigilancia: Los expositores deben permanecer hasta el último momento en que se encuentre abierto el pabellón a la hora de cierre un auxiliar de seguridad junto con algún expositor harán una ronda por el pabellón solicitándole a las personas que se retiren para proceder al cierre. La seguridad de cada stand es responsabilidad directa del expositor durante el horario de montaje, feria y desmontaje. La organización no se hace responsable de pérdidas o cualquier otra eventualidad que se presente durante este horario. No se permite el ingreso de comidas y bebidas al recinto. Prensa y comunicaciones: La oficina de prensa ha enviado información a los diferentes medios de comunicación, de los cuales algunos ya han hecho la respectiva publicidad. La oficina de prensa estará ubicada en el segundo piso del pabellón múltiple. Durante los días de la feria usted podrá enviar boletines y noticias sobre su empresa a la sala de prensa, para que los periodistas tengan información constantemente. Parqueadero: El bono de parqueadero tiene un costo de $ para Carro y $ para moto y se vende en el parqueadero de Cenfer el día del montaje y puede salir y entrar las veces que quiera. El valor del parqueadero al público será $4.000 carro y $ motos. A los expositores se le entregara a cada uno un bono de parqueadero. 7. DESMONTAJE Horario: Martes 7 de noviembre de 8 a.m. a 5 p.m. Es muy importante respetar las horas indicadas, para el desmontaje ningún expositor podrá salir del recinto ferial antes de la fecha programada. Paz y salvo de salida de CENFER Su empresa deberá estar a paz y salvo con CENFER por todo concepto, para poder retirarse del recinto, esto es: Cancelación 100% del stand o publicidad. Cancelación de los servicios adicionales solicitados. Devolución en perfecto estado del stand, la dotación y los elementos alquilados para la exhibición o decoración. El desmontaje se realizará por la zona de descargue, por los mismos portones donde se hizo el ingreso. 8. PROGRAMACIÓN DEL EVENTO Todos los días: - Todos los días: Dos sorteos diarios de bonos de $ pesos. (Solo participan

5 aquellas personas que realicen compras durante la feria. Por cada pesos tendrá derecho a una boleta para participar). - Activaciones permanentes en tarima grupos locales. - Show Musical, Show de Barbarita y show para niños con la temática de Star Ward. 9. REQUISITOS EXPOSITORES DE FOOD TRUCK Y STAND DE COMIDAS -El encargado del stand debe garantizar las medidas de seguridad adicionales que se requieran. -Debe tener al día la documentación legal requerida para la venta y exhibición de estos productos. 11. OBLIGACIONES DEL EXPOSITOR Por el hecho de firmar el Contrato de Participación el expositor se obliga a cumplir todas y cada una de las obligaciones de este reglamento, así como las instrucciones que imparta la Organización. Es obligatorio tener en cuenta los requisitos que exige la Secretaria de Salud de Girón, a las personas que estén manipulando alimentos en el stand y puntos food truck durante Expohogar: Certificado de instalación de la pimpina de gas Certificado del curso manipulación de alimentos Carnet de manipulación de alimentos Epp básicos como guantes tapabocas cofia y delantal. 10. REQUISITOS STAND CON PRORUCTOS DE PIROTECNIA Todo stand que tenga productos de pirotecnia está obligados a cumplir las cláusulas expuestas por el cuerpo de Bomberos: -No permitir el almacenamiento ni manipulación de artefactos explosivos. - Disponer permanentemente de sistemas automáticos de extinción de incendios. -Equipos de detección en el sitio. -No almacenar productos o dejarlos en cercanías de fuentes de temperaturas, chispas o llamas abiertas. -No realizar exhibiciones.