MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE ÉTICA Y DE PREVENCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS

Transcripción

1 INSTITUTO NACIONAL DE ENFERMEDADES RESPIRATORIAS ISMAEL COSÍO VILLEGAS MANUAL DE INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE JUNIO, 2017

2 ÍNDICE I. PRESENTACIÓN 1 II. OBJETIVOS DEL MANUAL 2 III. ANTECEDENTES HISTÓRICOS 3 IV. MARCO JURÍDICO 4 V. INTEGRANTES DEL COMITÉ 11 VI. FUNCIONES DEL COMITÉ 12 VII. VIII. IX. FUNCIONAMIENTO DE LAS SESIONES FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ ELECTOS CON VOZ Y VOTO X. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ATENCIÓN DE LAS DENUNCIAS POR INCUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN EL CÒDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA DE LAS Y LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL INER 24 XI. XII. VALIDACIÓN POR PARTE DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ APROBACIÓN DEL MANUAL 31 33

3 I. PRESENTACIÓN El Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias Ismael Cosío Villegas, reconoce que para fomentar la transparencia y aumentar la confianza hacia quienes se les otorga servicios en el Instituto, es indispensable la construcción de una cultura de ética pública, donde el actuar de las y los servidores públicos esté orientado hacia la honestidad, respeto, bien común, integridad, congruencia, rendición de cuentas y sobre todo los sensibilice sobre la importancia del apego a la legalidad con una actitud ejemplar que deben desempeñar en sus empleos, cargos o comisiones y ante la sociedad. Significa entonces, que al adoptar criterios éticos en el Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias Ismael Cosío Villegas, se logrará una transformación cultural que coadyuve a fortalecer el Estado de Derecho. Asimismo, es tarea de las y los servidores públicos de la Administración Pública Federal, prevalecer su importancia trascendental, por ser ejemplo para la Ciudadanía. Cabe agregar, que a través del Modelo de Cultura Organizacional se pretende impactar con una actitud positiva de servicio, a través del compromiso de las y los servidores públicos con la finalidad de optimizar la gestión pública; en particular los trámites y servicios que se brindan a la o el Ciudadano y entre las y los servidores públicos. Por lo tanto, el presente Manual permitirá alinear y homogeneizar la labor y coordinación del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias Ismael Cosío Villegas, con el firme propósito de validar las funciones y responsabilidades de sus integrantes, así como las políticas y/o normas a las que deberán cumplir todas las áreas participantes en los procesos derivados del mismo. 1

4 II. OBJETIVOS DEL MANUAL 1. Identificar y delimitar las conductas que en situaciones específicas deberán observar las y los servidores públicos del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias Ismael Cosío Villegas, en el desempeño de sus funciones, empleos, cargos o comisiones, así mismo, serán participes en asuntos relacionados con la aplicación y cumplimiento del Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER, particularmente en caso de dilemas éticos. 2. Promover que las y los servidores públicos del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias Ismael Cosío Villegas, conozcan, reconozcan y utilicen los valores y principios constitucionales que todo servidor público debe anteponer en el desempeño de su empleo, cargo, comisión o función, así como, el contenido del Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER, y las reglas de integridad. 2

5 III. ANTECEDENTES HISTÓRICOS La Secretaría de la Función Pública difunde en su portal las reformas al reglamento interior por las que se creó la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI). El cual, diseñará las políticas, reglas e instrumentos para promover acciones a favor de la integridad, así como para prevenir conflictos de interés, mediante la elaboración de recomendaciones continuas. Asimismo, establecerá bases para reconocer y estimular acciones individuales o colectivas que sean ejemplares para fomentar la ética, integridad y prevención de conflictos de interés; es por ello que pone a disposición del público el proyecto de las Reglas de Integridad, Código de Ética y Conducta y Lineamientos Comunes para los Comités de Ética y Prevención de Conflictos de Interés de la Administración Pública Federal, que se integrarán colegiadamente por servidores públicos de todos los niveles jerárquicos en cada una de las 300 instituciones del Gobierno de la República. Las Reglas de Integridad establecen conductas para que las y los servidores públicos del Gobierno Federal las atiendan en 13 ámbitos del desempeño público, destacando desde el trato respetuoso en la atención hasta la disposición a la transparencia. El cumplimiento de las Reglas de Integridad corresponderá a cada institución desarrollarlas mediante un sistema que cuente con criterios, precedentes y mejores prácticas en el ejercicio público, con la finalidad de orientar y dar certeza al comportamiento ético que se espera de las y los servidores públicos. 3

6 IV. MARCO JURÍDICO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F Ref TRATADOS INTERNACIONALES Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción de la Organización de las Naciones Unidas. El artículo 8, numeral 1, señala que con el objeto de combatir la corrupción, cada Estado Parte, de conformidad con los principios fundamentales de su comportamiento jurídico, promoverá, entre otras cosas, la integridad, honestidad y responsabilidad entre sus funcionarios públicos. D.O.F Convención Interamericana contra la Corrupción de la Organización de los Estados Americanos. El artículo III, numeral 3, establece que las instrucciones al personal de las entidades públicas, deberán asegurar la adecuada comprensión de sus responsabilidades y las normas éticas que rigen sus actividades. D.O.F Convención para Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales. Adoptada por la Conferencia Negociadora el 21 de noviembre de LEYES Ley de Planeación. D.O.F. 05-I Ref

7 Ley General de Salud D.O.F Ref Ley Federal de las Entidades Paraestatales D.O.F Ref Ley de Instituciones de Crédito. D.O.F. 18-VII Ref Ley de los Institutos Nacionales de Salud D.O.F Ref Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos D.O.F Ref Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública D.O.F Ref Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública D.O.F Ley Federal para Prevenir y Eliminar la Discriminación. D.O.F Ref Ley General para la Igualdad entre Mujeres y Hombres D.O.F Ref

8 Ley General de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia. D.O.F. 01-II Ref Ley General para la inclusión de las personas con discapacidad D.O.F. 30-V Ref Ley Reglamentaria del Artículo 5o. Constitucional, Relativo al Ejercicio de las Profesiones en el Distrito Federal. D.O.F. 26-V Ref. 19-VIII Ley para la Coordinación de la Educación Superior. D.O.F. 29-XII Ley Federal de Procedimiento Administrativo D.O.F Ref Ley de Ciencia y Tecnología D.O.F Ref Ley Federal del Trabajo D.O.F Ref Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado D.O.F Ref

9 Ley de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos D.O.F Ref Ley General de Victimas D.O.F Ref Ley General de Educación. D.O.F. 13-VII Ref Ley Federal del Derecho de Autor. D.O.F. 24-XII Ref Ley General de Bienes Nacionales. D.O.F Ref Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D.O.F CÓDIGOS Código Civil Federal D.O.F Ref Código Penal Federal D.O.F Ref

10 Código Federal de Procedimientos Civiles D.O.F Ref Código Nacional de Procedimientos Penales D.O.F Ref Código de Ética y Conducta INER D.O.F REGLAMENTOS Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica. D.O.F Ref Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D.O.F Ref Reglamento de Control Sanitario de Productos y Servicios. D.O.F. 09-VIII Ref Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F. 11-VI Reglamento de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo del Sector Público Federal. D.O.F. 29-XI

11 Reglamento de la Ley General de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia. D.O.F. 11-III Ref Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigación para la Salud. D.O.F Ref ACUERDOS Acuerdo que tiene por objeto emitir el Código de Ética de los servidores públicos del Gobierno Federal, las Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública, y los Lineamientos generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés y fue emitida por la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés. D.O.F Acuerdo que tiene por objeto fijar los criterios para la correcta aplicación de la LFRASP en lo relativo a la intervención o participación de cualquier servidor público en la selección, nombramiento, designación, contratación, promoción, suspensión, remoción, cese, rescisión de contrato o sanción de cualquier servidor público, cuando tenga interés personal, familiar o de negocios o que pueda derivar en alguna ventaja o beneficio para él o para sus parientes consanguíneos o por afinidad o civiles a que se refiere esa Ley. D.O.F Acuerdo por el que se dan a conocer los formatos que deberán utilizarse para presentar las declaraciones de situación patrimonial. D.O.F PLANES Y PROGRAMAS Plan Nacional de Desarrollo D.O.F

12 Programa para un Gobierno Cercano y Moderno D.O.F REGLAS Reglas de Integridad para el ejercicio de la función pública. D.O.F GUÍAS Guía para la elaboración y aprobación de las Bases de Integración, Organización y Funcionamiento de los Comités de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. D.O.F Guía para la creación de los Subcomités o Comisiones Permanentes o Temporales. D.O.F Guía para identificar y prevenir conductas que puedan constituir conflicto de interés de los servidores públicos. D.O.F DOCUMENTOS NORMATIVOS Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias Ismael Cosío Villegas. D.O.F

13 V. INTEGRANTES DEL COMITÉ En cumplimiento con los Lineamientos generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflicto de Interés está integrado por: MIEMBRO PROPIETARIO PERMANENTE Presidente Director (a) de Administración MIEMBROS PROPIETARIOS TEMPORALES ELECTOS Directora de Planeación Estratégica y Desarrollo Organizacional Subdirector de Atención Médica de Neumología Jefa del Departamento de Trabajo Social NIVEL OPERATIVO Médico Especialista Enfermera Especialista Química (o) SECRETARIA EJECUTIVA Subdirectora de Administración y Desarrollo de Personal 11

14 VI. FUNCIONES DEL COMITÉ Establecer las bases para su integración, organización y funcionamiento, en términos de lo previsto en los Lineamientos Generales. Las Bases que emita el Comité deberán contener lo correspondiente a las convocatorias, orden del día, suplencias, quórum, desarrollo de las sesiones, votaciones, elaboración y firma de actas, por lo tanto en ningún caso, podrán regular procedimientos de responsabilidad administrativa de las y los servidores públicos. Elaborar y aprobar, durante el primer trimestre de cada año, el Programa Anual de Trabajo que contendrá cuando menos: los objetivos, metas y actividades específicas que tenga previsto llevar a cabo, así como, enviar una copia del mismo a la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI), de la Secretaría de la Función Pública, dentro de los veinte días hábiles siguientes a su aprobación. Vigilar la aplicación y el cumplimiento del Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER y las Reglas de Integridad. Participar en la elaboración, revisión y actualización del Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER. Determinar, conforme a los criterios que establezca la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI), los indicadores de cumplimiento de los Códigos de Ética y de Conducta, así como el método para medir y evaluar anualmente los resultados obtenidos, los cuáles, serán publicados en la página web del Instituto. Participar con la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI), en la evaluación anual del cumplimiento del Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER. Fungir como órgano de consulta y asesoría especializada en asuntos relacionados con la observación y aplicación del Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER. 12

15 Establecer y difundir el procedimiento de recepción y atención de los incumplimientos al Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER. Formular observaciones y recomendaciones en el caso de Denuncias derivadas del incumplimiento al Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER, las cuales, consistirán en un pronunciamiento imparcial no vinculatorio y se harán del conocimiento de las y los servidores públicos involucrados y de sus superiores jerárquicos. Formular sugerencias al Comité de Control y Desempeño Institucional para modificar procesos y tramos de control en las unidades administrativas o áreas, en las que se detecten conductas contrarias al Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER y a las Reglas de Integridad. Difundir y promover los contenidos del Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER, y las Reglas de Integridad. Fomentar acciones permanentes sobre el respeto a los Derechos Humanos, prevención de la discriminación e igualdad de género, y los demás principios y valores contenidos en el Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER y en las Reglas de Integridad que permitan a las y los servidores públicos identificar y delimitar las conductas que en situaciones especificas deberán observar en el desempeño de sus empleos, cargos, comisiones o funciones. Promover en coordinación con la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI), programas de capacitación y sensibilización en materia de ética, integridad y prevención de conflictos de interés, entre otras. Dar vista al Órgano Interno de Control del Instituto de las conductas de las y los servidores públicos, que puedan constituir responsabilidad administrativa en términos de la normatividad aplicable en la materia. 13

16 Otorgar reconocimientos o premios a áreas o personas que promuevan acciones o que realicen aportaciones que puedan implementarse para reforzar la cultura de ética e integridad entre las y los servidores públicos del INER, conforme a las bases que establezca la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI) dela Secretaría de la Función Pública. Presentar en el mes de enero un informe anual de actividades al Director General del INER, y a la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI), así como al Comité de Control y Desempeño Institucional durante la primera sesión del ejercicio fiscal siguiente, el cual, deberá contener por lo menos: I. El seguimiento a las actividades contempladas en el Programa Anual de Trabajo. II. III. El número de servidores públicos capacitados en temas relacionados con la ética, integridad y prevención de conflictos de interés u otros temas relacionados. Los resultados de la evaluación que se hubiere realizado respecto del cumplimiento del Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER. IV. El seguimiento de la atención de los incumplimientos al Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER, para lo cual deberá considerar el número de asuntos, fechas de recepción y los motivos; el principio o valor transgredido del referido Código de Ética; fecha y sentido de la determinación, y número de casos en que se dio vista al Órgano Interno de Control, y V. Sugerencias para modificar procesos y tramos de control en las unidades administrativas o áreas, en las que se detecten conductas contrarias al Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER y a las Reglas de Integridad. Este informe se difundirá de manera permanente en el portal Institucional, con la observación de los criterios que para tal efecto establezca la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI). 14

17 VII. FUNCIONAMIENTO DE LAS SESIONES De las Sesiones: El Comité celebrará por lo menos tres sesiones ordinarias conforme a lo aprobado en su Programa Anual de Trabajo. Igualmente podrá celebrar sesiones extraordinarias en cualquier momento. Las convocatorias se enviarán a través del Presidente (a) o Secretario (a) Ejecutivo (a), con una antelación mínima de cinco días hábiles a la fecha de la sesión ordinaria que corresponda y dos días hábiles antes de la fecha de la sesión extraordinaria. El envío de las convocatorias y la documentación relacionada con los puntos del orden del día, se podrá hacer a través de medios electrónicos. En la convocatoria se hará constar: el lugar, fecha y hora de la reunión, así como el orden del día o cuando menos, una referencia sucinta de los asuntos que van a ser tratados por el Comité. El orden del día de las sesiones ordinarias, contendrá entre otros apartados, el de seguimiento de acuerdos adoptados en sesiones anteriores y el de asuntos generales, en este último sólo podrán incluirse temas de carácter informativo. El orden del día de las sesiones extraordinarias comprenderá sólo asuntos específicos y se excluirán seguimiento de acuerdos y asuntos generales. El orden del día que corresponda a cada sesión será elaborado por el Presidente (a) e integrantes del Comité, los cuales, podrán solicitar la incorporación de asuntos de importancia en el mismo. Los representantes del Órgano Interno de Control (OIC) del Instituto, del Departamento de Asuntos Jurídicos y del Departamento de Relaciones Laborales, asistirán a las sesiones del Comité en calidad de asesores cuando éste así lo acuerde, contarán sólo con voz durante su intervención o para el desahogo de los asuntos del orden del día para los que 15

18 fueron convocados, y se les proporcionará previamente la documentación soporte necesaria. El Comité informará al representante del Órgano Interno de Control sobre cada una de las sesiones y de los asuntos a tratar, para que éste determine cuáles de ellas presenciará aún sin ser invitado o cuando sea necesario. Cuando el Presidente (a) así lo autorice, podrán asistir a las sesiones del Comité como invitados con voz, pero sin voto, cualquier persona que pueda contribuir al cumplimiento de sus objetivos, única y exclusivamente para el desahogo de los puntos del orden del día. En cualquier asunto en el que los invitados tuvieren o conocieren de un posible conflicto de interés personal o de alguno de los demás integrantes del Comité, deberá manifestarlo y el que tuviere el conflicto, abstenerse de toda intervención. Excepcionalmente, si se produjese algún hecho que alterase de forma sustancial el buen orden de la sesión, o se diera otra circunstancia extraordinaria que impida su normal desarrollo, el Presidente (a) podrá acordar la suspensión de ésta durante el tiempo que sea necesario para restablecer las condiciones que permitan su continuación. Del Quórum: El Comité quedará válidamente constituido cuando asistan a la sesión, como mínimo, cinco de sus miembros propietarios o suplentes en funciones, entre los cuales se encuentre presente el Presidente. Los miembros propietarios del Comité asistirán a las sesiones y sus ausencias serán cubiertas por sus respectivos suplentes, para lo cual, el miembro propietario tendrá la obligación de avisarle a su suplente para que asista en funciones de propietario. Si no se integrara el quórum mencionado, la sesión podrá efectuarse al día siguiente con la presencia de cuando menos, cuatro miembros propietarios o suplentes en funciones, entre los que se encuentre el Presidente. 16

19 En la convocatoria respectiva se comunicará la necesidad de contar con quórum, en caso de no haberlo, se celebrará una segunda convocatoria en la que se fijará lugar, fecha y hora de la celebración de la sesión. Desarrollo de las sesiones: Durante las sesiones ordinarias, el Comité deliberará sobre las cuestiones contenidas en el orden del día y éste comprenderá asuntos generales. Durante las sesiones extraordinarias, no habrá asuntos generales. En las sesiones se tratarán los asuntos en el orden siguiente: a) Verificación del quórum por el Secretario (a) Ejecutivo (a); b) Consideración y aprobación, en su caso, del orden del día; c) Lectura y aprobación, en su caso, del acta de la sesión anterior, y d) Discusión y aprobación, en su caso, de los asuntos comprendidos en el orden del día. Los asuntos debatidos y los acuerdos adoptados por el Comité se harán constar en acta, en el caso de que algún integrante se haya abstenido de participar en algún asunto, por encontrarse en conflicto de interés o estar en contra del mismo, también deberá ser manifestado en el acta. El Comité dará seguimiento puntual en cada sesión a todos los compromisos y acuerdos analizados en sesiones anteriores. Votaciones: a) El presidente (a) consultará si los asuntos del orden del día están suficientemente analizados y, en su caso, procederá a pedir la votación. b) Se contará un voto por cada uno de los integrantes del Comité, los acuerdos y decisiones se tomarán por el voto mayoritario de sus miembros presentes. c) Los integrantes del Comité que discrepen del parecer mayoritario podrán solicitar que figure en el acta el testimonio razonado de su opinión divergente. 17

20 d) En caso de empate, el Presidente (a) del Comité tendrá voto de calidad. e) De conformidad con los Lineamientos, solamente los miembros propietarios tendrán derecho a voz y voto. 18

21 VIII. FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ Funciones del Presidente (a): Miembro con voz y voto a) Designar a su suplente en caso de ausencia. b) Designar al Secretario (a) Ejecutivo (a) y su respectivo suplente, que no serán miembros propietarios o suplentes temporales electos del Comité. c) Establecer los procedimientos para la recepción de propuestas y la subsecuente elección de las y los servidores públicos del Instituto que, en su calidad de miembros propietarios temporales electos integrarán el Comité, para lo cual, deberá considerar lo señalado en los Lineamientos generales para propiciar la integridad de los servidores públicos y para implementar acciones permanentes que favorezcan su comportamiento ético, a través de los Comités de Ética y de Prevención de Conflicto de Interés. d) Convocar a sesión ordinaria, por conducto del Secretario (a) Ejecutivo (a). e) Dirigir y moderar los debates durante las sesiones. f) Autorizar la presencia de invitados en la sesión para el deshago de asuntos. g) Consultar si los asuntos del orden del día están suficientemente analizados y, en su caso, proceder a pedir la votación. h) Convocar a sesión extraordinaria cuando haya asuntos que por su importancia lo ameriten o, a petición de por lo menos tres de los miembros del Comité y i) En general, ejercitar las medidas necesarias para el mejor desarrollo de las sesiones. 19

22 Funciones del Secretario (a) Ejecutivo (a), miembro con voz pero sin voto. a) Elaborar el orden del día de los asuntos que serán tratados en la sesión. b) Enviar por medios electrónicos, a los miembros del Comité, la convocatoria y orden del día de cada sesión, anexando copia de los documentos que deban conocer en la sesión respectiva. c) Verificar el quórum d) Presentar para aprobación del Comité el orden del día de la sesión, procediendo, en su caso, a dar lectura al mismo. e) Someter a la aprobación del Comité el acta de la sesión anterior, procediendo, en su caso, a darle lectura. f) Recabar las votaciones. g) Auxiliar al Presidente (a) durante el desarrollo de las sesiones. h) Elaborar y despachar los acuerdos que tome el Comité. i) Levantar las actas de las sesiones y consignarlas en el registro respectivo, las cuales quedarán bajo su resguardo. j) Dar seguimiento a los acuerdos tomados por el Comité. k) Llevar el registro documental de las Denuncias y asuntos tratados en el Comité. l) Difundir los acuerdos, observaciones y recomendaciones que establezca el Comité, atender las solicitudes de acceso a la información pública, adoptar las medidas de seguridad, cuidado y protección de datos personales y evitar el uso o acceso a los mismos. m) Informar a quien presentó la Denuncia, lo determinado por acuerdo del Comité en un lapso no mayor a 5 días hábiles posteriores a la fecha de la resolución, y 20

23 n) Las demás que el Presidente (a) le señale. Reporte de Información. El Comité, a través del Secretario (a) Ejecutivo (a), se sujetará a la sistematización de los registros, seguimiento, control y reporte de información que en su caso requiera la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI). Participación de los Asesores. Los representantes del Órgano Interno de Control (OIC) del Instituto, del Departamento de Asuntos Jurídicos y del Departamento de Relaciones Laborales, podrán asistir a las sesiones del Comité en calidad de asesores cuando éste así lo acuerde. Contarán sólo con voz durante su intervencióno para el desahogo de los asuntos del orden del día para lo que fueron convocados, el cual, se les hace llegar a través de memorándum, con una antelación mínima de cinco días hábiles a la fecha de la sesión ordinaria que corresponda y dos días hábiles a la fecha de la sesión extraordinaria correspondiente. En cualquier asunto en el que los invitados tuvieren o conocieren de un posible conflicto de interés personal o de alguno de los demás integrantes del Comité, deberán manifestarlo por escrito y el que tuviere el conflicto, abstenerse de toda intervención. Deberán capacitarse en temas propuestos por la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI) o de carácter institucional y Hacer uso responsable y de manera confidencial de la información a la que tengan acceso. 21

24 IX. RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ ELECTOS CON VOZ Y VOTO a) Cumplir y promover el cumplimiento del Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER. b) Dedicar el tiempo y esfuerzo necesarios para dar seguimiento a los asuntos presentados, recabar la información necesaria y solicitar la colaboración y apoyo que consideren oportunos. c) Cuidar que las actividades del Comité se realicen con apego a la normatividad aplicable. d) Participar activamente en el Comité y Subcomités o Comisiones para que su criterio contribuya en la toma de decisiones. e) Hacer uso responsable y de manera confidencial de la información a la que tengan acceso. f) En cualquier asunto en el que tuviere o conociere de un posible conflicto de interés, personal o de alguno de los demás integrantes del Comité, deberá manifestarlo por escrito, y el que tuviere el conflicto, abstenerse de toda intervención, y g) Capacitarse en los temas propuestos por la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI) o de carácter institucional. Divulgación y Transparencia. a) Corresponderá a la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI), de la Secretaría de la Función Pública, emitir los criterios, conforme a la normatividad aplicable, para que el Instituto Nacional de Enfermedades Respiratorias Ismael Cosío Villegas publique en su página Web el Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos en el INER, los informes anuales y la demás información relacionada con el Comité para llevar un registro de su constitución. 22

25 b) El Instituto adoptará las medidas necesarias para asegurar la difusión y comunicación de las actividades, objetivos y resultados del Comité. c) La Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI), difundirá en Internet, las dependencias y entidades que cuentan con Comité de Ética, así como de sus integrantes, actas de sesión y recomendaciones. Dicha información se actualizará anualmente durante el mes de abril. 23

26 X. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ATENCIÓN DE LAS DENUNCIAS POR INCUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO EN EL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA DE LAS Y LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL INER Medios de recepción A efecto de facilitar la presentación de una Denuncia por incumplimiento al Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER, se establecen los siguientes medios para su recepción: a) Correo electrónico: La recepción de denuncias se realizará a través de la siguiente cuenta: cometica@iner.gob.mx especialmente creada para tal efecto. b) Buzón: Medio para recibir Denuncias por incumplimiento al Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER. c) Formatos y dípticos,consultarlos en la página Web del Instituto y en los buzones colocados frente al Área de control de Asistencia e Incidencias Laborales y a la entrada del Departamento de Alimentación y Nutrición. Requisitos para la atención de las Denuncias El Secretario (a) Ejecutivo (a) verificará que contengan como datos mínimos los siguientes: a) Datos de identificación y contacto de quien presenta la Denuncia: Nombre completo, cargo que desempeña, área de adscripción, correo electrónico, teléfono o extensión, edad, domicilio, entidad federativa, delegación o municipio (para avisos anónimos remitirse al inciso e). b) Datos de la o el servidor público involucrado: Nombre, cargo que desempeña, lugar de adscripción. De no contar con dicha información cualquier otro dato que facilite su identificación, como su media filiación, que podrá consistir en: 24

27 Sexo, estatura, complexión, edad aproximada, color de ojos, piel, cabello, tipo de boca, cejas, nariz y señas particulares, y En su caso, lugar de ubicación de sus oficinas o centro de trabajo, así como cualquier otra característica adicional que permita su identificación: c) Narración de los hechos: Se redactará en primera persona, evitando incluir apreciaciones subjetivas, vagas e imprecisas y deberá contener: Tiempo: día, mes, año y hora aproximada de los hechos. Lugar: sitio específico donde se registraron los hechos. Modo o circunstancias de ejecución: narración progresiva y concreta de los hechos, se explicará con detalle el orden en que acontecieron, el trámite o servicio realizado, nombres de las personas involucradas y su participación (inconforme, acompañantes, las y los servidores públicos). d) Pruebas: de contar con las pruebas que tenga a su alcance el denunciante (documentales, fotografías, grabaciones, testimoniales o cualquier otra que este relacionada al hecho o hechos) éstas se deberán adminicular con aquellas que aporte u ofrezca la persona que presenta la Denuncia al transcribirse la narración de los hechos y medios probatorios de la conducta, entre éstos, los de al menos un (a) tercero (a) que haya conocido de los hechos. e) En caso de que se trate de una Denuncia anónima, se deberá proporcionar cuando menos los datos siguientes: nombre completo, teléfono, cargo que desempeña y área de adscripción de al menos una persona a la que le consten los hechos. f) Protección de datos personales: En cumplimiento a los Lineamientos de protección de datos personales se utilizará esta leyenda para informar a la persona sobre el uso y destino de sus datos: 25

28 Para efectos de recepción de las probables Denuncias, descargar el Formato para presentar Denuncias que estará disponible vía electrónica en la Página Web Institucional: iner.salud.gob.mx, y de manera impresa en los buzones asignados para el Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés. Trámite de las Denuncias por incumplimiento a) Recepción El Secretario (a) Ejecutivo (a) del Comité revisará diariamente el correo electrónico, a fin de identificar e integrar las Denuncias a las que asignará un número de folio y respaldará dicha información en una base de datos para su seguimiento, en un plazo máximo de 3 días hábiles a partir de recibir la Denuncia. El Secretario (a) Ejecutivo (a) solicitará por única vez que la Denuncia cumpla con los elementos previstos para hacerla del conocimiento del Comité, y de no contar con ellos solicitará que se subsane en un plazo máximo a 3 días hábiles después de recibida la Denuncia, en caso de incumplimiento de los requisitos se archivará el expediente como concluido. La información contenida podrá ser considerada como un antecedente para el Comité cuando ésta involucre reiteradamente a una o un servidor público en particular. Una vez recibida la Denuncia por incumplimiento, el Secretario (a) Ejecutivo (a) responderá a la persona que lo presentó, indicando que ha tomado el conocimiento del asunto, al correo electrónico que haya señalado, en un plazo no mayor a 3 días hábiles, siguientes a la fecha de recepción. En caso de haber omisiones en la Denuncia se deberán subsanar en un plazo máximo de 5 días hábiles. El Secretario (a) Ejecutivo (a) envía correo electrónico con los documentos de la Denuncia a los integrantes del Comité de Éticay de Prevención de Conflictos de Interés y al Departamento de Asuntos Jurídicos para su revisión y conocimiento, con la finalidad de emitir sugerencias de los casos presentados, en un día hábil a partir de que los requisitos de las Denuncias estén completos. 26

29 b) Presentación y atención por parte del Comité El Secretario (a) Ejecutivo (a), someterá los casos de las Denuncias recibidas al pleno del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés, a fin de que éste determine si los hechos de los mismos se ubican dentro del ámbito de su competencia. En caso de no competencia del Comité para conocer la Denuncia, el Presidente (a) deberá orientar a la persona para que la presente ante la instancia correspondiente, en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a la sesión celebrada. De considerar el Comité que existe probable incumplimiento al Código de Ética de los servidores públicos del Gobierno Federal, a las Reglas de Integridad o al Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER, entrevistará a la o el servidor público involucrado si es necesario, para allegarse de mayores elementos, así como a las y los testigos y a la persona que presentó la Denuncia. El Presidente (a) del Comité podrá determinar medidas preventivas previas en caso de que la Denuncia describa conductas en las que supuestamente se hostigue, agreda, amedrente, acose, intimide o amenace a una persona, sin que ello signifique tener como cierto los hechos. Por acuerdo del pleno del Comité, el Secretario (a) Ejecutivo (a) remitirá a las y los integrantes del Comité, copia de la Denuncia y, en su caso, anexos, el día hábil siguiente de que los requisitos de la misma estén completos. El Comité, realizará reuniones de trabajo en las que se analizará si se cuenta con elementos suficientes para determinar si hay o no incumplimiento al Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER. En caso de ser necesario podrá contactar y entrevistar a quien considere pertinente para recabar más elementos, para efecto de la calificación del caso, que puede ser: probable incumplimiento o de no competencia para conocer de la probable Denuncia. 27

30 El Comité calificará la Denuncia dentro de los 30 días hábiles siguientes a partir de que los requisitos estén completos. El Comité remitirá su informe y la documentación soporte con la propuesta de atención a los casos analizados a el Secretario (a) Ejecutivo (a) para su presentación en la siguiente sesión de Comité, en un plazo máximo a 20 días hábiles después de recibida la Denuncia una vez calificada por el Comité. En sesión de trabajo el pleno del Comité recibirá y analizará la información presentada y emitirá el acuerdo respectivo. De estimar una probable responsabilidad administrativa, dará vista al Órgano Interno de Control, en un plazo no mayor a 5 días hábiles. El Secretario (a) Ejecutivo (a) informará a quien presentó la Denuncia, en un lapso no mayor a 5 días hábiles posteriores a la fecha de la resolución, lo determinado por acuerdo del Comité. La atención de la Denuncia deberá concluirse por el Comité dentro de un plazo máximo de tres meses contados a partir de que se califique como probable incumplimiento. Para los casos en que se señalen supuestos que infringen normatividad en materia laboral, o penal, se enviará de igual manera al Departamento de Relaciones Laborales y/o Departamento de Asuntos Jurídicos según corresponda, para que en el ámbito de sus atribuciones determine lo procedente. Tratándose de un asunto penal en el que las o los servidores públicos involucrados estén adscritos al Departamento de Relaciones Laborales y/o Departamento de Asuntos Jurídicos, se remitirá únicamente al Órgano Interno de Control para que en el ámbito de sus atribuciones determine lo procedente, a fin de presentar una querella correspondiente ante las autoridades competentes. La circunstancia de presentar una Denuncia, no otorga a la persona que la promueve el derecho de exigir una determinada actuación del Comité (En el acuse de recibo se deberá incluir dicha leyenda). 28

31 En las determinaciones por acuerdo del Comité, en la atención de Denuncia por incumplimiento, no procederá el recurso de revisión. Cuando los hechos narrados en una Denuncia afecten únicamente a la persona que lo presentó, los integrantes del Comité comisionados para su atención, podrán intentar una conciliación entre las partes involucradas, siempre con el interés de respetar los principios y valores contenidos en el Código de Ética y Conducta de las y los servidores públicos del INER y las Reglas de Integridad. El Comité mantendrá estricta confidencialidad del nombre y demás datos de quien presente una Denuncia, así como de las y los señalados, y/o las y los terceros involucrados a quienes consten los hechos. Seguimiento a las Denuncias e informes para el Comité de Ética. En las sesiones ordinarias del Comité, el Secretario (a) Ejecutivo (a) informará en los asuntos generales sobre la presentación de Denuncias, en caso de existir alguna; así como los avances o gestión de los que ya se encuentren en trámite. Sólo para el caso de la recepción de una Denuncia que a su consideración puede afectar una colectividad o pueda generar un riesgo irreparable, el Secretario (a) Ejecutivo (a) convocará a una sesión extraordinaria del Comité de Ética y de Prevención de Conflictos de Interés para su análisis. Denuncia por incumplimiento Se registrará en una bitácora para conocimiento del Comité, la cual será administrada y actualizada periódicamente por el Secretario (a) Ejecutivo (a), incluyendo en ésta los siguientes datos: No. de folio. Datos de la o el inconforme (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.). Nombre(s) de la/las o el/los servidor/es públicos señalados/as Área de adscripción de inconforme(s) y señalado(s)/a(s). 29

32 Valores y/o reglas de integridad presuntamente vulnerados/as. Seguimiento interno Fecha de recepción Fecha de Resolución Resolución Fecha de notificación de la Resolución. 30

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