HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO. Falta de Implementación de Manuales de Funciones y Atribuciones (Hallazgo de Control Interno No.1)

Transcripción

1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de Implementación de Manuales de Funciones y Atribuciones (Hallazgo de Control Interno No.1) En la evaluación efectuada se determinó que no están implementando en la actualidad el Manual de Funciones y Atribuciones, existente. El Acuerdo Interno No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 1.10, indica: "los jefes, directores y demás ejecutivos de cada entidad, son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo." El personal tiene desconocimiento que existe un Manual de Funciones y Atribuciones y existe falta de interés por parte de las autoridades superiores para su implementación. Falta de una adecuada segregación y asignación de funciones para cada puesto de trabajo afecta el entendimiento y aplicación de las instrucciones, procesos y operaciones que realiza la municipalidad. Que las autoridades superiores de la Municipalidad, apliquen y divulguen el Manual de Funciones y Atribuciones, para cumplir con la normativa establecida. De conformidad con el oficio S/N de fecha 09 de octubre de 2007, se originó la siguiente respuesta: "El manual de funciones y atribuciones que se tiene actualmente fue implementado en el año 2005, el cual se tiene en proceso de hacer modificaciones para adecuarlo al sistema contable SIAFMUNI Y MAFIN II.-" El comentario de la Administración no desvanece el hallazgo en virtud, que existe una inadecuada segregación de funciones de la Unidad de Administración Financiera Integrada Municipal -AFIM-. Sanción económica de conformidad al Decreto número No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 3, para el Alcalde Municipal por la cantidad de Q6,

2 2 Inadecuada Segregación de Funciones en la unidad de Administración Financiera Integrada Municipal -AFIM- (Hallazgo de Control Interno No.2) Se comprobó la inadecuada segregación de funciones específicas entre el personal que realiza las actividades financieras, asimismo, el encargado de presupuesto realiza diferentes funciones que no corresponden a la naturaleza de su puesto. El Acuerdo Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas Numeral 1.5,señala: "es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus servidores. Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre los procesos de autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores y bienes y el control de las operaciones. La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operación." El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- establece en el Módulo de la Administración Financiera Integrada Municipal -AFIM-, la estructura organizativa para el fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y financieros en coordinación del aprovechamiento racional de los recursos y obtener resultados e información confiable y oportuna. Esta deficiencia se debe a la inobservancia a las Normas de Control Interno y al Manual de Administración Financiera Integrada Municipal. La inadecuada segregación de funciones puede provocar que las actividades que demanda cada unidad administrativa se lleven a cabo en forma ineficiente, en virtud que una misma persona estaría a cargo de las mismas. Asimismo, se pierde el sentido de los niveles de mando dentro de la organización y por consiguiente el cumplimiento de sus fines. Se debe dar cumplimiento al Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, especialmente el Modulo de la -AFIM-, en cuanto a la estructura organizativa. De conformidad con el oficio S/N de fecha 09 de octubre de 2007, se dio la siguiente respuesta: "Debido a la falta de Recursos Económicos y Humanos se han delegado funciones al Encargado de Presupuesto, por atender múltiples actividades que pertenecen al programa de funcionamiento no se tiene el personal suficiente para atender las atribuciones de cada puesto." El comentario de la Administración no desvanece el contenido del presente hallazgo. Se solicitó sanción económica de conformidad al artículo 39, numeral 14, de Decreto número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Alcalde Municipal a razón de Q8,

3 3 Falta de resguardo de la documentación (Hallazgo de Control Interno No.3) Se comprobó que los documentos de respaldo de las operaciones financieras, no tienen un lugar de resguardo adecuado, de fácil acceso y consulta, no siguen un orden lógico y se encuentran mojados y en estado de descomposición. El Acuerdo Interno No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, numeral 1.11, indica: "es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información." Desorganización administrativa, ya que no se cuenta con un lugar adecuado y seguro para archivo de la documentación. Existe alto riesgo de extravío, deterioro y pérdida de información. El Alcalde Municipal deberá girar instrucciones por escrito a la Administración Financiera, para la adecuada conservación de la documentación de respaldo y adoptarse medidas para su mantenimiento por el tiempo establecido en la ley. De conformidad con el oficio S/N de fecha 09 de octubre de 2007, se dio la siguiente respuesta: "Falta de espacio físico en el Edificio Municipal no se tiene un archivo adecuado. No esta por demás indicarles que la documentación de los meses de abril y mayo 2005, se mojo accidentalmente, se procedió a secarlos con secadora eléctrica y se protegió toda la documentación con cajas plásticas y se coloco en estanterías para su mejor resguardo." Esta Comisión de Auditoría considera que los documentos que acompañan los comentarios de la administración no desvanecen los cargos, toda vez que los mismos no fueron entregados en el tiempo requerido En virtud del comentario de la Administración el hallazgo prevalece. Se solicitó sanción económica de conformidad al artículo 39, numeral 22, Decreto número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Alcalde y Tesorero Municipal a razón de Q8,000.00, para cada uno.

4 4 Falta de formularios autorizados de ingresos a almacén (Hallazgo de Control Interno No.4) En la evaluación efectuada se determinó que no existe evidencia del uso de formas oficiales para el ingreso a almacén por lo que no se lleva un efectivo control y resguardo de los bienes y suministros que se adquieren para ejecución de obras. El Acuerdo de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 2.7 establece: "...todo diseño de formularios debe ser autorizado previamente por los respectivos entes rectores de los sistemas. Los procedimientos de control y uso de los formularios autorizados para sustentar toda operación financiera o administrativa deben contener, cuando sea aplicable, la referencia al número de copias, al destino de cada una de ellas y las firmas de autorización necesarias." En el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIN-, subinciso delestablece: "llenar el respectivo formulario al recibir de los proveedores los bienes, materiales o suministros, tomando como base la información de la factura y la orden de compra, firmará, sellará y obtendrá la firma de quien hace la entrega de los artículos." No se han observado las Normas y Procedimientos básicos que establece el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- y Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Falta de confiabilidad en el uso y destino de los bienes y suministros. El Alcalde Municipal deberá instruir en forma escrita al Tesorero Municipal de manera que se aplique en el área de Almacén los procedimientos, normativa y formatos establecidos en el Manual de Administración Financiera Municipal -MAFIM- con la finalidad de fortalecer el control interno. De conformidad con el oficio S/N de fecha 09 de octubre de 2007, se originó la siguiente respuesta: "El guardalmacén lleva el control de formularios. Lleva tarjetas Kardex autorizadas por la contraloría general de cuentas. (se adjuntan copias como muestras). En algunos casos el material de construcción es ingresado directamente al proyecto por no tener lugar para descargar e implica más gastos." Esta comisión es de la opinión que el comentario de la Administración no desvanece el hallazgo. Se solicitó sanción económica de conformidad al artículo 39, numeral 18, Decreto número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Alcalde y Tesorero Municipal a razón de Q2,000.00, para cada uno.

5 5 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Falta de acceso y disposición de información (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Con fecha 24 de julio de 2007, mediante oficio No. MFG , se solicitó información y documentación, reiterando el mismo mediante oficio CGC-OF de fecha 09 de agosto de 2007, recibiendo respuesta en oficio S/N con fecha 13 de agosto de 2007, en donde las autoridades de la Municipalidad de Fraijanes, reconocen que se encuentran desorganizados y que la información solicitada, será proporcionada el día 15 de agosto de 2007, iniciando la entrega el día 16 de agosto de 2007, quedando pendiente de ser entregada la siguiente información: Expedientes completos de las obras ejecutadas durante los períodos objeto de revisión; Listado de proyectos ejecutados por administración y por contrato, por fuente de financiamiento, la fase en la que se encuentran y el monto pagado durante de cada período; Listado de proyectos ejecutados en forma tripartita (Consejo de Desarrollo, Aporte de Vecinos y Municipalidad); Informe sobre obtención de préstamos a través de entidades bancarias y los estados de cuenta; Listado de cuentas por pagar a proveedores, monto e identificación de bienes adquiridos, con la respectiva documentación de soporte; Informar si se firmó convenio de pago con el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, por cuotas laboral y patronal en atraso; Informar si se firmó convenio de pago con el Plan de Prestaciones del Empleado Municipal, por cuota laboral no trasladada en su oportunidad; Libro de registro de fuentes de financiamientos del ejercicio fiscal 2004; Ingresos al almacén; Reporte generado por el SIAFITO y SIAF-MUNI del Libro de Fuentes de Financiamiento, detallada y mensual; Reporte generado por el SIAFITO y SIAF-MUNI de la ejecución presupuestaria por red programática; Reporte generado por el SIAFITO y SIAF-MUNI de ejecución analítica por grupo y renglón presupuestario; Reporte generado por el SIAFITO y SIAF-MUNI de modificaciones presupuestarias; Bitácoras de obra, autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Decreto No del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 7 indica: "para el fiel cumplimiento de su función, la Contraloría General de Cuentas, a través de sus auditores, tendrá acceso directo a cualquier fuente de información de las entidades, organismos, instituciones, municipalidades y personas sujetas a fiscalización a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley. Los Auditores de la Contraloría General de Cuentas, debidamente designados por su autoridad superior, estarán investidos de autoridad. Todos los funcionarios y empleados públicos y toda persona natural o jurídica, y los representantes legales de las empresas o entidades privadas o no gubernamentales a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley, quedan sujetas a colaborar con la Contraloría General de Cuentas, y están obligados a proporcionar a requerimiento de ésta, toda clase de datos e informaciones necesarias para la aplicación de esta Ley, de manera inmediata o en el plazo que se les fije." Desorganización en la administración financiera municipal. Limitación en el alcance de la fiscalización por no tener acceso y disposición inmediata de la documentación e información. Que el Alcalde Municipal ordene al Tesorero y al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, para que de inmediato se organice y archive la información contable y financiera para un mejor control administrativo, sobre los documentos; con el propósito que la entidad fiscalizadora tenga acceso y disposición inmediata de la información. De conformidad con el oficio S/N de fecha 09 de octubre de 2007, se dio la siguiente respuesta:

6 6 "1.- Conforme en lo solicitado en oficio No. MFG se dio información de acuerdo a lo solicitado por los señores Auditores, en forma personal. 2.- No esta por demás informarles que de por medio del oficio S/N de fecha 13 de agosto del 2007 reconocimos que se encuentra en desorden algún información requerida por los señores auditores, esto se debe a la falta de espacio físico, y por lo que se dificulta la correlatividad de la información. Se tiene los planos para la construcción de un nuevo edificio municipal el cual suplirá estas deficiencias Adjunto al presente oficio se da la documentación de soporte. a) De lo solicitado de los expedientes de las obras ejecutadas se encuentran en poder de las oficinas de Tesorería Municipal, los cuales ya fueron revisados por los señores auditores.- b) Se adjuntan listado de obras por contrato y administración listado de obras en forma tripartita.- c) Se presento libro de préstamos y estados de cuenta (INFOM). d) Listado de cuentas por pagar a proveedores no se efectuó en virtud que no poseemos autorización de créditos por los mismos.- e) Se adjunta monto e identificación a montos adquiridos.- f) No se firmo convenio con el instituto de Guatemalteco de Seguridad Social ya que esta institución nunca lo a requerido y estamos al día en cuota laboral y patronal según el periodo auditado.- g) No se firmo ningún convenio con las oficinas del plan de prestaciones del empleado municipal ya que siempre hemos estado al día en nuestros pagos.- h) Libreo de registro de ingresos al almacén no se lleva debido a que estos registros se llevan por medio de tarjetas Kardex autorizadas por la contraloría general de Cuentas para el efecto se adjuntan copias como muestras.- i) Se lleva libros de registros de fuentes de financiamiento por la contraloría General de Cuentas. Estas están en oficinas de Tesorería Municipal. (Se adjuntan copias para mayor ilustración).- j) Reporte generado por el SIAFITO del libro de fuentes de financiamiento se esta enviando copia general, además de haber enviado bases de datos de Bitácoras.- k) En esta municipalidad se llevan bitácoras internas, adjuntado copias ejemplares de bitácoras solicitadas. En futuras obras se contaran con bitácoras autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Instruyendo a futuros ingenieros supervisores acatar esta norma.-" Esta Comisión de Auditoría considera que los documentos que acompañan los comentarios de la administración no desvanecen los cargos, toda vez que los mismos no fueron entregados en el tiempo requerido En virtud del comentario de la Administración el hallazgo prevalece. Sanción económica de conformidad al Decreto número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde, Tesorero y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.

7 7 Incorrecta aplicación de renglón presupuestario (Hallazgo de Cumplimiento No.2) El encargado de presupuesto de la Municipalidad de Fraijanes, no utilizó los renglones adecuados de acuerdo a la naturaleza de los gastos, realizándose egresos de obras por administración que corresponden a los grupos 0, 1, 2 y 3; de los cuales únicamente fue afectado el renglón 331 "Construcciones de Bienes Nacionales de Uso Común", del grupo 3 "Obras por Contrato", aplicando incorrectamente el Manual de Clasificaciones Presupuestarias y Manual de Administración Financiera Municipal -MAFIM-. El Decreto numero del Congreso de la Republica, "Ley Orgánica del Presupuesto", artículo 13 establece: "que los grupos de gastos contenidos en los presupuestos de egresos del Estado, expresan la especie o naturaleza de los bienes y servicios que se adquieren. Además, para realizar la correcta afectación del renglón al cual corresponde el gasto, lo indica el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el sector público de Guatemala, inciso IV Clasificación por Tipo de Gasto, específicamente "Descripción de las Cuentas". Asimismo, en el artículo 46, establece: "sin perjuicio de la autonomía que la Constitución Política de la República otorga a las municipalidades y en virtud a que éstas actúan por delegación del Estado, su presupuesto anual de ingresos y egresos deberá adecuarse a la metodología presupuestaria que adopte el sector público. Para el efecto, el Ministerios de Finanzas Públicas proporcionará la asistencia técnica correspondiente." De acuerdo al Manual de Administración Financiera Municipal -MAFIN-, en el Modulo Presupuestario en su subinciso instituye: "los gastos pueden clasificarse desde el punto de vista de su objeto: en bienes y servicios, transferencias y variaciones de activos y pasivos que el sector público aplica en el desarrollo de su proceso productivo; de su naturaleza económica: ordena las transacciones que realiza el sector público con el propósito de evaluar el impacto y repercusiones que generan las acciones fiscales y clasifica el gasto corriente, de capital y aplicaciones financieras, y de la naturaleza de los bienes y servicios; de su finalidad y función: ordena el gasto según la naturaleza de los bienes y servicios que producen y prestan las instituciones públicas a la sociedad." Inobservancia a la normativa presupuestaria vigente. La ejecución presupuestaria no refleja con exactitud los gastos ejecutados. El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Encargado de Presupuesto a efecto que la ejecución presupuestaria permita identificar con claridad y transparencia los bienes y servicios que se adquieren, de acuerdo al renglón presupuestario que corresponda. De conformidad con el oficio S/N de fecha 09 de octubre de 2007, se dio la siguiente respuesta: "Esta condición se debió a que el encargado de presupuesto no contó con el detalle de gastos, solamente con el valor global de la obra. Se tendrá cuidado de aplicar la naturaleza de gastos con los grupos correspondientes.-" Esta Comisión de Auditoría considera que los comentarios de la administración no desvanecen el hallazgo

8 8 formulado. Sanción económica de conformidad al Decreto número No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 9, para el Encargado de Presupuesto de la Municipalidad por la cantidad de Q10,

9 9 Falta de Estudios de Impacto Ambiental (Hallazgo de Cumplimiento No.3) En las obras ejecutadas en los ejercicios fiscales 2004, 2005 y 2006, no se cumplió con la realización de los estudios de impacto ambiental de las siguientes obras: Centro Educativo Primaria y Básicos El Cerrito, Aldea El Cerrito, Perforación de pozo mecánico Aldea El Cerrito, Escuela El Ensueño, Complejo Marco Tulio Meda y Planta de tratamiento El Cerrito. Decreto Ley de Protección y Mejoramiento del Medio Ambiente, artículo 8 inciso a establece: para todo proyecto, obra, industria o cualquier otra actividad que por sus características puede producir deterioro a los recursos naturales renovables o no, al ambiente. Incumplimiento a la legislación vigente. Posible deterioro al medio ambiente, al no efectuar los estudios de impacto ambiental en cada proyecto ejecutado. El Alcalde Municipal debe girar instrucciones por escrito a la Oficina Municipal de Planificación de manera que para futuros proyectos se realicen todos los estudios correspondientes, especialmente el de impacto ambiental, para protección del ambiente natural y recursos no renovables. De conformidad con el oficio S/N de fecha 09 de octubre de 2007, se dio la siguiente respuesta: "La construcción de Escuela El Ensueño en Complejo Marco Tulio Meda Mendoza se inicio en Periodo y Centro Educativo Primaria Y Básicos El Cerrito - Aldea El Cerrito, Planta de Tratamiento de Aldea El Cerrito y Perforación de Pozo Mecánico de Aldea El Cerrito no se realizaron estudios de Impacto Ambiental.-" Este hallazgo se confirma en virtud que la Administración acepta la ausencia de estudios de Impacto Ambiental. Se solicitó sanción económica de conformidad al artículo 39, numeral 18, de Decreto número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, para el Alcalde Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación a razón de Q2,000.00, para cada uno.

10 10 Falta de bitácoras autorizadas por la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.4) En los siguientes proyectos: Centro Educativo Primaria y Básicos El Cerrito, Aldea El Cerrito, Perforación de pozo mecánico Aldea El Cerrito, Escuela El Ensueño, Complejo Marco Tulio Meda, Planta de tratamiento El Cerrito, no fueron utilizadas las bitácoras autorizadas por la Dirección de Infraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas. Acuerdo Gubernativo número de fecha 19 de mayo del 2003, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas Artículo 38, inciso a) establece "Autorizar bitácoras para obras públicas previo a su ejecución y efectuar su fiscalización". Solicitando las sanciones por incumplimiento de las disposiciones legales. Inobservancia a lo establecido en las disposiciones legales. Riesgo de manipulación de la información del avance físico y financiero en la ejecución de la obra. Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Supervisor Técnico de Obras, para que verifique que las bitácoras de los proyectos estén autorizadas por la Dirección de Infraestructura Pública de la Contraloría General de Cuentas. De conformidad con el oficio S/N de fecha 09 de octubre de 2007, se dio la siguiente respuesta: "Únicamente se han llevado bitácoras de Control Interno Municipal, se adjuntan copias de muestras. No se tienen autorizadas por la Contraloría General de Cuentas. Se implementara esta norma en los futuros proyectos.-" No se desvanece el hallazgo en virtud de que los comentarios de la administración, aceptan dicha condición. Sanción Económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18 para el Alcalde y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación a razón de Q10, para cada uno.