MANUAL DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA ESTÁNDAR (ASPM) CFO TÍTULO: POLÍTICA DE ASISTENCIA FINANCIERA. Departamento: DIRECTOR FINANCIERO

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1 MANUAL DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA ESTÁNDAR (ASPM) POLÍTICA 6 TÍTULO: POLÍTICA DE ASISTENCIA FINANCIERA Fecha de creación: Mayo de 2011 Fecha de la última revisión: Julio de 2013 Fecha de la última modificación: Agosto de 2016 En vigencia a partir del: 1 de julio de 2016 Departamento: DIRECTOR FINANCIERO OBJETIVO: ALCANCE: POLÍTICA: Definir los criterios de elegibilidad y el proceso de solicitud de asistencia financiera para pacientes no asegurados o subasegurados que reciben atención necesaria por razones médicas, no electiva en Howard University Hospital ( HUH ). La Política de Asistencia Financiera ( FAP, por sus siglas en inglés) incluye los procesos de brindar a los pacientes la información sobre el Programa de Asistencia Financiera de HUH y describe los lineamientos básicos para determinar la cantidad de asistencia financiera proporcionada a pacientes elegibles. Esta política se aplica a todos los pacientes no asegurados y subasegurados que reciban tratamiento necesario por razones médicas no electivo en HUH. Se orientará e informará a los empleados del HUH que están en contacto regular con los pacientes sobre los programas de asistencia financiera disponibles para los pacientes elegibles. El HUH tiene el compromiso de brindar, dentro de los límites de sus recursos, asistencia financiera para el tratamiento necesario por razones médicas no electivo a pacientes no asegurados o subasegurados que no tienen los medios para pagar por dichos servicios. HUH brindará anualmente no menos de un 3 % de su total de gastos operativos menos los pagos recibidos de Medicaid y Medicare al programa de asistencia financiera medidos con el cálculo de costos de atención no compensada de la Agencia de Desarrollo y Planificación Estatal de la Salud. La base de la asistencia financiera se determinará de acuerdo a la presentación por parte del paciente de la solicitud del Programa de Asistencia Financiera de HUH (Adjunto I) y la documentación de apoyo, que incluye entre otros, el tamaño de la familia e ingresos familiares anuales del solicitante. Luego de la aprobación de HUH de dicha solicitud, se ofrecerá asistencia financiera que consiste en atención gratuita y/o con descuento a pacientes elegibles de acuerdo a esta FAP. Sujeto a la política de no discriminación, HUH mantiene la autoridad de establecer criterios y exigir documentación de apoyo suficiente para evaluar la elegibilidad del solicitante para acceder a asistencia financiera y asegurarse de que la política se administre de manera consistente. Criterios de elegibilidad para el Programa de Asistencia Financiera de HUH: La elegibilidad para el Programa de Asistencia Financiera de HUH se determina de acuerdo a la capacidad del paciente de pagar por servicios necesarios por razones médicas no electivos después de que se hayan utilizado todos los recursos financieros posibles. El Programa no cubre deducibles y copagos de rutina para pacientes que tienen cobertura médica (a menos que se pueda documentar algún tipo de dificultad) y excluye servicios que no son considerados necesarios por razones médicas, por ej., cirugías cosméticas o servicios de fertilidad. Los siguientes pacientes son elegibles para solicitar acceder al Programa de Asistencia Financiera de HUH: 1. Todos los pacientes no asegurados que se presenten en HUH para recibir tratamiento necesario por razones médicas no electivo serán considerados como

2 ASPM Página 2 de 5 candidatos. 2. Todos los pacientes subasegurados que se presenten en HUH para recibir tratamiento necesario por razones médicas no electivo que no puedan cumplir con su obligación financiera bajo su plan de salud para atención necesaria por razones médicas no electiva. Asistencia financiera disponible Además del Programa de Asistencia Financiera de HUH, todos los pacientes que se presenten ante el Departamento de Emergencia de HUH, incluyendo aquellos con afecciones que requieran de hospitalización, serán informados de los programas de asistencia financiera estatal y/o federal que correspondan. Nuestro proveedor de elegibilidad del distrito/federal, DECO Recovery Management Services, LLC ( DECO ), está ubicado en nuestras instalaciones y es responsable de ayudar a los pacientes en la presentación de solicitudes a varios programas de asistencia financiera estatal y federal. Estas solicitudes luego se envían a la agencia adecuada y el proveedor supervisa su estado. Los pacientes pueden obtener más información sobre estos programas en la Admisión principal, donde los empleados de HUH dirigirán a los pacientes al próximo asociado disponible que les podrá dar información. Admisión principal está ubicada a la derecha cuando se ingresa por la entrada principal de HUH. Los pacientes con saldos que excedan los cien dólares ($100) pueden solicitar acuerdos de pagos mensuales. Los pacientes deben pagar no menos del cinco por ciento (5 %) del saldo total (saldo de todas las cuentas pendientes combinadas) o veinticinco dólares ($25), cualquiera que sea mayor. En circunstancias en las que el paciente no pueda realizar el pago mensual del cinco por ciento (5 %) y lo haya comunicado a HUH, el director de Cuentas del Paciente tendrá la autoridad de reducir el pago mensual del paciente a no menos del tres por ciento (3 %) del saldo toda de la(s) cuenta(s). En ninguna circunstancia puede un pago mensual ser menor al tres por ciento (3 %) del saldo total a menos que sea aprobado por director financiero o su subdirector. No se cobrarán intereses al paciente, siempre y cuando el paciente cumpla con los requisitos del pago mínimo mensual. Si los pagos mensuales no se hacen de acuerdo con esta política, se tomarán medidas consistentes con la Política de administración de cuentas con deudas incobrables y cobros de HUH. La Política de administración de cuentas con deudas incobrables y cobros de HUH establece una parte relevante que ni HUH ni un agente de cobranzas tercero impondrá acciones de cobro extraordinarias como acciones legales o informes crediticios adversos contra algún paciente sin primero realizar el esfuerzo razonable para determinar si el paciente cumple con los requisitos para asistencia financiera de acuerdo a la Política de Asistencia Financiera de HUH. Estos esfuerzos razonables incluyen: Asegurar que no se impongan acciones de cobro extraordinarias durante al menos 120 días desde la fecha del primer estado de cuenta de facturación, y Enviar un aviso por escrito de 30 días que incluya información sobre la Política de Asistencia Financiera de HUH y cualquier acción de cobro extraordinaria que se pretenda imponer en el caso de no pagar. Si se determina que un paciente es elegible para asistencia financiera luego de que se reciba el pago o después de que se hayan impuesto una acción de cobro extraordinaria, la cuenta se ajustará y se revertirán las acciones de cobro. Lista de proveedores que participan en el Programa de Asistencia Financiera de HUH Se incluye una lista de proveedores que participan del Programa de Asistencia Financiera de

3 ASPM Página 3 de 5 HUH en el Anexo I. El Departamento de Servicios Financieros del Paciente de HUH actualiza la lista trimestralmente. Cómo presentar la solicitud del Programa de Asistencia Financiera de HUH Los solicitantes deben completar la solicitud del Programa de Asistencia Financiera de HUH, a la que se puede acceder a través del sitio web de HUH usando este enlace: Además, adjuntamos una copia impresa de esta solicitud al presente documento como Adjunto I. Asimismo, el solicitante deberá presentar documentos de apoyo incluyendo, entre otros, lo siguiente: Prueba de dirección actual, número de teléfono, número de seguro social*; Declaración de impuestos federales/estatales más reciente presentada que muestre ingresos o el recibo de sueldo más reciente si le pagan quincenalmente y dos recibos de sueldo si le pagan semanalmente; Recibos, estados de cuenta y otros documentos que demuestren los gastos de vida mensual documentados en la solicitud; y Carta de confirmación de la persona responsable de pagar el alquiler, la hipoteca y los servicios públicos de los solicitantes con los que residen, pero no contribuyen a esos gastos. Los solicitantes que no desean presentar su número de seguro social deben presentar (1) una identificación actual emitida por un gobierno estatal o federal o (2) una factura de servicios públicos actual a su nombre. Para obtener más información, los pacientes pueden llamar al , y hablar con un representante de servicios financieros o pueden visitar las oficinas de Servicios Financieros para el Paciente en 2041 Georgia Ave. NW (ubicadas en el edificio principal del Hospital, segundo piso, sala 2062). Las comunicaciones por correo electrónico deben enviarse a: huh_pfs@huhealthcare.com Los pagos pueden enviarse por correo postal a: Howard University Hospital PO Box Boston, MA La correspondencia puede enviarse por correo postal a: Howard University Hospital Patient Financial Services 2041 Georgia Avenue, NW, Second Floor Room 2062 Washington, DC El horario de atención de la oficina de Servicios Financieros para el Paciente de HUH es de lunes a viernes de 9 a. m. a 3 p. m. Limitaciones sobre los cargos HUH deberá limitar los montos cobrados por atención de emergencia u otra atención necesaria por razones médicas prestada a personas para asistencia bajo esta política a un monto no mayor a los montos generalmente facturados a personas que tienen un seguro que cubre dicha atención. Los saldos de los solicitantes elegibles para reducción de asistencia financiera quedarán sujetos a la escala móvil de los Lineamientos Federales de Pobreza. Este monto no será mayor

4 ASPM Página 4 de 5 al pago de Medicare en todo el hospital para pacientes ambulatorios o internos del año fiscal anterior para cobrar prorrateo. No discriminación El otorgamiento de asistencia financiera se basa en una determinación individual de necesidad financiera y no tendrá en cuenta la edad, género, raza, país de procedencia, estado social o de inmigrante, orientación sexual o afiliación religiosa. HUH también ofrece, sin discriminación, atención para afecciones médicas de emergencia a personas independientemente de si son elegibles para asistencia financiera. PROCEDIMIENTO: El personal de Cuentas del Paciente y Acceso del Paciente de HUH es responsable de determinar la elegibilidad de un paciente para brindar atención necesaria por razones médicas gratuita o con descuento de acuerdo a esta política. Cómo el HUH dará una amplia publicidad de esta política 1. Los pacientes que se presenten para inscribirse que informen que no tienen seguro de salud recibirán información sobre los programas de asistencia financiera disponibles, incluyendo, entre otros, lo siguiente. Folleto del Programa de Asistencia Financiera de HUH con la declaración de la política Adjunto II. Tarjeta de información del Programa de Asistencia Financiera de HUH Adjunto III. Señalización en cubículos de inscripción, salas de espera de Atención de Emergencias y salas de examen - Adjunto IV. Enlaces del sitio web de HUH a esta FAP en su totalidad, la solicitud para asistencia financiera, y un resumen en lenguaje sencillo de la FAP. La FAP, la solicitud del Programa de Asistencia Financiera de HUH, y un Resumen en lenguaje sencillo de la FAP se traducirán para poblaciones significativas (el grupo más pequeño de 1,000 personas o 5 por ciento de la comunidad atendida por HUH) que tienen competencia limitada en el idioma inglés. 2. Los materiales mencionados anteriormente brindarán información, en su totalidad o en parte, sobre lo siguiente: Programa de Asistencia Médica DC, Programa de Alianza DC, y Programa de Asistencia Financiera de HUH. La ubicación de las oficinas de DECO en nuestras instalaciones y la información de contacto. El enlace a la versión electrónica de la solicitud del Programa de Asistencia Financiera de HUH en el sitio web del HUH ( Instrucciones sobre cómo presentar una solicitud con los documentos de apoyo de manera electrónica, además de dónde entregar correspondencia o dejar una copia impresa de la solicitud. 3. DECO realizará seguimiento a todos los pacientes que pagan por cuenta propia que se han presentado ante HUH para recibir servicios necesarios por razones médicas

5 ASPM Página 5 de 5 dentro de las 72 horas de haberse registrado. 4. Al completar la entrevista de Asistencia Financiera, DECO presentará las solicitudes de ayuda estatal y federal llenadas según corresponda. En caso de que un paciente no asegurado se encuentre de manera inmediata inelegible para recibir ayuda federal y/o estatal, DECO escaneará la solicitud llenada del Programa de Asistencia Financiera de HUH con todos los documentos de apoyo en el sistema de Administración de Datos Corporativos. 5. El equipo de Asistencia Financiera revisará cada solicitud de Asistencia Financiera de HUH escaneada en el sistema de Administración de Datos Corporativos e iniciará el procesamiento de aquellos en donde se hayan agotado todas las vías de otra asistencia financiera. Cálculo de montos cobrados a pacientes elegibles para asistencia financiera HUH obtendrá información sobre los ingresos familiares del paciente, incluyendo, entre otros, salarios y sueldos, pagos de prestaciones sociales, pagos del seguro social, beneficios por huelga, beneficios por desempleo, pensión alimenticia del menor, manutención conyugal, bonificaciones e intereses. El total de ingresos familiares se comparará con los Lineamientos Federales de Pobreza correspondientes para determinar la elegibilidad del paciente para asistencia financiera. Los pacientes no asegurados o subasegurados con un tamaño familiar de uno o dos cuyos ingresos familiares (determinados de acuerdo con la solicitud y documentación de apoyo) sean 100 % o menos de los Lineamientos Federales de Pobreza serían elegibles para un ajuste de asistencia financiera del 100 %. Los pacientes no asegurados o subasegurados con un tamaño familiar de tres o más cuyos ingresos familiares (determinados de acuerdo con la solicitud y documentación de apoyo) sean 150 % o menos de los Lineamientos Federales de Pobreza serían elegibles para un ajuste de asistencia financiera del 100 %. GESTIÓN: DEFINICIONES: Esta política ha sido aprobada por los organismos autorizados de HUH a los que se aplica. FAP hace referencia a esta Política de Asistencia Financiera. Atención necesaria por razones médicas significa servicios médicos que son necesarios para la vida o la salud. Un tratamiento médico con fines de conveniencia o cosméticos y los procedimientos quirúrgicos electivos no se consideran necesarios por razones médicas y no serán considerado bajo este programa. No asegurado significa que el paciente no tiene nivel de seguro o asistencia de terceros que lo ayude a cumplir con sus obligaciones de pago. Subasegurado significa que el paciente tiene algún nivel de seguro o asistencia de terceros pero que aún tiene gastos médicos personales que exceden su capacidad de pago. Pago por cuenta propia hace referencia a cuentas para pacientes sin seguro, pacientes con un saldo luego del pago del seguro o negaciones del seguro donde el paciente es responsable del saldo. ADJUNTO(S): I. Solicitud del Programa de Asistencia Financiera e Información General II. Declaración de la política del Programa de Asistencia Financiera de HUH III. Resumen de la FAP y tarjeta de preguntas frecuentes IV. Señalización ED del Departamento de Emergencia del Programa de Asistencia Financiera y folleto informativo