FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Transcripción

1 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Introducción La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico. Una factura electrónica se construye en 2 fases: 1. Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos. 2. Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza: que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad). El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CDs, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país. Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. La factura electrónica permite que instituciones, empresas y profesionales dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por la versión electrónica del documento tributario. Tiene exactamente la misma validez y funcionalidad tributaria

2 que la factura tradicional en papel. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica. 1.- En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) y conserva Copia o Matriz. No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados. 2.- El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático, en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica. Tipos de facturación electrónica La variante más sencilla, el emisor de la factura puede firmar un correo electrónico y enviarlo con los datos de la factura, para lo que sólo es necesario una clave con su certificado electrónico reconocido, expedido por un prestador de servicios de certificación que cumpla lo establecido por la Directiva de Firma Electrónica (Ley 59/2003 reconocimiento legal de cualquier firma electrónica simple o avanzada). Llamada también efactura. El MiTC publica el formato facturae y se oficializa por la Orden PRE/2971/2007, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquella y sobre la presentación. Este formato será de obligado cumplimiento en España para facturas remitidas a las administraciones públicas. La expedición de facturas por medios electrónicos para el resto de empresas y profesionales mediante un PDF firmado.

3 La factura electrónica en Adviser Adviser ofrece las tres variantes de facturación electrónica: 1.- La efactura, la variante más sencilla: Para enviar correos por programa de correo electrónico, necesariamente tiene que ser Outlook Express, y no se tendrá que configurar nada, salvo instalar en dicho software el certificado digital. Si no tenemos como correo electrónico predeterminado, Outlook Express, Adviser ofrece la posibilidad de ser él, el encargado de enviar el correo, por lo que los pasos a seguir para configurar esta opción son: Desde el menú principal de Adviser > Configuración > Configuración Se abrirá una ventana que tendremos que rellenar: Datos de la configuración de correo para el caso del Outlook Express Y para finalizar la configuración marcaremos la opción de Activar envío de mensajes con firma digital y también marcaremos la opción de Desactivar envío por Mapi. De esta manera enviaremos un mail firmado digitalmente.

4 2 y 3.- La facturae y PDF firmado: Primero debemos seleccionar el Certificado Digital, esta opción se encuentra en el menú Utilidades, Certificado digital. Cuando seleccionemos esta opción aparecerá la siguiente pantalla: - Para el caso facturae (envío de la factura electrónica a Administraciones Públicas), Adviser genera un documento XML en el formato Facturae 3.1. Para la firma de dicho documento, se definen dos formatos: o Formato de firma electrónica avanzada básica (AdvSignature Básico), que contiene los elementos mínimos y necesarios para que la firma se considere firma electrónica avanzada acorde con la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Este perfil se corresponde con una firma XADES-EPES, el formato de firma electrónico avanzado básico no incluye ninguna información de validación más allá del certificado firmante. Será menester del encargado de la validación de la firma, definir los procesos de validación y archivado Por lo que en la pantalla de selección de firma digital deberemos rellenar los datos de, el tipo de firma y seleccionar una firma digital. En

5 la selección de firma veremos los certificados que estén instalados previamente en el equipo. o Formato de firma electrónica avanzada con información de validación (AdvSignature Avanzado), que incorpora, al formato básico información necesaria para la validación, con objeto de proporcionar evidencias suficientes que garanticen la validez de la firma de la factura ante terceros. Este perfil se corresponde con una firma XADES-XL Una tarea imprescindible para validar una firma electrónica es conocer el estado del certificado firmante. Obviamente, si el certificado está revocado la firma no puede admitirse como válida. La presente política admite dos métodos de obtención de información de revocación: consultas online OCSP y consultas a listas de certificados revocados o CRLs. Adviser ofrece las consultas online OCSP. Los sellos de tiempo se utilizan para tener constancia, por medio de una autoridad de sellado de tiempo, de que ciertos datos han existido y no han sido modificados a partir del instante en el que se realiza el sello. Por lo que en la pantalla de selección de firma digital deberemos rellenar los datos del servidor OCSP, servidor TSA, el tipo de firma y seleccionar una firma digital. En la selección de firma veremos los certificados que estén instalados previamente en el equipo. Los siguientes perfiles también se tienen en cuenta: XAdES-BES, que cumple los requisitos legales de la Directiva. XAdES-T, sellado. XAdES-C, completo. XAdES-X, extendido. - Para el caso del PDF firmado, es necesario simplemente seleccionar una firma digital. En la selección de firma veremos los certificados que estén instalados previamente en el equipo. Una vez configurada la selección de firma digital pulsaremos el botón

6 Emisión y envío de la factura electrónica en Adviser para los casos Facturae y PDF firmado. Requisitos 1. Para un correcto envío de la factura electrónica en las modalidades de Facturae y PDF es necesario comprobar la siguiente información marcada en rojo debe ser correcta: - En la pantalla de clientes

7 - En la pantalla de datos de empresa: El asunto que se verá en el envío del correo electrónico. 2. Descargar el programa AdvSignature de la página Web. 3. Crear la carpeta C:\ADVFACTURAE

8 Emisión Una vez seleccionada la factura o facturas que queremos enviar debemos pinchar en la opción de Factura Electrónica. En ese momento ya nos permitirá elegir el tipo de factura electrónica. documentos XML sin firmar (consultar a ADV). Este proceso genera el documento electrónico y le aplica la política de firma seleccionada. En Adviser existe la posibilidad, previa configuración, de generar el formato Facturae y no aplicarle la firma electrónica, cuando sea un tercero el que genere la firma electrónica. También existe la opción de que se creen los Una vez que seleccionemos la modalidad de factura electrónica y pulsemos F5, emitiremos la factura y esta será enviada automáticamente. Si tuviésemos que emitir una factura rectificativa en XML, una vez seleccionado el formato facturae, se nos habilitará en la pantalla de emisión de factura una casilla que tendremos que marcar en la que dice rectificativa. Una vez marcada la casilla de rectificativa se nos habilitará la ventana donde tendremos que introducir el motivo, el método y el número de la factura a la que rectifica. Podremos consultar los motivos y los métodos pulsando la tecla F1, luego introduciremos el número de la factura a rectificar manualmente. Si vamos a generar varias facturas rectificativas, tenemos la opción

9 de copiar el mismo motivo y el mismo método en las columnas inferiores pulsando el botón. Al pulsarlo nos aparecerá en la parte inferior derecha de la pantalla el siguiente recuadro para que le digamos hasta donde queremos copiar el mismo motivo y método en renglones inferiores, le indicaremos hasta qué línea queremos copiarlo. Una vez que tengamos toda la pantalla rellena, incluida la casilla de número de factura a la que rectifica saldremos de la pantalla con ESC o con el botón de salir de la pantalla y automáticamente generará las facturas rectificativas el programa. IMPORTANTE: En el caso de que estemos enviando o realizando facturación con distintos destinos, siempre deberemos empezar por enviar o ejecutar las opciones de Factura Electrónica o por mail, de esta manera nos ira dejando pendiente en la pantalla de emisión de impresos las facturas que tienen que ser por otro destino, ya que si primero realizamos la opción de impresión en el caso de la emisión, las emitiría todas sin tener en cuenta cuales son por medio de Factura Electrónica o mail. Teniendo que hacer después el envío de esas facturas a través de la opción de Copias entre Facturas.

10 Obligaciones de los destinatarios en la conservación electrónica de las facturas y documentos sustitutivos Las obligaciones relacionadas con la expedición y la conservación de facturas han sido desarrolladas, conforme a las habilitaciones legales previstas al efecto, por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Con carácter general, las facturas y documentos sustitutivos deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de originales. Como excepción, en esta Orden se prevé la posibilidad de que en el caso de que el documento se reciba en soporte electrónica reconocida o cualquier sistema de firma homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria en los términos descritos en el citado Reglamento y en esta Orden, el destinatario que disponga de la correspondiente opción en su dispositivo de verificación de firma pueda imprimir el documento de forma legible junto a sendas marcas gráficas de autentificación, producidas según la especificación PDF 417, tal como se dispone en la Resolución 2/2003, de 14 de febrero de 2003, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Cuando entre las facturas o documentos sustitutivos recibidos existan documentos electrónicos en cuya remisión se optó por la utilización de firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden como medio para garantizar la autenticidad de su origen e integridad del contenido, el destinatario deberá conservar de forma ordenada, además de las facturas y documentos sustitutivos electrónicos recibidos, las firmas electrónicas asociadas a cada uno de ellos, cuando no vengan incluidas en el propio fichero que contenga cada documento. Asimismo, deberá disponer de los dispositivos de verificación de firma y de un procedimiento de control interno que garantice de forma adecuada la validez de los certificados electrónicos utilizados por los expedidores, de modo que se adviertan aquellos que pudieran estar caducados, revocado o suspendido en el momento de la expedición. Para comprobar la validez, podemos acceder a la página de Hacienda para su comprobación. Esta acción simplemente sería comprobatoria sin tener ninguna repercusión administrativa. La dirección donde podemos realizar dicha consulta sería la siguiente:

11 Capturado el archivo XML, al pulsar validar el programa nos dirá si es correcto para enviar a la plataforma de facturación. Los contribuyentes destinatarios que deseen consérvalas de forma impresa en papel, después de verificada la firma, podrán realizar dicha conversión de soporte mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417, considerados como sendas marcas gráficas de autenticación, en el primero de los cuales se incluirá íntegramente el contenido de los datos de la factura o documento sustitutivo, tal y como fueron firmados en su expedición, ye en el segundo la firma electrónica del fichero anterior y todos los elementos que de forma estandarizada permitan, previa lectura, la verificación de la firma.