APROBADO POR: Presidencia Ejecutiva. Nº Páginas 07

Transcripción

1 DIRECTIVA Nº PE/GG-SG TITULO: FUNCIONES DE LOS FEDATARIOS EN EL SENCICO SENCICO APROBADO POR: Presidencia Ejecutiva FECHA DE APROBACION: REEMPLAZA A: Ninguna Nº Páginas 07 FECHA DE PUBLICACION: I.- OBJETIVO Establecer las funciones y demás normas relacionadas con el desempeño de los Fedatarios en el SENCICO. II.- FINALIDAD Homogenizar el servicio de autenticado de documentos y certificación de firmas para los trámites administrativos que se realicen en el SENCICO a nivel nacional. III.-BASE LEGAL 3.1 Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General 3.2 Decreto Supremo Nº MTC, Aprueba el Estatuto del SENCICO 3.3 Resolución PCDN , Reglamento de Organización y Funciones del SENCICO. IV.-ALCANCE La presente Directiva rige a partir de la fecha de su aprobación y es de cumplimiento obligatorio para todos los Fedatarios designados por el SENCICO. Asimismo, es de conocimiento de todas las dependencias de la Sede Central y Gerencias Zonales.

2 V.- NORMAS GENERALES 5.1 Gratuidad del Servicio.- Los Fedatarios brindarán gratuitamente sus servicios a los solicitantes o administrados, sin exclusión de sus labores ordinarias. 5.2 Autenticidad de la Documentación.- Los Fedatarios tienen la facultad para autenticar la documentación que se requiera, sin afectar la potestad administrativa de los funcionarios de la institución para dar fe de la autenticidad de los documentos que ellos mismos hayan emitido. 5.3 Identificación del responsable que suscribe.- Los documentos que se presenten para certificar, deberán estar debidamente suscritos y el responsable que suscribe deberá estar identificado con su nombre completo y cargo. 5.4 Eficacia del Servicio.- La copia o fotocopia de un documento goza de la misma validez y eficacia que los originales, siempre que exista la constancia de que es auténtico. VI.-NORMAS ESPECIFICAS 6.1 De los Requisitos La función de los Fedatarios deberá recaer en trabajadores de la Entidad que cuenten con título profesional y ostenten actitudes de veracidad, respeto, discreción y un alto sentido del servicio público. 6.2 De la Designación Los Fedatarios serán designados mediante Resolución de la Presidencia Ejecutiva de acuerdo a lo siguiente: Sede Central: 02 Fedatarios Gerencias Zonales: 01 Fedatario Cuando las Gerencias Zonales requieran contar con un mayor número de Fedatarios, deberán solicitarlo por escrito a la Secretaría General del SENCICO adjuntando el debido sustento. 2

3 6.3 Funciones del Fedatario.- Los Fedatarios designados, desempeñarán sus funciones con arreglo a lo establecido por el Artículo 127 de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Tienen como funciones: Acreditar la autenticidad de los documentos, previo cotejo entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, realizando para ello el acto de autenticar A pedido del solicitante o administrado, el Fedatario puede certificar firmas de funcionarios del SENCICO, previa verificación de la identidad del suscriptor, para las actuaciones administrativas concretas en que lo requiera. 6.4 Validez del Documento Los documentos autenticados por el Fedatario tienen validez y eficacia para los fines del trámite interno en la institución y también para fines externos, cuando de trate de documentos elaborados por funcionarios del SENCICO. 6.5 Procedimiento para el Autenticado de Documentos y Certificación de Firmas El Área de Trámite Documentario y Archivo se encargará de recepcionar lo(s) documento(s) original(es) y la(s) copia(s) de los documentos a autenticar o el documento para certificar una firma Todo requerimiento de autenticación o certificación de documentos deberá ser registrado en el formato Solicitud que en Anexo Nº 01 forma parte de la presente directiva, de acuerdo a lo siguiente: a. Número de orden de la solicitud: Es correlativo y se inicia con el Nº 0001 y a continuación separado con un guión, el año en cuatro dígitos. b. Fecha: Se consigna la fecha en que se autentica o certifica el (los) documentos(s). c. Nombre y apellido de la persona que solicita la autenticación/certificación. d. Documento de identidad Teléfono. e. Tipo de documento a autenticar/certificar que se adjunta: Se indica si es Certificado de Estudios, Constancia, 3

4 Diploma, Título, Contrato, Convenio u otro documento de carácter administrativo. f. Finalidad de la solicitud. g. Fecha de emisión del documento original. h. Procedencia del documento original (Indicar dependencia o Nombre de la persona natural o jurídica que lo solicitó) i. Número de folios del documento original. j. Número de copias para autenticar. k. Firma. Previa consulta al solicitante, el encargado de trámite documentario, podrá retener los originales de las copias que se desea autenticar, por un término máximo de dos días hábiles, para lo cual, se dejará constancia de dicha retención en la Solicitud, en la parte de observaciones El Área de Trámite Documentario remitirá el Anexo Nº 01 debidamente llenado a un Fedatario, a fin de que proceda a la autenticación o certificación solicitada El Fedatario que recibe la solicitud, revisará la documentación presentada, cotejará las copias o fotocopias con el documento original, y de ser el caso verificará las firmas de los funcionarios, de encontrarlo conforme colocará un sello con los siguientes textos y lo suscribirá: Para la autenticación de documentos: Servicio Nacional de Normalización, Capacitación e Investigación para la Industria de la Construcción - SENCICO El fedatario que suscribe Certifica que el presente documento que ha tenido a la vista es COPIA FIEL DEL ORIGINAL, y al que me remito en caso necesario de lo que doy fe. Lima,... de.. del 200 Lic. FLORISA VILLEGAS VASQUEZ Fedatario SEDE - CENTRAL 4

5 Para la certificación de firmas: Servicio Nacional de Normalización, Capacitación e Investigación para la Industria de la Construcción - SENCICO Certificación Nº.. Se certifica que la firma que antecede de.. Corresponde al funcionario de nuestra institución. Lima,... de.. del 200 Nota: Se certifica la firma, sin juzgar el Contenido. Lic. FLORISA VILLEGAS VASQUEZ Fedatario SENCICO El Fedatario deberá archivar una copia de la solicitud y con ello llevar un Registro de las Autenticaciones y Certificaciones que realiza, siendo necesario que en el caso de Certificaciones de Firmas, éstas sean numeradas de la siguiente forma: Número correlativo de la solicitud siglas del fedatario año Ejemplo: Nº 0020-FVV El Fedatario, en un plazo prudencial, remite la documentación autenticada o certificada al Área de Trámite Documentario para la entrega respectiva al solicitante Un documento original que tenga información o firma falsa, será de total responsabilidad del solicitante, reservándose la Institución el derecho a interponer las acciones pertinentes de acuerdo a la normatividad vigente. VII.- RESPONSABILIDADES 7.1 Los Fedatarios, Jefes de las Dependencias de la Sede Central y Gerentes Zonales del SENCICO son responsables del cumplimiento de la presente Directiva en la parte que les corresponda. 7.2 El Jefe de Control Institucional mediante sus acciones de control verificará el cumplimiento de la presente Directiva. 5

6 VIII.- SANCIONES El Fedatario que en el ejercicio de sus funciones, realice actos contrarios a la verdad, serán sancionados de acuerdo a la normatividad vigente. REGISTRESE Y COMUNIQUESE CESAR ALVA DEXTRE Presidente Ejecutivo 6

7 ANEXO Nº 01 Solicitud: Servicio de Fedatario Nº Fecha: Solicitante : Documento de Identidad: Teléfono: Tipo de Documento para Autenticar/Certificar: Finalidad de la Solicitud: Fecha de Emisión del documento original: Procedencia del documento original: Nº de Folios del documento original: Nº de copias para autenticar/certificar: Observaciones Firma 7