CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA EMPRESARIAL INGENIO RISARALDA

Transcripción

1 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y ÉTICA EMPRESARIAL INGENIO RISARALDA 1. INTRODUCCIÓN El Ingenio Risaralda S.A en cumplimiento de su misión y en la búsqueda de ser reconocida como una empresa de Categoría Mundial decidió adoptar su Código de Ética, guiando el comportamiento de la organización y sus públicos, a través de sus principios y valores entre los cuales se encuentran: respeto, compromiso, productividad, generación de valor, trabajo en equipo, responsabilidad, proactividad, entre otros. El presente Código de Ética enuncia las normas de conducta que constituye una guía fundamental para el comportamiento de los públicos objetivos (Accionistas, Clientes, Proveedores de Bienes y Servicios, Proveedores de Caña, Colaboradores, Comunidad, Unidades Externas de Apoyo y el Gobierno) de tal forma que se puedan mantener unas excelentes relaciones de confianza mutua, con un personal comprometido con el crecimiento y el desarrollo de la empresa. El Ingenio Risaralda S. A. dentro de su política de riesgos, contempla una serie de medidas preventivas, conducentes al complemento y cumplimiento bajo la responsabilidad que tiene frente a la sociedad de liderar en forma permanente una política empresarial seria y transparente, guiada por los componentes del Sistema de Control Interno y el Direccionamiento Estratégico, con el objeto de equilibrar y relacionar de manera armónica las partes interesadas bajo un estricto respeto por la ley y las normas internacionales. 2. OBJETIVO DEL CÓDIGO Establecer los lineamientos para que la organización y sus públicos cumplan con sus políticas y estándares éticos necesarios que fortalezcan la gestión y el relacionamiento conjunto. Además de promover un activo compromiso con el cumplimiento del presente código. 3. ALCANCE 1. El presente Código de Ética empresarial está dirigido para su cumplimiento por parte de la Administración del Ingenio Risaralda S.A. 2. Se irán incorporando nuevos temas en la medida en que se considere pertinente frente a la dinámica de las situaciones de negocios y del entorno en general.

2 3. Dar a conocer a la Junta Directiva, Gerencias, Directores, Jefes y Colaboradores de la organización sus obligaciones de carácter ético, hacia la empresa y sus públicos objetivos en su carácter de representantes de la empresa. 4. Complementar las demás obligaciones contenidas en el Reglamento Interno de Trabajo, contratos individuales, circulares, Direccionamiento Estratégico y procedimientos emitidos por la empresa. 4. PRINCIPIOS Y VALORES Los Principios y Valores del Ingenio Risaralda S.A están establecidos en el Direccionamiento Estratégico, reflejan el compromiso en la actuación de todos los involucrados con la gestión empresarial y son parte fundamental de la cultura organizacional. Es por esto que todo el público relacionado con la organización está comprometido y es responsable de sus acciones proporcionando el fundamento para el desarrollo de una normatividad sobre la cual se toman decisiones y se ejecutan acciones con valor. El cumplimiento de los principios éticos habla de un sentido de respeto, honestidad e integridad, valores imprescindibles para el desempeño armonioso del trabajo sobre el logro de metas comerciales o cualquier otro interés institucional o personal. Los valores constituyen una parte esencial de nuestra cultura empresarial y son una pieza fundamental en la vida de nuestra empresa. OSITIVA AL CAMBIO, CALIDA

3 5. NORMAS ÉTICAS GENERALES La Administración y los colaboradores del Ingenio Risaralda S.A. están obligados a cumplir con todas las leyes, regulaciones y ordenamientos que rigen o limitan su área de responsabilidad, así como las normas y procedimientos de control interno que establezca la empresa, partiendo de una conducta leal, respetuosa, diligente y honesta en todas las actividades del negocio y la conducta personal. Ninguna persona que tenga relación alguna con el Ingenio Risaralda S.A. podrá utilizar el nombre de la empresa, así como el resto de sus recursos, en actividades para su beneficio personal. Está prohibido despedir, degradar, suspender, amenazar, acosar, interferir con el derecho de empleo o en cualquier otra forma de discriminar a una persona por proporcionar información, ayudar a que se proporcione información, o colaborar en una investigación donde se presuma el incumplimiento de alguna disposición establecida en las Políticas del Ingenio Risaralda S.A. o en el presente Código. Para el Ingenio Risaralda S.A. es prioridad que todo el personal adopte un comportamiento ético, el cual minimice la posibilidad de riesgo para la empresa y los terceros relacionados con ella. Es por esto que promueve y facilita, a través de la comunicación abierta los mecanismos formales implementados - como la Gestión integral de Riesgos conforme a las disposiciones establecidas en el Código de Ética, favoreciendo la detección de prácticas ilegales y/o conductas inapropiadas. El Ingenio Risaralda S.A. no participará en actividad alguna con la intención de restringir el comercio, pero tiene como compromiso la Protección de la imagen institucional frente al riesgo reputacional, operacional, de contagio y legal.1 El Ingenio Risaralda S. A. adoptará medidas de control apropiadas y suficientes orientadas a evitar que en ejecución del negocio en cualquiera de sus modalidades, sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma del dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados a las mismas. Reputacional: Riesgo con la posibilidad de pérdida en que incurre la empresa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. Contagio: Posibilidad de pérdida que la empresa pueda sufrir directa o indirectamente por una acción o experiencia de un stakeholder (parte interesada) Legal: Posibilidad de pérdida en que incurra la empresa de ser sancionado u obligado a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Además, surge como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones derivados de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involucrados que afectan la formalización o ejecución de los contratos o transacciones. Operativo: La posibilidad de incurrir en pérdida por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.

4 Ingenio Risaralda S. A. implementará esquemas de control, seguimiento y programas de auditoría con el propósito de verificar el estricto cumplimiento de las normas que regulan la prevención y detección de actividades delictivas y de los controles establecidos por la Empresa para estos efectos. 6. NORMAS ÉTICAS ESPECÍFICAS 6.1 Clientes Se debe ofrecer un trato equitativo y honesto a todos clientes en cada transacción, proporcionando los productos y servicios que les competen con la mayor calidad y oportunidad a su alcance, teniendo en cuenta en todo momento la regulación oficial y la normatividad interna del Ingenio Risaralda S.A. Se debe evitar hacer comparaciones falsas o engañosas con productos o servicios equivalentes a los que ofrecen los competidores. Se debe abstener de realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento empresarial contrario a las leyes. Así mismo, se debe expresar con claridad a los clientes y usuarios las condiciones de las operaciones, de tal forma que sea posible que los clientes y usuarios conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones recíprocas que se generan en toda actividad comercial. Se debe garantizar que todos los clientes vinculados a la empresa reúnan requisitos de calidad y carácter tales que haya siempre una integridad moral reconocida a una actividad lícita y transparente. La capacidad económica de los clientes debe ser concordante con su actividad y con los movimientos u operaciones que realicen en la empresa. Se debe realizar los mejores esfuerzos para seleccionar los clientes, verificando la identidad y conociendo adecuadamente la actividad económica que desarrollan, para lo cual todos los empleados están obligados a cumplir estrictamente los procedimientos establecidos para tal fin. 6.2 Proveedores Solo se debe considerar para el portafolio de proveedores a aquellos que compartan los valores éticos de la empresa y posean una sólida reputación de equidad e integridad en sus tratos. Se debe ofrecer y exigir a los proveedores un trato equitativo con respeto y honestidad en cada transacción, buscando siempre los mejores intereses de la empresa.

5 La adquisición de bienes y servicios se efectuará mediante procesos homogéneos y transparentes, que aseguren la participación equitativa de los proveedores y una selección imparcial de los mismos, basada en criterios de calidad, rentabilidad, servicio, entre otros y tomar medidas preventivas y de mejora para el beneficio mutuo. El solicitar o recibir algún incentivo, por parte de los proveedores para su selección, se considera una conducta ilícita. Los proveedores que consideren que un colaborador del Ingenio Risaralda S.A. ha participado en una conducta ilícita o indebida debe informar del asunto a la administración de la empresa. Se debe asegurar que los proveedores tengan conocimiento de este Código y la necesidad de cumplirlo en el suministro de cualquier bien, insumo, repuesto o servicio que efectúen a la compañía. Se debe fundamentar la selección y contratación de proveedores con base en la idoneidad de sus productos o servicios, precios, condiciones de entrega y calidad; de acuerdo a los criterios técnicos, profesionales, éticos y en las necesidades de la empresa, conduciéndolas por medio de procesos que garanticen la mejor relación costo beneficio, tales como el conocimiento del proveedor, la evaluación del mismo y la cotización de precios, entre otros y no esté vinculado con el lavado de activos y participación en la financiación del terrorismo. 6.3 Competencia Todas las actividades se deben realizar cumpliendo las leyes y normatividad sobre competencia justa El Ingenio Risaralda S.A. no participará en ningún acuerdo que pretenda limitar el libre juego de las fuerzas de mercado y no utilizará medios impropios para mejorar su posición competitiva en dichos mercados. La Administración y los colaboradores del Ingenio Risaralda S.A. que tengan contacto con representantes de la competencia, mantendrán una actitud profesional, apegada a los principios y valores de la empresa que representan, y cuidarán su imagen personal y la del Ingenio Risaralda S.A. Se debe respetar a toda la competencia y actuar de buena fe, con el fin de evitar temas que pudiesen generar riesgos o posibles contingencias para la empresa en materia de cumplimiento de leyes y normatividad sobre la competencia. Se debe evitar hacer comentarios o declaraciones sobre la competencia, y cuando resulte necesario, éstos deben ser justos, objetivos y completos. En ningún caso el Ingenio Risaralda S.A., ni sus directivos, ni su personal, intentarán obtener secretos comerciales o cualquier otra información confidencial de un competidor por medios impropios.

6 6.4 Publicidad y Mercadotecnia La comunicación a través de publicidad y mercadotecnia de las unidades de negocios del Ingenio Risaralda S.A. deberá ser: Legal, decente, honesta, verdadera y conforme a principios de competencia justa y de buenas prácticas de negocios. Preparada con un debido sentido de Responsabilidad Social y basada en principios de honradez y buena fe. Comprobable y exenta de elementos que pudieran inducir a una interpretación errónea de las características de los productos y servicios que el Ingenio Risaralda S.A. ofrece. Respetuosa de los valores morales, evitando circunstancias no éticas que vulneren la integridad y dignidad humana, o use símbolos culturalmente ofensivos a un género, raza, religión, clase social o preferencia política. 6.5 Autoridades Se debe respetar y apoyar a las instituciones, cumpliendo a cabalidad con la recta aplicación de las normas legales vigentes Se debe colaborar y atender plenamente los requerimientos y observaciones expresas de las autoridades, buscando colaborar con eficacia y cortesía en el cumplimiento de su misión, dentro de las facultades que les otorgan las leyes o regulaciones en la lucha contra el delito. Todos los tratos, trámites y relaciones que en representación de la empresa se tengan con dependencias o funcionarios gubernamentales, deberán llevarse a cabo en concordancia con las leyes aplicables, así como con las conductas de negocio ordinarias llevadas a cabo por compañías dentro de la misma industria. Con respecto a la legalidad, compromiso y responsabilidad frente al cumplimiento de las disposiciones legales y normas internas adoptadas para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, se guardará absoluta reserva sobre las investigaciones o actuaciones que adelanten las autoridades u organismos de control competentes, sobre determinado cliente u operación, así como con respecto al reporte de operaciones sospechosas o de efectivo.

7 6.6 Medio Ambiente Nuestro compromiso ambiental es una responsabilidad compartida por todos y por tal razón, se deben realizar las acciones necesarias para asegurarse que en todos los procesos: Se dé estricto cumplimiento a las disposiciones normativas que en materia ambiental se encuentran vigentes en el país, el incumplimiento de éstas estarán sujetas a sanciones administrativas, pecuniarias y penales; por parte de las Autoridades Ambientales y organismos judiciales del Estado. Se evalúen en forma anticipada los cambios significativos en instalaciones y procesos para prevenir cambios adversos en el medio ambiente. Estén implementados procedimientos efectivos de respuesta a posibles emergencias, para minimizar el impacto de incidentes no predecibles. Las emisiones al aire, los vertimientos y el manejo de residuos sólidos y líquidos, no causen un impacto ambiental negativo, dándole un manejo a éstos dentro del marco regulatorio ambiental del país. Se usen eficientemente el recurso agua y las fuentes de energía, y de que su consumo sea monitoreado. Los accidentes ambientales sean prevenidos. Se dispondrá de mecanismos permanentes de comunicación, sensibilización y contacto para con la comunidad del área de influencia, de manera que la actuación de la empresa en términos ambientales, económicos y sociales se conozca por parte de la comunidad y se puedan solucionar las diferencias que pudiera encontrarse. 6.7 Empleados Deberán mantener la mayor objetividad, independencia y conocimiento en la toma de decisiones, actuando con buena fe, en cumplimiento de la ley y en ciertos aspectos que por razones comerciales, personales o legales no deben ser de libre acceso al público. Deberán abstenerse de Comunicar o divulgar información reservada que pudiera dañar la imagen o el prestigio de la empresa o de terceras personas. Deberán abstenerse de realizar cualquier operación en provecho propio o de terceros utilizando información privilegiada de la empresa, de sus clientes o proveedores de bienes y servicios. Deberán abstenerse de participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley, los intereses de la empresa o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la empresa.

8 No podrán abusar de su condición de empleado en cualquier posición, para obtener beneficios, para su bienestar o para terceros, relacionados con el objeto social que presta el Ingenio Risaralda S. A., ni para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas, clientes o usuarios. Los empleados, directivos, supervisores, jefes de departamento, líderes y colaboradores tienen el deber de comunicar al Comité de Riesgos, a la Gerencia, y a Auditoría Interna, cualquier debilidad en los controles o potencial falla del sistema de control, tales como la indebida segregación de funciones y la instalación de nuevos sistemas y programas que no cumplen con los estándares de seguridad. Los destinatarios de este código deben comprender la legislación y en general la normatividad externa e interna que están obligados a cumplir en sus áreas de trabajo. En especial deben aplicar las políticas y normas relacionadas con las siguientes materias: Código de ética, Reglamento Interno de Trabajo, Convención Colectiva de Trabajo, Manual para la Prevención de Lavado de Activos, Políticas de Seguridad del Riesgo y Bases de datos de Documentación de Manuales de Procedimientos. Se prohíbe expresamente que se informe sobre las alertas u operaciones sospechosas a los usuarios que han sido reportados a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Se deben asumir la responsabilidad por los bienes, recursos y procesos que son encomendados bajo su cargo, tal como lo dispone el Código Sustantivo de Trabajo y el reglamento interno de la empresa. En materia de prevención y control al lavado de activos, se requiere que los empleados observen los principios de conocimiento del cliente, conocimiento del mercado, reporte de operaciones sospechosas, la conservación de los documentos y atención a los requerimientos de autoridades. Fomentar el desarrollo personal, la formación y promoción profesional de quienes trabajan en la empresa. Las reglas de conducta respecto de los mecanismos de prevención de actividades delictivas contenidas en el presente documento, son de estricto cumplimiento, de manera que se deben observar en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo. La administración y colaboradores del Ingenio Risaralda S.A. se abstendrán de comentar con un proveedor o con personas ajenas a la empresa, los problemas o debilidades observadas en otro proveedor.

9 6.8 Seguridad y Salud en el trabajo La Organización y los responsables de las distintas unidades de negocio deberán: Tomar las acciones para asegurar que se cumplan las políticas de Salud y Seguridad Proveer y mantener lugares de trabajos seguros y saludables (minimizar las condiciones inseguras). Disponer y mantener un medio ambiente de trabajo adecuado. Desarrollar una conciencia de seguridad entre el personal (minimizar los actos inseguros). 6.9 Conflicto de Intereses Los directores, representantes legales, revisores fiscales y en general todos los empleados con acceso a información privilegiada tiene el deber legal de abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflictos de interés. Los directivos y empleados no podrán tener intereses en negocios que compren, vendan o proporcionen servicios al Ingenio Risaralda S.A. Cualquier transacción con la empresa deberá ser comunicada previamente y deberá tener autorización debida si es su caso. La Administración y los colaboradores del Ingenio Risaralda S.A. deben abstenerse de tener intereses o inversiones que les permitan tener una influencia significativa en negocios competidores. Cuando un miembro de la administración o colaborador de la empresa no sienta tener la capacidad de cumplir sus responsabilidades con objetividad, por recibir presiones por parte de terceras personas que están utilizando su posición, autoridad o influencia en la organización, debe reportarlo de inmediato con su superior o con el Departamento de Relaciones Laborales. Los miembros de la administración o colaboradores deben abstenerse de interceder o satisfacer requerimientos de superiores, subalternos, compañeros de trabajo, familiares o amigos, si con ello se perjudica al Ingenio Risaralda S.A. Los colaboradores del Ingenio Risaralda S.A. deberán abstenerse de hacer operaciones de compra-venta con compañías que sean propiedad de familiares en cualquier grado de consanguinidad o de afinidad (cónyuge, padres, hijos, hermanos, primos hermanos, sobrinos, cuñados, etc.), de directivos y empleados del Ingenio Risaralda S.A., salvo que tales compañías sean competitivas en cuanto a precio, calidad y servicio, estén fuera del área de la responsabilidad del directivo o empleado familiar y este hecho se haya puesto en conocimiento de la Administración o Auditoria Interna para que ésta valide el cumplimiento de tales requisitos.

10 Se debe comunicar de manera inmediata, acerca de la existencia o de la potencial aparición de un conflicto de intereses y de las medidas que se adoptarán para evitarlo Manejo de Información privilegiada Los Gerentes, Directores, Jefes y Colaboradores, seguirán los siguientes lineamientos: Está prohibido distorsionar los registros y/o la información contable, o bien falsear las operaciones, ya sea para simular el cumplimiento de metas u objetivos, o para obtener algún beneficio personal. Toda la información generada en los registros financieros es confidencial y sólo se puede entregar a los usuarios debidamente autorizados. Está prohibido utilizar información privilegiada del Ingenio Risaralda S.A. para beneficio personal o de terceros, en tanto ésta no sea conocida por el público. Quienes por sus responsabilidades en el Ingenio Risaralda S.A. reciban y envíen información deberán regirse estrictamente por el Instructivo Protocolo de Manejo de Información diseñado para la empresa. Deberán abstenerse de realizar acciones que puedan influir, ejercer coerción, manipular o engañar a cualquier auditor interno o externo o funcionario que se encuentre en el desempeño de sus funciones. Los miembros de la administración o colaboradores que realicen actividades como catedráticos, expositores o alumnos, deberán abstenerse de utilizar información confidencial del Ingenio Risaralda S.A., permitiéndose solamente el uso de información pública. Se deberán tomar las medidas necesarias para proteger la información confidencial a la que tengan acceso, con el fin de evitar que la misma sea del conocimiento de personas no autorizadas para ello. No revelarán hechos, actos o circunstancias de los que se tenga conocimiento en el ejercicio del cargo, salvo las informaciones que obligatoriamente se tengan que preparar o emitir en cumplimiento de reglamentos internos o externos o cuando lo solicite una autoridad competente. Deberán proteger la información que en desarrollo de sus cargos conozcan o llegaren a conocer, sin que ello sea motivo de encubrimiento y colaboración con actos ilícitos. Deberán guardar absoluta reserva sobre el desarrollo de análisis, investigaciones o solicitud de información que realicen órganos de control o supervisión internos o externos, y abstenerse de informar a los clientes o terceras personas no autorizadas de estas actuaciones.

11 No intervendrán en actos simulados, ni en operaciones fraudulentas o en cualquier otra que tienda a ocultar, distorsionar o manipular la información de la Organización o la realidad de los clientes, en perjuicio de la Organización, de los intereses del Estado o de terceras personas. La firma o aprobación de una operación, exige que la persona que la suscribe o autoriza, la haya verificado previamente, para determinar su legalidad, certeza, corrección y adhesión a la normatividad de la Empresa. Preservar la Integridad de la empresa con el compromiso de los empleados de poner de manifiesto, mediante su oportuna comunicación aquellas situaciones que, aun no estando relacionado con sus actuaciones o ámbito de responsabilidad, consideren éticamente cuestionables de acuerdo con el contenido de este Código, como de las demás Normas de los sistemas de gestión del riesgo de la organización y especialmente, aquellas de las que pudiera derivarse el incumplimiento de la legalidad vigente. Comunicarán oportunamente a sus superiores inmediatos o a cualquiera de los superiores de estos, todo hecho o irregularidad por parte de algún funcionario o tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Empresa. Deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. Por lo tanto, deberán controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias del Ingenio Risaralda S. A. se haga uso indebido de dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan autorización para ello. No revelarán ni transferirán a terceras personas las tecnologías, metodologías, know how, y secretos industriales, comerciales o estratégicos que pertenezcan a la empresa, sus clientes o proveedores, a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo. Igualmente, no obtendrán ni intentarán el acceso a información que represente secreto industrial, comercial o estratégico en forma ilegítima. Estas obligaciones continuaran incluso después de su desvinculación de la empresa, respecto de la información a que hayan tenido acceso en función de su cargo. Deberán abstenerse de divulgar información confidencial relativa a procesos, métodos, estrategias, planes, proyectos, datos técnicos, de equipos y sus características, de mercado o de cualquier otro tipo Comunidad La Organización deberá generar espacios de interacción con la comunidad y hacer presencia en la zona de influencia con programas que fortalezcan el desarrollo social contribuyendo al progreso de la región. La Organización está abierta a contribuir con el desarrollo comunal de la zona de influencia, bajo las convicciones de desarrollo mutuo, respeto a sus actividades tradicionales, su cultura y sus costumbres.

12 7. RESPONSABILIDADES 7.1 Comité de Gerencia a. Aprobar el Contenido del Código de Ética Empresarial. b. Autorizar sus adecuaciones. c. Expedir el Código de Ética Empresarial. d. Asegurar, en coordinación con la Gerencia General, la divulgación de este Código, incluyendo su publicación en el formato oficial apropiado o en la página de Internet de la compañía, así como de cualquier cambio en dicho Código. 7.2 Gerencia Aprobar y difundir la Política Corporativa relativa al Sistema de Denuncias Difundir las adecuaciones que se le hagan al presente Código con el fin de mantenerlos actualizados del contenido del mismo. 7.3 Directores y Jefes Conocer el Código de Ética Empresarial y cumplir con sus disposiciones. Asegurarse de que éstos y sus colaboradores conozcan y refrenden anualmente su compromiso de cumplir con el Código. Tomar las medidas necesarias para que el personal que le reporta le dé la debida importancia al contenido de este Código en el desarrollo de sus actividades. Apoyar a sus colaboradores inmediatos para aclarar dudas o comentar y resolver cualquier dificultad que se presente en la interpretación de este Código, o en su aplicación. Cumplir con las leyes aplicables a las actividades de su competencia, así como con las políticas, normas y disposiciones internas sobre sus actividades, productos y servicios de su área.

13 Firmar periódicamente la carta de cumplimiento con el Código de Ética Empresarial del Ingenio Risaralda S.A. mediante la cual informan que, en su gestión, han cumplido con las disposiciones del Código, y si tienen conocimiento de algún incumplimiento por su propia parte o por parte de personas de cualquier nivel organizacional. 7.4 Relaciones Laborales y Gestión Organizacional Difundir el Código entre el personal, especialmente el de nuevo ingreso, mediante la entrega de una copia del mismo a cada empleado, garantizando la firma a su recibo. Incluir en los programas de inducción y re-inducción los temas contenidos en el Código de Ética Empresarial. Difundir a los colaboradores las adecuaciones que se le hagan al presente Código con el fin de mantenerlos actualizados del contenido del mismo. Difundir la Política relativa al Sistema de Denuncias entre el personal, a través de los medios establecidos para tal fin. Informar a las Gerencias sobre cualquier incumplimiento al Código de Ética Empresarial del Ingenio Risaralda S.A. 7.5 Auditoría Interna Supervisar el cumplimiento del Código de Ética y presentar a la Gerencia General las propuestas de modificación que hubiere para su aprobación. Reportar a las Gerencias sobre cualquier violación relevante observada, así como las respectivas medidas adoptadas por la empresa, en cada uno de los casos de que se trate. Hará revisión periódica de los informes del Sistema de Gestión del Riesgo y la solución de los reportes de los empleados, directivos, funcionarios y colaboradores conocidos mediante la Línea Ética. La auditoría revisará los esfuerzos realizados para evitar los actos incorrectos al interior del Ingenio Risaralda S. A.

14 8.7 SISTEMA DE DENUNCIAS En el Ingenio Risaralda S.A. se tiene una conciencia que los Valores constituyen una parte esencial e imprescindible en la vida y cultura de la empresa, toma seriamente cualquier notificación acerca de prácticas ilegales o conductas inapropiadas detectadas en la organización. Esto se lleva a cabo a través de un mecanismo formal implementado conocido como que se distingue por una comunicación abierta para notificar cualquier comportamiento o práctica que no se alinee a la ética de los negocios. Por otra parte la empresa cuenta con la Norma 6449 de 2006 define el protocolo para el Reporte de incidentes sospechosos y plan de incentivos y recompensas por suministro de información. Esta busca incentivar la cooperación y el suministro de información de incidentes sospechosos de acciones delictivas como Hurto, Riñas, Terrorismo, Amenazas, Actos mal intencionados, atentados, Contaminación del producto terminado, personas extrañas, daños, porte y consumo de alcohol y sustancias alucinógenas, porte de armas de fuego y armas blancas y cualquier acto o factor de riesgo que atente contra los principios, la estabilidad y el buen funcionamiento de la Empresa; con el fin de garantizar la seguridad y calidad del producto, infraestructura, instalaciones, maquinaria, equipos, operaciones, procesos y personas. Cuando se conozca información sobre la actividad sospechosa de un cliente o usuario y se considere que no se debe extender la relación de negocios entre éste y el Ingenio Risaralda S. A., debe darse aviso inmediato a los funcionarios de mayor nivel con el fin de unificar el criterio, prevenir repercusiones desfavorables y enviar los reportes del caso a la autoridad competente. 9. SANCIONES Las violaciones a este Código serán objeto de sanciones. Las sanciones están descritas en el reglamento interno de trabajo. Ver reglamento interno de trabajo. En casos de faltas o delitos graves, las sanciones podrán ir desde el despido hasta la denuncia penal ante las autoridades competentes. Con fines de ejemplificar, se consideran violaciones al Código las siguientes acciones: Incumplir disposiciones legales que generen sanciones por parte de las autoridades, daño patrimonial, o contingencias futuras para la empresa.

15 Desatender en forma negligente las políticas, normas y prácticas para la buena administración de la empresa con serio perjuicio de la misma. Cometer acoso sexual entre el personal de la empresa. Evidenciar intoxicación por droga o alcohol y/o tener conductas inmorales en las instalaciones de la empresa. Discriminar, intimidar u hostigar a otra persona por causa de género, estado civil, edad, religión, raza, opinión política, clase social y económica, embarazo, idioma, origen étnico, nacionalidad, preferencia sexual o discapacidad. Incumplir normas de seguridad que pongan en riesgo la vida del personal o los bienes de la empresa. Denunciar infundadamente y de mala fe a una persona inocente. Consumir, distribuir, transportar, vender y poseer cualquier tipo de droga prohibida. Comprometer legalmente a la empresa sin tener autorización para tales fines. Omitir o no informar con oportunidad sobre violaciones al Código. Realizar operaciones en beneficio personal, familiar o de terceros, en perjuicio de la empresa. Influir, ejercer coerción, manipular o engañar a cualquier auditor que desempeñe una investigación o revisión dentro de la empresa. Distorsionar los registros contables. Reportar operaciones ficticias sobre ventas, compras, préstamos, créditos y gastos. Cobrar cheques falsificando endosos. Falsificar o alterar comprobantes. Efectuar ventas fuera de los territorios autorizados. Llevar a cabo compras innecesarias de bienes y servicios en perjuicio de la empresa. Cuando exista duda sobre la existencia de una violación al presente Código, las áreas de Relaciones Laborales y de Auditoría Interna procederán a validar y evaluar la evidencia disponible antes que se imponga la sanción correspondiente al posible infractor. Con el apoyo organizacional que se considere necesario, las sanciones deberán ser impuestas conjuntamente por el nivel superior de quien haya cometido la falta y las áreas Jurídica y de Relaciones Laborales. En caso que se presente o se presuma un incumplimiento, se debe notificar inmediatamente a través del Sistema de Denuncias establecido en el Ingenio Risaralda S.A.