Com puc inscriure un fitxer a l APDA?

Transcripción

1 Com puc inscriure un fitxer a l APDA?

2 En primer lloc caldrà inventariar de quines dades disposem o quines dades pretenem recollir. Un cop fet, accedirem a la plana web de l APDA ( i desplegarem l apartat Documentació. Allà farem clic a Formularis.

3 Què pretenem? Donar d alta un fitxer, modificar-ne un ja registrat o la seva supressió? Depenent del tipus d objectiu que busquem marquem una opció o una altra.

4 Persona que fa la declaració en nom del responsable Responsable del fitxer. Si és una persona física, no cal número de registre i l apartat en qualitat de posarem en nom propi.

5 Responsable del fitxer: decideix sobre la creació, contingut finalitat i ús del fitxer i en respondrà en cas de mala gestió Si la adreça coincideix amb la del responsable, fent click aquí ja es copiaran automàticament les dades Lloc on els particulars podran dirigir-se per a consultar les dades recollides pel responsable

6 Un fitxer de dades personals és un conjunt estructurat i organitzat de dades personals, qualsevol sigui la forma o modalitat de creació, enmmagatzematge, organització i accés. El nom que donem al fitxer és lliure tot i que es recomana no utilitzar el nom de l empresa sinó la finalitat perseguida. Ex: Nom del Fitxer -> CLIENTS, RECURSOS HUMANS, PROVEÏDORS, ETC.

7 Lloc on es guardarà el fitxer. Si coincideix amb l adreça del responsable, fer click en aquest camp. Fitxer format paper: només en tenim una còpia en paper. Fitxer automatitzat: només en tenim una còpia a l ordinador i no l hem imprès. Fitxer en format paper i automatitzat: En disposem d una còpia en paper i un arxiu a l ordinador. Ull! En el cas de fitxers de càmeres de seguretat, la ubicació serà la del lloc on instal larem les càmeres i la estructura del fitxer SEMPRE serà automatitzat.

8 Tipus de dades que recollirem en el nostre fitxer i només haurem de marcar allò que efectivament es reculli. Ex: D un client no recollirem, normalment, dades relatives al històric del treballador o la pertinença a col legis professionals. Les dades sensibles son aquelles a qui la llei confereix un nivell més alt de protecció

9 Per a què recollim les dades? En el desplegable trobareu una selecció de les més habituals i automàticament us apareixerà una finestra amb els usos més adients per a aquestes finalitats. En el cas que la vostra finalitat no es trobi al desplegable, seleccioneu la opció altres i especifiqueu-la, detallant-ne l ús que se n pretén efectuar. Ull! Les dades personals no es poden utilitzar per a finalitats incompatibles amb aquelles per les quals dites dades foren recollides!

10 Font d obtenció d on o de qui obté el responsable del fitxer les dades personals que el conformaran? La norma general serà que la font d obtenció serà el propi interessat o representant legal. Com obtindrem les dades? Amb un formulari digital o format paper? Ex: En el cas de càmeres sempre serà automatitzat.

11 Destinatari: Tercer a qui cedim les dades per a que les tracti, per compte propi, de la mateixa forma que ho faria el responsable. Ex: altres empreses del grup, entitats públiques a qui hem de cedir les dades com a imperatiu legal, etc. Ex: En el cas de treballadors, la CASS, les entitats bancàries o immigració son destinataris habituals.

12 A diferència del destinatari, el prestador de serveis és algú amb qui, mitjançant un contracte, encomanem algun aspecte de la gestió dels fitxers, actuant doncs sota el control del responsable del fitxer. NO es tracta d una comunicació de dades. Ex: informàtic, gestor, empresa de seguretat en el cas de videovigilància, etc.

13 Si transferim o preveiem que transferirem les dades fora del territori andorrà ho hem d especificar. Existeixen dos tipus de països: els que tenen protecció equivalent (UE, Islàndia, LIechtenstein, Suïssa, Argentina, Guernsey, l Illa de Man, Canadà, Illes Feroe, Uruguay i Israel) i els que no, que haurem de justificar-ne la transferència de dades d acord amb les excepcions de l art. 37 de la LQPD o amb l autorització expressa de l APDA.

14 Durant quant de temps conservarem les dades personals? En el cas que la conservació sigui temporal, haurem d especificar de quin termini es tractarà. El responsable respondrà legalment durant el termini que estipuli així que hem de ser molt prudents amb el termini que fixem. En el cas que el termini sigui inferior a 6 mesos, es recomana marcar la opció altres i especificar-ne el termini. Ull! Les càmeres de videovigilància solen tenir un termini de conservació d 1 mes ja que els aparells graven a sobre de les imatges enregistrades al cap de dies.

15 En l últim apartat, indicarem amb quins sistemes i quines mesures de seguretat protegirem els nostres fitxers. El responsable respondrà legalment per aquells sistemes que declari en aquest formulari així que només haurem de marcar aquelles opcions que realment s ajustin a les mesures de seguretat contemplades en el nostre fitxer.

16 Un cop haguem completat el nostre formulari, revisarem tots els camps per veure si hi ha algun error. D estar tot conforme, guardarem el formulari en format PDF i l imprimirem per tal de signar cada pàgina del mateix. Amb el formulari ja signat, haurem de dirigir-nos a l Agència Andorrana de Protecció de Dades per tal de fer-ne efectiu el registre al Registre Públic de Fitxers. Adreça: Carrer Dr. Vilanova, 15, Planta -5, Andorra la Vella AD500, Andorra. Horari d atenció al públic: de 9h a 14h, de dilluns a divendres. En cas de qualsevol dubte o qüestió, posis en contacte amb l APDA al