MINUTA ESTATAL DE ARCHIVOS

Transcripción

1 MINUTA CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS En las instalacionesdel Archivo Histórico Universitario BUAP, de la Ciudad de Puebla, Pue.,el día 31 de marzo de dos mil dieciséis, siendo las 11:00 horas,estando presentes los integrantes del Consejo Estatal de Archivos,(se anexa lista de asistencia). agenda: Se procedió a iniciar la sesión ordinaria con la siguiente 1. Pase de lista(se anexa). 2. Bienvenidapor parte de la Mtra. Pilar Pacheco Z., a los integrantes del CEA y menciona que se han realizado avances en la organización del evento, parte del Comité Organizador. 3. El Mtro. Antonio Blanco menciona que se ha realizado y enviado por correo electrónico a todos los integrantes del CEA, la propuesta de la "Distribución de Responsabilidades" para la realización del evento y solicita que a más tardar en una semana, envíen un correo aceptando o no su responsabilidad. 4. La Mtra. Pilar Pacheco se refiere a los avances que ha realizado el Comité Organizador del evento (Pilar Pacheco, Rosa María Báez, Elizabeth Palacios, Ma. de la Cruz Ríos, Aurelia Hernández, Lourdes González): Fechas conveniente de realización: 24, 25 Y 26 de agosto del Nombre del evento: "V Foro Internacional de Archivos. El Reto de los Sistemas de Gestión". Presenta el avance del Programa del evento y menciona que se tiene considera.do invitar a 3 conferencistas Internacionales, quienes son: Alejandro' Delgado (España), Julia María Rodríguez Barreiro (España) y a Luis Fernando Sierra Escobar (Colombia), para lo cual se les realizará la invitación también para participar en un taller. Menciona que se está negociando que un tallerista imparta la norma para el 4 taller.

2 5. La Mtra. Pilar Pacheco informa que el AHBUAP, podrá costear un vuelo internacional, y que de acuerdo a su presupuesto su aportación no podrá ser mayor. 6. La Mtra. Pilar Pacheco informa que el Comité Organizador del evento "V Foro Internacional de Archivos. El Reto de los Sistemas de Gestión", ha decidido proponer ante el CEA, que se pueda realizar el cobro de $ (doscientos pesos 00/100 m.n.) para los asistentes al evento, debido a que es necesario sufragar los viáticos de algunos ponentes, así como algunos gastos que no podrán ser cubiertos por los integrantes del CEA, menciona también que este cobro podría realizarse a través de la BUAP. El Mtro. Antonio Blanco menciona que es conveniente que se realicen las gestiones para que este cobro lo realice la BUAP, ya que las demás Instituciones que integran el Consejo no tienen la atribución de cobro de eventos. Se establece que este cobro será exclusivamente para subsanar gastos inherentes al evento. Se Aprueba por unanimidad. 7. El Mtro. Antonio Blanco menciona que la Directora del Museo de la UPAEP, solicita que se les pueda proporcionar un área para la exposición "Las láminas de Basilio", de alumnos de medicina, para que puedan instalarse en el evento. Menciona que si se instala en el primer patio no habría inconveniente, solo hay que proporcionarles el espacio. Se acepta la propuesta. 8. El Lic. Edwin Olveradel Congreso del Estado, menciona que no hay problema con su comisión y que espera únicamente saber el nombre y el país gel Conferencista que apoyará el Congreso del Estado. 9. La Lic. Angélica Sandoval de la CAIP menciona que no hay inconveniente de que la CAIP se encargue de los reconocimientos electrónicos para los asistentes. 10. La Mtra. Pilar Pacheco solicita que el Hotel "San Leonardo", sea la sede para los Conferencistas Magistrales y se aprueba. 11. La Mtra. Elizabeth Palacios del AHBUAP, menciona que sería conveniente que la CAIP apoye con un registro interno para el personal de los diferentes

3 archivos del Consejo que no pagarían por asistir al evento, por lo que se establece que la BUAP y CAIP se pondrán de acuerdo para el registro y cobro a los asistentes. 12. El Mtro. Antonio Blanco propone que para fines del mes de abril se realice el "Programa", para mayo se realicen los impresos y para el mes de junio se difunda el evento y se aprueba la propuesta. 13. La C.P. Rosa Ma. Báez del AGEP, propone que la CAIP y el AHBUAP realicen las propuestas de la imagen del evento y lo pongan a consideración del Consejo y se aprueba la propuesta. La Lic. Jazmín Morales de la CAIP, menciona que funciona que la imagen tenga un concepto internacional, que envuelva el concepto del evento. 14. La Lic. Angélica Sandoval menciona que podrían asistir más personas al evento y que debe considerarse el cupo máximo de asistentes, por lo que la Mtra. Pilar Pacheco menciona que tramitará ante la BUAP para que se cuente con otro salón alterno y poder transmitir el evento, menciona también que se considerará el cupo máximo de asistentes a los talleres, tomando en consideración la asistencia del personal de los integrantes del CEA. 15. La Mtra. Pilar Pacheco solicita a los asistentes que si tuvieran contacto con algún proveedor, que lo propongan para solicitarles alguna aportación para el evento. 16. La C.P. Rosa Ma. Báez hace la propuesta de que participe en el evento la Comisionada Presidenta del INAI (Ximena), ya que ella ha difundido la próxima aprobación de la Ley General de Archivos, por lo que la Lic. Angélica Sandoval se compromete a que la CAIP vea que conferencista pudiera participar (Xirnena, Eduardo Bonilla u Horacio Flores Mier, representante de Transparencia de Coahuila). ACUERDOS Punto 1. Se acuerda que en una semana los integrantes del CEA realizarán la confirmación de su aportación para la realización del evento.

4 Punto 2. Se aprueba el avance en la organización del evento (nombre del evento, fechas de realización, distribución de responsabilidades, programa, hotel sede para conferencistas internacionales, así como proporcionar un espacio para la exposición de los alumnos de la UPAEP). Punto 3. Se aprueba el cobro para los asistentes al evento por $ (doscientos pesos 00/100 m.n.) como cuota de recuperación de los gastos a erogar en el evento, llevándose a cabo a través de la Benemérita Universidad Autónoma de Puebla. Punto 4. Se acuerda que a finales del mes de abril se tenga terminado el programa así como la imagen alusiva del evento y se realicen la impresiones en el mes de mayo. Punto 5. Se acuerda que en el mes de Junio se inicie con la difusión del evento, así como la inscripción externa e interna por parte de la CAIP. Punto 6. Se acuerda establecer el tope máximo de asistentes a los talleres, considerando la asistencia del personal de los archivos de los integrantes del CEA. Punto 7. Se acuerda que la CAIP se encargue de gestionar la participación de algún conferencista de Transparencia. Punto 8. Se establece que la próxima reunión del Comité Organizador se llevará a cabo el día lunes 11 de abril a las 11:00 en la Biblioteca Lafragua. Punto 9. Se establece el día miércoles 27 de abril del 2016 para la realización de la próxima sesión ordinaria del CEA. Se le preguntará al Mtro. Carlos Loeschmann si podrá realizarse en las instalaciones de la CAIP y en caso de que no se acepte se realizará en las instalaciones del Archivo Histórico Municipal de Puebla, a las 11:00 horas y se informará. Se cierra la sesión en el mismo día de su inicio a las 14:00 horas, siendo leída y firmada de conformidad por todos los que en ella intervinieron.

5 REUNiÓN CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS LISTA pr ASISTENCIA --=«~ CV;/7 a-- A :20/6. Fecha y hora: ~ de. tj/ ~ Sede: V-..L s-«/~ ~~(e~ ~ J]U/J/-! No. Nombre Dependencia Firma AH-U u u- Z)u P 8 IIL Ál

6 /7 " [ L r: 11 (~k//h ~ I);p~ ApJ' ~ 'ní1a~ A - AII.E~ rc:» ~ ce 17.- ~/ ~ ti U p7' 22 '. '