CONTROL DE GESTIÓN OPERATIVA UNIDAD DE OPERACIONES CENSO NOVIEMBRE 2017

Transcripción

1 CONTROL DE GESTIÓN OPERATIVA UNIDAD DE OPERACIONES CENSO NOVIEMBRE 2017

2 POR QUÉ UN SISTEMA DE GESTIÓN? El control de gestión para las fases de un censo permite evaluar el grado de cumplimiento respecto de la planificación de las distintas tareas o actividades. Es necesario para: Detectar desviaciones respecto de la planificación. Oportunidad en la toma de decisiones, como por ejemplo asignación de recursos. Amenazas al operativo. Retroalimentación a los equipos. Adicionalmente, entrega información de carácter estratégico y comunicacional para la toma de decisiones de los directivos.

3 ELEMENTOS RELEVANTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN CENSO Para lograr la funcionalidad requerida, el Sistema de Gestión Censo (SGC) debió incorporar todas las fases del proceso y sus respectivas actividades estructurantes, de esta forma se obtuvo coherencia tanto en el seguimiento como en el acompañamiento de la planificación. Es decir, el SGC contempla, en su arquitectura, espacios especialmente diseñados para monitorear tareas y procesos asociados a: Logística Reclutamiento y Capacitación Además de una batería de herramientas orientadas a asegurar la operatividad, control y acompañamiento del propio Evento Censal.

4 VISTA PANEL PRINCIPAL

5 LA IMPORTANCIA DE LOS PERFILES Conocer los perfiles de los usuarios es clave para el diseño del sistema, el cual debe ser accesible, simple, y orientado a las necesidades de información en cada nivel.

6 ETAPAS DEL MONITOREO Y CONTROL PERSPECTIVA OPERACIONES NACIONAL Previo al Censo Unidad operaciones Censo Logística Día Censo Equipo monitoreo macrozonas Post Censo Unidad operaciones Censo Equipo monitoreo macrozonas Logística

7 ETAPAS DEL MONITOREO Y CONTROL PERSPECTIVA OPERACIONES NACIONAL Previo Unidad operaciones Censo Logística Día Censo Equipo monitoreo macrozonas Post Censo Unidad operaciones Censo Equipo monitoreo macrozonas Logística

8 ESTRUCTURA DEL EQUIPO DE MONITOREO Jefa de Operaciones Manuales e Instructivos Encargado de Indicadores Reportería Encargados de contenidos por perfil Analistas de gestión Encargado logística Seguimiento gabinete y terreno Equipo logística

9 QUE FUE MONITOREADO Unidad Operaciones Censo Nacional Creación de locales Asignación de RR.HH Check-list local Monitoreo a través del Sistema de Gestión Censo (SGC) Correos electrónicos y llamados telefónicos Envío de insumos Logística Materiales difusión Monitoreo a través del sistema web del Operador de transporte Materiales de capacitación

10 QUE FUE MONITOREADO Nota: cifras son de carácter referencial

11 CREACIÓN DE LOCALES OPERATIVOS Figura 1: Distribución porcentual de la creación de locales Censales Porcentaje (%) 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 2/7/2017 2/9/2017 2/10/2017 2/11/2017 2/13/2017 2/14/2017 2/15/2017 2/20/2017 2/21/2017 2/22/2017 2/23/2017 2/24/2017 2/25/2017 2/26/2017 2/27/2017 2/28/2017 3/1/2017 3/2/2017 3/3/2017 3/5/2017 3/6/2017 3/7/2017 3/8/2017 3/9/2017 3/10/2017 3/13/2017 3/14/2017 3/15/2017 3/16/2017 3/17/2017 3/18/2017 3/19/2017 3/20/2017 3/21/2017 3/22/2017 3/23/2017 3/24/2017 3/25/2017 3/26/2017 3/27/2017 3/28/2017 3/29/2017 3/30/2017 4/3/2017 4/11/2017 4/12/2017 4/13/2017 4/15/2017 4/17/2017 4/19/2017 Días Tarapacá, Atacama y Arica y Parinacota fueron las primeras en crear el 100% de sus locales al 27 de marzo.

12 ETAPAS DEL MONITOREO Y CONTROL PERSPECTIVA OPERACIONES NACIONAL Previo Unidad operaciones Censo Logística Día Censo Equipo monitoreo macrozonas Post Censo Unidad operaciones Censo Equipo monitoreo macrozonas Logística

13 CONFORMACIÓN DE EQUIPO DE MONITOREO POR MACROZONA Durante el proyecto Censo 2017 se identificaron diversos escenarios posibles de contingencias o incidentes, como por ejemplo: Falta de material Falta de censistas Falla de sistemas Accidentes personales Muchas de estas contingencias serían resueltas, por los Jefes de Local, Jefes Comunales o Directores Regionales. Sin embargo, existe la posibilidad de que ocurran incidentes que no puedan ser resueltos a nivel regional y requieran apoyo central.

14 EQUIPO DE MONITOREO POR MACROZONAS Macro Zona 1 Macro Zona 2 Macro Zona 3 Macro Zona 4 Macro Zona 5 Periodo desde 01/04 al 30/04. Arica y Parinacota Valparaíso Metropolitana Maule Araucanía Los encargados fueron jefes de unidades. Compuesto por equipos multidisciplinarios. Tarapacá Antofagasta Atacama O Higgins Biobío Los Ríos Los Lagos Aysén Coquimbo Magallanes

15 ESTRUCTURA DEL EQUIPO DE MONITOREO Directora Nacional Jefa Censo Jefa de Operaciones Jefe(a) de Macrozona n Monitor de operaciones Monitor de Comunicaciones Monitor TI Monitor Administrativo

16 LOCALES OPERATIVOS HABILITADOS EN SGC locales operativos 100% de locales habilitados, siendo el 95,9% reportado el 19 de abril en el sistema de gestión Censo Figura 5 Distribución porcentual sobre la habilitación de locales censales. PORCENTAJE 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 92,0% 96,4% 100,0% 80,2% <10:00 10:00-12:59 13:00-15:59 > 16: 00 RANGO HORARIO

17 ETAPAS DEL MONITOREO Y CONTROL PERSPECTIVA OPERACIONES NACIONAL Previo Unidad operaciones Censo Logística Día Censo Equipo monitoreo macrozonas Post Censo Unidad operaciones Censo Equipo monitoreo macrozonas Logística

18 QUE FUE MONITOREADO Posterior al día 19 de abril, los esfuerzos se abocaron a entregar información actualizada de: Cobertura de portafolios prioritarios Asignación de portafolios (portafolios faltantes y operativos especiales) Avance de digitación Limpieza de portafolios Cierre de local Logística de reversa

19 PROCESO DE RECUPERACIÓN El proceso de recuperación de cobertura posterior al día del censo, fue abordado en dos dimensiones: Recolección en terreno, la cual se extendió hasta fines de abril. Atención de citaciones en los locales censales. Sistema de atención de citaciones, plataforma web.

20 PROCESO DE RECUPERACIÓN PLATAFORMA ONLINE

21 PROCESO DE RECUPERACIÓN PLATAFORMA ONLINE

22 PROCESO DE RECUPERACIÓN PLATAFORMA ONLINE

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