EY/Ethics: Preguntas Frecuentes

Transcripción

1 Ernst & Young ha introducido EY/Ethics, nuestra línea directa global de ética que puede ser usado ya sea anónimamente o revelando la identidad, para reportar en forma confidencial una actividad que implique alguna conducta que sea no ética, ilegal, que viole las normas profesionales, o que de alguna manera sea inconsistente con nuestro Código Global de Conducta. Las siguientes son una serie de respuestas que han sido desarrolladas para responder las preguntas que frecuentemente puedan surgir sobre el la línea directa. Pregunta #1 Por qué Ernst & Young tiene una línea directa de ética? EY/Ethics ha sido establecido para proveer a la gente de Ernst & Young, sus clientes, y otras personas fuera de Ernst & Young con un medio confidencial, ya sea en forma anónima o revelando la identidad, para reportar una actividad que implique algún comportamiento que sea no ético o ilegal, que viole las normas profesionales, o que de alguna manera sea inconsistente con nuestro Código Global de Conducta. EY/Ethics es para usarlo en una situación donde una persona no se sienta cómoda usando una de los otros canales usuales de comunicación para plantear una preocupación (por ejemplo, sobre un socio en servicio a clientes), o en el caso que la persona tenga una razón para creer que no tendría éxito el usar la comunicación típica u otros canales reporte. Esperamos que tales situaciones sean poco frecuentes. Pregunta #2 Quién opera la línea directa de ética? EY/Ethics es operado por una organización externa e independiente llamada EthicsPoint Inc., la cuál provee soluciones confidenciales y, si se desea, también en forma anónima, reportes de líneas directas a organizaciones en todo el mundo. EthicsPoint reúne la información de las fuentes en las que se reportan situaciones y luego pasa el reporte a Ernst & Young para darle seguimiento e investigación. Usted puede encontrar más sobre EthicsPoint en En Canadá, Alemania y los Estados Unidos, la línea directa es operada y atendida por personal de la línea directa de EY. Pregunta #3 Tienen los empleados de EthicsPoint que firmar un acuerdo de confidencialidad? Si. Ellos firman un acuerdo de confidencialidad cuando ingresan a EthicsPoint, y se les requiere reconfirmar sus acuerdos cada mes. Pregunta #4 Quién puede contactar la línea directa de ética? Cualquier persona interna (socio, personal) o externa (clientes, proveedores u otros) a Ernst & Young puede contactar EY/Ethics, ya sea por teléfono o vía internet. Pregunta #5 Cuándo puedo contactar la línea directa de ética? Usted puede contactar EY/Ethics a cualquier hora a través del sitio de Internet de EY/Ethics, o llamando al número gratis de línea directa más cerca de usted, el cual puede encontrar en el sitio de Internet de EY/Ethics en La línea directa está abierta las 24 horas del día, 7 días a la semana, y 365 días al año. EY/Ethics 1 May 2006

2 Pregunta #6 Puedo hacer mi reporte en mi idioma nativo? Sí. Pregunta #7 Debería yo usar la línea directa de ética siempre que tenga alguna preocupación? EY/Ethics debe ser usado en circunstancias inusuales donde los otros canales de comunicación no estén disponibles o no parecen ser apropiados. Si usted tiene alguna preocupación, primero debería considerar discutirlo con un socio de Ernst & Young u otro profesional de Ernst & Young. Si todavía cree que existe un problema, por favor comuníquese con EY/Ethics para reportar su preocupación. Pregunta #8 Cómo trabaja EY/Ethics? Si usted hace un reporte a través del sitio de Internet de EY/Ethics, la página le indicará que provea la información que se le requiere para investigar una preocupación. Usted tendrá la opción de navegar la página en uno de varios idiomas: Inglés, Francés, Holandés, Portugués, o Español. Sin embargo, usted podrá hacer su reporte en cualquier idioma. Se le dará la opción de permanecer anónimo o de proveer su nombre y detalles de contacto. Después que haya completado su repote, se le dará una Clave de Reporte y se le pedirá que formule un password. Usted podrá volver al sitio de Internet cinco o más días laborales después de haber sometido el reporte para obtener una actualización. En ese momento podremos necesitar hacerle algunas preguntas para poder investigar más el asunto. Usted tendrá que introducir su Clave de Reporte y password. Si usted llama a EY/Ethics por teléfono en los países de Canadá, Alemania o los Estados Unidos, su llamada será atendida (o, si deja un mensaje, su mensaje será procesado por) un especialista de la línea directa de EY quien lo guiará a través del proceso de su país. Para el resto del mundo, su llamada será antendida en inglés por un especialista calificado de EthicsPoint. Dependiendo en el idioma en el que usted desee hablar, el especialista o continuará con la llamada, o lo transferirá a algún colega que pueda hablarle en su idioma, o pedirá a un interprete que se una a la conversación. EY/Ethics soporta todos los idiomas. Durante la llamada, se le preguntará si desea permanecer en el anonimato. Se le dará la opción de: Hacer que su identidad e información de contacto esté disponible para Ernst & Young sin restricción. Hacer que su identidad e información de contacto esté disponible solo para personal de Ernst & Young que sea responsable por investigar asuntos de ética y quienes están obligados a mantener tal información confidencial. Permanecer en el anonimato. Luego se le pedirá información pertinente al reporte de EthicsPoint. Al final de la llamada, se le dará una Clave de Reporte y se le pedirá que formule un password. Si usted desea llamar más tarde, la Clave de Reporte y password le permitirá a EthicsPoint que tenga EY/Ethics 2 May 2006

3 acceso a la información de su reporte. Una vez que se haga el reporte a través de la línea directa de EY/Ethics, los detalles del reporte serán enviados al personal dentro de Ernst & Young para darles seguimiento. Pregunta #9 Cómo sabré lo que sucede como resultado de mi reporte? Cuando usted hace un reporte a través del sitio de Internet de EY/Ethics, o del numero de teléfono de la línea directa, usted puede comunicarse después de cinco días laborales para obtener una actualización sobre el estado de la investigación ya sea accediendo al sitio de Internet de EY/Ethics o con una llamada de seguimiento al numero de teléfono de la línea directa. Dependiendo de la complejidad del caso, usted podrá ser informado en esa etapa que el reporte aún está siendo considerado; que la investigación ha sido completada y si se ha tomado alguna acción o no; o se le pueden pedir más detalles sobre el caso para poder permitirnos investigar el caso con más profundidad. Sin embargo, por razones de confidencialidad, no necesariamente se le informarán los detalles de cómo un asunto particular está siendo o será resuelto. Si usted decide proveer su nombre e información de contacto, es posible que usted sea contactado por la persona apropiada de Ernst & Young dentro del país donde surgió el reporte. Pregunta #10 Cuando recibiré una respuesta a mi reporte? Nosotros nos comprometemos a darle por lo menos una respuesta inicial dentro de cinco días laborales después de recibir el reporte. Sin embargo, darle seguimiento podrá frecuentemente requerir una investigación más detallada y completa que podrá tomar más tiempo para finalizar. Si este es el caso, se le informará en la respuesta inicial. Pregunta #11 Si llamo a la línea directa de ética, será mi llamada grabada? No, pero para poder crear un reporte, el personal tendrá que tomar apuntes sobre su llamada. Pregunta #12 Puedo hacer un informe anónimo a la línea directa de ética? Si me identifico, permanecerá mi identidad confidencial? Usted no tiene que identificarse cuando llame a la línea directa de EY/Ethics, o cuando haga un reporte en nuestro sitio de Internet de EY/Ethics, aunque si le sugerimos que lo haga. Podremos hacer un mejor trabajo de investigación sobre su asunto si usted nos informa quién es y cómo podemos comunicarnos con usted. Si usted provee su nombre o alguna otra forma de identificación, su identidad será tratada como confidencial. Durante la llamada, se le preguntará si desea permanecer en el anonimato. Se le dará la opción de revelar su identidad e información de contacto a Ernst & Young sin restricción; revelar su identidad e información de contacto solamente al personal de Ernst & Young que sea responsable de investigar asuntos de ética, quienes están obligados a mantener tal información confidencial; o puede permanecer en el anonimato. Sin embargo, debe tomar en cuenta que no es posible garantizar absoluta confidencialidad en todas las circunstancias. La revelación dentro o fuera de Ernst & Young puede ser requerida por la ley en ciertos casos como, por ejemplo, si el reporte EY/Ethics 3 May 2006

4 se refiere a lavado de dinero. Además, es posible que alguien pueda adivinar su identidad basado en las circunstancias de su reporte. Usted no debe dejar que estas posibilidades le desanimen para reportar una preocupación. Pregunta #13 Está mi reporte cubierto por privilegio legal del abogado-cliente? Dependiendo del contenido de su reporte, puede que sea cubierto por privilegio legal, pero es más seguro asumir que no lo estará. Pregunta #14 Es posible que mi llamada a EY/Ethics pueda ser rastreada por medio del identificador de llamadas? No. El identificador de llamadas está desactivado para todas llamadas entrantes. Pregunta #15 Quién responde por los reportes que se registran en la línea directa de ética? Los reportes se mandan al personal designado en Ernst & Young. Las personas varían alrededor del mundo, pero típicamente puede incluir un miembro de nuestro consejo legal, o de los equipos de Calidad y Gestión de Riesgos o del Equipo de Recursos Humanos. Pregunta #16 Qué sucede si la persona que recibirá el reporte es el sujeto de la preocupación? El sistema de EthicsPoint verifica cualquier nombre reportado con los nombres de aquéllos que están en la distribución del reporte y señala cualquier posible conflicto. En aquéllos caso en los que esto ocurra, la persona nombrada en el reporte será removida de la lista de distribución para ese reporte específico. Pregunta #17 Qué sucede si la persona sobre la que he hecho un reporte se entera de que fui yo quien hizo el reporte? Es política de Ernst & Young el alentar a la gente a reportar preocupaciones con respecto a trabajos para clientes o comportamiento no ético o ilegal, y de proteger contra represalias a la gente que presenta dichas preocupaciones. Como lo declara nuestro Código Global de Conducta, "Ernst & Young no permite discriminación o represalias como resultado de ninguna clase por informes de buena fe sobre comportamiento ilegal o no ético." La represalia es una seria violación de nuestro Código Global de Conducta y cualquier represalia por parte de alguna persona de Ernst & Young, como la intimidación, está sujeta a acción disciplinaria que, de ser necesario, puede incluir la terminación de la relación laboral. Pregunta #18 Puedo tener problemas por contactar EY/Ethics? Necesito prueba de que alguien está haciendo algo indebido antes de hacer un reporte? Le sugerimos reportar cualquier preocupación legítima y de buena fe, aunque usted no tenga prueba del acto indebido. Por supuesto, el hacer alegaciones falsas a través de EY/Ethics 4 May 2006

5 cualquier canal es un asunto legal serio. Todos los reportes enviados recibirán atención cuidadosa de Ernst & Young. Pregunta #19 A quién puedo llamar si tengo preguntas adicionales sobre EY/Ethics? Usted puede comunicarse con Susan Zohn, de nuestro equipo de Calidad y Gestión de Riesgos: Teléfono: ; Correo Electrónico susan.zohn@ey.com. EY/Ethics 5 May 2006