MANUAL DE USUARIO APORTACION DE DOCUMENTACION A TRAVÉS DE IMV-MODIM

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO APORTACION DE DOCUMENTACION A TRAVÉS DE IMV-MODIM Área de Desarrollo I+D+I Subdirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Ministerio de Economía, Industria y Competitividad

2 1 INTRODUCCIÓN APLICACIÓN IMV-MODIM PANTALLA DE GESTION DE SOLICITUDES CONDICIÓN 1: LA SOLICITUD SE ENCUENTRA REGISTRADA CONDICIÓN 2: ESTADO PÚBLICO DE FACILITA ASOCIADO A LA SOLICITUD PANTALLA DE APORTACION DE DOCUMENTACION ACCIONES EJECUTABLES EN LA PANTALLA DE APORTACION DE DOCUMENTACION VISUALIZACION DE UN DOCUMENTO APORTACION DE UN DOCUMENTO APLICACIÓN FACILITA PANTALLA DE REALIZACION DE INSTANCIA NUEVOS DOCUMENTOS APORTABLES POR INSTANCIA v1.0

3 1 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como objetivo proporcionar la información necesaria para permitir a los usuarios entender las modificaciones realizadas en IMV-MODIM y Facilita. La modificación más significativa que se tratará en este documento, es la inclusión de una nueva funcionalidad que va a permitir que desde IMV-MODIM se pueda solicitar toda la documentación necesaria para la tramitación del expediente, de manera que se libere a Facilita de la responsabilidad de requerir aquellos documentos que el Ministerio haya apercibido como ausentes o incorrectos durante la Tramitación del expediente. Estos documentos deberán ser ahora aportados desde la aplicación IMV-MODIM en vez de a través de las bandejas de petición de documentación de Facilita. Actualmente, el aporte de Documentos puede hacerse vía IMV-MODIM, si se hace antes de firmar y registrar la Solicitud. Una vez que haya sido registrada/firmada, solo podría aportarse el IT-XSIG. A partir de este momento del registro de la solicitud, la documentación debe ser aportada vía Facilita ya que IMV-MODIM no permite su aporte. El problema es que esta dualidad en la aportación de la documentación genera ineficiencias y problemas, ya que, el solicitante, tiene determinados documentos en IMV-MODIM y otros en Facilita, pero no resultan visibles unos con otros y debe estar entrando en las diferentes plataformas para ver si les falta alguno. Pero con la mejora implementada, todos los documentos obligatorios para una solicitud serán aportados a través de IMV-MODIM (a través de una nueva pantalla de aportación de documentos), en lugar de vía Facilita. A continuación, se presentan las funcionalidades implementadas nuevas y modificadas y la secuencia de pasos recomendados para utilizarlas correctamente. 3 v1.0

4 2 APLICACIÓN IMV-MODIM 2.1 PANTALLA DE GESTION DE SOLICITUDES. Al acceder a la aplicación IMV-MODIM, la primera pantalla que se muestra es la de Gestión de las solicitudes existentes. En ella se mostrarán las solicitudes activas relacionadas con el usuario solicitante conectado o con la entidad a la que pertenezca. El control de accesos a la nueva pantalla de aportación de documentación de IMV-MODIM deberá hacerse dentro de esta pantalla de manera que, para cada solicitud mostrada, se evaluará si está en las circunstancias y/o condiciones adecuadas para permitir el acceso a esta pantalla y, por consiguiente, para permitir la aportación de nueva documentación al expediente asociado a la solicitud. Las condiciones principales que evalúan este acceso a la nueva pantalla de aportación de documentación son: Condición 1: La solicitud se encuentra Registrada. En el proceso de creación de una solicitud se podrá aportar la documentación necesaria hasta el momento de su Registro en el sistema. Una vez la solicitud ha sido Registrada, hasta el momento solo se podía cargar documentación adicional a través de Facilita. Pero a partir de ahora cuando la solicitud esté Registrada la documentación adicional se cargará a través de IMV-MODIM y se deshabilitará la carga de esta documentación desde Facilita. Para que se pueda aportar documentación fuera del alta de la solicitud, ésta ya debe haber comenzado a tramitarse. Por ello la solicitud deberá encontrarse ya en el estado Registrada, (hasta que una solicitud no está registrada no tiene un expediente asociado, por lo que no puede comenzar a tramitarse por el Ministerio). 4 v1.0

5 Las solicitudes que aún no hayan sido registradas y se encuentren en un estado Abierta, no mostrarán ningún icono de acceso a la nueva pantalla de Aportación de documentos (ni activo ni bloqueado), por lo que las solicitudes en este estado evidentemente no podrán aportar documentos a través de la nueva pantalla y deberán seguirlo haciendo como hasta el momento. 5 v1.0

6 2.1.2 Condición 2: Estado Público de Facilita asociado a la solicitud. Al registrar una solicitud, el Ministerio tramitará la misma haciéndola avanzar hasta enviar una Notificación de Subsanación / Cambio de estado a Presentación Incompleta (estado al que se llegará por defecto) al usuario a través de Facilita. Este estado Presentación Incompleta permitirá el acceso a la nueva pantalla de aportación de documentación. El solicitante será conocedor de esta situación en su solicitud a través de la notificación informativa que le llegará vía Facilita, de manera que sabrá que, para la solicitud especificada en la Notificación, el acceso a la pantalla de aportación de documentos estará activo. De este modo, en la pantalla de Gestión de Solicitudes, dentro de la tabla con el listado de solicitudes, las que se encuentren en estado Presentación Incompleta mostrarán un icono de acceso activo a la pantalla de Aportación de Documentación en la columna de Acciones. 6 v1.0

7 Una vez la solicitud ha sido registrada y se encuentra en el estado público de Presentación Incompleta, el solicitante podría aportar el fichero XSIG que aún no haya sido aportado a través de IMV-MODIM, y al hacerlo se comprobará que el resto documentación aportada también está completa y es correcta. Al incorporar este documento se enviará un aviso al Ministerio que podrá tramitar la solicitud, de manera que podrá volver a enviar una notificación de cambio de estado de Facilita a Presentación. Este estado Presentación también permitirá la aportación de nueva documentación a través de la nueva pantalla de aportación de documentación. De este modo, en la pantalla de Gestión de solicitudes, dentro de la tabla con el listado de solicitudes, las que posean el estado Presentación en Facilita mostrarán el icono de acceso activo a la pantalla de aportación de documentación. Durante la tramitación de la solicitud, el Ministerio evaluará la compleción y la corrección de los documentos aportados. En caso de que falte algún tipo de documento necesario o que alguno de los documentos ya aportados sea incorrecto, el Ministerio los marcará como requisitos no cumplidos. El listado de documentos/requisitos no cumplidos se enviará al solicitante a través de una notificación de subsanación / cambio de estado que recibirá mediante Facilita, indicando el identificador de la solicitud evaluada y el listado de los requisitos que no se cumplen. Una vez que el solicitante haya leído esta Notificación, el estado de Facilita de la solicitud pasará a Subsanación y se abrirá un plazo de diez días hábiles para realizar la aportación de documentos a través de la nueva pantalla de aportación de documentos. Por lo que entonces, para las solicitudes que tengan un estado de Facilita de Subsanación y mientras se mantengan dentro del plazo de diez días hábiles en el que se puede aportar la documentación, se mostrará el icono de acceso activo a la nueva pantalla de aportación de documentación de IMV-MODIM dentro del listado de solicitudes en la pantalla de gestión de solicitudes. Es importante hacer hincapié en que, para obtener acceso a la nueva pantalla de aportación de documentación, el usuario deberá haber leído con anterioridad la notificación de subsanación que se le haya enviado durante la tramitación de su Expediente. Si la solicitud se encuentra Registrada pero está en cualquier otro estado público de Facilita diferente a los anteriores o si bien tiene un estado público de Subsanación pero se encuentra fuera del plazo de aportación de la documentación, se mostrará un icono de acceso bloqueado a la pantalla de aportación de documentación. 7 v1.0

8 2.2 PANTALLA DE APORTACION DE DOCUMENTACION. Como ya se ha explicado, si para alguna de las solicitudes mostradas en la pantalla de Gestión de las Solicitudes se cumplen las condiciones anteriores descritas, se mostrará el icono de acceso activo a la pantalla de aportación de documentación de IMV-MODIM. Si se pulsa sobre este icono, se accederá a la pantalla de aportación de documentación cuya estructura principal será la siguiente: (Por temas de facilidad de uso general y de ergonomía, se ha intentado mantener tanto una estructura visual como un sistema de funcionamiento de esta nueva pantalla parecidos a la que se ha venido utilizando en Facilita hasta ahora para este fin) La estructura de esta nueva pantalla estará compuesta por los apartados siguientes: 8 v1.0

9 1. En primer lugar, se podrá reconocer un apartado Expediente donde se mostrarán los identificadores de la solicitud y de su expediente asociado para los que deseamos aportar documentación. 2. A continuación, se mostrará el apartado Estado en el que se comunicará el estado público de Facilita en el que se encuentra la solicitud/expediente. Ya se ha explicado anteriormente que únicamente se podrá acceder a esta pantalla de aportación de documentación si el estado público de Facilita recuperado es Presentación, Presentación Incompleta o Subsanación, por lo que serán los únicos valores que podrán ser representados en este apartado. La apariencia de este apartado dependerá del estado Facilita recuperado de la solicitud. - Si el estado público de Facilita del expediente es Presentación o Presentación Incompleta, entonces se mostrará únicamente el nombre del estado. - Si el estado público de Facilita del expediente es Subsanación, aparte de mostrarse el nombre del estado, también se mostrará el plazo límite para la aportación de documentación correspondiente a esta subsanación. Este estado público será muy importante en la selección de las diferentes opciones y comportamientos que mostrará esta pantalla y de los que se hablará posteriormente. 3. En la parte inferior de la pantalla se mostrará el apartado de Listado de Requisitos. En este apartado se muestra un enlace a la página web del Ministerio, donde, en los documentos existentes, pueden consultarse los documentos requeridos obligatorios en función de la solicitud seleccionada (El tipo de solicitud podrá saberse rápidamente mirando la última letra del código identificador del expediente mostrado en el apartado Expediente de esta misma pantalla). 9 v1.0

10 4. Y el último apartado dentro de la pantalla será Adjuntar Documento. En este apartado podremos distinguir dos partes bien diferenciadas: A. La parte superior en donde se situará: Una lista desplegable con los tipos de documentos seleccionables para aportar a la solicitud. Un cuadro de búsqueda de documentos para buscar en el sistema de archivos del equipo local el documento que se desea adjuntar a la solicitud / expediente. Un botón Adjuntar que desencadenará el proceso de aportación del documento seleccionado como documento del tipo escogido en la lista desplegable en la solicitud actual. 10 v1.0

11 En la lista desplegable solo se muestran los tipos de documentos que pueden ser aportados para cada tipo de Informe Motivado. Cualquier documento de otra tipología que se desee aportar se deberá entregar en forma de instancia a través de Facilita. B. La parte inferior del apartado en donde se situará un listado con todos los documentos aportados a la solicitud desde la creación de la misma. Este listado mostrará para cada documento aportado: El nombre del documento. El tipo de documento con el que fue aportado a la solicitud. La fecha en la que fue aportado. 11 v1.0

12 Este listado incluye varios tipos de documentos aportados: Los documentos aportados en el proceso de creación de la solicitud. Los documentos aportados a través de esta pantalla. Este listado no discriminará los documentos aportados a través de esta pantalla por acciones. Es decir que los documentos que se hayan aportado en los diferentes estados de Presentación, Presentación Incompleta o Subsanación por los que haya ido pasando la tramitación un expediente, a nivel de apariencia u operativo carecerán de diferencias los unos de los otros. (No obstante, la fecha de aportación si puede indicarnos en qué momento de la tramitación del expediente se aportó cada documento). Para este tipo de documentos, el enlace de Visualización estará visible y activo en la columna Acciones de la tabla. 12 v1.0

13 2.3 ACCIONES EJECUTABLES EN LA PANTALLA DE APORTACION DE DOCUMENTACION VISUALIZACION DE UN DOCUMENTO Para cualquier documento, sin importar el origen de su aportación al expediente (si fue aportado durante la creación de la solicitud, o si bien se aportó durante un proceso de Presentación, Presentación Incompleta o de Subsanación anterior), el icono de visualización del documento estará siempre presente y el proceso de descarga/visualización será siempre el mismo: Si se pulsa sobre el icono de Visualizar/Guardar el fichero: Automáticamente aparecerá una ventana auxiliar preguntando si se desea abrir o guardar el documento seleccionado. - Si se selecciona la opción de Guardar el documento, se abrirá automáticamente una ventana del navegador para que el usuario seleccione la localización dentro del sistema de archivos del equipo donde se desea guardar el documento, así como el nombre con el que desea guardarlo (por defecto se mantendrá el mismo nombre del documento con el que fue aportado al expediente). 13 v1.0

14 - Si se selecciona la opción de Abrir el documento, se abrirá el documento automáticamente utilizando el programa visor de documentos PDF establecido por defecto en el equipo APORTACION DE UN DOCUMENTO Cuando se desea aportar un documento habrá que realizar varias acciones: 1. Seleccionar un tipo de documento que se desea aportar de entre los tipos desplegables. Ya hemos dicho que cuando el expediente se encuentre en un estado de Facilita de Presentación o Presentación Incompleta, esta lista desplegable contendrá un listado con los documentos aportables desde IMV-MODIM de acuerdo con las restricciones especificadas según el tipo de expediente del que se trate. Si el expediente se encuentra en un estado de Subsanación, la lista de documentos a aportar se comportará del mismo modo que para los estados de Presentación y Presentación Incompleta, estando únicamente limitada por el tipo de expediente para el que se desee aportar documentación requerida en la subsanación. Una vez seleccionado un tipo de documento, este queda marcado en la lista, aunque la selección es modificable en cualquier momento. 2. Pulsar sobre el botón Seleccionar Archivo para que se abra una nueva ventana del navegador que permitirá al usuario moverse por el sistema de directorios de su equipo con el objeto de localizar el documento que se desee aportar. Este documento deberá cumplir una serie de condiciones para considerarse válido: 14 v1.0

15 o o o Deberá tener un tamaño menor de 4 Mb No deberá contener caracteres no alfanuméricos en su nombre ({ } ) Deberá tener una extensión PDF 3. Una vez seleccionado un tipo de documento de la lista y seleccionado un documento que cumpla estas condiciones anteriores, se pulsará sobre el botón Adjuntar, y si todo es correcto, la pantalla se recargará mostrando en el listado de documentos aportados, el nuevo documento aportado con sus campos rellenados y los links de Visualización. 15 v1.0

16 Pero la aportación de documentación a través de esta pantalla también tendrá algunas restricciones a tener en cuenta: o En primer lugar, si los documentos aportados no cumplen las condiciones anteriormente enumeradas, cuando se intente adjuntar el documento se recargará la pantalla mostrando un mensaje explicativo del error encontrado en la aportación. 16 v1.0

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19 3 APLICACIÓN FACILITA 3.1 PANTALLA DE REALIZACION DE INSTANCIA. En cuanto a Facilita, la principal modificación es que para los estados Presentación, Presentación Incompleta y Subsanación ya no se abrirán bandejas de carga al marcarse los documentos aportados de los requisitos como No cumple durante la tramitación del expediente, ya que ya estarán abiertas en IMV-MODIM para estos estados definidos. De este modo, para estos Estados, y para la mayoría de los demás también, en Facilita inicialmente sólo estará habilitada la bandeja de Realizar Instancia. Las opciones de tipo de documento aportable desde la instancia, seleccionables en un desplegable dentro de la bandeja, serán dependientes del estado del expediente en que se encuentre. No existirá ningún otro tipo de documento seleccionable desde Facilita, salvo aquellos que lleven habilitada la apertura de una bandeja de carga de una tipología y plazo específico, si se ha abierto un ciclo de alegaciones, o si existe plazo para la interposición de un recurso de alzada, etc. El proceso de aportación de estos documentos a través de una instancia de Facilita no ha cambiado, se seguirá realizando como hasta el momento. 19 v1.0

20 3.1.1 NUEVOS DOCUMENTOS APORTABLES POR INSTANCIA. Así mismo, como ya se ha dicho en el punto anterior, todos los documentos que no hayan sido definidos como aportables a través de IMV-MODIM deberán ser aportados a través de Facilita. La novedad es que estos documentos, se cargarán como tipos de documentos diferentes dentro de una Instancia. Los documentos aportables en los estados públicos de Presentación, Presentación Incompleta y Subsanación (estados para los que el grueso de la aportación documental ha pasado a estar en IMV-MODIM) son: - Instancia Genérica - Cambio de Datos de Solicitud - Cambio de Entidad Certificadora - Problemas con IT-XSIG (XML) - Desistimiento de Solicitud Voluntario - Desistimiento de Recurso - Documentos relacionados con Hacienda Para los estados siguientes, los documentos aportables a través de la realización de una Instancia de Facilita también se han modificado y ahora son: RESOLUCION DEFINITIVA DESISTIDO EVALUACION PROPUESTA RESOLUCION PROVISIONAL Instancia Genérica Instancia Genérica Instancia Genérica Instancia Genérica Recurso Recurso Documentos Relacionados con Hacienda Documentos Relacionados con Hacienda Desistimiento de Recurso Desistimiento de Recurso Desistimiento de Recurso Desistimiento de Solicitud Voluntario Desistimiento de Recurso Desistimiento de Solicitud Voluntario 20 v1.0