SOLICITUD TELEMÁTICA MANUAL DE USUARIO ENERO 2018 SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL. Servicio Público de Empleo Estatal.

Transcripción

1 SOLICITUD TELEMÁTICA MANUAL DE USUARIO ENERO 2018 Servicio Público de Empleo Estatal Depósito legal: SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL 1

2 INDICE SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL... 1 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN TELEMÁTICA ACCESO A LA SOLICITUD TELEMÁTICA REALIZACIÓN DE LA SOLICITUD SOLICITUD DE RECUPERACIÓN DE CLAVE PERSONAL RECUPERACIÓN DE CLAVE PERSONAL POR OLVIDO RECUPERACIÓN DE CLAVE PERSONAL POR CAMBIO DE REPRESENTANTE ENVIAR DOCUMENTACIÓN DE SOLICITUDES TELEMÁTICAS SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES TELEMÁTICAS

3 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN TELEMÁTICA La solicitud de autorización para el uso de la aplicación se puede efectuar de dos formas: 1.- Presencial. Tal y como se muestra en el punto 2 del Manual de la aplicación, mediante esta vía el representante de la empresa debe rellenar un formulario, imprimirlo y presentarlo junto con la documentación requerida en el lugar de presentación seleccionado. 2.- Telemática. Se ha creado una aplicación en la Sede Electrónica del SEPE mediante la cual el representante de la empresa, debidamente identificado con Certificado Digital, DNI electrónico o Usuario / Contraseña en la plataforma Cl@ve, puede efectuar la solicitud de forma telemática, sin necesidad de personarse para su gestión en el Servicio Público de Empleo. A través de ella puede efectuarse tanto la solicitud inicial de autorización de uso administrativo de la aplicación, como las posteriores solicitudes de cambio de clave que pudieran ser necesarias. En este manual se explica el funcionamiento de esta nueva aplicación. 1 ACCESO A LA SOLICITUD TELEMÁTICA Se puede acceder a la aplicación mediante dos vías: 1.- Desde el menú de CONTRAT@, Pulsando la última opción del menú, se muestra en una nueva ventana la página explicativa y de acceso a la aplicación. 3

4 2.- Desde la Sede Electrónica del SEPE, en el apartado Empresas Al pulsar en Solicitud Telemática se muestra una página explicativa y de acceso a la aplicación: 4

5 Para acceder a la aplicación, el representante debe autenticarse mediante una de las opciones indicadas en la página anterior. Desde el día el acceso a los procedimientos de la Sede Electrónica del SEPE se realiza mediante Cl@ve Permanente, pudiendo utilizar Certificado Digital, DNI electrónico o Usuario/contraseña. Una vez comprobada la autenticación, se muestra el siguiente menú: 5

6 2 - REALIZACIÓN DE LA SOLICITUD Mediante esta tarea, la empresa o colegiado profesional, (en adelante empresa), que lo desee, podrá solicitar al Servicio Público de Empleo una autorización de uso de la aplicación de Comunicación de la Contratación Laboral a través de Internet. Sólo se podrá realizar una solicitud por empresa, independientemente de los códigos de cuenta de cotización que tenga. A diferencia de la Solicitud Presencial, al efectuar la Solicitud Telemática no es necesaria la impresión y presentación del documento de solicitud en el Servicio Público de Empleo. En su lugar, el documento obtenido al hacer la Solicitud se adjunta automáticamente al expediente de la Solicitud Telemática para su revisión por parte del Servicio Público de Empleo. El resto de la documentación requerida en función del tipo de empresa, deberá adjuntarse obligatoriamente en formato PDF mediante la opción habilitada a tal fin. El Servicio Público de Empleo estudiará la documentación y aprobará, en su caso, la Solicitud de Autorización. Al pulsar Realización de la solicitud deberá cumplimentarse el Formulario de Solicitud de Autorización, que se presenta con los datos NIF, NOMBRE Y APELLIDOS del representante protegidos y cargados con las credenciales obtenidas del certificado, DNI electrónico, o usuario y contraseña de la persona autenticada en la aplicación. 6

7 Si acepta se le mostrará el Formulario de Solicitud de Autorización 7

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10 Una vez tramitada la solicitud, se procederá a la asignación de Clave Personal, que deberá ser alfanumérica y entre un mínimo de 8 y un máximo de 20 caracteres, no admitiendo acentos y distinguiendo entre minúsculas y mayúsculas. Tras ACEPTAR Y FIRMAR se inicia el proceso de Firma Electrónica del documento de Solicitud. 10

11 La Solicitud de Autorización, firmada con la correspondiente Firma Electrónica, ha quedado registrada y se ha adjuntado automáticamente al expediente de la Solicitud. Este proceso genera dos documentos: 1.- Documento de Solicitud Al pulsar VER DOCUMENTO se obtendrá la Solicitud de Autorización Administrativa firmada electrónicamente, en formato PDF, con la correspondiente huella de seguridad. 11

12 El documento ya se adjuntó automáticamente en el momento de Aceptar, pero en este punto se puede descargar y/o imprimir. En caso de no guardarlo en este momento, también podrá imprimir y/o guardar su Solicitud, a través de la tarea Seguimiento de solicitudes telemáticas (ver más adelante). 12

13 2.- Resguardo de presentación de la Solicitud Al pulsar VER RESGUARDO se obtendrá el documento justificativo de la presentación de la Solicitud, con la correspondiente identificación de alta en el Registro Electrónico del Servicio Público de Empleo. Este documento PDF SE DEBE GUARDAR en este momento, ya que posteriormente no hay posibilidad de recuperar resguardos de documentaciones adjuntas a un expediente de Solicitud. 13

14 PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Aparte del documento PDF de la Solicitud Principal, es necesario adjuntar el resto de documentación requerida en función del tipo de empresa (siempre en formato PDF), en el plazo máximo de 30 días naturales desde que se realizó la solicitud de autorización. Para adjuntar estos documentos, se utilizará la opción implementada a tal fin en la aplicación, y que más adelante se explica en este manual. Transcurrido este plazo sin presentar la solicitud y documentación requerida, el Servicio Público de Empleo podrá transcurridos 15 días naturales, anular su solicitud. Si se ha realizado el trámite correctamente en cuanto a la presentación de solicitud y el resto de documentación en plazo adecuado, el Servicio Público de Empleo resolverá en un periodo de tiempo lo más breve posible, con un máximo de 15 días naturales. El Servicio Público de Empleo comunicará, en su caso, la concesión de la autorización, a la dirección de correo electrónico indicada por el solicitante: Se ha concedido la autorización administrativa que le permite el uso de la Aplicación de la Comunicación Laboral a través de Internet. Podrá obtener el documento de concesión de autorización principal en la tarea de consulta e impresión de la situación de la solicitud de la aplicación CONTRAT@. Igualmente el Servicio Público de Empleo utilizará este correo para cualquier anomalía en la documentación presentada, así como para cualquier comunicación posterior que deba hacer referente a su solicitud de autorización. Por este motivo, es muy importante mantener la cuenta de correo electrónico actualizada, mediante la opción habilitada a tal fin en la aplicación CONTRAT@. Una vez concedida la Autorización, podrá acceder a CONTRAT@ bien con el Identificador de la Empresa y la clave personal que asignó al realizar la Solicitud, bien con DNI electrónico o con Certificado Digital si posee uno de los admitidos por el Servicio Público de Empleo ( Registro Electrónico). 3 SOLICITUD DE RECUPERACIÓN DE CLAVE PERSONAL Mediante esta tarea, tanto el solicitante de autorización principal que la tenga en situación de tramite como el usuario principal que ya la tenga concedida, podrán realizar una solicitud de cambio de clave personal, ya sea por haber olvidado la que tuvieran, o bien por cambio de representante. Al igual que en la Solicitud de Autorización Principal, el documento obtenido al hacer la Solicitud de cambio de clave se adjunta automáticamente al expediente de la Solicitud para su revisión por parte del Servicio Público de Empleo. El resto de la documentación requerida deberá adjuntarse obligatoriamente en formato PDF mediante la opción habilitada a tal fin. El Servicio Público de Empleo estudiará la documentación y aprobará, en su caso, la Solicitud de Cambio de Clave. Al seleccionar Solicitud de recuperación de clave personal aparecerá un nuevo menú: 14

15 3.1 - RECUPERACIÓN DE CLAVE PERSONAL POR OLVIDO Al entrar en la tarea de RECUPERACIÓN DE CLAVE PERSONAL POR OLVIDO, se muestran en un formulario los campos que se deben cumplimentar para efectuar la solicitud, con los datos NIF, NOMBRE Y APELLIDOS del representante protegidos y cargados del certificado o DNI electrónico de la persona autenticada en la aplicación. Los campos que están marcados con una llamada ( ) son los que tienen alguna particularidad en su cumplimentación: 15

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17 La Solicitud de Cambio de Clave, firmada con la correspondiente Firma Electrónica, ha quedado registrada y se ha adjuntado automáticamente al expediente de la Solicitud. Este proceso genera dos documentos: 17

18 1.- Documento de Solicitud de Cambio de Clave Al pulsar VER DOCUMENTO se obtendrá la Solicitud de Cambio de Clave firmada electrónicamente, en formato PDF, con la correspondiente huella de seguridad. 18

19 2.- Resguardo de presentación de la Solicitud de Cambio de Clave Al igual que en la Solicitud de Autorización, al pulsar VER RESGUARDO se obtendrá la el documento justificativo de la presentación de la Solicitud de Cambio de Clave, con la correspondiente identificación de alta en el Registro Electrónico del Servicio Público de Empleo. Este documento PDF SE DEBE GUARDAR en este momento, ya que posteriormente no hay posibilidad de recuperar resguardos de documentaciones adjuntas a un expediente de Solicitud RECUPERACIÓN DE CLAVE PERSONAL POR CAMBIO DE REPRESENTANTE Al entrar en la tarea de RECUPERACIÓN DE CLAVE PERSONAL POR CAMBIO DE REPRESENTANTE, se muestran idénticos campos que en la anterior opción (olvido), con la única diferencia de que los datos que se muestran rellenos y protegidos son los del nuevo representante de la empresa que se ha autenticado en la aplicación. 19

20 PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA SOLICITUD DE CAMBIO DE CLAVE Aparte del documento PDF de la Solicitud de Cambio de Clave que ya está adjunto al expediente, es necesario adjuntar el resto de documentación requerida (siempre en formato PDF), en el plazo máximo de 30 días naturales desde que realizó la solicitud de autorización. Para adjuntar estos documentos, se utilizará la opción implementada a tal fin en la aplicación, y que más adelante se explica en este manual. Si se ha realizado el trámite correctamente en cuanto a la presentación de la solicitud y documentación en el plazo y lugar adecuado, el Servicio Público de Empleo resolverá en un periodo de tiempo lo más breve posible, con un máximo de 15 días naturales. El Servicio Público de Empleo comunicará la concesión del cambio de clave personal por olvido o por cambio de representante a la dirección de correo electrónico indicada por el solicitante: Con fecha de 30/11/2017 se procede a aceptar su nueva clave con identificador C cuya solicitud se realizó el día 30/11/2017 Igualmente el Servicio Público de Empleo utilizará este correo para cualquier anomalía en la documentación presentada, así como para cualquier comunicación posterior que deba hacer referente a su solicitud de autorización. Por este motivo, es muy importante mantener la cuenta de correo electrónico actualizada, mediante la opción habilitada a tal fin en la aplicación CONTRAT@. 4 ENVIAR DOCUMENTACIÓN DE SOLICITUDES TELEMÁTICAS Mediante esta opción el representante de la empresa debe adjuntar, para su posterior revisión por parte del Servicio Público de Empleo, la documentación requerida para cualquier Solicitud Telemática previamente efectuada. Los documentos que se adjuntan a través de esta tarea deben estar siempre en formato PDF. Al seleccionar la opción en el menú principal se solicita el identificador de la solicitud en el siguiente formulario: 20

21 El dato Identificador cambio de clave sólo se debe cumplimentar en caso de que el envío de documentación que se va a efectuar sea para una solicitud de Cambio de Clave (por olvido o por cambio de representante). En caso contrario este campo se dejará vacío. En la siguiente pantalla se adjuntará la documentación necesaria, utilizando para ello sucesivamente los botones SELECCIONAR ARCHIVO y ADJUNTAR. 21

22 Cuando estén todos los documentos adjuntos se enviarán mediante el botón ENVIAR DOCUMENTACIÓN. La aplicación devolverá un resguardo como el que se muestra a continuación, que debe guardarse como justificante de la documentación aportada por la empresa al Servicio Público de Empleo. 22

23 5 SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES TELEMÁTICAS Esta opción permite al representante de la empresa efectuar un seguimiento de una Solicitud Telemática, mostrando todo el historial de acciones que se han efectuado desde el momento de su realización hasta el momento actual. Igualmente, permite volver a descargarse documentos previamente anexados al expediente de la solicitud. Al seleccionar la opción en el menú principal se solicita el identificador de la solicitud en el siguiente formulario: 23

24 El dato Identificador cambio de clave sólo se debe cumplimentar en caso de que el envío de documentación que se va a efectuar sea para una solicitud de Cambio de Clave (por olvido o por cambio de representante). En caso contrario se dejará vacío. La aplicación mostrará el historial de acciones realizadas en la solicitud: 24