COMUNIDAD DE CASTILLA Y LEÓN

Transcripción

1 ÑÑÑIIU GUÍA PARA CUMPLIMENTAR, ENVIAR Y CONSULTAR SOLICITUD DE HOMOLOGACIÓN DE ACCIONES FORMATIVAS ORGANIZADAS POR PROMOTORES EXTERNOS A LA ADMINISTRACIÓN DE LA COMUNIDAD DE CASTILLA Y LEÓN TRAMITACIÓN DE SOLICITUDES DE HOMOLOGACIÓN DE ACCIONES FORMATIVAS ORGANIZADAS POR PROMOTORES EXTERNOS A LA ADMINISTRACIÓN DE LA FFeecchhaa: Junio de

2 INDICE 1 INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Acceso y apertura del formulario Cumplimentación de la solicitud Cumplimentación de los anexos II, III y IV Formulario de solicitud (Anexo I) Formulario de aportación de documentación complementaria (Anexo V) Firma y registro telemático de la solicitud Firmado de la solicitud Anexado y Firma de Documentación Acuse de recibo REQUISITOS TÉCNICOS Y GESTIÓN DE INCIDENCIAS

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4 1 INTRODUCCIÓN Esta guía contiene las instrucciones necesarias para la presentación y consulta telemática de solicitudes de homologación de acciones formativas organizadas por promotores externos a la Administración de la Comunidad de Castilla y León. 2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Para registrar con éxito la solicitud deberá seguir los pasos que se indican a continuación, teniendo en cuenta que todas las capturas de pantalla y figuras utilizadas para ilustrar esta guía son orientativas. Cumplimentación de los anexos necesarios para la presentación de la solicitud Acceso y apertura de la solicitud. Cumplimentación de la solicitud. Firma y registro telemático de los documentos aportados. Recepción del recibo de confirmación. 2.1 Acceso y apertura del formulario Al formulario se puede acceder desde el portal de la Escuela de Administración Pública de Castilla y León, y a través de la sede electrónica Cumplimentación de la solicitud Cumplimentación de los anexos II, III y IV La solicitud de homologación de acciones formativas organizadas por promotores externos a la Administración de la Comunidad de Castilla y León consta de cuatro formularios: - Anexo I Solicitud de homologación de acciones formativas organizadas por promotores externos a la Administración de la Comunidad de Castilla y León 4

5 - Anexo II Ficha técnica de homologación: Se debe cumplimentar una ficha por cada edición de acción formativa solicitada. En la presentación telemática se presentarán tantos anexos II como ediciones se vayan a solicitar. - Anexo III Planificación Anual Prevista de Acciones Formativas: Se debe cumplimentar un único anexo por cada solicitud de homologación de acciones formativas - Anexo IV Datos del Profesorado: Se debe cumplimentar un anexo por cada profesor que forme parte del cuerpo de profesores de cada una de las acciones formativas que se desean homologar. Los anexos II, III y IV a presentar con la solicitud se pueden cumplimentar online. Una vez completados, el usuario debe pulsar sobre el botón Guardar para almacenar los formularios obtenidos para anexarlos y firmarlos electrónicamente junto con la solicitud en el momento de la presentación en el registro electrónico de la misma. Si el número de anexos a presentar con la solicitud inicial supera el número máximo de archivos permitidos por la plataforma de Administración Electrónica, el usuario tiene a su disposición el Anexo V que permite aportar documentación complementaria identificando a una solicitud previamente con el número de registro electrónico Formulario de solicitud (Anexo I) La página de entrada al formulario ofrece, además de un acceso directo a la solicitud, a través del enlace Rellenar solicitud, acceso a ayuda sobre como configurar el equipo para completar la solicitud y presentarla en el registro electrónico, así como información general sobre los formularios. En el caso de la solicitud que nos ocupa, la información relevante es la que se encuentra bajo el epígrafe Formularios con Firma Electrónica. 5

6 Inmediatamente a la descarga del formulario, se muestra un mensaje que aparece en la siguiente figura, que desaparecerá en el momento que se pulsa Aceptar. 6

7 El formulario de solicitud consta de dos páginas que se dividen en tres cuerpos, cada uno de ellos dividido a su vez en una serie de campos en los que se recogerá la información necesaria. En el cuerpo 1 se recogen los datos relativos a la entidad solicitante. En el campo REPRESENTANTE LEGAL, se introducirán los apellidos y el nombre, tal y como se encuentran recogidos en el certificado digital que vaya a utilizar para firmar la solicitud o en su documento nacional de identidad. El campo DNI, se deberá introducir el número seguido de la letra que corresponda (NIF). En el cuerpo 2 se debe seleccionar la documentación que se presenta adjunta con la solicitud. En el cuerpo 3 se recogen los relacionados con las acciones formativas para las que se solicita la homologación. Una vez que se haya completado el formulario, se puede pulsar el botón Enviar o Borrar. Si pincha Borrar se borran todos los datos introducidos en el formulario. Si desea modificar algún dato concreto, vaya a la página correspondiente y cámbielo. 7

8 Llegados a este punto, es conveniente que guarde en su equipo una copia de la solicitud que acaba de rellenar en formato PDF. Esto le permitirá reiniciar más tarde el proceso de Firma y Registro Telemático por si se produjese alguna incidencia, simplemente abriendo dicha solicitud desde su navegador Formulario de aportación de documentación complementaria (Anexo V) Inmediatamente a la descarga del formulario, se muestra el mensaje que aparece en la siguiente figura, que desaparecerá en el momento que se pulsa aceptar. Este formulario permite a los usuarios que previamente hayan presentado una solicitud de homologación, anexar documentación complementaria. Por este motivo, este formulario dispone de un campo donde identificar el número de registro de la solicitud a la que está vinculada 8

9 El formulario consta de una página que se divide en tres cuerpos, cada uno de ellos dividido a su vez en una serie de campos en los que se recogerá la información necesaria. En el cuerpo 1 se recogen los datos relativos al promotor de formación. Se introducirán los apellidos y el nombre del representante legal, tal y como se encuentran recogidos en el certificado digital que vaya a utilizar para firmar la 9

10 solicitud o en su documento nacional de identidad. En el campo DNI, se deberá introducir el número seguido de la letra que corresponda (NIF). En el cuerpo 2 se debe introducir el número de registro obtenido tras la presentación telemática de la solicitud de homologación presentada por el promotor de formación correspondiente a la que vincular el presente formulario de aportación de documentación complementaria. En el cuerpo 3, el promotor de formación debe incluir una relación de los documentos que se van a anexar junto a este formulario en la presentación telemática del mismo. Una vez que se haya completado el formulario, se puede pulsar el botón Enviar o Borrar. Si pincha Borrar desaparecerán todos los datos introducidos. Llegados a este punto, es conveniente que guarde en su equipo una copia de la solicitud que acaba de rellenar en formato PDF. Esto le permitirá reiniciar más tarde el proceso de Firma y Registro Telemático por si se produjese alguna incidencia. 2.3 Firma y registro telemático de la solicitud Una vez completado el proceso de envío de la solicitud, el sistema mostrará la versión imprimible de la solicitud, con tres nuevos botones. Uno de ellos denominado FIRMAR Y REGISTRAR. Este botón permite firmar digitalmente la solicitud y presentarla en el registro telemático desde un ordenador. 10

11 Aparecerá una ventana de seguridad solicitándole permiso para enviar los datos del formulario. Pulse el botón de SI y, espere a que se cargue la página de anexado y firma. La presentación telemática de los formularios consta de tres pasos: Firmado de la solicitud Anexado y firma de documentación Acuse de recibo 11

12 2.3.1 Firmado de la solicitud. En este paso, se solicita que el usuario firme electrónicamente el formulario para la tramitación de su solicitud. Para ello, es necesario que el usuario disponga de un Certificado Digital reconocido o del DNI electrónico. Una vez que disponga del mecanismo de autenticación, el usuario únicamente tiene que pulsar sobre el botón Firmar solicitud. Preste especial atención a este paso puesto que la validez de la solicitud depende de la validez del certificado con el que firma. Tenga en cuenta que no podrá realizar la firma si su certificado no es válido o ha caducado. 12

13 Al pulsar el botón Firmar formulario aparecerá una ventana solicitándole su certificado digital. En el caso de que disponga de más de un certificado deberá seleccionar el adecuado. Nota: En algunos navegadores si sólo dispone de un certificado éste será seleccionado automáticamente, en otros como Internet Explorer siempre podrá elegir, aunque solo disponga de un certificado. Si cancela el proceso en este punto deberá iniciar de nuevo el proceso de firma y registro telemático del formulario en formato PDF previamente guardado en su equipo. 13

14 Si su certificado ha sido protegido por una clave privada o pin, el sistema le solicitará dicha clave. Introdúzcala y pulse el botón Aceptar. En este momento el registro telemático comparará los datos de su certificado electrónico con los del formulario y si estos no coinciden no aceptará la firma. Por eso, es de gran importancia que a la hora de cumplimentar el formulario se introduzcan el NIF, nombre y apellidos, tal cual figuran en el certificado. 14

15 Una vez firmada la solicitud, el usuario podrá adjuntar los anexos y documentación requerida para la tramitación de la solicitud Anexado y Firma de Documentación. La sección de Anexado y Firma de Documentación permite al usuario adjuntar los anexos II, III, IV necesarios para la tramitación de la solicitud de homologación de acciones formativas, así como la documentación adjunta que se indica en la Orden correspondiente. La plataforma de Administración Electrónica soporta el anexado de 15 documentos en cada proceso de firma electrónica de la solicitud. Sólo se aceptan documentos en formato PDF. Otros formatos se intentarán convertir automáticamente a PDF. 15

16 Para anexar un documento únicamente es necesario pinchar en el botón Examinar y seleccionar uno por uno los anexos o documentos almacenados en el equipo del usuario. El sistema muestra una lista de todos los documentos y anexos adjuntados por el usuario, así como un contador que informa del número de documentos anexados pendientes de firma. El usuario debe firmar electrónicamente cada uno de los 16

17 documentos anexados, para ello es necesario pulsar en el botón Firmar que aparece junto a cada uno de los documentos adjuntos. Una vez que el usuario haya aportado toda la documentación requerida y la haya firmado electrónicamente, el sistema permite registrar electrónicamente tanto la solicitud como los anexos, para ello es necesario que el usuario pulse sobre el botón Registrar electrónicamente la solicitud y los anexos. Llegados a este punto el sistema de Administración Electrónica custodia digitalmente todos los documentos aportados por el usuario. Una vez finalizado este proceso, se redirige al usuario al último paso denominado Acuse de recibo 17

18 2.3.3 Acuse de recibo La visualización en pantalla del proceso Acuse de recibo informa al usuario de la correcta presentación de la solicitud de homologación y muestra un resumen de los datos recogidos durante el proceso. El sistema proporciona varios archivos: un resumen de la presentación de documentos y un recibo de presentación de documentos, ambos archivos en formato PDF. Es importante descargar el Recibo de presentación de documentos que contiene los datos del resumen de presentación de documentos sellados por la Junta de Castilla y León y que sirve como comprobante con todas las garantías legales para futuras referencias. Este documento es importante de cara a realizar cualquier reclamación a la Administración o para consultar el estado de su expediente. Además, será el único documento que le permitirá justificar de manera fehaciente que ha entregado la solicitud a la Administración. Si por cualquier causa no ha llegado a esta página u obtiene una página de error, no puede estar seguro de que su solicitud haya sido recibida correctamente y deberá deberá iniciar de nuevo el proceso de firma y registro telemático del formulario en formato PDF previamente guardado en su equipo. 18

19 Una vez finalizado el proceso, el usuario puede cerrar la ventana del navegador. El sistema mostrará un mensaje de confirmación para que el usuario se asegure de que ha descargado todos los documentos justificativos que garantizan la presentación de la solicitud a través del Registro Telemático. 19

20 Limitaciones No se admiten nombres de archivos acentuados o que incluyan caracteres extraños, utilice nombres sencillos sin acentuar. En cualquier caso, si el sistema detecta caracteres no permitidos le informará de ello y le recomendará cambiar el nombre del fichero para poder continuar. El sistema admite un máximo de 15 ficheros anexos con un tamaño máximo por anexo de 8 Megabytes. Recomendaciones Actualmente sólo se pueden presentar ante la Administración de la Comunidad de Castilla y León, documentos de tipo PDF (Portable Document Format, formato de documento portátil). Esto es debido a que la Junta de Castilla y León desea poder preservar estos documentos a lo largo del tiempo, y que estos puedan ser consultados o procesados con el paso de los años. Los anexos con otros formatos se intentarán convertir automáticamente, siempre que su extensión sea alguna de las siguientes: xml, doc, docx, jpg, gif, png, txt, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, dot, csv. 20

21 3 REQUISITOS TÉCNICOS Y GESTIÓN DE INCIDENCIAS En la página de acceso a los formularios de solicitud de homologación de acciones formativas organizadas por promotores externos a la Administración de la Comunidad de Castilla y León encontrará información sobre los requisitos técnicos de los certificados digitales y los formularios, así como un listado de preguntas frecuentes relacionadas con la cumplimentación de formularios en línea. Para consultas sobre la cumplimentación del formulario y su presentación telemática, también puede dirigirse al teléfono de información de la Junta de Castilla y León