GUÍA PARA COMITÉ DE AUDITORÍA GUÍA DE GOBIERNO CORPORATIVO PARA EMPRESAS SEP

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1 GUÍA PARA COMITÉ DE AUDITORÍA GUÍA DE GOBIERNO CORPORATIVO PARA EMPRESAS SEP

2 1. Introducción El Directorio de la empresa debe considerar que al Comité de Auditoría le compete un rol clave en el monitoreo del sistema de control interno y sobre la fiabilidad de la información, materias que dicen relación con la adecuada marcha de la empresa. Las materias que puede abordar el Comité pueden ser amplias, sin embargo, lo crítico para la efectividad del mismo son los factores relacionados con la gobernabilidad, dinámica e independencia respecto de la Gerencia. 2. Consideraciones claves a. Dinámica requerida Adicionalmente a las reuniones habituales del Comité, se espera mantener una actividad permanente a través de su Presidente, por ejemplo, manteniendo diversas reuniones de trabajo con equipos de soporte y con gerentes de la organización, a los efectos de asegurar los objetivos establecidos en el Comité. b. Composición y variables a considerar en el nombramiento El Comité deberá estar integrado exclusivamente por al menos 3 miembros del Directorio. En los directorios con menos de cinco miembros, las funciones del comité de auditoría deberán ser ejercidas por el Directorio. Dadas las materias específicas que trata este Comité, es necesario que los Directores cuenten con la experiencia respectiva. Con relación a la independencia, las variables que limitan su nombramiento se encuentran: ser empleado de la empresa, ser familiar de Directores u otro tipo de relación a fin, ser asesor de la empresa, ser accionista, participar sobre los resultados de la empresa (incentivo crítico) y depender económicamente de las dietas. 1

3 c. Capacitación e inducción a los nuevos miembros El Comité debe disponer de planes formales de inducción y capacitación de modo de alinear y nivelar a los miembros en las materias pertinentes, como por ejemplo, plan de trabajo del Comité, sus objetivos, materias técnicas de carácter específicos como: criterios para la información de gestión, contingencias, normas internacionales de información, cálculos de las pruebas de deterioro de los activos, revelaciones, etc. d. No sobreestimar el valor del trabajo de auditoría Los alcances del trabajo que realizan auditoría interna y/o externa presenta limitantes importantes que necesariamente deben ser evaluados y comprendidos por el Directorio para no sobreestimar el alcance del trabajo realizado. Por ejemplo, el trabajo de auditoría externa no considera el riesgo de fraude, riesgo que puede materializarse de diversas formas y que a pesar de dar una opinión sobre los estados financieros, estos no están exentos de dicho riesgo. El trabajo de auditoría interna se encuentra fuertemente afectado por su independencia. 3. Elementos básicos a. Responsabilidad El Comité forma parte del Directorio y su constitución debe tener objetivos claros y reconocidos por toda la organización. Para ello deberá disponer de una agenda, recursos y estructura adecuada. Su responsabilidad, objetivos y otros aspectos claves, deben estar formalmente establecidos en el Estatuto del Comité. En anexo I se indican a modo referencial los elementos que deben ser incluidos. 2

4 b. Velar por la independencia de los asesores El Comité deberá velar por la independencia de los asesores con quienes trabaja la gerencia, sobre la materia debieran existir pautas formales. Dentro de los asesores encontramos auditores externos, clasificadoras de riesgos, asesores legales y tributarios. En el caso, por ejemplo, de las auditorías externas e internas los factores críticos de independencia pasan por contar con un canal directo con el Presidente del Comité y que su dependencia funcional y administrativa sea del Comité. Adicionalmente, se debe considerar que el proceso de selección de la empresa Auditora Externa es de responsabilidad exclusiva y excluyente del Comité y no puede ser delegada a la gerencia. c. Información financiera contable La información que se entrega al público es crítica, y por tanto, las revelaciones, presentaciones y valuaciones deben ser comprendidas y analizadas previamente por el Comité. En la preparación de esta información se utilizan una serie de juicios cuyos impactos son menores, y que necesariamente deben ser comprendidos y autorizados por el Directorio, por ello el rol del Comité es relevante. En anexo III se indican a modo referencial las materias mínimas a tratar. d. Contabilidad como control crítico Dado que las transacciones que realiza la empresa deben ser controladas, éstas son registradas en los sistemas contables. Por su parte Contabilidad es el operador del sistema contable y realiza una serie de actividades de análisis y de monitoreo. Por tal razón, resulta relevante para el Directorio que contabilidad realice el control oportuno y eficazmente y por tanto deberá asegurarse que los recursos que dispone son adecuados. Es necesario que el Comité se reúna con el Contador General para comprender las complejidades y debilidades potenciales que pudiera tener el proceso contable. En anexo III se proponen algunas materias. 3

5 e. Materias mínimas y Agenda anual Revisando los estatutos del Comité se pueden desprender sus responsabilidades respecto de ciertas materias críticas. Sin embargo, y en general hay ciertas materias mínimas que requieren ser tratadas como son las que dicen relación con auditoría, contabilidad, los asesores legales, canal de denuncias, etc. En anexo III se puede ver una propuesta referencial. Adicionalmente, se debe disponer de una agenda anual en donde se establezca la oportunidad en se trataran las materias de carácter recurrente. En anexo II se establece una propuesta referencial. f. Privacidad en las reuniones Es conveniente generar un ambiente propicio para que los invitados puedan expresarse con la libertad adecuada. Por ejemplo, es prudente que el Comité sostenga reuniones sin la presencia de la gerencia, incluso la presencia del fiscal debe ser restringida. De igual modo, es de vital importancia programar reuniones con las características señaladas, con los Auditores Internos, Auditores Externos, Contador General, Oficial de Seguridad, etc. g. Reportes al Directorio El Comité debe reportar regularmente al Directorio sobre su plan de trabajo y el grado de avance. A finalizar el año se debe presentar un resumen anual de los logros realizados y las tareas pendientes, para ser presentado al Directorio. 4