Microsoft Excel para la optimización del trabajo en la empresa

Transcripción

1 Microsoft Excel para la optimización del trabajo en la empresa

2 Contenido Contenido... 2 Introducción... 3 Tema 9 Funciones adicionales y auditoría de fórmulas... 4 Tema 10 - Administración de los datos de la hoja de cálculo... 6 Tema 11 Tablas y gráficos dinámicos Tema 12 Personalización de libros Introducción al entorno de trabajo > 2

3 Introducción El curso ha sido realizado tomando como eje la Versión 2016 de Excel. Vemos a continuación referencias a versiones anteriores de la aplicación (2007, 2010 y 2013), para las herramientas descritas en los Temas del Módulo 3 Características avanzadas: tablas dinámicas, auditoría, personalización y más Al igual que para el Módulo 1, le recordamos que, si bien en cada versión se producen cambios en la aplicación, estos básicamente tienden a mejorar la performance, el rendimiento y facilidad de uso de las herramientas que tenemos disponibles. En las últimas versiones las actualizaciones se alinean fuertemente a la integración con los servicios en la nube. No obstante, los recursos que se tratan y describen en el presente curso, se pueden utilizar en su totalidad, independientemente de la versión Microsoft Excel que tengamos instalada (2003, 2007, 2010, 2013 o 2016). -3- Introducción al entorno de trabajo > 3

4 Tema 9 Funciones adicionales y auditoría de fórmulas Excel 2007 Como indicáramos en el Anexo del Módulo 2, si tenemos instalada la versión 2007 de Excel, los procedimientos para la construcción de Fórmulas y la utilización de Funciones se realizan de la misma forma que las descritas para la versión 2016, eje del presente curso. Tendremos también disponibles las herramientas de auditoría de fórmulas, como se describió en el curso, la cuales se muestran de la siguiente forma: Herramientas de auditoría Excel 2010 Para crear fórmulas y utilizar funciones que se proponen en el tema, si contamos con la versión 2010 de Excel, seguiremos los mismos procedimientos que se describieron para la versión Las herramientas de auditoría de fórmulas, se utilizan de igual forma y se encuentran disponible en la cinta de opciones de la Ficha Fórmulas. Herramientas de auditoría -4- Introducción al entorno de trabajo > 4

5 Excel 2013 Como lo indicáramos en el Anexo del Módulo 2, en la versión 2013, la construcción de fórmulas y funciones sigue la misma línea y procedimientos que para la versión descrita en el curso. La auditoría de fórmulas cuenta con las mismas herramientas, tal como se muestra en la imagen siguiente: Herramientas de auditoría -5- Introducción al entorno de trabajo > 5

6 Tema 10 - Administración de los datos de la hoja de cálculo Excel 2007 Si tenemos instalada la versión 2007, de Excel las operaciones descritas para el tema se realizan de la misma forma que en la versión Para la búsqueda y reemplazo de datos utilizamos las opciones correspondientes del menú del botón Buscar y seleccionar de la cinta de opciones de la ficha Inicio. Opciones de búsqueda y reemplazo Realizaremos las acciones a través del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Para filtrar información utilizaremos la opción Filtro del menú del botón Ordenar y filtrar de la cinta de opciones de la ficha Inicio. -6- Introducción al entorno de trabajo > 6

7 Herramienta Filtro La ejecución de la orden mostrará las mismas opciones que en la versión Opciones de filtrado Para utilizar la prestación que nos permite establecer que datos se admiten en un rango de celdas utilizaremos de igual modo la orden Validación de datos, de la cinta de opciones de la ficha Datos. Validación de datos -7- Introducción al entorno de trabajo > 7

8 Realizaremos la corrección ortográfica utilizando la orden Ortografía de la cinta de opciones de la Ficha Revisar. Herramienta Ortografía Para agregar y editar Comentarios utilizamos las opciones correspondientes de la cinta de opciones de la Ficha Revisar. Opciones para crear y editar comentarios Excel 2010 Si tenemos instalada la versión 2010, de Excel las operaciones descritas para el tema se realizan de la misma forma que en la versión Introducción al entorno de trabajo > 8

9 Para buscar y reemplazar datos utilizamos las opciones correspondientes del menú del botón Buscar y seleccionar de la cinta de opciones de la ficha Inicio. Opciones de búsqueda y reemplazo Realizaremos las acciones a través del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Para filtrar información utilizaremos la opción Filtro del menú del botón Ordenar y filtrar de la cinta de opciones de la ficha Inicio. Herramienta Filtro -9- Introducción al entorno de trabajo > 9

10 La ejecución de la orden mostrará las mismas opciones que en la versión Opciones de filtrado Para utilizar la prestación que nos permite establecer que datos se admiten en un rango de celdas utilizaremos de igual modo la orden Validación de datos, de la cinta de opciones de la ficha Datos. Validación de datos Realizaremos la corrección ortográfica utilizando la orden Ortografía de la cinta de opciones de la Ficha Revisar. Introducción al entorno de trabajo >

11 Herramienta Ortografía Para agregar y editar Comentarios utilizamos las opciones correspondientes de la cinta de opciones de la Ficha Revisar. Herramientas de Comentarios Excel 2013 En la versión 2013, de Excel las operaciones descritas para el tema se realizan de la misma forma que en la versión Introducción al entorno de trabajo >

12 Para la búsqueda y reemplazo de datos utilizamos las opciones correspondientes del menú del botón Buscar y seleccionar de la cinta de opciones de la ficha Inicio. Opciones de búsqueda y reemplazo Tenemos las mismas opciones en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Para filtrar información utilizaremos la opción Filtro del menú del botón Ordenar y filtrar de la cinta de opciones de la ficha Inicio. Herramienta Filtro Introducción al entorno de trabajo >

13 La orden Filtro mostrará las mismas opciones que en la versión Opciones de filtrado Para utilizar la prestación que nos permite establecer que datos se admiten en un rango de celdas utilizaremos de igual modo la orden Validación de datos, de la cinta de opciones de la ficha Datos. Validación de datos Introducción al entorno de trabajo >

14 Realizaremos la Corrección ortográfica utilizando la orden Ortografía de la cinta de opciones de la Ficha Revisar. Herramienta Ortografía Para agregar y editar Comentarios también utilizamos las opciones correspondientes de la cinta de opciones de la Ficha Revisar. Herramientas de Comentarios Introducción al entorno de trabajo >

15 Tema 11 Tablas y gráficos dinámicos Excel 2007 Si tenemos instalada la versión 2007, de Excel podremos crear tablas y gráficos dinámicos en forma similar. En esta versión no existe aún la herramienta Tablas dinámicas recomendadas, por lo que deberemos crearla en forma manual, como se describió en el curso. Para crear una tabla dinámica, luego de tener una tabla de origen, utilizamos la orden Tabla dinámica de la Ficha Insertar. Orden Tabla dinámica En el cuadro de diálogo que se muestra veremos seleccionado el rango correspondiente a la tabla de origen, por lo que lo único que debemos indicar es, si la tabla se creará en una Nueva hoja, o en una ya existente. Introducción al entorno de trabajo >

16 Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica La tabla se mostrará vacía, tal como se indicó en la creación de Tablas dinámicas manuales, por lo que utilizaremos el Panel Lista de campos de tabla dinámica para determinar los campos a mostrar en la misma. Panel Lista de campos de tabla dinámica Introducción al entorno de trabajo >

17 En lo que refiere a los Gráficos dinámicos, también podremos crearlos a partir de la tabla de origen, opción que creará automáticamente una tabla dinámica junto al Gráfico, o hacerlo a partir de una Tabla dinámica existente. Para el primer caso, posicionados en la tabla de origen, seleccionamos la opción Gráfico dinámico del menú del botón Tabla dinámica de la Ficha Insertar. Insertar Gráfico dinámico La ejecución de la orden mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico. Este es igual que el que utilizamos para crear la tabla dinámica. Introducción al entorno de trabajo >

18 Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico Al insertar el gráfico, la tabla se muestra vacía al igual que el gráfico. Tabla dinámica Gráfico dinámico Una vez que seleccionamos los campos a mostrar en la tabla, el gráfico visualizará los valores de la misma. Introducción al entorno de trabajo >

19 Panel de filtros del gráfico dinámico En esta versión los gráficos dinámicos no muestran los controles interactivos, por lo que, para filtrar y seleccionar los datos a visualizar, utilizaremos las opciones del Panel de filtros del gráfico dinámico. Para crear un gráfico a partir de una Tabla dinámica existente, simplemente nos posicionamos en ella y seleccionamos el tipo de gráfico en la Ficha Insertar. Tabla dinámica Tipos de gráfico Introducción al entorno de trabajo >

20 Excel 2010 Si tenemos instalada la versión 2010, de Excel podremos crear tablas y gráficos dinámicos en forma similar. Al igual que en la versión 2007, no existe aún la herramienta Tablas dinámicas recomendadas, por lo que deberemos crearla en forma manual, como se describió en el curso. Para crear una tabla dinámica, luego de tener la tabla de origen, utilizamos la orden Tabla dinámica de la Ficha Insertar. Orden Tabla dinámica Introducción al entorno de trabajo >

21 En el cuadro de diálogo que se muestra veremos seleccionado el rango correspondiente a la tabla de origen, por lo que lo único que debemos indicar es, si la tabla se creará en una Nueva hoja, o en una ya existente. Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica La tabla se mostrará vacía, tal como se indicó en la creación de Tablas dinámicas manuales, por lo que utilizaremos el Panel Lista de campos de tabla dinámica para determinar los campos a mostrar en la misma. Panel Lista de campos de tabla dinámica En lo que refiere a los Gráficos dinámicos, también podremos crearlos a partir de la tabla de origen, opción que creará automáticamente una tabla dinámica junto al Gráfico, o hacerlo a partir de una Tabla dinámica existente. Para el primer caso, posicionados en la tabla de origen, seleccionamos la opción Gráfico dinámico del menú del botón Tabla dinámica de la Ficha Insertar. Introducción al entorno de trabajo >

22 Insertar Gráfico dinámico La ejecución de la orden mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico. Este es igual que el que utilizamos para crear la tabla dinámica. Cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico Al insertar el gráfico, la tabla se muestra vacía al igual que el gráfico. Introducción al entorno de trabajo >

23 Tabla dinámica Gráfico dinámico Una vez que seleccionamos los campos a mostrar en la tabla, el gráfico visualizará los valores de la misma. Controles interactivos En esta versión los gráficos dinámicos ya muestran controles interactivos que nos permitirán filtrar y seleccionar los datos a visualizar, como se describiera en la versión Para crear un gráfico a partir de una Tabla dinámica existente, simplemente nos posicionamos en ella y seleccionamos el tipo de gráfico en la Ficha Insertar. Introducción al entorno de trabajo >

24 Tabla dinámica Tipos de gráfico Excel 2013 Para la creación de Tablas dinámicas, utilizamos las mismas recomendaciones y órdenes que las descritas en el curso. Es en esta versión que se incorpora la herramienta Tablas dinámicas recomendadas. Introducción al entorno de trabajo >

25 Opción Tablas dinámicas recomendadas La edición de la tabla se realiza a través del panel Campos de tabla dinámica. Panel Campos de tabla dinámica Introducción al entorno de trabajo >

26 Para la creación y edición de gráficos dinámicos utilizamos las acciones descrita en el curso, podremos crear un gráfico a partir de una tabla dinámica o a partir de una tabla de origen. El cambio que presenta el gráfico dinámico con respecto a la versión 2016 es que no cuenta aún con la herramienta de Zoom. Introducción al entorno de trabajo >

27 Tema 12 Personalización de libros Excel 2007 Si tenemos instalada la versión 2007 de Excel, las herramientas que nos permiten, crear listas personalizadas, proteger areas de una hoja de cálculo y guardar nuestras propias plantillas se realizan de forma similar que las descritas para la versión Para crear o editar una lista personalizada, accedemos a la orden Opciones de Excel del menú del botón Office. Opciones de Excel En la categoría Más frecuentes del cuadro de diálogo hacemos clic en el botón Modificar listas personalizadas. Introducción al entorno de trabajo >

28 Las acciones de protección de la hoja de cálculo se realizan del mismo modo, siguiendo los procedimientos descritos para la versión 2016 y utilizando las órdenes de la cinta de opciones de la ficha Revisar. Herramientas de protección Para guardar un libro como plantilla, lo hacemos creando previamente el diseño y seleccionando la opción Plantilla de Excel de la lista desplegable Tipo del cuadro de diálogo Guardar como. Lista desplegable Tipo Excel 2010 Si tenemos instalada la versión 2010, de Excel, las herramientas que nos permiten, crear listas personalizadas, proteger areas de una hoja de cálculo y guardar nuestras propias plantillas, se realizan de forma similar que las descritas para la versión Introducción al entorno de trabajo >

29 Para crear o editar una lista personalizada, accedemos a la orden Opciones, del menú de la Ficha Archivo. Orden Opciones En la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel, hacemos clic en el botón Modificar listas personalizadas. Introducción al entorno de trabajo >

30 Las acciones de protección de la hoja de cálculo se realizan del mismo modo, siguiendo los procedimientos descritos para la versión 2016 y utilizando las órdenes de la cinta de opciones de la ficha Revisar. Herramientas de protección Para guardar un libro como plantilla, lo hacemos creando previamente el diseño y seleccionando la opción Plantilla de Excel de la lista desplegable Tipo del cuadro de diálogo Guardar como. Introducción al entorno de trabajo >

31 Excel 2013 En la versión 2013 de Excel, las herramientas que nos permiten, crear listas personalizadas, proteger areas de una hoja de cálculo y guardar nuestras propias plantillas, se realizan de la misma forma y utilizando las mismas herramientas que las descritas para la versión Para crear o editar una lista personalizada, accedemos a la orden Opciones del menú de la Ficha Archivo y en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel hacemos clic en el botón Modificar listas personalizadas. Las acciones de protección de áreas de la hoja de cálculo se realizan del mismo modo, siguiente los procedimientos descritos para la versión 2016 y utilizando las opciones de la cinta de opciones de la ficha Revisar. Herramientas de protección Introducción al entorno de trabajo >

32 Para guardar un libro como plantilla, lo hacemos creando previamente el diseño y seleccionando la opción Plantilla de Excel de la lista desplegable Tipo del cuadro de diálogo Guardar como. Lista desplegable Tipo Introducción al entorno de trabajo >