PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EL CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DEL ALMACÉN DE VILLA

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1 Página: 1 de 10 Nº Expediente 300/2013/00178 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR EL CONTRATO DE SERVICIOS PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DEL ALMACÉN DE VILLA 1. Objeto del contrato El contrato tendrá por objeto la realización de los trabajos necesarios para la gestión específica del almacenaje de los depósitos conservados en el Almacén de Villa, referida tanto a los trabajos de recepción, recuento, clasificación y colocación ordenada en el almacén de los objetos, mobiliario y enseres que tengan entrada en el Almacén de Villa, a excepción hecha del material procedente de los decomisos de venta ambulante, como al control informatizado de dicho Almacén, en el que se incluye inventario de depósitos, entradas y salidas de material, informes y estadísticas. 2. Tareas a desarrollar El servicio incluirá todas las actividades necesarias para la gestión del almacenaje de los objetos, mobiliario y enseres que tengan entrada en el Almacén de Villa, a excepción de los procedentes de los decomisos de venta ambulante. Se incluye el control informatizado de dicha gestión. En esas actividades se incluyen las siguientes tareas: a) Descarga, recepción y clasificación de los depósitos. b) Preparación de los depósitos para su almacenamiento: protección con papel burbuja de los objetos que lo requieran y cubrimiento de la totalidad de los objetos que componen cada depósito con film retráctil; identificación del depósitos mediante etiquetas. c) Colocación de los depósitos sobre palets en los casos que sea necesario. d) Traslado y redistribución de los depósitos dentro de las naves de almacenamiento para la optimización de los espacios, con la utilización de carretillas elevadoras, transpaletas, carros de transporte eléctrico, etc., que aporta el Ayuntamiento de Madrid para la realización del servicio. e) Preparación de depósitos para su destino final, comprobación, en su caso, del funcionamiento de aparatos eléctricos o electrónicos y clasificación de materiales por tipos de residuos. f) Limpieza de las naves.

2 Página: 2 de 10 g) Control de todo el material almacenado, inventario del mismo y movimientos de entradas y salidas, mediante un programa informático de gestión de almacenes. h) Manejo de dicho programa informático y de herramientas de ofimática general (Windows, Excel, Word, Internet). i) Archivo y tratamiento de documentación.

3 Página: 3 de Medios personales, funciones y requisitos de los puestos Para la ejecución del contrato con el Ayuntamiento de Madrid, la empresa adjudicataria asignará el siguiente personal: 1 encargado de almacén que estará al frente del equipo de trabajo y será responsable de: a) La dirección, planificación y coordinación de los trabajos. b) Las funciones descritas en los apartados g), h) e i) del punto 2 de este Pliego. c) La elaboración de informes semanales y mensuales sobre el movimiento de los depósitos y el estado de situación del almacenaje. 3 operarios cuyas tareas son las enumeradas en el punto 2, apartados a), b), c), d), e) y f) de este Pliego. La persona que la empresa adjudicataria asigne como encargado de almacén habrá de estar en posesión de alguno de los siguientes títulos: Bachillerato, Ciclo Formativo Superior o equivalentes, o bien tener superada la prueba de Acceso a la Universidad para mayores de 25 años o equivalente, y acreditar una experiencia de dos años como mínimo en trabajos similares a los exigidos en el presente Pliego. Los operarios que la empresa adjudicataria asigne para la realización del servicio habrán de tener acreditados un año como mínimo de experiencia en el oficio, adquirida de forma continua o discontinua. Asimismo deberán conocer el manejo de los medios materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones: carretillas elevadoras, plataformas eléctricas, transpaletas, etc. 4. Lugar de ejecución El lugar de ejecución será el Almacén de Villa, ubicado en Avenida de la Industria, 22 (Coslada), con una superficie aproximada de almacenamiento de m2. 5. Horario y período de cobertura de los puestos de trabajo a) Horario: de 8,30 a 14,30 horas, de lunes a viernes. b) Período de cobertura: 3

4 Página: 4 de 10 Encargado de almacén: todo el período de vigencia del contrato 1 operario: todo el período de vigencia del contrato 1 operario: todo el período de vigencia del contrato excepto el mes de julio 1 operario: todo el período de vigencia del contrato excepto el mes de agosto El servicio deberá ser prestado siempre de forma ininterrumpida, por lo que deberá preverse la cobertura por la empresa adjudicataria de cualquier supuesto legal de obligado cumplimiento que pueda afectar al servicio (tiempos de descanso, permisos retribuidos, vacaciones, bajas médicas, etc.) 6. Medios materiales El adjudicatario deberá aportar los siguientes medios materiales para la ejecución del contrato: a) Informáticos Hardware 1 ordenador, para el encargado de almacén, con las características técnicas necesarias para la instalación del software que se describe en el presente apartado. 1 impresora láser Software Aplicación informática de gestión logística de almacenes, que habrá de ser de entorno Windows y que contenga, al menos, los siguientes tipos de datos e informes: 4

5 Página: 5 de 10 Campos Campos Campos Campos Observaciones depósitos líneas informe informe de entrada salidas depósito s Almacén Nº depósito Expediente Distrito Municipal Titular Dirección Código Postal Ordenante Nº procedimiento Observaciones Volumen total M3 Superficie M2 Tipo de depósito Estado tramitación Fecha de entrada Fecha de publicación BOAM y BCM Fecha de vencimiento Fecha de cancelación Importe Liquidación Media de estancia de desahucios Nº de depósitos existentes en Almacén en una fecha determinada Finalizado el contrato, el adjudicatario deberá entregar los ficheros con los datos grabados durante la vigencia del mismo, en papel y en soporte digital, en el plazo no superior a 3 días hábiles. Artículo Descripción Cantidad Superficie M2 Importe Liquidación Volumen M3 Ubicación Estado Disposición Nº depósito Expediente Fecha y hora de entrada Nombre titular Dirección Tipo depósito M3 5 Nº depósito Expediente Fecha y hora de salida Fecha de entrada Nombre titular Dirección Tipo depósito M3 Disposición Liquidación Nº de salidas de depósito por destino en un período determinado

6 Página: 6 de 10 b) Otros medios materiales El adjudicatario aportará todo el material necesario para la ejecución de las tareas de preparación y almacenaje de los depósitos, así como de la limpieza de las naves: A) Medios materiales para almacenamiento: - Rollos de plástico burbuja. - Palets de madera. - Bobinas de film retráctil. - Cajas de cartón y cintas de precinto. B) Medios materiales para la limpieza de las naves: - Máquina fregadora industrial. - Productos de limpieza necesarios. 7. Obligaciones del adjudicatario a) La empresa adjudicataria, durante el período de vigencia del contrato, designará un Responsable máximo de la misma, que será el interlocutor oficial válido ante el responsable del contrato designado por la Administración. Asimismo la empresa designará un sustituto para los supuestos de ausencia de dicho responsable. b) El adjudicatario se responsabilizará de la instalación de los equipos informáticos aportados al contrato y de la aplicación informática, que será supervisada por los servicios técnicos municipales, así como del mantenimiento de los mismos durante la duración del contrato. La base de datos existente deberá ser volcada en la aplicación informática aportada por el adjudicatario en el plazo mínimo necesario para ello, que no será superior a 15 días hábiles. Durante ese periodo los datos relativos a la gestión diaria del 6

7 Página: 7 de 10 almacenaje, que se vaya realizando, deberán mantenerse informáticamente hasta su introducción en el programa aportado por la empresa adjudicataria. c) El personal deberá usar ropa de trabajo adecuada. d) El encargado y uno de los operarios deberán estar provistos de teléfono móvil. e) El personal de la empresa adjudicataria deberá estar debidamente identificado durante todo el horario de cobertura de los puestos de trabajo. f) La empresa adjudicataria responderá de los posibles deterioros producidos por su personal, que pueda sufrir el material, mobiliario, enseres, etc., en su manipulación. g) Será obligación del contratista indemnizar todos los daños y perjuicios que sean causados por su personal a terceros como consecuencia de las prestaciones de este contrato. 8. Supervisión de los trabajos El responsable del contrato supervisará el desarrollo de los trabajos que competen a la empresa adjudicataria, garantizando que la empresa cumple con sus obligaciones contractuales. 9. Confidencialidad, protección de datos personales y seguridad de la información La empresa adjudicataria y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, están obligados en su calidad de encargados de tratamiento de datos personales por cuenta del Ayuntamiento de Madrid al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 8/2001, de 13 de julio, de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia. 7

8 Página: 8 de 10 La empresa adjudicataria se obliga especialmente a lo siguiente: 1º) Deberá guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información del Ayuntamiento para cumplir los servicios objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato. 2º) Asimismo, deberá incluir una cláusula de confidencialidad y secreto en los términos descritos (art. 10 LOPD) en los contratos laborales que suscriban los trabajadores destinados a la prestación del servicio objeto del presente pliego. La empresa adjudicataria, al igual que su personal, se someterán a los documentos de seguridad vigentes en el Ayuntamiento de Madrid para cada uno de los ficheros a los que tengan acceso, e igualmente a las especificaciones e instrucciones de los responsables de seguridad en materia de protección de datos de cada una de las dependencias municipales afectadas. 3º) Dicho compromiso afecta tanto a la empresa adjudicataria como a los participantes y colaboradores en el proyecto y se entiende circunscrito tanto al ámbito interno de la empresa como al ámbito externo de la misma. El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho al ejercicio de las acciones legales oportunas en caso de que bajo su criterio se produzca un incumplimiento de dicho compromiso. 4º) Únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este pliego de prescripciones técnicas. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. 5º) El adjudicatario se compromete a formar e informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan, para lo cual programará las acciones formativas necesarias. El personal prestador del servicio objeto del contrato tendrá acceso autorizado únicamente a aquellos datos y recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. 8

9 Página: 9 de 10 6º) Los diseños, desarrollos o mantenimientos de software deberán, con carácter general, observar los estándares que se deriven de la normativa de seguridad de la información y de protección de datos, y en concreto lo relativo a la identificación y autenticación de usuarios, estableciendo un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado, limitando la posibilidad de intentar reiteradamente el acceso no autorizado al sistema de información. 7º) El Ayuntamiento de Madrid se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento los controles y auditorias que estime oportunos para comprobar el correcto cumplimiento por parte del adjudicatario de sus obligaciones, el cual está obligado a facilitarle cuantos datos o documentos le requiera para ello. 8º) Todos los datos personales que se traten o elaboren por la empresa adjudicataria como consecuencia de la prestación del contrato, así como los soportes del tipo que sean en los que se contengan son propiedad del Ayuntamiento de Madrid. 9º) Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser devueltos al Ayuntamiento de Madrid conforme a lo dispuesto en el apartado 5.a) de este pliego, al igual que cualquier soporte o documento que contenga algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. 10º) De conformidad con lo que establece el artículo 12.4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en relación con el artículo 9.4 de la Ley 8/2001, de 13 de julio de Protección de Datos de Carácter Personal de la Comunidad de Madrid, el incumplimiento por parte del adjudicatario de las estipulaciones del presente contrato lo convierten en responsable del tratamiento respondiendo directamente de las infracciones en que hubiera incurrido, así como del pago del importe íntegro de cualquier sanción que, en materia de protección de datos de carácter personal, pudiera ser impuesta al Ayuntamiento de Madrid, así como de la totalidad de los gastos, daños y perjuicios que sufra el Ayuntamiento de Madrid como consecuencia de dicho incumplimiento (Art LOPD). 11º) En la medida que el adjudicatario aporta equipos informáticos para la prestación del servicio objeto del contrato, una vez finalizadas las tareas, el adjudicatario previamente a retirar los equipos informáticos, deberá borrar toda la información utilizada o que se derive de la ejecución del contrato, mediante el procedimiento técnico adecuado, o proceder a su entrega al responsable del fichero. La destrucción de la documentación de apoyo, si no se considerara indispensable, se efectuará mediante máquina destructora de papel o cualquier otro medio que garantice la ilegibilidad, efectuándose esta operación en el lugar donde se 9

10 Página: 10 de 10 realicen los trabajos. Igualmente, deberá adoptar las medidas necesarias para impedir la recuperación posterior de información almacenada en soportes que vayan a ser desechados o reutilizados. 10. Seguridad y control El personal de la empresa adjudicataria que intervenga en la ejecución del contrato deberá someterse a las normas de seguridad y control que la Dirección General de Contratación y Servicios establezca. LA JEFA DEL 10