XDOC. Solución optimizada para almacenamiento y recuperación de documentos

Transcripción

1 XDOC Solución optimizada para almacenamiento y recuperación de documentos

2 ObJetivo Principal Qué pensaría usted de tener disponibles en línea todos los documentos de texto emitido por su empresa, desde la Intranet o el mismo Internet? Todos sus documentos disponibles en línea en un ambiente seguro de acceso rápido y dinámico. Estos documentos pueden ser visualizados por su área fiscal, para búsquedas judiciales, para sus clientes o para quien sea; ya que el sistema realiza un control de usuarios. En el caso de que los datos estuvieran disponibles en el Internet es posible encriptar los datos encontrados usando el concepto de llaves pública y privada. Todo esto puede ser efectuado con este producto con la ventaja de una baja demanda de la máquina, del disco duro o de mantenimiento. Por lo tanto, este producto ayuda a posibilitar a las empresas (Telecomunicaciones, energéticas, bancos, etc.) que poseen un alto volumen de archivos, tenerlos en línea y poder ser emitidos en cualquier período. Existe una gran frecuencia de pedidos de Reimpresión de documentos (copia) y en algunas veces incluyendo largos intervalos de tiempo (pueden ser varios meses e incluso años) lo que demanda una disponibilidad inmediata de los datos históricos de estos documentos. 02

3 XDOC OBJETIVO PRINCIPAL Arquitectura simple, con estructura de bajo coste y completamente integrada a la estructura de negocios de las grandes empresas. Estos pedidos pueden ser efectuados por órganos del govierno(para validación de impuestos, validación de exenciones, etc.) y también pueden ser pedidos por clientes y en algunos casos hasta por órdenes judiciales. Ante esto, las empresas necesitan estar preparadas para ofrecer: Detalles de los documentos de los clientes. En algunos casos proveer la retención de hasta 10 años de datos históricos de documentos. El consumo de espacio de almacenamiento en discos duros es tan bajo y la velocidad de búsqueda es tan rápida que la empresa puede decidir mantener todos los años almacenados, ya sea 10, 20, 30 o más años. Todos estos requerimientos de copias de documentos necesitan ser hechas con seguridad y estar disponible para auditorias porque son información privada. El software Xdoc es una solución que usa una arquitectura simple, de bajo costo y totalmente integrada a la infraestructura de negocio de las grandes empresas. Abajo se muestra la secuencia lógica del procesamiento de los documentos (facturas, estados de cuenta, etc): Los archivos son transferidos hacia un servidor Windows o Linux. Un programa batch ejecutado en el servidor comienza la compresión de los datos usando algoritmos con una alta tasa de compresión (disminuyendo alrededor de 95% del tamaño de los archivos originales). La indexación es efectuada en seguida para que los datos estén disponibles en línea y de forma inmediata. Los archivos comprimidos están en un formato de compresión especial lo que imposibilita su lectura por otras aplicaciones que no sea el módulo de consulta de Xdoc. El costo de adaptación de los sistemas para la retención de datos históricos de los documentos de los clientes es substancial en cuanto la implementación de soluciones genéricas alcanza los objetivos y los requerimientos casi de inmediato, minimizando hasta la penalidad potencial cuando estos datos no son entregados a tiempo. 03

4 CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES Que sería lo más importante para un producto que busca tera o incluso petabytes de datos históricos? Podemos afirmar que es la tasa de compresión de los dados y subsiguiente la velocidad para buscar estos mismos datos ya comprimidos. Xodc cuenta con las siguientes características: Compresión que puede llegar hasta 97%, o sea, un archivo base de 100 bytes es almacenado y comprimido en apenas 3 bytes. Esto es una disminución relevante que impacta el consumo de disco duro y representa un ahorro evidente; La velocidad de búsqueda de un determinado documento de hasta 300 páginas para cualquier cliente siempre es alrededor de 5 segundos, esto significa, que el resultado de la búsqueda es inmediato. Además de esto, la solución fue desarrollada con algoritmos robustos que se ejecutan en servidores pequeños y sin demandar mucho recurso de la máquina, como procesadores poderoso o con decenas de gigabytes en memoria RAM. Por lo tanto, la arquitectura del software es simple lo que conlleva a bajos costos de implementación y mantenimiento, juntando todo esto con una alta tasa de compresión se convierte en una solución con un costo aún menor a largo plazo, porque el software será poco demandante de espacio de almacenamiento en disco duro ( storages ). hacer una administración de los datos recientes con cierto tipo de compresión y los datos antiguos con otro tipo de compresión. Todo estará comprimido con la misma tasa y método y estarán disponibles para poder ser consultados de forma online y sin depender del período de búsqueda deseado. Todos los datos históricos de los documentos (Facturas, estados de cuenta, etc.), sin importar el tamaño o el número de años almacenados estarán disponible siempre online y no se exige 04

5 OVERVIEW De LA ARQUITETURA Transferido por FTP Documentos Facturas Estados de cuenta Outros Billing / Otros Consulta y visualiza la Servidor: Windows / Linux información encriptada mediante interfaz web. 1 - Compacta 2 - Indexa 3 - Transfiere Mismo servidor Storage La principal interfaz de XDOC es típicamente la salida de cualquier sistema y esta suplirá los archivos requeridos que desean ser comprimidos y almacenados. DocSearch El software de Búsqueda DocSearch es quien realiza las búsquedas directamente sobre los datos comprimidos (ya sea en el servidor de la aplicación en cualquier otro storage ) trayendo estos datos para la estación CLIENT o para el sitio WEB y enseguida realizar la descompresión en la estación local, por lo tanto no ejecutaría la descompresión en el servidor que almacena los archivos, mejorando el rendimiento. Seguridad: El sistema efectúa una administración de los usuarios (incluyendo el Administrador) y de los datos consultados mediante una interfaz simple e intuitiva que incluye: Validación del Login. Búsqueda de los resultados y despliegue de la información según el perfil del usuario (algunos usuario pueden ver todos los documentos y otros no). Reportes de rastreo de usuarios incluyendo búsquedas hechas y criterios usados. DocStore Después de transferido el archivo. El programa DocStore es quien realizará la compresión y manipulación de estos archivos. Después de ser comprimido el archivo podrá ser almacenado en el mismo servidor de la aplicación o en otro storage. Todo el proceso de la compresión podrá ser almacenado en archivos log y puede ser validado e impreso, además, el sistema puede emitir alertas (mediante correos electrónicos al operador) si existe algún problema en la compresión conteniendo un minucioso detalle de lo que ocurrió. 05

6 CONCLUSIÓN Es una solución que ofrece un alto rendimiento como ningún otro programa, el cual tiene una tasa de compresión incomparable y sin que todas estas ventajas no sean suficientes, es un programa que demanda poca inversión de hardware en cuanto a implementación, ejecución y mantenimiento. El sistema Xdoc fue desarrollado para disponer en línea toda la información de cualquier documento, sea una Factura, un Estado de cuenta o cualquier otro documento de texto de gran volumen. Mediante todo esto esta es definitivamente la solución certera, completa y que va a cumplir con todos los objetivos y requerimientos de forma inmediata. Si no bastan todas estas ventajas, nuestra solución va a traer un diferencial competitivo relevante para las grandes empresas que tendrán disponible en línea toda la base de documentos fiscales emitidos sin importar el período. Rua DOS Timbiras, sl 1103 Belo horizonte - Minas Gerais - Brasil contacto@telecomassociates.com.br tel.: