Administrador de Contenido Empresarial

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Beatriz Marta Aguilera Juárez
hace 5 años
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1 Administrador de Contenido Empresarial

2 Introducción Integra es una suite (ECM) Enterprise Content Management, para la administración de información, automatización de procesos y gestor de proyectos, puede ser implementada en los diferentes departamentos de una empresa. La herramienta permitirá capturar, gestionar, almacenar, preservar, buscar, entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos, cubriendo la gestión de la información en todo el ámbito de la empresa de forma centralizada. Esta dirigida principalmente a la gestión del ciclo de vida de la información, abarcando la gestión de información, gestión de documentos (archivos digitales), gestión de actividades mediante flujos de trabajo y gestión de proyectos.

Beneficios Integra tiene como objetivo hacer que la gestión de la información corporativa sea más fácil a través de la automatización de los procesos operativos y la retención del conocimiento.

3 Beneficios Integra tiene como objetivo hacer que la gestión de la información corporativa sea más fácil a través de la automatización de los procesos operativos y la retención del conocimiento. Los beneficios para una organización incluyen: Simplificación de almacenamiento (Centralizar la información) Seguridad en el acceso de la información Mejora de la eficiencia Control de la información Reducción de costos Eliminar los procesos manuales Disminuir el error humano

4 Información de actividades y mensajes Control de las actividades diarias Mensajes internos para notificaciones Indicadores que permiten la rápida visualización de los problemas

Agrupación de información Clasificación de Información Digitalización de documentación de las áreas Auditoria,

5 Características de Expedientes La organización de información en expedientes ayuda administrar organizar, controlar y centralizar la documentación que es manejada dentro de la empresa, como clientes, proveedores, empleados, etc. Agrupación de información Clasificación de Información Digitalización de documentación de las áreas Auditoria, indicadores de cumplimiento y seguimiento Exportar información Configuración flexible Administración mediante grupos (Perfiles)

6 Desventajas de Expedientes Físicos Tareas manuales entre usuarios para recopilar y validar la información Desconocimiento del estatus y clasificación de la información almacenada Tiempo perdido y recursos gastados en la recuperación y administración de información

información, acceso a cualquier hora y lugar Reportes de auditoria para control de las áreas, mediante

7 Ventajas de Expedientes Centralizados Disminución del trabajo manual al buscar expedientes archivados o verificar un documento Facilidad para encontrar y visualizar la información Centralización de la información, acceso a cualquier hora y lugar Reportes de auditoria para control de las áreas, mediante indicadores Ahorro aproximado de un 70% del papel, 50% en recursos de almacenamiento, 60% del tiempo del personal.

Características de Flujos de Trabajo (Procesos) La automatización de los procesos operativos permite dar seguimiento y control de las actividades y tareas de las áreas, permitiendo implementar

8 Características de Flujos de Trabajo (Procesos) La automatización de los procesos operativos permite dar seguimiento y control de las actividades y tareas de las áreas, permitiendo implementar procesos para ISO, MAAGTICSI, PMI o cualquier proceso factible de automatizar. Automatización de Procesos Seguimiento de actividades Digitalización de documentación por actividad Captura de información por actividad Notificaciones y alertas mediante correo electrónico Indicadores de control por tiempo mediante semáforos Control de versiones Ejecución de scripts. Configuración flexible Administración mediante grupos (Perfiles) Integración de interfaces SAP o Remedy Implementación de módulos de captura adicionales

todos de forma centralizada y disponible en todo momento Eficacia y optimización de todos los

9 Procesos ( Por qué automatizar?) Seguimiento de actividades y control del flujo de información y atención Colaboración en línea todos de forma centralizada y disponible en todo momento Eficacia y optimización de todos los procesos operativos, evitando perdidas y reduciendo costos Crecimiento y mejora continua mediante configuración flexible que permite que los procesos crezcan contigo

10 Procesos ( Que automatizar?) MAAGTICSI AUDITORIAS TRAMITES MANTENIMIENTOS SERVICIOS REQUERIMIENTOS CONTRATACIONES

Ventajas de Procesos Automatización desde un proceso simple a uno complejo que de seguimiento a

Seguimiento y control de actividades, significa disminución de reprocesos de actividades y perdida

Disminución de la curva de aprendizaje del personal al tener una guía que les indique sus

11 Ventajas de Procesos Automatización desde un proceso simple a uno complejo que de seguimiento a todas las actividades. Seguimiento y control de actividades, significa disminución de reprocesos de actividades y perdida de información. Disminución de la curva de aprendizaje del personal al tener una guía que les indique sus actividades. Indicadores mediante semáforos para fácil identificación y control. Reportes ejecutivos para identificación de atrasos y toma de decisiones. Configuración flexible, requiere mínimo mantenimiento mediante catálogos. Mejora de productividad del 30% en las áreas

Características de Proyectos El gestor de proyectos apoyará al registro de actividades, asignación de tiempos, control de recursos y clasificar la documentación de forma organizada.

12 Características de Proyectos El gestor de proyectos apoyará al registro de actividades, asignación de tiempos, control de recursos y clasificar la documentación de forma organizada. Clasificación y organización Notificaciones mediante correo electrónico Soporte y control documental centralizado Auditoria e indicadores de cumplimiento y seguimiento Control de recursos (Personal) Registro de tareas y asignación de prioridades Reporte de horas diarias y seguimiento Configuración Flexible Administración mediante grupos (Perfiles)

tareas, ejecución ordenada y con control de tiempos Colaboración en línea todos de forma

13 Control de Proyectos ( Para que?) Asignación de actividades por recurso y monitoreo de atrasos e incidencias Asignación de tareas, ejecución ordenada y con control de tiempos Colaboración en línea todos de forma centralizada y disponible en todo momento Obtención de resultados y control de recursos de forma fácil Trabajo en equipo y enfocado en las áreas o recursos que lo requieran

Ventajas de Control de Proyectos Registro, Monitoreo y Control de actividades

Soporte documental e información centralizada disminuyendo el papel y los

Indicadores mediante semáforos para fácil identificación y control Reportes

14 Ventajas de Control de Proyectos Registro, Monitoreo y Control de actividades por recurso. Seguimiento diario de avances y atrasos. Soporte documental e información centralizada disminuyendo el papel y los tiempos de revisión. Indicadores mediante semáforos para fácil identificación y control Reportes ejecutivos para identificación de atrasos y toma de decisiones. Ahorro aproximado de un 70% del papel, 50% en recursos de almacenamiento, 60% del tiempo del personal.

Características de la Plataforma Acceso Web

Soporte para Tablets (ipad y Android) Red

Servidor Web (Application Server) WebLogic

15 Características de la Plataforma Acceso Web Internet Explorer Firefox Chrome Safari Soporte para Tablets (ipad y Android) Red Arquitectura Saas Software as a Service Java, HTML, CSS (Estilos), Javascript Integración de Interfaces SAP y Remedy Servidor Web (Application Server) WebLogic JBoss TomCat WebSphere Base de Datos Oracle DB2 SQL Server My SQL

16 Casos de Éxito Telcel Automatización de los procesos de autorización de pago a proveedores de construcción y mantenimiento de torres celulares. (2500 usuarios) Antecedentes Los tramites y presentación de fotografías de evidencia y operación se realizaba mediante correos electrónicos. Se ingresaba a SAP para validación de la orden de servicio y liberación de la autorización del pago. Beneficios de la solución Centralización de las evidencias y seguimiento de las autorizaciones mediante el BPMS. Integración con SAP para ejecutar las funciones de validación de la orden de servicio y liberación de la autorización del pago desde el mismo sistema.

Casos de Éxito Banamex Automatización y seguimiento del proceso de auditoria y análisis a las operaciones inusuales de clientes, proporcionando los medios para el análisis y valoración, para generar

17 Casos de Éxito Banamex Automatización y seguimiento del proceso de auditoria y análisis a las operaciones inusuales de clientes, proporcionando los medios para el análisis y valoración, para generar y monitorear los reportes a la autoridad a nivel nacional. (2000 usuarios) Antecedentes Se migraron dos sistemas RAMS y SOI existentes. Los cambios en la operación y las plantillas de captura de análisis involucraban una liberación de 1 mes y medio para su implementación. El proceso de reporte a la autoridad se realizaba de forma manual. Beneficios de la solución Implementación de un proceso y plantillas de captura configurables. Reducción del tiempo de implementación de cambios en proceso y plantillas de 1 a 7 días. Administración de catálogos de los procesos batch. Generación y control de las operaciones que son reportadas a la autoridad.

18 Administrador de Contenido Empresarial contacto @ eurekasistemas.mx eurekasistemas.mx eurekasistemas.mx

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