Reunión Regional de Archivos del Norte de México. Retos y soluciones de la administración de archivos electrónicos: Lecciones del Banco de México

Transcripción

1 Reunión Regional de Archivos del Norte de México Retos y soluciones de la administración de archivos electrónicos: Lecciones del Banco de México Noviembre de 2009

2 Se requiere un sistema de administración electrónica de archivos? En proceso es automatizado y produce documentos impresos. Se administran base de datos: estadísticas, transaccionales, etc. Se reciben documentos impresos y se digitalizan para su proceso. Se producen y entregan documentos electrónicos. 2

3 Objetivos básicos Ahorrar horas hombre. Buscar y localizar documentos electrónicos. Facilitar la consulta y difusión. Preservar documentos electrónicos. 3

4 Requisitos: Auto-financiable (costo beneficio), o en su caso ser consiente de su costo. Elevados costos de: preservación (almacenamiento y recuperación, y autenticación). Clasificación (administrar su acceso, mantenimiento). Fuentes de ingreso: Ahorros respecto de proveedor externo. Horas hombre ahorradas. Planeación (facilita el control) 4

5 Reto # 1: Modelo de Arquitectura de información Aspectos a definir: Tamaño de archivo. Diferencias de archivar y almacenar archivos electrónicos. 5

6 Archivo vs almacenamiento No clasificar Ventajas No requiere trabajo adicional: los metadatos no son explícitos (existen en el documento) Las tecnologías nos permiten hacer búsquedas No requiere de un sistema de administración de archivos Se puede almacenar y preservar todo Desventajas Requiere más trabajo buscar y recuperar la información Los buscadores no pueden operar con eficiencia con imágenes No se tiene control sobre la gestión (creación, consulta y disposición final) No se controlan versiones preliminares, si bien el costo de almacenaje es bajo, el costo de migrar archivos si es muy sustancial 6

7 Coincidencia y Relevancia 7

8 Archivo vs almacenamiento Clasificar Ventajas Desventajas Facilita buscar y recuperar la información Las tecnologías nos permiten hacer búsquedas avanzadas El sistema de administración de archivos Requiere trabajo adicional para hacer explícitos los metadatos (en el documento o ficha de registro) Los buscadores operan con los metadatos y no con el contenido, permiten localizar archivos sin texto Tiene un alto costo de inversión y mantenimiento 8

9 Coincidencia y Relevancia 9

10 Coincidencia y Relevancia Relevancia Coincidencia Tiempo 10

11 Plan Estratégico del Banco de México Plan Estratégico : Visión: Ser un banco central de primer orden Recopilación de necesidades, Análisis de prioridades Iniciativas estratégicas Objetivos estratégicos Para atender las iniciativas y lograr los objetivos se requiere definir proyectos. 11

12 Ciclo de instrumentación y seguimiento del Plan Estratégico del Banco INICIO Plan Estratégico Definición de proyectos estratégicos Jun 2007 Presentación al Gobernador Ago-Sep Elaboración del presupuesto Feb-Mar Revisión anual del Plan Estratégico Ene-Dic Semestralmente Final de año Ejecución de programas de trabajo Reportes de avance y síntesis de resultados Reuniones de seguimiento con el Gobernador 12

13 Requerimientos de un sistema de archivo: Arquitectura de información Marco Lógico Marco Tecnológico Marco Normativo Marco operativo (coordinación) 13

14 Qué debe planearse Arquitectura de Información Lógico Tecnológico Normativo Operativo Políticas Metadatos Catálogos Operativa Cuadro de disposición Documental Infraestructura Común Depósitos Institucionales Normas Internas Manuales De Proced Operación Coordinación 14

15 Proyecto de Arquitectura de Información: Archivo La organización de la información conducirá a la formación de un archivo que: Es soporte de las operaciones, Facilita la rendición de cuentas, Permite la explotación de la memoria institucional de manera amigable, Es una herramienta que simplifica el trabajo y fomenta una mayor productividad, permitiendo que el personal no pierda tiempo obteniendo la información que necesita, que y se concentre en labores más importantes e interesantes desde un punto de vista profesional. 15

16 Proyecto de Archivo: beneficios Mantener una gestión de archivos eficiente, ya que se cuenta con la infraestructura para gestionar el ciclo de vida de los documentos de archivo. Identificar los documentos que deben gestionarse como evidencia del cumplimiento de atribuciones y obligaciones, actuando como soporte único de las operaciones y rendición de cuentas. Fortalecer el enfoque de procesos, coordinando entre las unidades administrativas el intercambio de documentos de archivo. Conocer las políticas y criterios en materia de gestión de archivo, delimitando las responsabilidades de su custodia, preservación, consulta y depuración. Crear una base de referencia para promover una cultura de calidad y de mejora continua 16

17 Reto # 2: La gestión documental Favorecer la automatización de procesos Automatización de la gestión documental Cero Click 17

18 Enfoque a procesos Solicitud Acuse 1 Autorización Resolución Notificación Acuse 2 Solicitud Acuse 1 Autorización Resolución Notificación Acuse 2 Serie documental: Conjunto de documentos asociados al conjunto de actividades específicas de la misma naturaleza. En el caso del Banco de México será el proceso mediante el cual se da cumplimiento a las obligaciones o atribuciones. Un proceso genera los mismos tipos de documentos los cuales son sujetos del mismo plazo de retención 18

19 Elementos de un Sistema de Gestión de Documentos de Archivo Responsabilidades Quién? Recursos, equipos, instalaciones, información, materiales Con qué? Cómo? Métodos de trabajo, procedimiento, Políticas Ambiente Regulatorio 19

20 Reto # 3: La preservación de archivos electrónicos Gestión de Documentos de Archivo Activo Semi-activo Requerido por el proceso Retención Disposición final Transferencia al repositorio Histórico Plazo de retención Depuración electrónica controlada

21 Preservación de archivos Iniciar el análisis del problema considerando: Archivos electrónicos: Largos plazos de retención Autenticación Audios y videos Archivos no electrónico Impresos Películas, fotografías e información gráfica Fonogramas, cintas INTERPARES 21

22 Diagnóstico Observaciones y recomendaciones. Plan de trabajo. Políticas para el futuro. Elaborar proyectos: $ Tiempo Metas 22

23 Presupuesto Destino: Objetivo Orientado a resultados (para qué) Medir desempeño con: objetivo resultados Monto de recursos Costo de otros recurso (TI, humanos) 23

24 Meta A donde se quiere llegar Meta global: Alcance Metas parciales Indicadores de éxito Evaluaciones de los usuarios Acta del proyecto Patrocinador Líder Otros interesados TI 24

25 Tiempo Plazo para alcanzar la meta Programa de metas parciales Control de cambios en meta o en presupuesto Entregables e informes 25

26 Qué sigue: Iniciar la mejora continua Recabar oportunidades de mejora Analizar su importancia Analizar su viabilidad (recursos presupuestales y tecnológicos) Priorizar las oportunidades de mejora Atender las oportunidades de mejora Indicadores: no se puede mejorar lo que no se mide 26

27 Muchas Gracias 27