Ficha Informativa de Proyecto 2018

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1 MCEI - Ministerio de Comercio Exterior e Inversiones Coordinación General de Gestión Estratégica Dirección de Tecnologías de la Información Ficha Informativa de Proyecto 2018 PROYECTO: I033 MCEI-Consolidación automática de marcaciones y horas extras del personal del MCEI Líder del Proyecto: Patrocinador Ejecutivo: Titular: Noblecilla Paez, María Fernanda (maria.noblecilla@comercioexterior.gob.ec) Chuico Guaman, Johanna Marcela Sierra Noblecilla, Francisco Moises Programas Relacionados: Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Organización / Cultura Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 15/02/ /05/2018 de última actualización: 02/04/2018 de Fin Base: 30/05/2018 Modificado por: DATOS GENERALES Descripción Noblecilla Paez, María Fernanda JUSTIFICACIÓN: Proceso de Consolidación Manual requiere mucho esfuerzo y varios días de dedicación. del siguiente Hito: 12/04/2018 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: El proyecto busca disminuir el tiempo que toma actualmente la consolidación de información de todas las marcaciones realizadas por el personal del Ministerio de Comercio Exterior e Inversiones en los biométricos, con los archivos que permite descargadas el sistema que posee la Dirección de Talento Humano SIRHA, ya que los reportes o archivos descargados en dicho sistema no consideran todos los escenarios que ocurren ocasionando no se refleje la información real. OBJETIVO GENERAL O PROPÓSITO: Disminución de tiempo en el proceso mensual de consolidación de marcaciones y control de horas extra. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1. Facilitar al Analista de Talento Humano la generación de información para obtener sus reportes de marcaciones mensuales considerando todos los escenarios posibles. 2. Facilitar al Analista de Talento Humano Sistematizar el cálculo de horas extras. PRODUCTO / SERVICIO: Aplicación web que permita cargar información de las marcaciones registradas en el sistema SIRHA y subirlas en una base de datos que consolide y procese reportes que faciliten el control de asistencia. Beneficios Cualitativos Reducción de Tiempo para realizar el proceso de consolidación de Marcaciones y Horas Extras. Tipo de Beneficiario Beneficiario interno: - Analistas de Talento Humano involucrados en el proceso de control de marcaciones y horas extras. - Personal en general del Ministerio de Comercio Exterior e Inversiones al contar con un proceso automatizado reduciendo márgenes de error que pueden ocurrir por mantener un proceso manual. Beneficiario externo: No aplica Restricciones RESTRICCIONES: TIEMPO: El proyecto tendrá una duración de 4 meses. COSTO: No se contempla asignación presupuestaria directa para la ejecución del proyecto. ALCANCE: Los detallados en el documento de definiciones del proyecto. 09/04/2018 9:06 AM GPR 1/6

2 Restricciones RECURSOS: 2 Analistas de TI para el desarrollo de las aplicaciones antes citadas, estaciones de trabajo. SUPUESTOS: Cumplimiento de lo indicado en el documento de definiciones del proyecto. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % de Inicio: 15/02/2018 de Fin: 30/05/2018 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 15 % 30 % 50 % 100 % 0 % real acumulado % 30 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización MARZO 2018: 1. En el mes de Marzo se elaboró el prototipo o diseño de pantallas que servirán para obtener los reporte de marcaciones y horas extras (HITO No. 4, CUMPLIDO) 2. Adicionalmente se ejecutó el pase al ambiente de desarrollo de la creación de las estructuras o tablas de la base de datos, que almacenarán la información entregada por talento humano. (HITO No. 5, CUMPLIDO) 3. Finalmente se pusieron en al ambiente de desarrollo de los fuentes o programas que sirven para visualizar las paginas que serviran para la emisión de reportes de control de marcaciones. (HITO No. 6, CUMPLIDO) FEBRERO 2018: 1. En el mes de Febrero, se elaboró el acta de constitución, donde se detalló información del proyecto, así como objetivos generales y específicos del mismo y los beneficios de llevar a cabo esta implementación, además de las fases e hitos del proyecto. (HITO No. 1, CUMPLIDO) 2. Adicionalmente se llevó a cabo el levantamiento de información para elaborar el documento de definiciones del proyecto, tarea que consiste en realizar acercamientos con las Direcciones de Talento Humano y Financiera con la finalidad recopilar las necesidades o inconvenientes que mantienen al momento de realizar el resumen de control de marcaciones, así como en el cálculo de horas extras y determinar conjuntamente con la Dirección de Tecnología la implementación de una herramienta web que apoye y facilite la ejecución de las tareas antes citadas. (HITO No. 2, CUMPLIDO) 3. Luego de definirse el alcance del proyecto se procedió con el diseño de las estructuras necesarias para el registro de información de las marcaciones en una base de datos, para Noblecilla Paez, María Fernanda Noblecilla Paez, María Fernanda 02/04/ :38 PM 28/02/ :46 PM 09/04/2018 9:06 AM GPR 2/6

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización finalmente generar reportes que provean a las áreas involucradas y faciliten los controles en la generación del resumen de marcaciones y cálculo de horas extras, (HITO No. 3, CUMPLIDO) RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 5- PROYECTO. Tiempo. Nuevas normativas o directrices en procesos de certificación de origen, nuevos proyectos requeridos por el MCEI, o falta de colaboración del personal de Talento Humano CAUSARÍA retraso o postergación en las actividades definidas en el proyecto Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1 de última actualización 11/02/2018 María Fernanda Noblecilla Paez Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 60 % /1 LOCALIDADES 1 Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Localidad de Impacto HITOS 1 DEFINICIÓN: Acta de constitución del proyecto, firmada. 2 DEFINICIÓN: Documento de definiciones para el desarrollo del proceso de consolidación de marcaciones y control de horas extras, levantado y firmado. Hito Categoría Comprometida 3 PLANEACIÓN: Diseño de Base de datos, elaborado. 4 PLANEACIÓN: Documento de Prototipo de pantallas elaborado. 5 EJECUCIÓN: Pase al ambiente de desarrollo de la creación de las estructuras de base de datos, realizado. 6 EJECUCIÓN: Pase al ambiente de desarrollo de fuentes creadas para control de marcaciones, realizado. 7 EJECUCIÓN: Pase al ambiente de desarrollo, de fuentes creadas para control de horas extras, realizado. 8 EJECUCIÓN: Instructivo para usuario final elaborado. Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Físico 4-Inicio de Trabajo 15/02/ /02/2018 Sí Inicio de Trabajo 16/02/ /02/2018 Sí /02/ /02/2018 Sí /03/ /03/2018 Sí /03/ /03/2018 Sí /03/ /03/2018 Sí /04/ /04/2018 No /04/ /04/2018 No /04/2018 9:06 AM GPR 3/6

4 HITOS 9 EJECUCIÓN: Plan de pruebas con usuarios y ajustes ejecutado. 10 EJECUCIÓN: Puesta en ambiente de producción del control de horas extras, realizado. 11 EJECUCIÓN: Puesta en ambiente de producción del control de marcaciones, realizado. 12 CIERRE: Sociabilización de la implementación y/o mejora, realizada. 13 CIERRE: Acta de Cierre del proyecto, firmada. Hito Categoría Comprometida 9-Entregables Formales Estimada Real Ficha Informativa de Proyecto 2018 A tiempo Hito Cumplido Físico 10/05/ /05/2018 No /05/ /05/2018 No /05/ /05/2018 No /05/ /05/2018 No /05/ /05/2018 No 4.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 09/04/2018 9:06 AM GPR 4/6

5 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 1.00 Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2018 Años Previos Año Actual (2018) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2018) 0.00 Programado a Devengar Ppto Pagado Real Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2018 Mes Presupuesto Mensual 2018 Acumulado Estado Anual Ene 09/04/2018 9:06 AM GPR 5/6

6 Mes Presupuesto Mensual 2018 Acumulado Estado Anual Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Total 0.00 OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 2 Incrementar la eficacia en la gestión de servicios informáticos y de comunicaciones MEDIANTE la correcta administración de productos y servicios tecnológicos vigentes y el desarrollo de nuevas propuestas de servicios. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 ASOCIACIÓN HITO No. 01 Acta de Constitución del proyecto 2 ASOCIACIÓN HITO No. 02 Documento de definiciones para el desarrollo del proceso de consolidación de marcaciones y control de horas extras 3 ASOCIACIÓN HITO No. 03 PLANEACIÓN: Diseño de Base de datos, elaborado. 4 ASOCIACIÓN HITO No. 04 PLANEACIÓN: Documento de Prototipo de pantallas elaborado. 5 ASOCIACIÓN HITO No. 05 EJECUCIÓN: Pase al ambiente de desarrollo de la creación de las estructuras de base de datos, realizado. 6 ASOCIACIÓN HITO No. 06 EJECUCIÓN: Pase al ambiente de desarrollo de fuentes creadas para control de marcaciones, realizado. A1.pdf 16/02/2018 A2.pdf 16/02/2018 A3.pdf 23/02/2018 A4.pdf 01/03/2018 A5.pdf 08/03/2018 A6.pdf 23/03/2018 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Chuico Guaman, Johanna Marcela Noblecilla Paez, María Fernanda Sierra Noblecilla, Francisco Moises Patrocinadora Ejecutiva Líder del Proyecto Titular de la Unidad Coordinador General de Planificación y Coordinador General de Gestión Estratégica (E) Analista de Tecnologías de la Información Director de Tecnología de Información johanna.chuico@comerci oexterior.gob.ec maria.noblecilla@comer cioexterior.gob.ec francisco.sierra@comer cioexterior.gob.ec Ext Ext /04/2018 9:06 AM GPR 6/6