Gestión Documental El ciclo de vida de los documentos y el poder de las soluciones Mayo de 2015

Transcripción

1 Gestión Documental El ciclo de vida de los documentos y el poder de las soluciones Mayo de 2015

2 Quiénes somos Vector ITC Group es un grupo tecnológico 100% de capital español, formado por Vector, Vector Pyme, Vector Ignite, y participa en las empresas Grupo ALN, Grupo E-deas y Keyland. Vector se fundó en 2002 y se consolidó como Vector ITC Group en Formado por 2600 profesionales ofrece servicios en España (Madrid, Coruña, Albacete, Córdoba, Segovia, León, Ávila, Bilbao, Málaga, Canarias y Murcia) y a nivel internacional en las sedes de Perú, Brasil, Chile, México, Colombia, Paraguay, Marruecos, Estados Unidos, Andorra, Alemania y Reino Unido. Vector ITC Group es un proveedor de servicios tecnológicos y digitales que acompaña a sus clientes desde el inicio de su transformación tecnológica hasta el final del proceso. Aporta soluciones innovadoras que permiten lograr los objetivos empresariales de manera eficiente y rentable, adaptándose a las nuevas relaciones con los clientes. Innovation, technology, consulting & group

3 Ventajas Valor Gestión Documental Nuestro enfoque sobre los procesos documentales Captura Extracción de los datos del documento mediante indicadores, diccionarios o plantillas. Tratamiento y Almacenaje En función de las reglas de negocio los documentos son tratados y procesados para garantizar su idoneidad, informar a la organización o lanzar otros procesos. Gestión Permitir mantener viva la información y que fluya a todos los niveles de la organización Metainformación. Extracción automática. Categorización Gestión en función de reglas y contenido. Archivado seguro y polifacético. Clasificación Separación Extracción Validación Contar con un gestor documental y una correcta política de uso permite mantener la organización de la compañía y con ella la productividad Integración Automatización de la entrada & salida de la información Ahorro de costes Acceso ágil y seguro. Búsquedas precisas. Capacidad de compartir información. Gestión del conocimiento.

4 La entrada de documentación Captura Catalogar, Digitalizar, Clasificar, Validar y Almacenar tienen plena vigencia en la fase de Captura de la información, donde transformamos una entrada (ya sea en formato Papel o Digital) en información para sus procesos de negocio. 4

5 Tratamiento y archivado Tratamiento y Almacenaje El archivado de la información en un gestor documental, nos permitirá entre otros: Ganar eficiencia. Una comunicación ágil y accesible en todo momento. Reducción de errores. Reutilización de la documentación por diferentes áreas de la organización. Control de versiones. Estandarización. Ahorro de costes. Seguridad en la transmisión de la información. Para tener éxito en esta etapa, es necesario estructurar, organizar y definir los procesos de nuestro gestor documental según las necesidades de nuestro negocio ya que este será el pilar central para el resto de herramientas corporativas. 5

6 Uso y explotación de la documentación Gestión Parte de nuestros procesos de negocio finalizan tras almacenar la información otros prosiguen en su uso por parte de terceros. La Información será consultada por los empleados para el desarrollo de su actividad, por software especializados, por servicios web o por terceros externos a la compañía. Por eso vuelve a ser critico que la fase de Captura y de Almacenamientos estén bien alineados con esta fase para permitir la agilidad en el uso y la extracción de la información. Pero otra parte, esta fase, será el punto de partida para automatizar alguno de nuestros procesos de negocio, Control y alertas de documentos caducados. Control de auditorías para calidad o terceros. Integración con ERP corporativo o desarrollos a medida. Optimización de procesos comerciales. Externalización de información corporativa. 6

7 Por qué Docushare? Porque además es Mobile y ConnectKey 7

8 Para quién? Generan documentación Despachos profesionales Centros de formación ONG Generan información Centros culturales Medios de comunicación RRPP e institucionales Tienen requisitos legales Centros sanitarios Consultores Asesores Reciben Documentación Entidades públicas Empresas de servicios al ciudadano Cómo te paso este archivo confidencial? Información no es sólo documentación 8

9 Funcionalidad Funcionalidad Indexación de texto Servicios web Versionado de documentos Integración con desarrollos y terceros Control de accesos Cliente Windows, MS Office y MS, Outlook Notificaciones OCR Enrutado de documentos Integración con MFP Blog Escaneo con portada Wiki Uso del correo electrónico Busquedas por metadatos Encriptación de contenido Entornos colaborativos Conversión a PDF Inclusión de documentos E-forms Auditorias Workflow Uso de metadatos y categorización Gestión de reglas de contenido Skin personalizados Usuarios Read-Only Calendarios Estadísticas de uso del servicio Lo que hace Docushare Servidor de DocuShare con 50 CAL o usuarios invitados, combinados con hasta documentos. Procesadores equivalentes a cuatro núcleos de Intel Pentium D GHz o AMD Opteron 4 GB de RAM mínimo, 8 GB de RAM recomendado 9

10 Soluciones SaaS de Vector Como lo hacemos en Vector El Servicio Documental Cloud de Vector proporciona al cliente un entorno web con acceso seguro permitiéndole intercomunicar su puesto de trabajo, MFP u otros dispositivos, con la plataforma en la nube siempre disponible. En función de sus necesidades y requisitos se planteará un escenario de conectividad y funcionalidades tal que permita un uso del servicio adaptado a sus necesidades. 10

11 Implantación de la mano de Vector Uno de nuestros objetivos es acompañar a nuestros partner y clientes desde el inicio de su transformación tecnológica hasta el final del proceso dejando como resultado un valor añadido a la herramienta. Un proyecto sencillo no debería llevar mas de 2-3 jornadas. El índice de recurrencia es alto ya que cada año puede tener nuevas necesidades con el uso de la solución. Además de los contratos de mantenimientos anuales para incidencias o cambios. Inicio Definición Labores técnicas Personalización Implantación Especificación de configuración Proyecto de implantación Adecuación a la organización Desarrollos Como lo implantamos Especificación de Hardware 11

12 Clientes 12

13 Gracias Roberto Borrego Outsourcing & Soluciones Eduardo Giménez Outsourcing & Soluciones Innovation, technology & consulting group Parque Empresarial Los Gamos Camino Cerro de los Gamos, 1 Edificio 6, Planta Pozuelo de Alarcón, Madrid