M-Files es una solución de gestión de información que mejora el manejo de los documentos e información de su empresa, con el objetivo de incrementar

Transcripción

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2 M-Files es una solución de gestión de información que mejora el manejo de los documentos e información de su empresa, con el objetivo de incrementar su productividad, ser más eficiente y cumplir con las regulaciones internas y externas.

3 Almacenar, administrar y rastrear documentos electrónicos o imágenes de documentos físicos capturados mediante el uso de un escáner. Tiene la capacidad de mantener un registro de las distintas versiones y modificaciones de los documentos que vayan llevando a cabo los usuarios. Permite gestionar la totalidad de la automatización de procesos documentales. El motor de BPM es capaz de actualizar de forma automática otros sistemas. Control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los registros documentales. Reemplaza formularios de papel en formularios electrónicos, fácil de llenar y registrar. Incorpora la información capturada a través de formularios electrónicos en forma inmediata en los procesos de negocio para automatizar pasos de un flujo, validar la exactitud de los datos y apoya o alimenta las aplicaciones transaccionales.

4 50% de los documentos físicos son copias 30% de tiempo se invierte en la búsqueda QUE ES DONDE VS EL DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO CLIENTE FECHA FUE ALMACENADO Clasificando documento con metadata permite un acceso más rápido y preciso de la información

5 Tendrá siempre actualizada la versión de cada documento Disponibilidad fuera de sistema (offline availability) Encuentre la información correcta instantáneamente Distribución y colaboración documental Plantillas para recrear fácilmente documentos Politicas de seguridad y auditorias

6 Eficiencia: Mejorar la innovación, creando una cultura de compartir conocimiento y reducción de silos de información Mejorar la eficiencia con acceso fácil a la información crítica de negocio Mejorar la productividad con la automatización de procesos de negocio Reducir los errores humanos y el re-trabajo Reducción de Costos: Reducir costos de recursos con automatización de procesos Disminuir costos de desarrollo y mantenimiento de sistemas actuales Reducir costos de infraestructura para la gestión de grandes volúmenes de información Cumplimiento Regulatorio: Reducir riesgos de negocio relacionados a la preservación y protección de información crítica Mejorar la capacidad de almacenar evidencias de las distintas actividades de negocio Continuidad de Negocio: Mejorar la sostenibilidad y la capacidad de recuperación ante desastre Aumentar la disponibilidad de información

7 VENTAS LOGISTICA INGENIERÍA MARKETING 98% adaptabilidad de los usuarios LEGAL GERENCIA RECURSOS HUMANOS INFORMATION TECHNOLOGY Inteligencia Paperless Captura documentos físicos con sus escáners PAPER DOC Busqueda de contenido dentro de los documentos escaneados OCR Zonal permite la extracción automatica de metadata Texto, Codigos de Barra, Codigos QR Se benefician de las características únicas de M-Files Acceso a Vistas Dinamicas Integración con Workflows SCANNED CHARACTER RECOGNITION (OCR) SAVED IN M-FILES

8 Los derechos de los usuarios y de grupos de usuarios Por document Por clase de documento Permisos basados en metadata Creación y administración sencilla Compatibilidad directorio activo con

9 Desktop 1. Panel de tareas 2. Barra de Búsqueda 3. Vistas 4. Ventana de Resultados 5. Metadata 6. Vista Previa 7. Sitio Web Mobile

10 Instalado y configurado en servidores locales del cliente Se adquieren las licencias una sola vez y el mantenimiento del software Cliente asume la responsabilidad de la instalación, configuración y mantenimiento del hardware Combina los sistemas de correo locales con las nubes privadas o públicas. Se paga por el uso de la herramienta (Tarifa Mensual) Instalada remotamente y se ingresa a través del Internet Se paga por el uso de la herramienta (Tarifa Mensual)

11 Microsoft Azure Integración fácil con su entorno de IT existente Conexiones privadas Bases de datos híbridas Soluciones de almacenamiento Compromiso con la protección y privacidad con cifrado de sus datos Cumple con la norma internacional de privacidad de la nube: ISO Soporta la más amplia selección de sistemas operativos, lenguajes de programación, marcos, herramientas, bases de datos y dispositivos

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13 Pasos a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado para un proceso de negocio. Borrador Esperando aprobación APROBADO RECHAZADO EN REVISIÓN Notificaciones y alertas Crear y ejecutar reglas de negocio Autorizaciones o aprobaciones Recolectar data para indicadores o métricas Control de plazos Validación documental

14 Licencia Nombrada Licencia Concurrente Esta licencia está asignada exclusivamente a un usuario dentro de una organización y solo puede ser utilizada por ese usuario. Si el usuario con la licencia nombrada no labora en la empresa o cambia de funciones, la licencia puede ser reasignada a otro usuario. Posibilita a un número establecido de usuarios acceder al software al mismo tiempo, dependiendo de la cantidad de licencias concurrentes adquiridas