SOFTWARE DE GESTIÓN MÓDULOS DE CONTRATOS

Transcripción

1 SOFTWARE DE GESTIÓN MÓDULOS DE CONTRATOS

2 Doctum sabe que es necesario entregar servicios que otorguen un valor agregado, sobre todo para la gestión de contratos, en donde el impacto de una buena gestión se refleja en la utilidad financiera de la empresa. Nuestra empresa ha creado 2 módulos para gestionar todo el proceso de contratos, los cuales puede obtenerlos por seperado o en forma integrada. Al contratar nuestros servicios usted obtendrá una asesoría completa, apoyo en la implementación, además de acceso a nuestra plataforma de postventa, donde podrá realizar consultas y solicitudes a través de correo electrónico y por medio de nuestro back office telefónico. En Doctum implementamos cada proyecto con el mayor profesionalismo e interés y asumimos una relación de socios estratégicos con nuestros clientes a largo plazo. Nuestro Servicio Garantiza Fácil uso y manuales Personal Calificado para ayuda técnica Tecnología Probada Software creado para la Transformación Digital Algunos Clientes que utilizan Gestidoc Desde el año 2008 hemos realizado múltiples soluciones en la gestión del conocimiento. Nuestra experiencia nos posiciona como una empresa confiable, con capacidad tanto humana, como tecnológica para implementar una solución integral en la gestión de contratos.

3 SUITE GESTIDOC es una plataforma modular, desarrollada por nuestra empresa y pensada para ser el corazón de los módulos de la gestión del conocimiento. La componen más de 10 módulos que se integran y permiten la Gestión de Contratos, Gestión de Calidad ISO 9001, Gestión Documental, ISO 14001, OHSAS 18001, Pago de proveedores, Encuestas de satisfacción, Gestión legal, entre otros. ERP Conectamos los usuarios de toda su empresa en forma automática. Obtenemos información automatizada desde sus sistemas ERP y Legacy. Soluciones específicas para cada necesidad dentro de la empresa. Potencia los flujos de trabajo y procesos colaborativos. Gracias a su integración entre modulos GESTIDOC puede aprovechar la base del conocimiento, integrarse en forma transversal en la empresa de forma escalable, ahorrando en nuevos desarrollos, gestión del cambio y tiempo.

4 CARACTERÍSTICAS GENERALES Acceso vía Web Administrable por el cliente Diseño personalizado a la empresa Sistema de Gestión de documentos y versiones Grupos de trabajo Sistema de roles para los usuarios Subida de múltiples archivos y carpetas, arrastrar y copiar Acceso privado Jerarquía para acceder a la información Notificación de cambios por correo electrónico Exporta PDF Registro de Comentarios Estadísticas de acceso al sistema Multi Plataforma

5 MÓDULO GENERACIÓN DE CONTRATOS SOFTWARE DE GESTIÓN MÓDULO ESPECIALIZADO EN LA GENERACIÓN DE CONTRATOS Permite interactuar entre los departamentos de la empresa, el proveedor y cliente, incluye un sistema de aprobaciones basadas en las políticas de la empresa e integración con firma digital. Características Trazabilidad Visualización de todo el ciclo de vida de contrato desde la necesidad de contratación hasta la aprobación del contrato, generando un registro por cada actividad realizada. Workflow Un completo sistema de trabajo basado en perfiles y pasos definidos por el cliente. Versionamiento de documentos Permite mantener todos los borradores del contrato hasta su firma final. Archivos asociados Permite la incorporación de bases técnicas, bases administrativas y otros documentos adicionales según sean las políticas de la empresa. Reglas del negocio Gestidoc permite incorporar las reglas de negocio de su empresa, ya sea aprobación de contratos por montos, por tipo, por centro de costo u otras reglas que el cliente defina. Control de proveedores y clientes Permite gestionar un maestro de proveedores y clientes, con su documentación actualizada (escritura, poderes, estados financieros, entre otros). Buscador avanzado Permite buscar todos los contratos generados en sus diferentes etapas de aprobación. Perfiles de usuarios Controla el acceso y gestiones que puede hacer un usuario. Expediente digital Mantiene una carpeta con todos los archivos generados durante el proceso. Alertas Incorpora un panel de alertas según las reglas establecidas sobre el tiempo en cada proceso, las cuales son enviadas al correo electrónico de los involucrados y escalamiento a sus jefaturas en caso que así sea requerido.

6 MÓDULO GENERACIÓN DE CONTRATOS ID único para cada contrato Cuenta con una numeración única por cada gestión, además puede ser integrada a la numeración actual de sus contratos. Cuadro de mando Dispone de un panel de gráfico informativo de las gestiones pendientes, realizadas y los tiempos involucrados. Registro de acceso y modificaciones Completo sistema de registros de los accesos a la documentación, gestiones y modificaciones realizadas en el sistema. Exportación de datos Permite exportar información a Excel, CSV y PDF. Importación de datos Permite importar información desde el ERP y sistemas de su empresa, ya sea a través de Webservice o CSV. Integración con Active Directory y Ldap Permite iniciar sesión con el mismo usuario y contraseña del correo electrónico de la empresa. SOFTWARE DE GESTIÓN

7 MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS SOFTWARE DE GESTIÓN MÓDULO DESARROLLADO PARA ADMINISTRAR CONTRATOS Permite controlar la vida del contrato, hitos de cumplimiento, pagos y renovaciones. Además cuenta con un panel de vencimientos gráfico y envío de alertas automáticas al acercarse los vencimientos. Características Cuadro de Mando Panel de control con indicadores de vencimientos y estado de los contratos, ya sea en sus vencimientos como en hitos internos del contrato. Perfiles de usuarios Permite darle acceso al contrato y la información publicada en forma segmentada a diferentes áreas incluyendo a los administradores de contratos, finanzas, contraloría y el departamento de compras. Alertas por correo electrónico Un sistema automático envía alertas por renovación, vencimiento e hitos en particular que se hayan programado dentro del contrato. Administrador de entidades Incluye un maestro de proveedores, clientes y contactos asociados a los contratos sean las políticas de la empresa. Buscador avanzado Permite búsquedas por tipo de contratos, códigos, categorías, centros de costos entre otras variables. Gestión de hitos de cumplimientos y pagos Controla y permite adjuntar evidencia de los cumplimientos de hitos del contrato, pagos e información relevante para la gestión del contrato. Expediente digital con todos los archivos Carpeta independiente con cada contrato, sus anexos y modificaciones. ID único para cada contrato Permite la identificación de cada contrato y permite integrarse al código actual que este usando la empresa. Indicadores de vencimientos de los hitos Panel de control visual que indica los contratos con gestiones próximas y vencidas, con señales tipo semáforo.

8 MÓDULO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS Exportación de datos Permite exportar la información a Excel, CSV y PDF. SOFTWARE DE GESTIÓN Importación Permite importar información desde el ERP y sistemas de su empresa, ya sea a través de Webservice o CSV. Integración con Active Directory y Ldap para el ingreso de usuarios. Permite iniciar sesión con el mismo usuario y contraseña del correo electrónico de la empresa.

9 OTRAS PANTALLAS GESTIDOC WORKFLOW DOCUMENTOS ESTADÍSTICAS