MANUAL OPERATIVO DE LA PLATAFORMA DIGITAL APLICACIÓN PARA LAS REDES SOCIALES Y PROCESOS DE LAS AGENDAS REGIONALES DE INNOVACIÓN

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1 MANUAL OPERATIVO DE LA PLATAFORMA DIGITAL APLICACIÓN PARA LAS REDES SOCIALES Y PROCESOS DE LAS AGENDAS REGIONALES DE INNOVACIÓN

2 Contenido 1. Acceso a Módulos Administración de Archivos Redes y Canales de Comunicación Inteligencia de Negocios Índices Sectoriales y Regionales (Grupos de Trabajo) Generación y Control de Minutas: Alta de Usuarios en Grupos de Trabajo Vigilancia Tecnológica Plataforma Digital Power_BI... 18

3 1. Acceso a Módulos Para iniciar a trabajar en la plataforma, lo primero que debe realizar el usuario es indicar el índice sectorial en el que se estará trabajando. La plataforma no despliega ningún módulo ni ficha de trabajo hasta que el usuario defina el módulo en el que realizar actividades. Para comenzar a trabajar simplemente debe hacer click en selecciona un sector y el sistema desplegará el modal mostrando los índices sectoriales que el usuario ha sido asignado. 1

4 Al indicar el índice en el que trabajará entonces se le habilitan los módulos de trabajo. Nota** Toda la información generada dentro del índice sectorial solamente es visible por los usuarios que pertenezcan al grupo de trabajo dado de alta en el índice sectorial. 2

5 2. Administración de Archivos Detalle de Necesidades: Para cada índice sectorial se pueden administrar carpetas, sub-carpetas y archivos. Carpeta por default: Siempre existe una carpeta por default a primer nivel que se llama Minutas. En cada una de ellas se reflejarán de forma automática los archivos que se han adjuntado a las minutas. Árbol de carpetas: En el panel lateral izquierdo de Carpetas dentro del sector se puede agregar una nueva carpeta raíz, es decir, una carpeta a primer nivel que puede contener más sub-carpetas. Para agregar alguna sub-carpeta simplemente se debe seleccionar la carpeta raíz y en el panel derecho aparecerán los siguientes 3 botones: Nueva carpeta, editar carpeta y borrar carpeta. 3

6 Si el usuario selecciona la opción editar carpeta entonces se abre un modal con la siguiente información: El usuario puede: Modificar el nombre de la carpeta Seleccionar usuarios que tendrán privilegios para acceder a la información de la carpeta Seleccionar usuarios externos al sector para que también puedan acceder a la carpeta. La diferencia entre un usuarios y usuarios externos al sector radica en que los usuarios son heredados automáticamente a todas las carpetas que se den de alta en su índice sectorial. Para el caso que se desee compartir archivos o carpetas con un usuario del sistema que no pertenezca al sector en el que se está trabajando entonces se debe agregar como usuario externo. Para cargar un archivo se puede hacer click en el dropzone o simplemente arrastrar el archivo deseado. Opciones de búsqueda: Buscar por título: Búsqueda por título del archivo. Fecha: Búsqueda por fecha en la que se cargó el archivo 4

7 Usuario: Búsqueda por el usuario que cargó el archivo Buscar por tipo: Filtrar por tipo de archivo Al cargar los archivos la información que se despliega es: Título: Nombre del archivo. Tipo: Tipo de archivo (Word, png, pdf, etc.) Usuario: Nombre de usuario que cargó el archivo Tamaño: Tamaño del archivo Fecha: Fecha en la que se cargó el archivo (Para el caso de los archivos originados en minutas entonces es la fecha registrada en la minuta) Origen: Donde fue cargado el archivo. Actualmente solamente se tienen las opciones de: Por usuario (significa que se cargó directamente por el administrador de archivos) Minutas. El archivo viene de una minuta. (Se muestra un tooltip con la minuta y el link a la misma) Borrar: Opción para borrar archivo (siempre manda mensaje de confirmación al usuario). 5

8 3. Redes y Canales de Comunicación Para la creación de nuevos canales de comunicación es necesario crear un nuevo sector, lo cual se realiza a través de los catálogos. 6

9 Al hacer click en sectores se desplegará un modal como el mostrado en la siguiente imagen: En el modal solamente es necesario agregar el nombre del sector y con eso se creará un nuevo canal de comunicación. 7

10 4. Inteligencia de Negocios. General: Una de las primeras actividades dentro del proceso de vigilancia tecnológica es la gestión de las fuentes de información. Detalle: 1) La primera vista es un listado de todas las fuentes registradas, tal cual se muestra en la siguiente imagen. Nota. Las fuentes son cargadas al iniciar la sección Nueva fuente: Envía a usuario la pantalla de captura de una nueva fuente Filtros: Buscar: Por nombre fuente Tipo: RSS, API o Manual (indican la forma en la que el equipo desarrollo mapeará la fuente para recolectar la información) Categoría: Noticias, Patentes, artículos Verificada: Estatus que indica si el usuario admin ha revisado y verificado la fuente. Estatus: Activa/inactiva. Indica que la fuente está siendo monitoreada o no para recolectar la información. 8

11 2) La segunda vista es la creación de una fuente Nombre: Descripción de la fuente Tipo: RSS, API, MANUAL Categoría: Noticias, fuentes, patentes Frecuencia de monitoreo: Diario, semanal, quincenal, mensual. Es la frecuencia con que se monitorea el contenido de la fuente. En el panel lateral derecho se despliegan los FCV (factores críticos de vigilancia) que se buscan en el contenido de las fuentes. Los FCV del índice son heredados de la configuración del índice. 9

12 5. Índices Sectoriales y Regionales (Grupos de Trabajo) El concepto de índice sectorial se maneja en la plataforma con la finalidad de agrupar equipos de trabajo bajo un tema en específico para llevar a cabo las labores de investigación. Detalle de Necesidades: En el menú lateral izquierdo, al seleccionar la opción índice sectorial se muestra la siguiente información: El árbol del índice sectorial puede ser gestionado a tantos niveles considere el usuario. Para agregar o eliminar niveles y sub-niveles simplemente se debe posicionar sobre el nivel que se desea modificar y seleccionar la opción deseada. Para cada uno de los niveles se pueden configurar (haciendo click en el botón editar ) los siguientes parámetros: Equipo de trabajo: Son los usuarios que podrán acceder a toda la información generada para el nivel del índice sectorial seleccionado. Factores críticos de vigilancia: Son los temas clave y de interés para el nivel del índice sectorial seleccionado. Éstos FCV son heredados a todas las fuentes de información que se registren dentro del índice sectorial correspondiente. La gestión de estos índices es clave ya que son el primer nivel que define los permisos de acceso a la información registrada en la plataforma. 10

13 6. Generación y Control de Minutas: Formulario para captura de minutas. Detalle: La primera vista es un listado de las últimas 10 minutas registradas, como se muestra en la siguiente imagen. Buscar: Búsqueda por título de la minuta, sin importar si las coincidencias de la búsqueda se muestran en el listado fecha de las 10 últimas minutas. Fecha inicio: Búsqueda por fecha de inicio de la minuta, sin importar si las coincidencias de la búsqueda se muestran en el listado de las 10 últimas minutas. Usuario: Búsqueda por usuarios que se encuentren en la lista de asistentes de la minuta. Sin importar si las coincidencias de la búsqueda se muestran en el listado de las 10 últimas minutas. 11

14 La segunda vista es el registro de la creación de una minuta. Título: Campo de texto con 250 caracteres Lugar: Campo de texto con 250 caracteres Sector: Selección múltiple Descripción: Editor de texto Pendientes: Se pueden agregar y eliminar pendientes Descripción. - Campo de texto de 150 caracteres Responsable. Selección múltiple de usuarios Fecha límite. Calendario Status. - 2 opciones: Completa/pendiente Campo modificable directamente en la tabla 12

15 Asistentes: Usuario. Selección múltiple de usuarios. Se pueden agregar y eliminar asistentes de la minuta. Los campos de nombre, apellido, correo e institución son obtenidos del perfil de usuario seleccionado. Modificado por: En la parte superior derecha se despliega información de: Creado por: Fecha y hora creación: Última modificación por: Fecha y hora última modificación: Adjuntar archivos imágenes: Se pueden adjuntar tanto archivos como imágenes a la minuta. Con un máximo de 5 archivos y 5 imágenes. Nota: Al agregar archivos e imágenes a una minuta, en automático son agregados al administrador de archivos. ***Enviar minuta: Una vez que una minuta es guardada, entonces el usuario tiene la opción de ingresar a la minuta, seleccionar el botón de enviar y en automático el sistema enviará un resumen de la minuta. La minuta se envía al correo electrónico de todos los asistentes relacionados a la minuta. 13

16 7. Alta de Usuarios en Grupos de Trabajo El crear un nuevo canal de comunicación NO implica que de forma automática todos los usuarios podrán verlo en su chat y acceder al mismo. Para que los usuarios puedan ver y acceder a los canales de comunicación es necesario relacionarlos al sector. Esto se hace mediante la edición de perfil de usuario, ligando los sectores deseados mostrados en la sección de clasificación 14

17 Nota* Las conversaciones directas entre usuarios no se encuentran limitadas por ningún permiso. 15

18 8. Vigilancia Tecnológica Una vez que las fuentes se encuentran dadas de alta entonces el sistema realiza el monitoreo de las mismas para traer la información necesaria de cada una de ellas. Detalle de Necesidades: 1) La primera vista es un listado de todas las fuentes registradas, tal cual se muestra en la siguiente imagen. Nota. Las noticias con fondo blanco y la etiqueta Nueva son noticias que no han sido leídas por el usuario que se encuentra dentro del sistema. Opciones de ordenamiento: + valoradas + comentadas Últimas (según fecha de recolección) Validadas (status en verde) Pendientes (status en amarillo) Rechazadas (status en rojo) Categoría (según la categoría de la fuente origen de la noticia) 16

19 Observaciones sobre campos de resumen de la noticia: Título de la noticia Categoría: Categoría de la fuente que origina la noticia Fecha: Fecha en que se realizó la recolección de la noticia # de comentarios: Cantidad de comentarios realizados sobre la noticia Calificación: Promedio de calificación emitida por usuarios Estatus: Color indicativo del estatus 2) La segunda vista es el detalle y discusión de una noticia El estatus de la noticia es modificable. La calificación mostrada en el panel derecho es editable ya que es la calificación asignada por el usuario. La calificación mostrada dentro de la noticia es la calificación promedio conforme la evaluación de todos los usuarios. Se muestra el link de donde se originó la noticia Existe una sección estilo foro para que los usuarios puedan realizar comentarios sobre esa noticia en particular. 17

20 9. Plataforma Digital Power_BI Se entrega la plataforma digital actual habilitada en el software PowerBI, de acceso gratuito en Internet. PowerBI abre el archivo BD_Vocacionamiento, que incorpora todo el sistema de administración de bases de datos que la plataforma emplea en este momento. Dentro de ese archivo se encuentra documentada la estructura del sistema de administración de bases de datos, incluyendo las relaciones entre las distintas bases de datos que están integradas en él, y los catálogos que representan los enlaces entre ellas. Este archivo habilita también en ese software consultas prediseñadas, más complejas que las aquí descritas, pero relevantes para los objetivos del proyecto. El sistema, que puede ser aprendido fácilmente por analistas de datos, permite también diseñar y habilitar nuevas consultas, que quedan incorporadas al sistema. En caso necesario, personal de IDITpyme está facultado para capacitar analistas y usuarios de la información en el uso de este software, y para elaborar nuevas consultas adecuadas a las necesidades específicas de los usuarios. Este software permite también realizar el mantenimiento e incorporación de nuevas bases de datos, que se realiza bajo los estándares técnicos de normalización de las mismas, pero que debe ser realizado por personal técnico con dominio del manejo de bases de datos. Como manuales operativos del sistema PowerBI se anexa en electrónico el documento Introducing Microsoft Power BI. Junto con este manual, existe una gran cantidad de documentación técnica y tutoriales que se pueden consultar en fuentes como YouTube, y en las propias páginas de Microsoft, y que están orientadas a usuarios de diverso nivel técnico. En el futuro próximo, todas estas bases de datos, más las de IMSS, comercio exterior, inversión extranjera directa, etc. se están incorporando en la plataforma digital del Observatorio Tecnológico de Jalisco. Esta plataforma (accesible a través de automatiza éstas y otras consultas, incluyendo mapas de dinamismo económico y especialización local, por ejemplo, y otras consultas más detalladas relacionadas con la educación superior y la innovación, la ciencia y la tecnología en las distintas regiones de Jalisco. 18

21 El acceso a esta plataforma se puede habilitar mediante solicitud en un correo electrónico enviado a la siguiente dirección: arechavala@alumni.stanford.edu o en los teléfonos x y En su defecto, si se trata de análisis más complejos, un equipo de analistas del Instituto para la Innovación y la Tecnología en la Pequeña y Mediana Empresa está a disposición para elaborar las consultas e integrar los reportes correspondientes, de acuerdo a las necesidades del usuario. 19