Desarrollo e Implementación del Portal Transaccional

Transcripción

1 Desarrollo e Implementación del Portal Transaccional Experiencia de República Dominicana Jhonattan Toribio Encargado de Tecnología Dirección General de Contrataciones Públicas

2 INTRODUCCIÓN Portal Transaccional Estrategia Nacional de Desarrollo Compromiso IPAC Iniciativa Gobierno Abierto Promesa de Gobierno Plan Estratégico Institucional Meta Presidencial Alineamiento Estratégico del Proyecto La Unión Europea considera imprescindible que los países miembros apoyen la utilización de la contratación electrónica. Por ello ha establecido una fecha límite, junio de 2016, para que el uso de medios electrónicos en los procesos de contratación pública sea obligatorio.

3 Etapas de un sistema de Compras Públicas Información del sistema de compras públicas Información de oportunidades de negocio Presentación de ofertas en línea Sistema transaccional Objetivos Estrategias Leyes y reglamentos Entidades cubiertas y excepciones Registro de proveedores Avisos de licitación - publicación y envío de avisos a proveedores Informes y estadísticas sobre adquisiciones Descarga información de ofertas Recepción de ofertas Publicación de resultados Notificaciones Cobertura completa del ciclo de compras Integración con otros sistemas gubernamentales Las TIC como herramientas de modernización de las compras públicas 0 1y 1-2y 2-4y +5y

4 Objetivo General del Proyecto Poner en operación el Portal Transaccional de Compras y Contrataciones mediante el desarrollo e implementación de un nuevo Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado. Proveer y poner en funcionamiento un Sistema de Información para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado. Implementar el nuevo sistema de información en las instituciones usuarias del actual sistema. Proveer los servicios de capacitación, soporte, documentación y mantenimiento al Sistema de Información

5 Qué le interesa a los usuarios? Source: Golden Book of e-procurement Survey Shows Great Results, Posted on November 5, 2012 by Nicolas Loozen.

6 Apoyo al Desarrollo de Sectores Productivos Igualdad de Oportuni dades Fomento a la Transparencia Estrategia de Desarrollo del SNCP Trazabilidad de los Procesos Accesibilidad de la información Facilidad de Uso

7 Mejoras Asociadas al Nuevo Sistema Sistema 100% Web Análisis y Explotación de la Información Reutilización y Publicación de Datos Integración con Subsistemas del SIAFE Portal Transaccional Integración del Oferente como Usuario Activo del Sistema Registro de Proveedores en Línea Comunicación de dos vías entre suplidores y público Ampliación de la Base de Oferentes Envío electrónico de ofertas REPUBLICA DOMINICANA

8 Alcances del Proyecto Desarrollo del Sistema Informático y los servicios de consultoría asociados Capacitación de los usuarios del sistema, equipo de contrataciones públicas, proveedores y ciudadanos. Implementación de la solución en 120 Instituciones Versión Piloto a los 7 meses Sistema Central de Compras y Contrataciones a los 10 meses Versión 2 a los 20 meses Proveer soporte y garantía. 9

9 ALCANCE DEL PROYECTO VISIÓN GLOBAL DEL SISTEMA Podrá gestionar los contratos de forma electrónica. estándares, permitiéndole controlar el ciclo de vida de sus contratos. Gestión Centralizada del Catálogo de Proveedores. Se podrá obtener información detallada y consolidada sobre el mercado publico Definición de los rubros de interés y recepción automática de oportunidades de negocio. Recepción de Ofertas Electrónicas e implementación de subastas inversas. Consolidación de todos los procesos de contratación para análisis y mejora en la toma de decisiones. La plataforma de contratación electrónica le permitirá comparar precios, optimizar sus procesos de compras y consultar datos historicos. Reducción del costo de las transacciones, permitiendo seguir de forma simple todos los procesos de venta, lo que se traduce en un incremento de productividad y mejora de resultados. Podrá tener en una sola área todos los contratos, reduciendo los costes administrativos.

10 ALCANCE DEL PROYECTO Principales módulos y funcionalidades 0 Registro de proveedores, categorización y autenticación Registro online Categorización de proveedores (UNSPCS, área geográfica, etc.) Gestión de perfiles y roles de usuarios Envío de documentos de pre-calificación Biblioteca de documentos de acreditación Búsqueda de proveedores a través de categorías, área geográfica e intereses Creación de listados de proveedores Obtención de información para la pre-calificación de proveedores 1 Creación completa de un procedimiento Guía paso a paso en la creación de procedimientos según la normativa en vigor Configuración y gestión de todas las fechas clave del proceso de contratación Biblioteca de formularios para procedimientos Biblioteca de plantillas de procedimientos Biblioteca de modelos de evaluación multi-criterio Subida y firma electrónica (si requiere) de múltiples documentos Selección de documentos de calificación de acuerdo con los requisitos legales Invitación de proveedores en procedimientos de alcance limitado

11 ALCANCE DEL PROYECTO Principales módulos y funcionalidades 2 Publicación de procedimientos (anuncio, documentación, formularios y especificaciones) Anuncio creado automáticamente con los datos previos a la licitación Publicación del anuncio en los periódicos nacionales y portales corporativos Acceso online a la documentación, formularios y especificaciones Organización centralizada de procedimientos en carpetas Recepción de manifestaciones de interés por parte de los proveedores 3 Acceso electrónico al procedimiento Avisos automáticos de acuerdo con los intereses seleccionados Búsqueda de oportunidades y anuncios Acceso completo y rápido a los procedimientos Monitorización gráfica de los plazos del procedimiento 4 Aclaraciones (Subsanaciones) Herramienta de mensajes para comunicación confidencial entre comprador y proveedor Sellado de tiempo en todos los mensajes enviados y leídos Firma electrónica de todos los mensajes (si requiere)

12 ALCANCE DEL PROYECTO Principales módulos y funcionalidades 5 Aclaraciones y modificaciones a los procedimientos Biblioteca de plantillas de mensajes Mensajes de aclaración Modificaciones a los procedimientos (formularios, documentos y fechas) Seguimiento con la evolución de las modificaciones Gestión de prórrogas 6 Preparación de ofertas, candidaturas y soluciones Flexibilidad total en la creación de ofertas con funcionalidades de importación / exportación Subida múltiple de archivos a las ofertas Reutilización de información en las ofertas Respuesta online a los formularios Repositorio de documentos de calificación Importación de datos desde otras aplicaciones 7 Envío electrónico de ofertas con recibos comprobantes Verificación y control del estado de cumplimiento de la oferta antes de su presentación Firma electrónica (si requiere) Encriptación automática de las ofertas presentadas Sellado de tiempo cualificado sincronizado con hora local oficial

13 ALCANCE DEL PROYECTO Principales módulos y funcionalidades 8 Apertura de ofertas Apertura de ofertas realizada por la acción conjunta de más de un usuario Des-encriptación automática de ofertas y documentos adjuntos Sellado de tiempo y validación de firmas electrónicas Publicación de la lista de participantes 9 Mensajes y notificaciones 10 Evaluación electrónica de ofertas Lista de distribución definida según la normativa y fase del procedimiento Selección de la lista de distribución del mensaje Recibos comprobantes con sellado de tiempo de todos los mensajes enviados y leídos Verificación del grado de cumplimiento de los requisitos en las ofertas Evaluación individual de ofertas según los criterios, escalas, fórmulas y modelos de ponderación definidos

14 ALCANCE DEL PROYECTO Principales módulos y funcionalidades 11 Negociación electrónica Contraofertas Proceso de negociación con rondas múltiples Informe de gestión de ahorros 12 Subasta electrónica proceso dinámico de negociación de precios online entre proveedores preseleccionados y entidades compradoras (Se considerará como un tipo de procedimiento Fase 2) Preparación de la subasta: Evaluación según múltiplos atributivos y criterios Definición del tipo de subasta (inversa, lotes, entre otros) Definición de las reglas, prórrogas y cierre de la subasta Comprador Seguimiento en tiempo real de participantes y sus ofertas Visualización gráfica con la evolución de la subasta Registro de todas las actividades de la subasta Proveedor Control en tiempo real de puntuaciones, precios y posición Control permanente del tiempo restantes en la subasta

15 ALCANCE DEL PROYECTO Principales módulos y funcionalidades 13 Adjudicación electrónica 14 Contratos electrónicos 15 Gestión de Contratos 16 Publicación de Resultados Adjudicación desde la oferta Workflow interno de aprobación Notificación de adjudicación simultánea o distinta para los adjudicatarios y no adjudicatarios Biblioteca de plantillas de contratos Firma electrónica de contratos Gestión de aceptación de contratos Archivo digital de contratos firmados por ambas partes Repositorio de contratos con control de versiones Información y actividades del contrato Hitos del contrato Fechas, alertas y control a través de línea de tiempo Publicación de los Expedientes Digitales Publicación de Ofertas, Adjudicaciones y Contratos Publicación de los Datos en Formatos Abiertos que permitan su reutilización

16 Integración ALCANCE DEL PROYECTO Mejoras para los Compradores y Proveedores SIGEF PLATAFORMA DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN ELECTRÓNICA Integración Otros Periódicos ENTIDADES PÚBLICAS PROVEEDORES Mensajería Perfil del contratante Publicación de los pliegos del procedimiento Acceso online y descarga de los pliegos 1 2 Envío cifrado de la oferta con sellado de tiempo Constitución electrónica de la mesa y apertura de sobres 6 7 Solicitud de aclaraciones 3 Solicitud de aclaraciones 8 Documentos adicionales, aclaración de los pliegos si procede 4 Posibilidad de realizar subasta electrónica Análisis de los pliegos y elaboración oferta 5 Adjudicación y firma electrónica del contrato 9

17 ALCANCE DEL PROYECTO Mejoras para los Órganos de control y el Ciudadano Transparencia Confidencialidad Simplicidad Costo Todas las etapas del proceso son registrables y pueden ser auditadas en cualquier momento Acceso inmediato al expediente digital y sus resultados Datos publicados en formatos abiertos Avanzado sistema de protección de datos Los usuarios del sistema pueden acceder a la información en los momentos que estipula la ley Acceso a través de Internet Interfaz Intuitiva Sin necesidad de equipamiento especial. Reducción del costo de auditoría La información se puede acceder desde cualquier sitio Reducción de tiempo y gastos administrativos de gestión

18 Avances a la Fecha Diagnóstico Diseño Contratación Desarrollo Implementación Análisis de Brechas 03/2013 Asignación de Presupuesto en el 2014 Firma de Contrato 24/05/14 Completado Diseño Detallado y Términos de Referencia 06/2013 Publicación LPN 16/12/13 Inicio de los Trabajos 02/06/14

19 Próximos Pasos Nov 14 Pruebas del Sistema Dic 14 - Capacitación Instituciones Piloto Ene 15 - Implementación Piloto 15 Instituciones Mar 15 - Salida a Producción Ago 15 - Implementación 2da Fase de Mejoras

20 Muchas Gracias!!