17 mayo 2016 Normativa de ejecución de gastos Gestión en la UPNa Justificación de las ayudas Seguimiento económico de proyectos (PWI)

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1 17 mayo 2016 Normativa de ejecución de gastos Gestión en la UPNa Justificación de las ayudas Seguimiento económico de proyectos (PWI) 1

2 RETOS- GENERACIÓN CONOCIMEINTO Normativa de ejecución de gastos 1. Resolución de Concesión de la ayuda. 2. Solicitud de ayuda. 3. Modificaciones autorizadas 4. Convocatoria y órdenes de bases y normativa general Manuales de ejecución y justificación 2

3 MINECO publica normas de ejecución y justificación de gastos Actualizaciones a lo largo del periodo de ejecución 3

4 Normativa de ejecución de gastos 1. Resolución de Concesión de la ayuda. Plazos de ejecución del gasto/pago Conceptos e importes de gasto Distribución del gasto/aportaciones económicas por anualidades Recordatorio de otras obligaciones formales conforme a las bases de la convocatoria y demás normativa 2. Solicitud de ayuda. 3. Modificaciones aprobadas. 4. Convocatoria y órdenes de bases y normativa general. 4

5 Normativa de ejecución de gastos 1. Resolución de Concesión de la ayuda. 2. Solicitud de ayuda. Importes máximos autorizados (referencia) Conceptos detallados (actividades autorizadas ) Investigadores miembros del equipo de investigación Investigadores miembros del equipo de trabajo 3. Modificaciones aprobadas. 4. Convocatoria y órdenes de bases y normativa general 5

6 Normativa de ejecución de gastos 1. Resolución de Concesión de la ayuda. 2. Solicitud de ayuda. 3. Modificaciones autorizadas (art.13 convocatoria) Cambio entidad beneficiaria Modificación IP Modificación equipo de investigación Modificación periodo ejecución 4. Convocatoria y órdenes de bases y normativa general Solicitadas 2 meses antes y aprobadas por el Ministerio previa solicitud del IP y con la autorización de la UPNA, a través de la CVE- facilita Modelos de formularios para solicitar modificaciones en web RETOS GENERACIÓN CONOCIMIENTO 6

7 Normativa de ejecución 1. Resolución de Concesión de la ayuda. 2. Solicitud de ayuda. 3. Modificaciones autorizadas (art.13 convocatoria) 4. Convocatoria y órdenes de bases y normativa general 7

8 Normativa de ejecución PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1. Resolución de Concesión de la ayuda. 2. Solicitud de ayuda. 3. Modificaciones autorizadas Modificación equipo de investigación (firmas IP e investigador) Altas/aumentos dedicación: motivados No se registran cuando la permanencia es menor a un año Cumplir requisitos CV investigador (alta) Bajas/reducciones dedicación: motivados Quien asume las tareas previstas 8

9 Normativa de ejecución PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 1. Resolución de Concesión de la ayuda. 2. Solicitud de ayuda. 3. Modificaciones autorizadas Modificación periodo de ejecución (justificada) Justificación científico-técnica razonada Propuesta detallada de actividades Estado actualizado del gasto realizado Detalle de previsión de gasto por conceptos 9

10 Normativa 1. Resolución de Concesión de la ayuda. 2. Solicitud de ayuda. 3. Modificaciones autorizadas Modificación equipo de trabajo Modificaciones entre partidas Justificadas adecuadamente en los informes de seguimiento científicotécnicos y finales 4. Convocatoria y órdenes de bases y normativa general No requieren de autorización previa; sí informar al Servicio de Investigación e incluirlas en informes de seguimiento y final 10

11 3. Modificaciones autorizadas Tramitación de modificaciones a través de la CVE- facilita Al menos 2 meses antes del final del periodo de ejecución 11

12 Normativa de ejecución de gastos 1. Resolución de Concesión de la ayuda. 2. Solicitud de ayuda. 3. Modificaciones aprobadas 4. Convocatoria y órdenes de bases y normativa general. Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones Reglamento (Real Decreto 887/2006, de 21 de julio) Fondos FEDER (anticipos reembolsables FEDER) Normativa de ejecución presupuestaria UPNA Manuales de ejecución y justificación 12

13 RESUMIENDO: Ejecución conforme a lo indicado en la solicitud realización de tareas previstas ejecución de gastos conforme a presupuesto Cambios que requieren autorización previa: plazo de ejecución (prórrogas) equipo investigador (altas y bajas, cambios dedicación) Novedad! modificaciones entre partidas y cambios equipo de trabajo no requieren de autorización previa, deben justificarse en los informes de seguimiento Informar al S. Investigación 13

14 GESTIÓN DE UN PROYECTO CONCESIONES RESOLUCIÓN DEFINITIVA DE CONCESIÓN EJECUCIÓN Se informa a contabilidad sobre la concesión (plazos, ppto, equipo investigador), y se solicita creación UFG. Se informa al investigador responsable de UFG asignada y de las condiciones de ejecución y justificación (resumen normativa) Se solicita anticipo en caso de que sea necesario Realización de tareas previstas y ejecución de gastos conforme a presupuesto concedido y al detalle de la solicitud Cambios sustanciales solicitud de modificación y autorización: plazo de ejecución (prórrogas), equipo investigador (altas y bajas), modificaciones entre partidas* Justificaciones anuales vía telemática (científico- técnicas y económicas) 14

15 Gastos elegibles Concepto de gasto: recogido en la solicitud o debidamente justificado en el momento de tramitación y en informes de seguimiento intermedio y final. Importe: hasta máximo en presupuesto solicitado o debidamente justificado en el momento de tramitación y en informes de seguimiento intermedio y final. Fechas: dentro del periodo de ejecución, tanto la actividad como fecha de factura. Fecha de pago posible hasta tres meses más sobre la fecha fin. 15

16 Gastos elegibles Personal: personal contratado con cargo al proyecto para realizar trabajos dentro del proyecto. No: costes personal fijo, becas Inventariable: equipamiento científico-técnico, incluidos equipos informáticos, programas de ordenador de carácter técnico directamente vinculados al proyecto y material bibliográfico. Preferible adquisición al inicio del proyecto. Si se adquiere último año motivado y mayor justificación porque lo revisan con mayor detalle No: en los dos últimos meses del proyecto 16

17 Gastos elegibles Fungible, suministros y similares: - Descripción y clara y vinculación al proyecto - Fotocopias, memorias ram, disco duro externo, teclado, ratón, webcam, ampliación memoria externa, batería externa, consumibles de laboratorio, productos químicos y otros materiales necesarios para le desarrollo del proyecto. No: material de oficina, ni fungible informático como tóner, tinta, cds.etc. 17

18 Gastos elegibles PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Viajes y dietas: - Viajes y dietas, inscripción y asistencia a congresos *, visitas y estancias cortas de investigadores (máx. 3 meses) - Personal equipo investigador y equipo de trabajo - Justificar la necesidad y vinculación al proyecto. - Dietas grupo 2 RD 462/ Fechas de viaje han de coincidir con las fechas de celebración del evento, hasta un día antes y un día después. - Tramitación Viajes Ecuador, salvo mejora económica o en condiciones para el mismo servicio. - Tasas o conceptos equivalentes por alojamiento - Inscripción a congresos (*incluirlos en memorias) - Importante: justificación y detalle en la petición de la reserva del viaje No: comidas, cenas, gastos protocolarios 18

19 Gastos elegibles PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Otros gastos de ejecución: - Alquiler, mantenimiento o reparación de equipos relacionados con el proyecto. - Solicitud y mantenimiento de derechos de propiedad industrial e intelectual derivados del proyecto. No: ampliación o renovación - Acuerdos de licencias, bancos de datos y bibliotecas técnicas. Solo la parte correspondiente al tiempo de ejecución del proyecto. - Análisis de muestras, pruebas de laboratorio y otros estudios o informes técnicos. - Publicación y difusión de resultados. - Formación imprescindible (máx. 30 horas lectivas) - Organización de actividades científico-técnicas. No honorarios - Utilización de servicios centrales - No: cuotas a sociedades científicas 19

20 Subcontrataciones: Gastos elegibles - Hasta 25% de la cuantía total de la ayuda concedida. - > 25% de la cuantía total concedida, requiere autorización de MINECO. 20

21 Gestión en la UPNA TIPO DE GASTO TRAMITACIÓN UNIDAD GESTORA PERSONAL IP A TRAVÉS DEL Sº INVESTIGACIÓN GRATIFICACIONES IP A TRAVÉS DEL Sº INVESTIGACIÓN PERSONAL NOMINAS CONTABILIDAD EQUIPAMIENTO IP GESTIÓN ECONÓMICA BIBLIOGRAFÍA IP BIBLIOTECA VIAJES IP A TRAVÉS DE LA AGENCIA DE VIAJES CONTABILIDAD DIETAS Y KM. IP A TRAVÉS DEL Sº INVESTIGACIÓN FUNGIBLE Y OTROS GASTOS IP Registro o Investigación CONTABILIDAD INVESTIGACIÓN Y CONTABILIDAD 21

22 Gestión en la UPNA o A tener en cuenta: descripción de gastos y vinculación con el proyecto RC para gastos > ofertas para gastos > (subcontrataciones y equipamiento) Costes indirectos: retenidos en la de la UFG Pagos a personal externo (siempre que sean elegibles) llevarán retención IRPF 22

23 Gestión en la UPNA Facturas emitidas por el proveedor (I): Códigos FACE: Órgano gestor: U (investigación) Unidad tramitadora: U (investigación) Órgano proponente: UFG proyecto, nombre y apellidos IP Electrónicas: entran en FACE Papel: se entregan en el Registro General de la UPNA Registro contable 23

24 Gestión en la UPNA Facturas emitidas por el proveedor (II): Servicio de Investigación: IP: Envía al IP el documento de conformidad Envía al SI el documento de conformidad firmado Descripción del gasto realizado Servicio de Investigación: Imputa el gasto y remite la conformidad a Contabilidad o Importante: envío del documento de conformidad firmado a Investigación para continuar la tramitación 24

25 Gestión en la UPNA Pagos personales o adelantados por los investigadores Entrega en el Servicio de Investigación: UFG del proyecto Firma del IP Servicio de Investigación: Revisa y envía la documentación a Contabilidad 25

26 Importante Gestión en la UPNA Entrega de facturas y justificantes de gastos 1 mes antes del fin de plazo de ejecución del proyecto (respetar plazo establecido en normas de cierre del presupuesto UPNA) Gastos de dietas de manutención y alojamiento que excedan de lo establecido en el RD. 462/2002 se podrán pasar a grupos y otros fondos siempre que se haya seguido la normativa de tramitación establecida en la UPNA. 26

27 Justificación de las ayudas Cuándo: Justificación económica de los gastos ejecutados en la anualidad anterior >>>>>>> 1er trimestre Justificación científica: Justificación intermedia Justificación final Qué: las actividades y gasto realizadas hasta la fecha de justificación. Justificación de gastos no contemplados en la solicitud y detalle de congresos Documentación: Informe técnico: IP a través de justiweb Informe económico: Sº Investigación (CD-CI) Tras presentar la justificación final se realiza el reintegro de los remanentes (en su caso), y se liberan los costes indirectos justificados Revisión MINECO de las justificaciones y subsanaciones. 27

28 Seguimiento económico de proyectos: PWI Ingresos y gastos del proyecto entre el rango de fechas seleccionado Resumen de gasto por partidas en el ejercicio seleccionado Detalle de todos los gastos agrupados por partidas en el ejercicio seleccionado 28

29 Seguimiento económico de proyectos: PWI Resumen PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN 29

30 Seguimiento económico de proyectos: PWI Detalle 30

31 Seguimiento económico de proyectos: PWI Rango fechas 31

32 Gracias por vuestra atención