AUDITORIA GENERAL INFORME AG ,

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1 AUDITORIA GENERAL INFORME AG , Página 1

2 Evaluación a la gestión administrativa en la Planta La China Junio, 2013 auditoria@cnp.go.cr Página 2

3 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? Se evaluó la gestión administrativa en Planta la China en el logro de los objetivos previstos y en el manejo de los recursos disponibles. Por qué es importante? La eficacia con que se manejen los recursos disponibles en momentos de escasez financiera como la que atraviesa la Institución resultan determinantes para garantizar el cumplimiento de sus fines y la satisfacción de las necesidades de nuestros usuarios. Qué encontramos? Los resultados evidencian deficiencias en el establecimiento de indicadores de desempeño que limitan una evaluación integral de la gestión de la Planta y faltantes de recurso humano, que generan pago de tiempo extraordinario en forma permanente, contratación de peones ocasionales y acumulación de vacaciones. Igualmente, se detectaron deficiencias en el control de activos fijos, en los mecanismos de control de asistencia del personal, carencia de un procedimiento para la venta de servicios, personal con escaso conocimiento en sistemas de información, entre otros, aspectos que representan una limitante sobre la razonabilidad del control interno. Qué sigue? Resulta fundamental que en la elaboración del Plan Operativo Institucional (POI) se incluya más de un indicador del desempeño, así como la revisión de formularios y procedimientos. Asimismo, se hace necesario tomar medidas para subsanar las deficiencias detectadas en el manejo del recurso humano, en el control de activos, manejo de fondos especiales y cajas chicas, control de ingresos y elaboración de conciliaciones bancarias auditoria@cnp.go.cr Página 3

4 Introducción En cumplimiento del plan anual de labores para el período 2012, se evaluó la gestión administrativa de Planta La China Dirección Región Central. Este trabajo se realizó de conformidad con lo establecido en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y en las Normas de control interno para el Sector Público. Objetivo general Evaluar la gestión administrativa en Planta La China. Objetivos específicos 1. Evaluar los resultados operativos de las plantas. 2. Evaluar el manejo de los fondos especiales y cajas chicas. 3. Realizar un inventario selectivo de los activos institucionales. 4. Verificar el cálculo y facturación de las tarifas que se cobran en la Planta. 5. Dar seguimiento a las recomendaciones emitidas por las auditorías externa e interna. 6. Evaluar el cumplimiento del POI Evaluar la gestión del recurso humano (vacaciones, zonaje, tiempo extraordinario). 8. Verificar el trámite y pago de viáticos y de jornales ocasionales. Alcance 1. Se evaluó el período 2011 y de enero a octubre de El inventario de activos se realizó en forma selectiva. Normativa aplicable a la atención de los informes emitidos por la auditoría La Ley General de Control Interno establece en lo que interesa: Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno... c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan... (El resaltado no es del original) Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. auditoria@cnp.go.cr Página 4

5 b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de septiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios......igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. auditoria@cnp.go.cr Página 5

6 Observaciones 1. Cumplimiento del Plan Operativo Institucional (POI) de 2011 El POI de la Planta la China incluye solo una meta que mide su desempeño en función de la cantidad de toneladas métricas procesadas. En materia de indicadores de desempeño, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) ha girado disposiciones al CNP para que desarrolle indicadores que permitan medir la calidad, economía y eficiencia. Para el año 2011 se proyectó procesar TM de grano y se procesó TM por lo que se superó la meta en un 25%, mientras que para el año 2012 se proyectó procesar las mismas TM y se procesó, según datos del Administrador de la Planta, TM (un 30% más). Al incluirse en la definición de las metas solo un indicador del desempeño (cantidad) se limita el que se pueda efectuar una evaluación integral de la gestión y se impide una mejor toma de decisiones, máxime cuando no existe una proyección adecuada de esas metas. 2. Control de activos fijos 2.1 El control de activos se ubica por unidad o dependencia administrativa (bodega, romana, laboratorio) y no por funcionario. Esta forma de control incumple la norma sobre la custodia de activos de las Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE), que señala: La custodia de los activos que cada funcionario utilice normalmente en el desarrollo de sus labores, debe asignársele formalmente. En el caso de activos especialmente sensibles y de aquellos que deban ser utilizados por múltiples funcionarios, la responsabilidad por su custodia y administración también debe encomendarse específicamente, de modo que haya un funcionario responsable de controlar su acceso y uso. (El resaltado no es del original) Por su parte y sobre el mismo tema, el punto 49 del Instructivo para el control de activos fijos del CNP indica que: Cada Dependencia llevará un inventario de activos por funcionario, el cual deberá ser firmado por el responsable y el jefe inmediato. Se anotará el número de cédula y número de empleado el cual adquiere toda la responsabilidad de los activos a su cargo. (El resaltado no es del original) auditoria@cnp.go.cr Página 6

7 2.2 En el inventario físico de los activos fijos no se localizaron los siguientes: Ubicación Placa n.º Descripción Administración Escritorio tipo secretaria Administración Biblioteca de madera Administración Máquina de escribir manual Laboratorio Escritorio forrado en formica Laboratorio Homogenizador Burrouwghs Laboratorio Mesa de metal p/ máquina de escribir Romana Aspiradora de impurezas Romana Extintor de polvo químico Romana Extintor de halon 1211 En el Área Contable nos informaron de que no se realizan inventarios de activos y que desde hace mucho tiempo no se solicitan explicaciones por faltantes en los inventarios; lo que es evidencia clara de que no se está cumpliendo con lo establecido en la norma de control interno referida a la administración de los activos. 3. Control de vacaciones 3.1 El 50% del personal tiene acumulado varios períodos de vacaciones; lo que además de evidenciar la contravención al marco jurídico que regula esta materia (artículos 155º y 159º del Código de Trabajo), demuestra el incumplimiento a reiteradas instrucciones administrativas que se le han girado a los titulares subordinados para corregir esta situación. El Ing. Luis F. Meléndez C., administrador de la Planta, nos manifestó que del año 2010 al 2012 seis funcionarios se han pensionado o acogido a la Ley 6955 y sus reformas, y no fueron sustituidos; y, dado que la carga de trabajo se mantuvo, difícilmente puede programar las vacaciones del personal y evitar esta situación. 3.2 El señor William Quirós R., técnico asistente, posee un listado con el nombre, usuario y contraseña de cada funcionario de la Planta para ingresar al SIFCNP pues la mayoría de los funcionarios desconocen el uso de la computadora y los sistemas, por lo que cada vez que se requiere ejecutar alguna gestión (tal como la solicitud de vacaciones), él le pide al funcionario interesado que llene el formulario que anteriormente se utilizaba y lo firme, y con este documento procede a ingresar al sistema y gestionar el trámite, posteriormente archiva la boleta física en el expediente que la Planta mantiene para cada funcionario. auditoria@cnp.go.cr Página 7

8 3.3 Se encontraron las siguientes diferencias entre el saldo de vacaciones que lleva la Planta y el que muestra el SIFCNP: Funcionario Según SIFCNP (días) Según Planta La China (días) Juan Diego Arguedas Jiménez 13 6 Rolando Chavarría Castro Carmen González Vargas Luis Fernando Meléndez Corrales Manuel Jiménez Gómez Según se observó en el SIFCNP, la Dirección de Gestión de Talento Humano aplicó de oficio el lunes, martes y miércoles de la Semana Santa y algunos días de fin de año; a pesar de que la Planta envió una comunicación a esa Dirección indicando el nombre de los funcionarios que laboraron en esas fechas. 3.4 No se lleva el control de las vacaciones de la señora Shirley Chavarría Naranjo quien se encuentra nombrada en esa Planta y prestada a la Dirección de Centro de Negocios Agroalimentarios. La autorización de sus vacaciones en el SIF sigue a cargo de la Administración de la Planta. 4. Estructura orgánica La estructura orgánica actual no responde a las necesidades de la Planta por cuanto: a. Para casi todas las actividades, la Planta cuenta con un único funcionario que las realiza. Solo un funcionario atiende la romana, otro atiende el laboratorio, otro la bodega, etc.; lo que se convierte en un problema para prestar el servicio a los clientes las 24 horas. b. Los señores Walter Ávila Vargas y Rolando Chavarría Castro desempeñan labores diferentes a las que tiene asignadas el puesto en que están nombrados. Ambos poseen puestos de asistentes administrativos y desempeñan funciones en el taller de mantenimiento; lo que provocaría que se les esté pagando un sueldo que no les corresponde. c. A partir del , la señora Carmen González Vargas asumió el manejo de la Bodega de Materiales a raíz de que el señor Guillermo Morera C. se acogió a su jubilación. Según consta en su expediente, la señora González V. ocupa el puesto de miscelánea y solo concluyó la enseñanza primaria. auditoria@cnp.go.cr Página 8

9 No consta que se le haya hecho entrega formal del inventario de la bodega al momento del retiro del señor Morera C., lo que representa una seria debilidad en el control interno. d. Debido a que la señora Shirley Chavarría Naranjo, conserje de la Planta, se encuentra prestada a la Dirección de Centro de Negocios Agroalimentarios realizando funciones de facturación; en su sustitución se contrató a la señora Seidy Lacayo mediante la partida de Jornales con recursos de esa Dirección; para que desempeñara funciones de limpieza en la Planta. Posteriormente, con la solicitud de acción de personal del se le nombró interinamente hasta el en sustitución de la señora Chavarría N. quien pasó a ocupar otro puesto. Por principio presupuestario el gasto se debe cargar al centro de responsabilidad o unidad administrativa que lo genera. Estas situaciones evidencian el incumplimiento de la siguiente normativa: i. Artículo 13º de la Ley General de Control Interno (n.º 8292) que señala: Artículo 13. Ambiente de control. En cuanto al ambiente de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: c) Evaluar el funcionamiento de la estructura organizativa de la institución y tomar las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. (El resaltado no es del original)ormde con para el ii. Norma de control interno 2.4, sobre la idoneidad del personal, que establece: 5. Fondo especial El personal debe reunir las competencias y valores requeridos, de conformidad con los manuales de puestos institucionales, para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de control respectivas. Con ese propósito, las políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales. (El resaltado no es del original) Se revisó la documentación que respalda la compra de bienes y servicios, contenida en los reintegros tramitados en la Planta durante el primer semestre del 2012, con el siguiente resultado: auditoria@cnp.go.cr Página 9

10 a. Se encontró una factura que no cuenta con la razón de cancelado (n.º por transporte de combustible incluida en reintegro n.º 4-12 del ); incumpliéndose así lo establecido en el inciso f) del artículo 12º del Reglamento para el manejo de fondos especiales y cajas chicas que establece: f) Exigir documentos originales a nombre del C.N.P., con la razón de "cancelado" para todos los desembolsos que efectúe, salvo los casos de cancelación de recibos de luz y agua, de casas y locales alquilados por la Institución, que se aceptan a nombre del propietario". (El resaltado no es del original) b. Se encontraron casos en los que por error del señor William Gómez de la Dirección Administrativa Financiera, se le cargaron gastos de la Planta La China a la Planta Barranca. Ejemplo de esta situación son los siguientes: Factura n.º del por 5.918,94, incluida en Reintegro n.º 20 del (Ferretería Electro 2000, por compra de diluyente thinner). Planilla de peones ocasionales por ,60, incluida en Reintegro n.º 15 del c. Con el reintegro n.º 7 del se tramitó un pago de comisión por por haber emitido un cheque sin fondos. Según se indica en el oficio PLCH del , se debió a un error del Banco de Costa Rica. El cheque n.º por ,00 fue depositado en la cuenta de la Dirección Región Central y no en la de Planta La China. Se está a la espera de que el BCR haga la devolución de los cheques para determinar si fue un error del banco o del CNP. d. En algunos casos se encontró que se alteró la partida presupuestaria. Ejemplo de esto se encontró en el reintegro n.º tramitado por la Subregión de Acosta por ,00 para el pago de diesel del vehículo placa La liquidación fue elaborada en computadora pero se le puso corrector a la partida y con una máquina de escribir se le agregó la partida de la Planta La China. e. Se practicó un arqueo al fondo especial dando como resultado un sobrante de f. Según nos manifestó el Lic. Vinicio Solano G. de la Oficina Regional Central, no se han practicado conciliaciones a la cuenta corriente porque no ha tenido suficiente tiempo y porque cuando se ejecutó el Plan Nacional de Alimentos se manejaron fondos no reembolsables y reembolsables en la misma cuenta lo que generó muchos problemas. auditoria@cnp.go.cr Página 10

11 6. Control presupuestario 6.1 El control del presupuesto que está a cargo del señor William Quirós (técnico asistente) se limita a aumentar o disminuir los montos de los códigos de gasto según corresponda. 6.2 De acuerdo con el informe de control de presupuesto que emitió la Dirección Administrativa Financiera a octubre del 2012, el 67.89% del gasto anual se destinó al pago de remuneraciones, el 12.43% en servicios, el 15.60% en materiales y suministros, el 3.70% en bienes duraderos y el 0.39% en transferencias. 6.3 El gasto total, según el informe de ejecución presupuestaria para el 2011, fue de y a octubre del 2012 de Los ingresos por servicios para el 2011 fueron de y a octubre del 2012 de , según el registro de comprobantes. 6.4 Algunas subpartidas no se utilizaron, otras muestran muy poco movimiento y algunas que fueron aumentadas significativamente tampoco fueron utilizadas lo que evidencia una deficiente planificación presupuestaria. Ejemplos: 7. Zonaje a. Combustibles y lubricantes: se le aumentaron 30 millones y se habían presupuestado , quedando un disponible al de ,80. Según nos indicó el señor William Quirós, se debió a que el MINAET no autorizó el permiso para uso del tanque de diesel con el que se presta el servicio de secado. b. Otras construcciones, adiciones y mejoras: tenía un presupuesto de y se le aumentaron , quedando un disponible de El señor Quirós desconoce la razón del disponible. El único funcionario que devenga zonaje en Planta La China es su administrador, Ing. Luis F. Meléndez C., a quien se le paga un 30% del monto máximo autorizado por la Contraloría General de la República. Se determinaron las siguientes inconsistencias en la determinación de este porcentaje: a. Por no encontrarse la zona donde se ubica la Planta en la lista incluida en el artículo 15º del Reglamento de zonaje de los servidores del Consejo Nacional de Producción; se tomó como punto más cercano la Estación Experimental Fabio Baudrite (localizada en La Garita-Alajuela). No obstante, el reglamento incluye localidades más cercanas a ese punto tales como Santa Bárbara y Belén. auditoria@cnp.go.cr Página 11

12 b. El CNP le ha acondicionado al Ing. Meléndez C. un espacio para que pernocte en la Planta durante la semana; por lo que para el pago del zonaje se debe considerar lo establecido en el artículo 10º del Reglamento de zonaje que dice: Cuando el CNP proporcione alojamiento a los servidores se les reconocerá únicamente el 60% del monto total del zonaje, que le corresponde. (El resaltado no es del original) 8. Ingresos por servicios 8.1 Aún no se ha atendido la recomendación n.º 5 del oficio AAO del que señala: Solicitar a la Dirección de Planificación elaborar un procedimiento para el proceso de cobro de servicios prestados en la Planta La China. (Observación n.º 6.1) El Lic. Heriberto Alvarado, funcionario de la Oficina Regional Central, nos comentó que elaboró un borrador de un procedimiento denominado Solicitud de facturación y cobro de servicios de almacenaje y otros que está pendiente de revisión en Planificación. 8.2 Existe un documento denominado Solicitud de servicios en el que se pactan las condiciones, servicios y tarifas que regirán el proceso del grano en la Planta; sin embargo en la revisión efectuada durante el año 2012 se determinó que: a. Solo en el caso de DEMASA las solicitudes son firmadas por un representante del cliente y uno del CNP. Esta situación podría propiciar que en algún momento los clientes no paguen los servicios pues en ocasiones se retira el producto en forma parcial y además el control de existencias se lleva en la Oficina Regional. El Ing. Meléndez C. manifiesta que la firma de la solicitud de servicio es una limitación para los propietarios de zonas lejanas. La Licda. Silvia Sibaja V., de la Dirección de Asuntos Jurídicos, señala que el grano debe entregarse hasta que se pague el servicio; criterio que es compartido por esta Auditoría General. El exceso de confianza en el personal y los controles dispersos (el control de existencias se lleva en la Oficina Regional y la facturación en el Área de Tesorería General), podrían facilitar el no pago de algún servicio y no se tendría documento respaldo para gestionar un cobro. b. La solicitud n.º 6 se duplicó, por lo que existe una a nombre de DEMASA y otra a nombre de la Cooperativa Dos Pinos. c. La solicitud n.º 3 no apareció. auditoria@cnp.go.cr Página 12

13 d. Cuando la Oficina Regional Central efectúa el cobro del servicio mediante algún oficio (DRC- USA), no indica el número de solicitud de servicio a la que corresponde. 8.3 Las tarifas aprobadas por la Junta Directiva del CNP fueron aplicadas correctamente. 8.4 El control del ingreso, despacho y proceso del producto lo lleva el señor Francisco Álvarez F., trabajador auxiliar administrativo, mediante la anotación, a mano, de los ingresos y salidas de los granos en hojas columnares. De la misma forma el señor Edgar Hernández R., técnico, registra los análisis del grano que realiza. Dado que este procedimiento genera errores, sería conveniente valorar el automatizar esos controles. 8.5 Desde abril del 2012 la Gerencia General decidió trasladar al Área de Tesorería General la facturación para el cobro de los servicios; sin embargo esta Área no mantiene informada ni a la Planta ni a la Oficina Regional Central del pago realizado por el cliente lo que significa un debilitamiento del control interno y refuerza lo indicado en el inciso a) de la observación 8.2 anterior. 9. Tiempo extraordinario 9.1 Con el oficio AAPA del de la Dirección de Planificación se le comunicó al director de la Oficina Regional Pacífico Central, que los estudios que dieron origen a las tarifas aprobadas por la Junta Directiva en las sesiones n.º 2627, 2767 y 2770, de los años 2006 y 2010, contienen las estimaciones de tiempo extraordinario del personal de la institución que labora en las Plantas. Sin embargo, cada vez que se trabaja tiempo extraordinario por servicios prestados en Planta La China, se envía un oficio haciendo el cobro respectivo al cliente; dado que en la solicitud de servicios que suscriben los clientes se indica que: Si el USUARIO requiere laborar fuera del horario normal del personal de la dependencia del CNP que brinde el servicio, deberá solicitarlo con la debida anticipación, y en este caso, deberá cubrir el costo del tiempo extraordinario que deba pagar a los empleados del CNP que participan de alguna forma en el control del recibo o despacho y manejo de los equipos, incluyendo las cargas sociales respectivas, previa coordinación con el Administrador de la Planta del CNP. Este texto es contrario a lo indicado en el oficio de la Dirección de Planificación e improcedente. auditoria@cnp.go.cr Página 13

14 9.2 Exceptuando a los conserjes y al administrador, a todo el personal se le paga tiempo extraordinario debido, como ya se indicó, a que se ha disminuido el recurso humano y no se ha sustituido. 9.3 Las bitácoras del control de asistencia que respaldan el pago de tiempo extraordinario presentan las siguientes inconsistencias: a. Los nombres de los funcionarios están preimpresos y el guarda de turno anota a mano la hora de su entrada y salida, no existiendo ningún otro mecanismo de verificación ni firma que avale esa información. b. En algunos casos no se anota la hora de entrada o de salida. c. Presentan tachones. 10. Trámite y pago de los jornales ocasionales 10.1 La revisión de las planillas evidenció las siguientes deficiencias: a. Se duplicaron los números de algunas planillas (ejemplos: planillas 1/2012, 2/2012 y 3/2012). El señor William Quirós manifiesta que esta situación se debió a que se manejaron fondos reembolsables y no reembolsables por lo que la numeración puede coincidir. b. Se encontraron diferencias en las horas consignadas en las planillas y en las bitácoras, lo que evidencia la debilidad del control establecido. c. Según manifiesta el señor William Quirós, el tiempo extraordinario se paga a partir de que el personal ocasional haya acumulado 48 horas laboradas en una misma semana, situación que no es procedente ya que el tiempo extraordinario corre a partir de las horas trabajadas de más después de su turno de trabajo diario La Planta mantiene, en forma permanente, entre dos y cuatro empleados contratados bajo esta modalidad. 11. Uso de vehículos oficiales La Planta La China tiene asignado el vehículo placa n.º Los permisos para su circulación son confeccionados por el Área de Servicios Institucionales cada mes. En el vehículo se mantiene una bitácora sobre su uso, en la que se consigna la fecha, kilometraje de entrada, kilometraje de salida, el diesel que se le suministra en litros (así como n.º de factura y monto), un espacio para otros y el nombre del conductor. auditoria@cnp.go.cr Página 14

15 En estas bitácoras se observó que no se anota toda la información, tal es el caso de las horas de entrada y de salida del vehículo y kilometraje de entrada y salida. El señor William Quirós nos manifestó que no encuentra relevante indicar esta información ya que en la caseta del guarda se anotan, aspecto que no compartimos en vista de que ambos controles son requeridos en su momento para fines distintos, a la vez que ambos se pueden utilizar para cruzar la información. Conclusión La gestión de la Planta evidencia deficiencias administrativas en el establecimiento de indicadores de desempeño y en el manejo del recurso humano: el Plan Operativo Institucional no permite efectuar evaluaciones integrales, se acumulan vacaciones y, en forma permanente, se paga tiempo extraordinario y se contratan peones ocasionales. Asimismo, las deficiencias en el control interno determinadas no garantizan la confiabilidad de la información y el resguardo de los activos, por cuanto: a. La estructura orgánica se ha debilitado por la no reposición del recurso humano. b. Se carece de procedimientos y condiciones claras en la venta de los servicios. c. Imposibilidad de rotar al personal. d. Personal desempeñando funciones que no corresponden al puesto en que están nombrados y con escaso conocimiento en sistemas de información y automatización de actividades. e. Falta de control sobre los activos fijos asignados a los funcionarios. f. Mecanismos de control de asistencia del personal deficientes. A la Subgerencia General 1. Girar instrucciones a Planificación para que: Recomendaciones a. Establezca indicadores del desempeño, en la elaboración del POI, que se ajusten a las disposiciones giradas por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP). (Observación n.º 1) b. Indique los requerimientos de información que deben incluirse en las solicitudes de servicio que prestan las plantas de proceso. (Observación n.º 8.2.a) c. Revisar el procedimiento denominado Solicitud de facturación y cobro de servicios de almacenaje y otros que le fue remitido por la Oficina Regional Central. (Observación n.º 8.1) auditoria@cnp.go.cr Página 15

16 A la Oficina Regional Central 2. Girar instrucciones al encargado del presupuesto para que: a. Verifique que los movimientos por incrementos o disminuciones de presupuesto correspondan a necesidades reales. (Observación n.º 6.1) b. Verifique que los reintegros no sean alterados. (Observación n.º 5.d) 3. Realizar las conciliaciones a la cuenta bancaria de Planta la China en forma periódica. (Observación n.º 5.f) A la Dirección de Gestión de Talento Humano 4. Efectuar un estudio sobre las necesidades de personal que tiene la Planta La China, considerando lo indicado en nuestras observaciones n.º 3.1, 4.a, 4.b, 4.c, 4.d, 9.2 y 10.2; y tomar las acciones administrativas que sean pertinentes para solventarlas. 5. Analizar la situación evidenciada en nuestra observación n.º 7, referida al pago de zonaje al Ing. Luis F. Meléndez Corrales. 6. Valorar la conveniencia de establecer otro mecanismo de control de asistencia que brinde mayor seguridad sobre el tiempo efectivamente laborado, considerando lo indicado en nuestras observaciones n.º 9.3 y Realizar un estudio en Planta la China para determinar si los funcionarios desempeñan las funciones del puesto en que están nombrados y tomar las acciones que en cada caso corresponda. (Observación n.º 4.b) A Planificación 8. Analizar el contenido de la Solicitud de servicios considerando lo indicado en nuestra observación n.º 9.1. A la Administración de la Planta La China 9. Realizar un inventario de todos los activos asignados a cada funcionario que presta sus servicios en la Planta La China y remitirlo al Área Contable. (Observación n.º 2.1) 10. Realizar las gestiones pertinentes para que los funcionarios disfruten los períodos de vacaciones que tienen acumulados a la fecha. (Observación n.º 3.1) 11. Coordinar con la Dirección de Gestión de Talento Humano para que se capacite a los funcionarios de la Planta en el manejo del equipo y herramientas de cómputo. (Observación n.º 3.2) auditoria@cnp.go.cr Página 16

17 12. Mantener un control cruzado con la Dirección de Gestión de Talento Humano para que los saldos de vacaciones de los funcionarios que laboran en esa Planta se ajusten a la realidad. (Observación n.º 3.3) 13. Cumplir con lo establecido en el Reglamento para el manejo de fondos especiales y cajas chicas, sobre la presentación de las facturas. (Observación n.º 5.a) 14. Determinar, conjuntamente con el Área Contable, a quien corresponde pagar la comisión por la emisión de un cheque sin fondos y tomar las acciones que corresponda. (Observación n.º 5.c) 15. Depositar en la cuenta del BCR el sobrante detectado en el arqueo practicado el (Observación n.º 5.e) 16. Brindar las justificaciones que correspondan sobre las situaciones comentadas en las observaciones n.º 8.2.b y 8.2.c referidas a las solicitudes de servicios. 17. Establecer, en coordinación con el Área de Tesorería General, un mecanismo de control que garantice que todo servicio que se presta se pague. (Observación 8.2.d) 18. Proveer de una computadora al personal que tiene la responsabilidad de registrar el ingreso, despacho y proceso del producto; con el propósito de mejorar el control. (Observación nº.8.4) Al Área Contable 19. Determinar, con base en el inventario que se realizará en la Planta La China atendiendo nuestra recomendación n.º 9 anterior, los activos faltantes y tomar las acciones que corresponda. (Observación n.º 2) Notas: 1. Los resultados de esta evaluación fueron comentados con los ingenieros Jorge Vargas M., director de la Oficina Regional Central y Luis F. Meléndez C., administrador de la Planta La China. 2. Es obligación de los funcionarios a los que van dirigidas las recomendaciones, de conformidad con el oficio de la Gerencia General GG del , informar por escrito a esta Auditoría General las acciones que se tomen para su cumplimiento, con indicación clara del No. de oficio y de la recomendación que se atiende. auditoria@cnp.go.cr Página 17