MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME DE CONTROL INTERNO Nº AG-I

Transcripción

1 ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, DIRECCIÓN FINANCIERA) Y EL MANEJO DE LAS CAJAS CHICAS AUXILIARES. MARZO, // Fax: ageneral@mopt.go.cr San José

2 CONTENIDO Página No. RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN Origen del estudio Normativa sobre el trámite de informes Antecedentes Objetivo general del estudio Objetivos específicos Alcance y período de estudio Declaración de Cumplimiento de Normas Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Comunicación de los resultados Procedimientos de auditoría Normativa aplicable Riesgo RESULTADOS ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA CAJAS AUXILIARES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES P á g i n a 3 21

3 RESUMEN EJECUTIVO En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo y lo establecido en los incisos a) y b) del artículo N 22 de la Ley General de Control Interno, esta Auditoría efectuó el estudio de Control Interno denominado ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA) Y EL MANEJO DE LAS CAJAS CHICAS AUXILIARES Qué examinamos? Se efectuó una revisión de las cuentas corrientes domiciliadas en el Banco de Costa Rica, que respaldan el monto establecido por la Tesorería Nacional, para el Fondo de Caja Chica el Departamento de Tesorería, Dirección Financiera del MOPT. Se realizó el arqueo del Fondo General y las diferentes Cajas Auxiliares, excepto la caja Auxiliar de Auditoría General, para lo cual se tomaron los documentos respaldo que amparan el último arqueo realizado por el Departamento de Tesorería. Se determinó que la documentación que ampara el monto establecido que es de ,00 (Treinta millones de colones 00/100) se encuentra con sus respectivos comprobantes. El Fondo General de Caja Chica cuenta con siete Cajas Auxiliares, cuyo monto total suma ,00 (Ocho millones doscientos mil colones 00/100). Por qué es importante? Al realizar este estudio vamos a verificar los lineamientos establecidos por la Tesorería Nacional, en cuanto a los arqueos de Cajas Chicas, así como el cumplimiento del artículo 34 del Reglamento del Fondo General de Cajas Chicas (N 32874), el cual indica que la Auditoría Interna deberá realizar como mínimo una auditoría anual al Fondo. Por otro lado, las Normas de Control Interno para el Sector público, en el acápite 1.2 Objetivos del Sistema de Control Interno establecen lo siguiente: El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos: a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal P á g i n a 4 21

4 Qué encontramos? De la revisión realizada detectamos la siguiente deficiencia de control interno: Al realizar el estudio encontramos que las cajas Auxiliares se encontraban cerradas por parte del Departamento de Tesorería y estaban a la espera de la apertura de las mismas, esto como medida de control por el cierre de fin de año. Sin embargo, dicho procedimiento no se encuentra establecido dentro de las funciones del Departamento de Tesorería en el SIOR. Al corroborar los funcionarios que tienen algún tipo de responsabilidad como encargado, responsable o ejecutor en el sistema interno SINAEP, con la realidad, nos encontramos en todos los reportes inconsistencias y hasta exfuncionarios. Qué sigue? Recomendar al Departamento de Tesorería que actualice los procedimientos establecidos en el SIOR respecto del cierre y apertura de Cajas Auxiliares. Recomendar al Departamento de Tesorería que en conjunto con los encargados de dar mantenimiento al Sistema Integrado de Adquisiciones y Ejecución Presupuestaria (SINAEP), la actualización de los funcionarios que tengan relación con el proceso. P á g i n a 5 21

5 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA) Y EL MANEJO DE LAS CAJAS CHICAS AUXILIARES 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Origen del estudio De conformidad con lo establecido en el artículo 22, inciso a), de la Ley General de Control Interno, artículos 34 y 39 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo Nº del 10 de noviembre de 2005, publicado en La Gaceta Nº 22 del 31 de enero de 2006), se establece la competencia de las Auditorías Internas de realizar arqueos periódicos y sorpresivos sobre los fondos fijos, razón por la que se realizó arqueo al Fondo General de Caja Chica, bajo la responsabilidad del Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera, así como a las cajas chicas ubicadas en las Direcciones Regionales de Obras Públicas Normativa sobre el trámite de informes De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República, de la Ley General de Control Interno N 8292, se incorporan en este informe los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes de auditoría. Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: P á g i n a 6 21

6 a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. P á g i n a 7 21

7 La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...) Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...) Antecedentes Con oficio AG del 16 de junio de 2014, esta Auditoría General remitió al Despacho del señor Ministro, Lic. Carlos Segnini Villalobos, el Informe AG-I denominado ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, DIRECCIÓN FINANCIERA) Y MANEJOS DE CAJAS CHICAS AUXILIARES, el cual contiene los resultados del último arqueo realizado por esta Auditoría al Fondo General de Caja Chica Objetivo general del estudio Verificar el cumplimiento de los lineamientos dictados por el Ministerio de Hacienda para el funcionamiento del Fondo General. P á g i n a 8 21

8 Objetivos específicos Verificar el saldo correcto de las cuentas corrientes relacionadas con el Fondo General de Caja Chica y sus cajas auxiliares, con el fin de proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal Realizar seguimiento y revisión al estado actual de cumplimiento a las recomendaciones de Informes anteriores Alcance y período de estudio Este estudio comprende la revisión y verificación de la documentación relacionada con los trámites y movimientos ejecutados por el Departamento de Tesorería al Fondo General de Caja Chica y Cajas Auxiliares en el periodo comprendido entre 01 de julio 2014, al 31 de enero de Declaración de Cumplimiento de Normas De conformidad con lo establecido en la Norma de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, se declara que las actividades del presente estudio fueron realizadas de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la auditoría interna Limitaciones que afectaron la ejecución del estudio Durante el desarrollo del estudio realizado por la Auditoría, NO se presentaron limitaciones que afectaran en su ejecución Comunicación de los resultados En atención a lo señalado en la Norma N 205 (Comunicación de Resultados) de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el 12 de marzo del año en curso, se remitió borrador del informe en formato digital, al Departamento de Tesorería, Dirección Financiera, convocando para la discusión de resultados, el día 18 de marzo de 2015 a las 10 horas en la Auditoría General, o bien se indica en el oficio de remisión que pueden enviar por escrito sus observaciones dentro del mismo plazo. P á g i n a 9 21

9 1.9. Procedimientos de auditoría Para la realización del estudio se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Administración, mediante revisión de registros, informes, oficios, archivos y observación física, de conformidad con los procedimientos, políticas y lineamientos establecidos por el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. Además, se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Dirección de Planeamiento Administrativo, así como, la idoneidad del sistema de control existente, para las actividades mediante: Revisión de decretos y disposiciones relacionadas. Análisis de objetivos, funciones, actividades, procesos. Revisión de registros Revisión de informes y advertencias emitidas por la Auditoría General relacionadas. Entrevistas. Visitas a las dependencias involucradas. Análisis de dotación de recursos Normativa aplicable El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma No de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, mediante la aplicación de: Ley General de Control de Interno Nº Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO- DFOE), publicado en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Normas Generales de Auditoría para el sector Publico (R-DC Publicado en la Gaceta N 184 del 25 de setiembre de 2014). Normativa interna de la Auditoría General del MOPT que regula la ejecución de los estudios de auditoría. Reglamento General del Fondo Cajas Chicas (Decreto Ejecutivo 32874, publicado en la Gaceta N 22 del 31/01/2006). Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos. Reglamento para el Pago de Viáticos y Gastos de Transporte a los Funcionarios del Ministerio de Obras Públicas y Transporte y sus Órganos adscritos, Nº P á g i n a 10 21

10 Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única Procedimiento Actualización del Libro de Caja Chica Central Procedimiento elaboración de conciliaciones Bancarias Normativa Publicada por la Tesorería Nacional Riesgo De acuerdo con lo establecido en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público específicamente la Norma 305, para efectos de sus estudios, el auditor debe determinar el riesgo de Auditoría asociado a las partidas más relevantes de los Estados Financieros Auditados y las aseveraciones de la Administración consignadas en dichos estados. CUADRO N 1 Auditoría General del MOPT Matriz de Riesgos Título Estudio Objetivo Estudio Cuánto cuesta la actividad? Resultado SEVRI Resultado ASCI Detalle de intervenciones de Auditoría Estado cumplimiento Categoría de Riesgo Arqueo del Fondo Verificar el General de Caja cumplimiento de los Chica (Departamento lineamientos de Tesorería, dictados por el Dirección Ministerio de Financiera), y manejo Hacienda para el de las cajas chicas funcionamiento del auxiliares. Fondo General. No existe para No existe para este proceso, este proceso, ,00 aun no se ha aun no se ha realizado. realizado. AG-I AG-I Cumplido Cumplido Alto Fuente: Plan operativo 2015, Dirección Auditoría General Sistema de Valoración del Riesgo (SIVARI) Archivo Auditoría General El monto de la actividad corresponde al Fondo autorizado por la Tesorería Nacional el cual es de ,00. P á g i n a 11 21

11 2. RESULTADOS 2.1. ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA De conformidad con los resultados del estudio efectuado por esta Auditoría General, se realizó un arqueo al Fondo General de la Caja Chica cuyo monto autorizado es de ,00 (Treinta millones de colones con 00/100.), con fecha del 26 de enero La situación de dicho Fondo al 31 de diciembre de 2014 se detalla a continuación: CUADRO N 2 ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA BANCO DE COSTA RICA CUENTA Fondo Autorizado ,00 Fondo Autorizado al ,00 Menos Saldo Según libros ,73 Factura en Acuerdo de Pago (Mora Solis Carlos) ,00 Comisiones por reintegros cajas Auxiliares 7.001,00 Intereses del Fondo de Caja Chica por reintegrar (15,98) Diferencia en la Cta Cte de caja Chica Pendiente de Corregir (0,75) Cajas Auxiliares: Direcciones Regionales y Auditoria General ,00 TOTAL , ,00 Fuente: Arqueo efectuado al Fondo General de Caja Chica el Como se refleja en el cuadro anterior, a la fecha del arqueo se determina que el saldo en libros es correcto y el mismo refleja todas las anotaciones al día. Existe una factura pendiente de reintegrar al Fondo por un monto total de ,00 (Doscientos mil colones con 00/100), que corresponde al pago de servicios de alimentación de reuniones que se llevaron a cabo en el Despacho del señor Ministro, el trámite de la factura se realizó el 03 de diciembre 2014, a la fecha la caja se mantenía cerrada como medida de control interno. P á g i n a 12 21

12 El monto de la partida de Comisiones por reintegros a cajas Auxiliares por (Siete mil un colones 00/100), corresponde a notas de débito por transacciones SINPE por los traslados a las cajas auxiliares, pendientes que se reverse por parte de Banco de Costa Rica en la cuenta corriente. En cuanto a los (Quince colones con 98/100), corresponden a intereses de fondo fijo de caja chica de los meses de setiembre 2013 a noviembre La diferencia de 0.75 (Setenta y cinco céntimos), corresponde a diferencia de caja chica de la Auditoría General, a la hora concluir este estudio, fue ajustado en libros no así en Bancos está pendiente por parte de Tesorería al 26 de enero Es importante mencionar que esta diferencia se identificó en el informe de Auditoría General N AG denominado Arqueo del Fondo general de caja Chica (Departamento de Tesorería, Dirección Financiera) y el manejo de las cajas chicas Auxiliares. En cuanto al monto de ,00 (Ocho millones doscientos mil colones con 00/100), referente a las cajas auxiliares de las Direcciones Regionales y la Auditoría General, en el siguiente punto se detalla el desglose respectivo. CUADRO No. 3 DETALLE DE CAJAS AUXILIARES Región Dependencia Monto Región VIII Región Limón ,00 Región IV Región San Carlos ,00 Región XII Región Puntarenas ,00 Región X Región Perez Zeledon ,00 Macro Región Guanacaste Región Liberia ,00 Región XI Región Rio Claro ,00 Plantel Central Auditoría General ,00 Total ,00 Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería CAJAS AUXILIARES Se procedió a realizar una visita a las sedes regionales para efectuar arqueos de las diferentes cajas Auxiliares, excepto a la caja auxiliar de Auditoría General de la cual se tomaron los documentos del último arqueo realizado por La Tesorería del MOPT. P á g i n a 13 21

13 2.2.1 REGIÓN VIII: LIMÓN El día 27 de enero se visitó la Región VIII: Limón, ubicada en Guácimo. A continuación se muestra el resultado del arqueo realizado: CUADRO No. 4 ARQUEO DE CAJA CHICA AUXILIAR REGIÓN VIII: LIMÓN BANCO DE COSTA RICA CUENTA Fondo Autorizado ,00 Fondo Autorizado al ,00 Menos Saldo Según libros ,00 TOTAL , ,00 Observaciones: A la fecha del arqueo el señor Alexis Montoya Sossa, se mantiene registrado en el sistema SINAEP como Autorizado por el Banco, a pesar que el señor Montoya Sossa, es exfuncionario, su salida se dio el 16/07/2013. El funcionario encargado de la Caja Chica Auxiliar de Guácimo envío la nota RL-DAF del 18 de julio 2013, al Licenciado Francisco Molina Salas Sub Director Financiero, para realizar el trámite de eliminación de los sistemas. Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería. Del cuadro anterior se determinó lo siguiente: En el SINAEP, aparece como autorizado por el Banco el señor Alexis Montoya Sossa, sin embargo, él fue cesado del Ministerio desde el día 16 de julio del año 2013, según consta en la nota RL-DAF del 18 de julio de 2013, remitida por la Licda. Wendy Villafuerte Madrigal, encargada de la Caja Auxiliar de Guácimo, al Lic. Francisco Molina Salas, Subdirector, Dirección Financiera, para realizar los trámites de desactivación, sin que a la fecha se haya inactivado del sistema. El libro de registro de movimientos se encuentra al día, y el saldo coincide con el registro del último cheque utilizado al momento de realizar este arqueo (cheque N por un monto de ,00). P á g i n a 14 21

14 2.2.2 REGIÓN IV: SAN CARLOS El día 02 de febrero se visitó la Región IV: San Carlos, ubicada en Ciudad Quesada, En el siguiente cuadro se muestra el resultado del arqueo realizado: CUADRO No. 5 ARQUEO DE CAJA CHICA AUXILIAR REGIÓN IV: SAN CARLOS BANCO DE COSTA RICA CUENTA Fondo Autorizado ,00 Fondo Autorizado al ,00 Menos Saldo Según libros ,00 TOTAL , ,00 Observaciones: A la fecha del arqueo el señor Luis Fernando Mora Calderón, se mantiene registrado en el sistema SINAEP como responsable de la caja, a pesar del cambio de Directores que se dio en Noviembre Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería. Del cuadro anterior se evidencia lo siguiente: A la fecha del arqueo el señor Luis Fernando Mora Calderón, aparece registrado en SINAEP como responsable de la caja chica, a pesar del cambio de Directores que se dio en noviembre 2014 según indica la Ing. Magdalena Quintana Mejías de la Dirección de Obras Públicas mediante correo electrónico del 21/11/2014 y de su renuncia por acogerse a su pensión, el pasado 27 de febrero. El libro de registro de movimientos se encuentra al día, y el saldo coincide con el registro del último cheque utilizado al momento de realizar este arqueo (cheque N por un monto de ,00). Cabe destacar que de las deficiencias de control interno y recomendaciones emitidas en el informe anterior AG-I , ya se acataron las recomendaciones y se actualizaron los procesos a la fecha del arqueo. P á g i n a 15 21

15 2.2.3 REGIÓN XII: PUNTARENAS El día 06 de febrero 2015 se visitó la Región XII: Puntarenas, en el siguiente cuadro se muestra el resultado del arqueo realizado: CUADRO No. 6 ARQUEO DE CAJA CHICA AUXILIAR REGIÓN XII: PUNTARENAS BANCO DE COSTA RICA CUENTA Fondo Autorizado ,00 Fondo Autorizado al ,00 Menos Saldo Según libros ,00 TOTAL , ,00 Observaciones: A la fecha del arqueo el señor Rafael Cascante, no se encontraba en la oficina, sin embargo, funcionarios de la oficina de Puntarenas nos facilitaron parte de la documentación solicitada, estamos a la espera de la firma de la caratula del arqueo por parte del señor Cascante. Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería. En la gira a Puntarenas se realizaron dos visitas, sin tener la posibilidad de realizar la revisión con el encargado de la caja chica auxiliar. Ante esta situación funcionarios del área de Puntarenas localizaron al encargado vía telefónica; siendo que este indicó la ubicación de los documentos y facilitó las claves para la entrega de la documentación, ya que no se encontraba en la oficina por funciones propias de su cargo. El libro de registro de movimientos se encuentra al día, y el saldo coincide con el registro del último cheque utilizado al momento de realizar este arqueo (cheque N por un monto de ,00). P á g i n a 16 21

16 2.2.4 REGIÓN X: SAN ISIDRO El día 28 de enero 2015 se visitó la Región X: San Isidro, Pérez Zeledón, en el siguiente cuadro se muestra el resultado del arqueo realizado: CUADRO No. 7 ARQUEO DE CAJA CHICA REGIÓN X: SAN ISIDRO, PÉREZ ZELEDÓN BANCO DE COSTA RICA CUENTA Fondo Autorizado ,00 Fondo Autorizado al ,00 Menos Saldo Según libros ,00 TOTAL , ,00 Observaciones: A la fecha del arqueo el señor Herberth Barboza Vargas, se mantiene registrado en el sistema SINAEP como responsable de la caja, a pesar del cambio de Directores que se dio en Noviembre Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería. Del cuadro anterior se demuestra lo siguiente: A la fecha del arqueo, el señor Herbert Barboza Vargas, se mantiene como responsable de la caja chica en el Sistema SINAEP, a pesar que el señor Barboza dejó de laborar para esta Región desde el 01 de diciembre del 2014, según nos indica Jesús Castillo Sandí, Encargado de la caja Chica, según indica la Ing. Magdalena Quintana Mejías de la Dirección de Obras Públicas, mediante correo electrónico del 21/11/2014 y de su renuncia por acogerse a su pensión, el pasado 27 de febrero. El libro de registro de movimientos se encuentra al día, y el saldo coincide con el registro del último cheque utilizado al momento de realizar este arqueo (cheque N por un monto de ,00). A la fecha del arqueo, no se mantenían cheques en reserva, el encargado debía realizar la solicitud en el momento de la apertura de la caja. P á g i n a 17 21

17 2.2.5 MACRO REGIÓN GUANACASTE, LIBERIA El día 03 de febrero se visitó la Macro Región Guanacaste en Liberia, en el siguiente cuadro se muestra el resultado del arqueo realizado: CUADRO No. 8 ARQUEO DE CAJA CHICA AUXILIAR MACROREGIÓN GUANACASTE, LIBERIA BANCO DE COSTA RICA CUENTA Fondo Autorizado ,00 Fondo Autorizado al ,00 Menos Saldo Según libros ,00 TOTAL , ,00 Observaciones: A la fecha del arqueo el señor Julio Viales Padilla se mantiene registrado en el sistema SINAEP como responsable de la caja, a pesar del cambio de Directores que se dio en Noviembre Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería. Del cuadro anterior se comprueba lo siguiente: A la fecha del arqueo el señor Julio A. Viales Padilla, aparece registrado en SINAEP como responsable de la caja chica, a pesar del cambio de Directores que se dio en noviembre 2014, según indica la Ing. Magdalena Quintana Mejías de la Dirección de Obras Públicas, mediante correo electrónico del 21/11/2014. El libro de registro de movimientos se encuentra al día, y el saldo coincide con el registro del último cheque utilizado al momento de realizar este arqueo (cheque N por un monto de ,10). P á g i n a 18 21

18 2.2.6 REGIÓN XI: RÍO CLARO El día 18 de febrero se visitó la Región XI: Río Claro, en el siguiente cuadro se muestra el resultado del arqueo realizado: CUADRO No. 9 ARQUEO DE CAJA CHICA AUXILIAR REGIÓN XI: RÍO CLARO BANCO DE COSTA RICA CUENTA Fondo Autorizado ,00 Fondo Autorizado al ,00 Menos Saldo Según libros ,00 TOTAL , ,00 Observaciones: Fuente: Elaboración propia con base en los registros del Departamento de Tesorería. El libro de registro de movimientos se encuentra al día, y el saldo coincide con el registro del último cheque utilizado al momento de realizar este arqueo (cheque N por un monto de 4.640,00). P á g i n a 19 21

19 3. CONCLUSIONES Después de realizar un análisis de la información solicitada para ARQUEO DEL FONDO GENERAL DE CAJA CHICA (DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DIRECCIÓN FINANCIERA) Y EL MANEJO DE LAS CAJAS CHICAS AUXILIARES, se concluye el siguiente: 3.1. La documentación que respalda el monto autorizado de ,00 (Treinta millones de colones 00/100), se encuentra con sus respectivos comprobantes. Así mismo el saldo en bancos es correcto en relación con Estado de Cuenta solicitado al Banco, y las cajas auxiliares se encontraban cerradas por parte de la Tesorería del MOPT, desde el 19 de diciembre de 2014, siendo que su reapertura se realizaría en los primeros días del mes de febrero; además se determinó lo siguiente: En el arqueo realizado se encuentra una partida pendiente de trasladar al Fondo General del Gobierno (Quince colones con 98/100), producto de los intereses ganados en la cuenta corriente del Banco, periodo que comprende desde setiembre 2013 hasta noviembre (Ver punto N 2.1) Existe diferencia 0.75 (Setenta y cinco céntimos), en la caja chica de la Auditoría General, la cual fue ajustada en libros no así en Bancos, está pendiente por parte de Tesorería al 26 de enero Es importante mencionar que esta diferencia se identificó en el informe de Auditoría General N AG-I (Ver punto N 2.1) 3.2. El Fondo General de Caja Chica cuenta con siete cajas auxiliares cuyo monto suma ,00 (Ocho millones doscientos mil colones 00/00), al respecto se determinó lo siguiente: Se procedió a realizar una visita a las sedes regionales para realizar arqueos de las diferentes cajas Auxiliares, excepto a la caja auxiliar de Auditoría General, de la cual se tomaron los documentos del último arqueo realizado por La Tesorería del MOPT. (Ver punto N 2.2) La documentación que ampara el monto autorizado se encuentra con sus respectivos comprobantes. (Ver punto N 2.2). P á g i n a 20 21

20 3.2.3 En las cajas de Pérez Zeledón, San Carlos, Liberia, Guácimo y Puntarenas existen funcionarios y Directores registrados en el SINAEP, con alguna relación de encargado, autorizado, responsable, entre otros, los cuales en algunos casos no pertenecen a la Zona, incluso en el caso de Guácimo hay un exfuncionario. (Ver punto N 2.2) Con base en el párrafo anterior N 3.2.3, el punto en mención se desarrollara en el Informe de Evaluación de Control Interno que la Auditoría General está realizando actualmente en el Departamento de Tesorería. P á g i n a 21 21

21 4. RECOMENDACIONES De conformidad con las competencias contempladas en el artículo 35 1 de la Ley General de Control Interno N 8292, así como, la norma de las Normas para el ejercicio de la Auditoría en el sector público, se emiten las siguientes recomendaciones LICDA. MARÍA ESTHER CÉSPEDES MORALES, DIRECTORA, DIRECCIÓN FINANCIERA Realizar los ajustes identificados en el arqueo, en cuanto a las partidas de Intereses ganados en la cuenta corriente, así como cualquier error o partida detectada en la conciliación, y realizar los depósitos o traslados a la cuenta del Fondo General de Gobierno de las partidas antes mencionadas. Para el cumplimiento de lo anterior, se considera como plazo suficiente un mes a partir de aceptado el presente informe. (Ver punto N 2.1) Comunicar en un plazo de diez días posteriores a la recepción del presente informe, de acuerdo con los que establece el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, las gestiones realizadas en la atención a lo recomendado por esta Dirección, aportando la documentación que evidencie lo actuado al respecto. Finalmente, las recomendaciones emitidas procuran contribuir con la Institución en la corrección de las deficiencias que han sido identificadas por esta Auditoría y qué, como también se ha expuesto, reflejan debilidades de gestión para la Administración. 1 La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del Artículo 35. Materias sujetas a informes de auditoría interna. ( ) Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la auditoría interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al jerarca o a los titulares subordinados de la administración activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría se regirá por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República. 2 La Gaceta N 28- Miércoles 10 de febrero de R-DC Seguimiento de acciones sobre resultados. ( ) El auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. P á g i n a 22 21