AUDITORIA GENERAL INFORME AG ,

Transcripción

1 AUDITORIA GENERAL INFORME AG ,

2 Arqueo de títulos valores, garantías por licitaciones y contratos, con corte al Noviembre 2013

3 INFORME EJECUTIVO Qué examinamos? La administración de los títulos valores y de las garantías por licitaciones y contratos. Por qué es importante? Permite determinar si se ejerce el debido control y registro sobre estos documentos. Qué encontramos? Que no se han atendido las recomendaciones giradas en informes anteriores lo que ha permitido que se sigan presentando las mismas deficiencias: recursos no recuperados, intereses dejados de percibir, pérdida de títulos, falta de informes e insuficiencia de las medidas de control que podrían ocasionar que, en caso de hacer uso de la póliza, el asegurador rechace el reclamo. Qué sigue? Que la Gerencia General, como máximo jerarca administrativo, tome acciones para que la Dirección Financiera atienda las recomendaciones que se le han hecho reiteradamente para que se corrijan las deficiencias detectadas en nuestros informes. auditoria@cnp.go.cr 1

4 Introducción En cumplimiento del plan de trabajo de esta Auditoría General para el período 2013, se practicó un arqueo de títulos valores y de garantías por licitaciones y contratos que custodia el Área de Tesorería y Presupuesto, con corte al Este trabajo se realizó de conformidad con lo establecido en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y en las Normas de control interno para el Sector Público. Objetivo general Evaluar la administración de los títulos valores y de las garantías por licitaciones y contratos. Objetivos específicos 1. Verificar la existencia física y la adecuada custodia y registro de los títulos valores y garantías por licitaciones y contratos. 2. Confirmar que se concilie la información que muestra el auxiliar que lleva el Área de Tesorería y Presupuesto con la de los registros contables. 3. Verificar el cumplimiento del sistema de control interno requerido en la póliza de valores en tránsito colones n.º VTR Brindar seguimiento al cumplimiento de recomendaciones emitidas en anteriores informes. Alcance 1. Se revisó de informe de títulos valores (inversiones) al El arqueo se practicó el Limitaciones 1. No se revisó el informe de garantías por licitaciones y contratos por cuanto el último que se elaboró fue con corte al No fue posible efectuar la conciliación de los auxiliares del Área de Tesorería y Presupuesto con los registros contables del Área de Contabilidad debido a que esta última Área presenta en el balance general los datos de los auxiliares con corte al Normativa aplicable a la atención de los informes emitidos por la auditoría La Ley General de Control Interno establece en lo que interesa: Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno... Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan... (El resaltado no es del original) auditoria@cnp.go.cr 2

5 Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios......igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que auditoria@cnp.go.cr 3

6 les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. 1. Arqueo de inversiones transitorias Observaciones El informe de la cartera de títulos valores elaborado por el Área de Tesorería y Presupuesto con corte al , presenta los siguientes datos: Descripción Monto Inversiones transitorias vencidas Garantías PAI ,41 Inversiones transitorias vigentes - Garantías PAI ,11 Inversiones Transitorias vigentes (Largo Plazo) Garantías PAI ,56 Inversiones transitorias, otras garantías ,00 Reserva Fondo Garantías y Jubilaciones $17.306,56 Inversiones de terceros ,02 Reserva convenios CNP ,59 2. No se cuenta con un procedimiento formal y aprobado para el manejo de los títulos valores que se dan en garantía a compradores del PAI. La Licda. Yolanda Fernández G., funcionaria de la Dirección de Centro de Negocios Agroalimentarios (en adelante DCNA) nos manifestó que se elaboró, en coordinación con el Área de Tesorería y Presupuesto, un borrador de procedimiento que se denominó Garantías otorgadas por el CNP a compradores del PAI que fue remitido a Planificación para su revisión. Esa dependencia, con el oficio PL del , devolvió a la DCNA el procedimiento con una serie de observaciones que debían ser atendidas. Según nos comentó la Licda. Fernández G., desconoce qué pasó con este documento. Sobre los procedimientos, el punto 4.2 (Requisitos de las actividades de control) de las Normas de Control Interno para el sector Público (en adelante las Normas) señala lo siguiente: e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de auditoria@cnp.go.cr 4

7 puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. 3. Inversiones transitorias vencidas garantías PAI (corresponde a garantías de participación o de cumplimiento otorgadas por el CNP para participar en procesos licitatorios de los entes públicos) Existen títulos dados en garantía vencidos por un monto de , según el siguiente detalle: Año Monto en , , , ,80 Total ,41 Resulta incomprensible de que, a pesar de que esta situación se ha evidenciado en forma reiterada y de que la institución atraviesa por una crisis financiera; no se hayan tomado acciones para lograr una oportuna recuperación de estos recursos. 3.1 Si se aplica a los montos de estas inversiones la tasa de interés que devengaban al momento de su suscripción, al la institución había dejado de percibir Aún y cuando la Gerencia General y la Subgerencia General giraron instrucciones a la Dirección Financiera para que esta situación no se repitiera y además cuantificara las pérdidas por intereses dejados de percibir por los recursos no invertidos, a la fecha no se ha hecho. 3.2 El certificado de depósito a plazo n.º , con fecha de vencimiento y por , fue extraviado por un exempleado de la DCNA. El acuerdo de aseguramiento suscrito con el Instituto Nacional de Seguros (Sección IV Eventos y pérdidas no amparados por este contrato, artículo 12. Riesgos excluidos, punto 5), señala que no se cubrirán las pérdidas por Transporte, custodia o manipulación de valores por empleados que no cuenten con autorización para dicha función (el resaltado en negrita no es del original).. a. El manejo de las garantías por ventas del PAI es realizado por funcionarios de la DCNA, cuando el Área de Tesorería y Presupuesto cuenta con un funcionario que se encarga de esta función. auditoria@cnp.go.cr 5

8 b. La MSc Laura Zúñiga M., coordinadora del Área de Tesorería y Presupuesto, nos comentó que en el Banco de Costa Rica se le informó de que a la fecha este título no ha sido cambiado; no obstante, no tenemos información de las acciones realizadas por esa Área para recuperar el monto de la inversión. Ante consulta efectuada en el Banco sobre los plazos y procedimientos para tramitar la recuperación del título valor, se nos informó de que se deben realizar publicaciones que indiquen el extravío del documento y que lo que devuelve el banco es solo el valor nominal del título. 3.3 Nuevamente se encontraron errores en el informe que emite el Área de Tesorería y Presupuesto. Los siguientes fueron los encontrados: a. La fecha de vencimiento del título valor n.º correcta es el b. La fecha correcta de emisión del título valor n.º es Las siguientes inversiones se efectuaron en dólares y permanecen registradas en colones al tipo de cambio del día en que se hicieron: n.º de inversión Fecha Monto en $ Monto registrado Tipo de cambio /03/ /01/ Dado que el tipo de cambio al era de el de la compra y de el de la venta, el valor de una inversión estaba sobrevaluado y el de la otra subvaluado. 4. Inversiones transitorias vigentes - Garantías PAI (corresponde a garantías de participación o cumplimiento brindadas por la institución para participar en procesos licitatorios de los entes públicos) 4.1 En ninguno de los títulos valores incluidos en el informe se indica el monto de los intereses por cobrar. 4.2 No se encontró la fotocopia de la garantía de cumplimiento a corto plazo n.º del por , dada al Hospital Monseñor Sanabria. En fecha posterior al arqueo, la MSc Laura Zúñiga M., coordinadora del Área de Tesorería y Presupuesto, nos remitió por correo electrónico copia del certificado. auditoria@cnp.go.cr 6

9 5. Otras garantías No se encontró la copia del certificado de depósito a plazo n.º por (que venció el y pertenece a Fanal), que fue dado en garantía por un medidor alta demanda ICE. La MSc. Zúñiga M. nos informó de que este documento no debería estar incluido en los informes del CNP debido a que está bajo custodia en Fanal, pero que por instrucciones del Director Financiero se presenta en el informe. En el Área de Logística de Fanal nos manifestaron que tienen tres garantías suscritas con el ICE por medidores de alta demanda y que no cuentan con póliza con el INS. Ante esta situación consideramos conveniente que el control y resguardo de estos documentos esté bajo la responsabilidad del Área de Tesorería y Presupuesto; para que estén cubiertas por la póliza suscrita con el INS. 6. Reserva Fondos de Garantías y Jubilaciones Las inversiones en dólares que muestra el informe del Área de Tesorería y Presupuesto se encuentran valuadas al tipo de cambio vigente al , siendo el informe con corte al Informe de garantías por licitaciones y contratos (garantías de participación y cumplimiento que rinden personas físicas y jurídicas a favor del CNP) El último informe emitido tiene corte a diciembre La MSc Zúñiga M. justifica el atraso en que la funcionaria encargada de su elaboración fue trasladada de puesto y a la fecha no le han asignado un funcionario que la reemplace. En razón de lo anterior no confrontamos los documentos existentes con el informe disponible. 8. Registro contable Los últimos estados financieros emitidos por el Área de Contabilidad tienen fecha de corte a febrero del El Lic. Jorge Villavicencio M., funcionario de esa Área, nos manifestó que los montos de inversiones que muestra el Balance General con corte al , son los que muestran los informes de títulos valores y de las garantías por licitaciones y contratos que emitió el Área de Tesorería y Presupuesto con corte al Esta práctica contraviene lo señalado en el punto de las Normas (Verificaciones y conciliaciones periódicas) que dice: auditoria@cnp.go.cr 7

10 La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. Siendo así, no fue posible efectuar un control cruzado entre la información del estado financiero y la del auxiliar del Área de Tesorería y Presupuesto. 9. Póliza de fidelidad La póliza de fidelidad n.º VTR suscrita con el Instituto Nacional de Seguros señala que aplica únicamente si se cumple con el sistema de control interno establecido en el artículo 25º de las condiciones generales del Seguro de valores en tránsito colones. Sin embargo, se determinaron los siguientes incumplimientos: a. El auxiliar no cumple todos los requerimientos solicitados (punto n.º 1). b. No se cuenta con procedimientos para el recibo de dinero por parte de la cajera y el cobrador (punto 7.a). c. No se practican revisiones sorpresivas de los formularios prenumerados. En algunas ocasiones la Gerencia General ha girado instrucciones para la atención de nuestras recomendaciones, pero no le da seguimiento al cumplimiento de sus instrucciones. En otros casos, no hay evidencia de que haya girado instrucción alguna. 10. Seguimiento de recomendaciones de informes anteriores Considerando que en nuestras evaluaciones nos encontramos con las mismas deficiencias comunicadas en informes anteriores, debido principalmente a que no se atienden nuestras recomendaciones, este tema se incluirá en un informe aparte a efecto de que se sienten las responsabilidades que puedan corresponder al amparo de lo establecido en los artículos 12º, 36º y 39º de la Ley General de Control Interno transcritos en el aparte de Introducción. Conclusiones Nuevamente se evidencia que la Administración ha hecho caso omiso en atender las recomendaciones emitidas en evaluaciones anteriores, lo que ha propiciado que se sigan presentando las mismas inconsistencias: Informes atrasados Documentos faltantes Registros con errores Operaciones en moneda extrajera mal registradas Información relevante no incluida auditoria@cnp.go.cr 8

11 Delegación de responsabilidades Falta de procedimientos Falta de conciliaciones Lenta recuperación de dinero por títulos vencidos, ocasionando por pérdida de valor del dinero y disponibilidad de efectivo. Intereses dejados de percibir, y Títulos perdidos. A la Dirección Financiera Recomendaciones 1. Realizar un estudio de los intereses dejados de percibir por los recursos no invertidos considerando lo señalado en nuestra observación n.º 3.1 y, de ser procedente, tomar las acciones que permitan resarcirle a la institución el perjuicio económico causado. 2. Tomar las medidas correctivas que eviten que se mantengan recursos ociosos. (Observación n. 3) 3. Girar instrucciones al Área de Tesorería y Presupuesto para que el manejo de todos los títulos valores dados en garantía sea asignado al funcionario responsable de esa función. (Observación n.º 3.2.a) 4. Hacer las gestiones ante el Banco de Costa Rica para recuperar el principal del certificado de depósito a plazo n.º extraviado. (Observación n.º 3.2.b) Al Área de Tesorería y Presupuesto 5. Dar trámite inmediato a la revisión y posterior envío a Planificación del procedimiento sobre Garantías otorgadas por el CNP a compradores del PAI. (Observación n. 2) 6. Velar porque cada garantía o inversión cuente con el respectivo comprobante y se encuentre debidamente registrada en los informes. (Observaciones n.º 4.2 y 5) 7. Analizar lo comentado en la observación n.º 3.3 y realizar las correcciones pertinentes. 8. Incluir en los informes el detalle de los intereses por cobrar de todos los títulos valores. (Observación n.º 4.1) 9. Cumplir con la presentación oportuna de los informes de garantías por licitaciones y contratos (Observación n. 7) 10. Tomar medidas inmediatas para corregir las deficiencias de control interno indicadas en nuestra observación n.º 9. auditoria@cnp.go.cr 9

12 11. Velar porque toda inversión en moneda extranjera sea valuada al tipo de cambio vigente a la fecha de elaboración de los Estados Financieros. (Observaciones n. 3.4 y 6) Al Área de Contabilidad 12. Coordinar, con el Área de Tesorería y Presupuesto, para que se realicen conciliaciones mensuales entre la información de los auxiliares que emite esa Área y los registros contables. (Observación n. 8) Notas: 1. Este informe fue comentado con el Lic. Edgar Hernández V., gerente general, y el Lic Fernando Jiménez B., director de la Dirección Financiera. 2. Es obligación de los funcionarios a los que van dirigidas las recomendaciones, de conformidad con el oficio de la Gerencia General GG del , informar por escrito a esta Auditoría General las acciones que se tomen para su cumplimiento, con indicación clara del nº. de oficio y de la recomendación que se atiende. auditoria@cnp.go.cr 10