AUDITORIA INTERNA INFORME N AI

Transcripción

1 17 de setiembre, 2015 AI-of Licenciada Grettel Pereira Rivera Coordinadora Unidad Financiera Contable Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza En Nutrición y Salud Asunto: Remisión de Informe N de carácter especial sobre el ambiente de control en el recibo, entrega, custodia y registro de las garantías de cumplimiento Estimada licenciada: Para su conocimiento y lo de su competencia, me permito remitirle el Iinforme N de carácter especial sobre el ambiente de control en el recibo, entrega, custodia y registro de las garantías de cumplimiento. Mucho le agradeceré informar a esta Auditoria Interna las medidas adoptadas para la implementación de las recomendaciones, las cuales se rigen por lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno. El artículo de referencia dispone que el titular subordinado en un plazo improrrogable de diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe) debe ordenar la implementación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable) y además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera Contable. Atentamente, Licenciada Ana Teresa Guillén Sánchez Auditora Interna ATGS/gvs/Correspondencia/UAI/2015 Adjunto: Informe N Auditoría de carácter especial sobre el ambiente de control en el recibo, entrega, custodia y registro de las garantías de cumplimiento. C Máster German Picado García, Director Administrativo Licenciada Ileana Vargas Barrantes, Encargada del Proceso Contable Archivo de Gestión, Auditoría Interna

2 AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD INFORME DE AUDITORIA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL AMBIENTE DE CONTROL EN EL RECIBO, ENTREGA, CUSTODIA Y REGISTRO DE LAS GARANTIAS DE CUMPLIMIENTO Julio 2015 Página 2 de 10

3 Tabla de contenido Resumen Ejecutivo Introducción Origen de la Auditoría Objetivo de la Auditoría Naturaleza y Alcance de la Auditoría Metodología Aplicada Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría Resultados Custodia de las garantías recibidas en efectivo El auxiliar de garantías de la Unidad Financiera Contable no está actualizado Conclusiones Recomendaciones A la Unidad Financiera Contable Anexos Anexo N 1. Aceptación de las recomendaciones por parte de la Unidad Financiera Contable Anexo N 2. Modificaciones que realiza la Auditoría Interna al informe borrador para discusión Página 3 de 10

4 Resumen Ejecutivo Qué examinamos? La Auditoría de carácter especial que origina el presente informe, se realizó con el objetivo de evaluar el ambiente de control en el proceso de recibo, entrega, custodia y registro en la Unidad Financiera Contable de las garantías de cumplimiento solicitadas en licitaciones. Porqué es importante? La garantía de cumplimiento es un respaldo para la Administración y busca protegerla de eventuales incumplimientos por parte del contratista, por lo que se debe asegurar que estén vigentes durante todo el proceso de compra y solicitar la renovación cuando se requiera, lo que se logra con un adecuado control. Qué encontramos? La Unidad Financiero Contable entregó, en forma electrónica, copia del auxiliar de las garantías que recibieron en colones entre octubre del 2013 a julio del 2014 y para dólares se indica que la fecha es a octubre del 2014, sin establecer un inicio, también de la misma forma entregó copia de los registros hechos en el BOS HT, por el mismo concepto, específicamente información que proporciona el reporte llamado Analítico de Cuenta y al comparar ambos documentos se determinó, que existen garantías recibidas en efectivo que no están incluidas en el auxiliar. Qué sigue? Se giraron recomendaciones a la Unidad Financiera Contable para actualizar el auxiliar de las garantías recibidas en efectivo, además modificar algunos parámetros para poder conciliar cada mes este documento con los registros por el mismo concepto que se llevan en la Unidad de Proveeduría Institucional. Página 4 de 10

5 1 Introducción 1.1 Origen de la Auditoría La Auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo del 2014 que contiene la evaluación de las actividades de control en todo el proceso de recepción, custodia, registro y entrega de las garantías de participación y cumplimiento en licitaciones, en los términos de la competencia conferida a las Auditorías Internas en el artículo 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno N 8292, que dispone verificar el cumplimiento, validez y la suficiencia del sistema de control interno e informar y proponer las medidas correctivas que se requieran. 1.2 Objetivo de la Auditoría Evaluar el ambiente de control en el recibo, entrega, custodia y registro en la Unidad Financiera Contable de las garantías de participación y cumplimiento, recibidas en dólares o colones. 1.3 Naturaleza y Alcance de la Auditoría El análisis comprendió la revisión del auxiliar de garantías implementado en la Unidad Financiera Contable, el cual se comparó con los registros contable, realizado en el sistema BOS HT, por el mismo concepto e igual periodo de tiempo, además se evaluó el ambiente de control relativo a la custodia de esos fondos. 1.4 Metodología Aplicada Para efectos del presente estudio, se revisaron los documentos auxiliares que se utilizan en la Unidad Financiera Contable para respaldar los ingresos y devoluciones de los depósitos de garantías y además se realizaron consultas verbales a la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de la Unidad Financiera Contable y a la licenciada Ileana Vargas Barrantes, Encargada del Proceso Contable. 1.5 Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría La comunicación de los resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la auditoría a que alude el presente informe, se realizó el viernes 31 de julio, 2015, en las oficinas de la Auditoría Interna y estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de la Unidad Financiera Contable y la licenciada Ileana Vargas Barrantes, Encargada del Proceso Contable, a quienes se convocó por vía telefónica. Al inicio de la presentación se les entregó copia del informe, según consta en los oficios N (s) AI-of y AI-150-of-2015 del 31 de julio, Finalizada la discusión se estableció un plazo 5 días hábiles para que analizaran el informe y manifestaran su opinión con relación a las recomendaciones, dicho plazo se amplió en 5 días hábiles adicionales a petición de la licenciada Grettel Pereira Rivera, mediante oficio UFC-of del 5 de agosto del En anexo N 1 se menciona la opinión de los funcionarios de la Unidad Financiera Contable con relación a las recomendaciones. Página 5 de 10

6 2 Resultados 2.1 Custodia de las garantías recibidas en efectivo Según lo manifestado por la licenciada Grettel Pereira Rivera, Coordinadora de la Unidad Financiera Contable y la licenciada Ileana Vargas Barrantes, Encargada del Proceso Contable, en la Tesorería del Inciensa no se custodia dinero por garantías, debido a que cuando en la Tesorería del Inciensa se recibe efectivo por ese concepto se procede a depositarlos en la cuenta en colones del Inciensa con el Banco Nacional de Costa Rica o en la cuenta en dólares con el Banco Crédito Agrícola de Cartago y también en ocasiones los proveedores las depositan directamente en esas cuentas. Posteriormente todos esos depósitos son trasladados a cuentas en la Caja Única del Estado, destinadas para la custodia de garantías en dólares o colones y el reintegro al proveedor se realiza por transferencia utilizando las cuentas en la Caja Única. Todos los ingresos y devoluciones de garantías en efectivo se realizan por solicitud y aprobación de la Coordinadora de la Unidad de Proveeduría Institucional y además se verificó que los montos están de acuerdo a los porcentajes estipulados en el cartel de cada contratación. 2.2 El auxiliar de garantías de la Unidad Financiera Contable no está actualizado Al consultarle a las funcionarias de la Unidad Financiero Contable sobre los registros auxiliares detallados que permitan determinar en forma rápida cualquier dato sobre una garantía en particular, manifestaron lo siguiente: Para el control se dispone de un reporte del módulo de contabilidad, del sistema Bos Ht, llamado Analítico de Cuenta, que suministra información detallada de la cuenta Depósitos en garantía, donde se registran todas las transacciones relacionadas con ingreso y devolución de las garantías. El reporte suministra la siguiente información: fecha del asiento contable, una breve descripción del depósito o la devolución de la garantía, el monto de los depósitos y devoluciones y el numero de documento con el que se registró cada una de esas transacciones. Ese reporte incluye las garantías recibidas y devueltas en dólares, pero expresadas en colones. A partir del momento en que inició el uso de las cuentas en la Caja Única del Estado, para la custodia de las garantías, se lleva un control mensual de las transacciones en esas cuentas, este control se lleva en Excel y la fuente de información es el mismo reporte, mencionado anteriormente. Posterior a la consulta realizada, la licenciada Ileana Vargas Barrantes nos remitió por el correo electrónico un archivo en Excel, donde se detallan los ingresos y egresos de garantías, registrados en el sistema Bos Ht, entre enero del 2013 y octubre del 2014 y dos días después por el mismo medio nos hizo llegar el Auxiliar de Garantías, el cual tiene registros entre octubre del 2013 a julio del 2014 y el de dólares indica que la información es a octubre del 2014, sin indicar un inicio. Página 6 de 10

7 Al comparar ambos documentos, para el mismo periodo de fechas, se observan ingresos de garantías registradas en el sistema del Bos Ht, que no están incluidas en el auxiliar, tal como se detalla a continuación. En anexo N 2 se reporta un cambio realizado al siguiente cuadro como resultado de la presentación del informe en borrador Ingresos por garantías no reportados en el registro auxiliar contable N de contratación Proveedor Monto 2013LA Tecnología Aplicada Internacional Núme ro de recibo Fecha de registro en cuenta N de cuenta Bancaria /10/ LA Laboratorio Quimar 2, /10/ LA Prelab 45, /11/ LA Dismédica 106, /12/ LA Pharma Alliance 78, /12/ LA Pharma Alliance 252, /12/ LA OEM Soluciones 36, /12/ LA Importadora Vel 28, /12/ LA Almacén Eléctrico 367, /12/ LN Tecnología Aplicada Internacional 100, /12/ LA Tecnología Aplicada Internacional 51, /09/ LN Consultores Químicos Internacionales 26, /10/ Fuente: Auxiliar de garantías y reportes del Bos Ht enviados por la Unidad Financiera Contable. Sobre este temas en las consultas realizadas a las funcionarias de la Unidad Financiera Contable, antes de recibir la información analizada, habían manifestado lo siguiente: No se lleva un auxiliar que sea independiente de los registros del módulo de contabilidad, los datos de los controles mencionados en el punto anterior surgen de ese módulo, por tal razón no se realizan conciliaciones. En la cita la frase el punto anterior hace referencia al auxiliar que llevan en Excel. Página 7 de 10

8 3 Conclusiones Existe un adecuado control con relación a la custodia de las garantías recibidas en efectivo debido a que todos los ingresos, en efectivo o deposito se registran en una primera etapa en las cuentas bancarias que mantiene las institución en el sistema bancario nacional y luego son trasladadas a la cuenta en la Caja Única del Estado y cuando procede se le reintegran al proveedor por transferencia y en esos procesos existe la adecuada coordinación entre la Unidad de Proveeduría Institucional y la Unidad Financiera Contable. Con relación al auxiliar que lleva la Unidad Financiera Contable, estructurado en Excel, se observa que no está actualizado, porque presenta varias diferencias al compararse con los registros del sistema Bos Ht. Dicho auxiliar es una herramienta importante de control, ya que permite visualizar de manera rápida el ingreso y la devolución de las garantías, agruparlas por número de contratación y agregar información adicional como números de oficios y observaciones, que es imposible encontrarlas en el sistema Bos Ht, por las limitaciones de espacio que tiene para introducir observaciones. 4 Recomendaciones Con el fin de colaborar con la Administración en la implementación de un adecuado ambiente de control en el registro de las garantías de cumplimiento en contrataciones, a continuación presentamos las siguientes recomendaciones: 4.1 A la Unidad Financiera Contable Actualizar el documento auxiliar de garantías recibidas en efectivo, el cual es llevado en Excel, con los datos de depósitos y devoluciones de garantías registrados en el módulo de control bancario del Bos Ht, iniciando los registros a partir del uso de las cuentas de garantías, tanto en dólares como en colones, en la Caja Única del Estado. (Resultado 2.2) Agregar al auxiliar otras columnas para identificar el número de contratación y el motivo de la compra y utilizar esos criterios como base principal para realizar los registros, o sea que todos los ingresos de garantías por una misma contratación deben aparecer juntos en el documento. (Resultado 2.2) Mantener en el auxiliar los registros históricos que ya fueron concluidos en todas sus fases. (Resultado 2.2) Conciliar, al final de cada mes, el documento auxiliar de garantías recibidas en efectivo, con los datos del auxiliar de la Unidad de Proveeduría Institucional. (Resultado 2.2) De conformidad con lo establecido en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, se dispone de un plazo improrrogable de diez días hábiles (contados a partir de la fecha de recibido el informe ) para ordenar la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo (10 Página 8 de 10

9 días hábiles) elevará el informe de auditoría a la Dirección General, con copia a la Auditoría Interna, expondrá por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. La Directora General deberá resolver en el plazo de veinte días hábiles (contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por la Unidad Financiera Contable ) y además ordenar la implantación de las recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones propuestas por la Unidad Financiera Contable o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. El acto en firme será dado a conocer tanto a la Auditoría Interna como a la Unidad Financiera Contable. En razón de lo indicado, agradecemos informen a esta Auditoría las acciones que se realicen para la implementación de las recomendaciones. Página 9 de 10

10 5 Anexos 5.1 Anexo N 1. Aceptación de las recomendaciones por parte de la Unidad Financiera Contable. En oficio UFC-of del 12 de agosto del 2015, la licenciada Grettel Pereira Rivera manifiesta que todas las recomendaciones incluidas en el informe son aceptadas. 5.2 Anexo N 2. Modificaciones que realiza la Auditoría Interna al informe borrador para discusión. Del borrador del informe la Auditoría Interna excluye los siguientes datos relacionados con el resultado 2.2. denominado El auxiliar de garantías no está actualizado : N de contratación Proveedor Monto Número de Fecha de registro N de cuenta 2013LA LA LA LA Diagnostika 218, /10/ AGK Soluciones 155, /10/ Sistemas DLT 443, /11/ Duwest CR 146, /11/ Solo procedía incluir en la tabla resumen las garantías que ingresaron en la cuenta en dólares, con el Banco Crédito, después de setiembre del 2014, ya que el uso de la cuenta en dólares en la Caja Única del estado, para la custodia de la garantías, inició en ese periodo y a partir de esa fecha la Unidad Financiera Contable determinó actualizar el auxiliar de garantías. Página 10 de 10