INFORME CONTROL INTERNO CAJA CHICA CENTRAL DE MIDEPLAN AUD

Transcripción

1 Auditoría Interna INFORME CONTROL INTERNO CAJA CHICA CENTRAL DE MIDEPLAN AUD INTRODUCCIÓN 1.1. Antecedentes La Ley General de Control Interno (LGCI) y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización (MNGCI), las actividades de control comprenden los metodos, políticas, procedimientos y otras medidas establecidas y ejecutadas como parte de las operaciones para asegurar que se están aplicando las acciones necesarias para manejar y minimizar los riesgos, con el propósito de realizar una gestión eficiente y eficaz Alcance del estudio El presente estudio, a cargo del Lic. Rodolfo Carvajal Vargas, se realizó en atención al plan anual de trabajo para el 2016, a fin de evaluar la estructura de control Interno en la Unidad de Financiero Contable con énfasis en el control de la Caja Chica Central de MIDEPLAN, incluyendo la normativa legal y técnica de la Ley General de Control Interno Nº 8292, artículos Nº 7, Nº 8, Nº 10 y 15, y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización, Capítulo IV, normas 4.9, 4.10, 4.13, 4.14, 4.15 y 4.16, a la vez verificar el Control de Caja Chica de efectivo revisando documentos atinentes, con el propósito de determinar el ajuste del gasto propuesto al

2 bloque de legalidad, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Activa, dicha revisión abarco el periodo correspondiente al tercer trimestre del Limitaciones No se presentaron limitaciones, ya que los funcionarios de la Unidad Auditada, estuvieron anuentes a brindar toda la información. 1.4 Disposiciones de la Ley General de Control Interno De acuerdo con instrucciones de la Contraloría General de la República y con el fin de prevenir al jerarca o a los titulares subordinados (según corresponda) de sus deberes en el trámite de informes y en especial de los plazos que deben observarse, así como advertir sobre posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de la Ley General de Control Interno, se incorporan en el informe de auditoria la trascripción de los artículos de dicha Ley que se detallan a continuación: Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoria contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoria al jerarca, con copia a la auditoria interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoria interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoria interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoria interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. 2

3 Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoria esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoria interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoria interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoria interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios Marco legal Las actividades consideradas en este estudio, se evaluaron con amparo a las siguientes disposiciones: ð Manual sobre Normas Técnicas de Auditoria para la Contraloría General de la República y Órganos Sujetos a su Fiscalización. ð Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República, R CO-DFOE del ð Ley de Contratación Administrativa Nº 7494 de mayo 1995 y su reglamento H del

4 ð Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de Ejecución Presupuestaria en el proceso de Visado emitido por la Contraloría General de la República en documento Nº M CO-DFOE del y sus reformas. ð Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a fiscalización ð Ley General de Control Interno, Nº ð Decreto Nº H, publicado en La Gaceta Nº 22 del 31 de enero del 2006, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas. ð Ley General de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N 8131 del ð Reglamento de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Decreto N H-MP-PLAN, del y sus reformas. ð Resumen Ejecutivo de la Contraloría Grl de la República R-DC Despacho Contralor- San José Relacionado con el Reglamento de Viáticos. 1.6 Labor realizada. La Unidad Financiero Contable está a cargo de la Master Karina Baranovicht Rojas quien a la fecha lleva el manejo y uso de los fondos públicos de conformidad con el bloque de legalidad de la Administración Pública. Para llevar a cabo este estudio de Caja Chica, se practicó dos arqueos sorpresivos a la caja Chica Central y a la Caja Chica Auxiliar, además se elaboró un cuestionario el cual se aplicó a los responsables de la administración de estos fondos, que directa o indirectamente son partícipes en el proceso de compras por caja Chica, además de la respectiva revisión de la documentación mediante muestras al azar. Para tal efecto se observaron procedimientos y normas técnicas de auditoría generalmente aceptadas y aplicables, con la finalidad de obtener evidencia suficiente y adecuada que respalde las conclusiones y recomendaciones del informe. 4

5 2. Aspectos de control interno En el proceso de gastos intervienen aspectos contables y presupuestarios donde se pudo comprobar que los documentos revisados cumplen con la normativa que exige el Reglamento de Caja Chica de la Contraloría General de la República, tales como las facturas numeradas, con fecha, cantidad, precio unitario, monto total, firmas de responsables, además con cálculos aritméticos correctos, y debidamente autorizadas por Tributación Directa, con el nombre del proveedor, cédula, cantidad, descripción del bien o servicio, entre otros, que evidencian que el diseño del sistema de control interno implantado por este Ministerio, concretamente en la Oficialía Mayor y la Unidad Financiero Contable, se ajusta a la normativa legal y técnica vigente relativa al componente funcional denominado Actividades de Control Administración de la Caja Chica Central. La Administración del Fondo de Caja Chica Central recae sobre la Licda Silvia Artavia Zamora quien ocupa el cargo de Tesorera, cuya responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación razonable de los informes contables fundamentales para formalizar el adecuado manejo y uso de los fondos públicos de conformidad con el bloque de legalidad de la Administración Pública. El 18 de noviembre se realizó un arqueo a esta Caja Chica, en cumplimiento a la norma 4.16 denominada Arqueos Independientes del MNGCI señala que: Deberán ser efectuados arqueos independientes y sorpresivos de los fondos y otros activos de la institución (incluido el acopio de información clave), por funcionarios diferentes de aquellos que los custodian, administran, recaudan, contabilizan y generan. Los resultados fueron satisfactorios, según se puede apreciar en el Anexo 01 al final de este informe. 5

6 RESUMEN DEL ARQUEO DE LA CAJA CHICA CENTRAL AL 18 DE NOVIEMBRE DEL 2016 SALDO SEGÚN LIBROS 538, EFECTIVO EN CAJA ,00 ACUERDOS, REINTEGOS Y FACTURAS PENDIENTES DE TRAMITAR 811, MONTO FIJO AUTORIZADO 1,500,000, Compras por Caja Chica Central. A la fecha de emisión del presente informe, el monto de la Caja Chica Central asciende a y para adquisiciones urgentes de bienes y servicios se utiliza un monto ,00. Para el control financiero contable de la Caja Chica Central se utiliza la cuenta corriente Nº del Banco Nacional de Costa Rica. Con el fin de verificar el buen uso de este fondo, se revisó una muestra al azar de la documentación que respalda el procedimiento de compras efectuadas por caja chica durante el periodo que abarcó el 1º de enero al 30 de octubre del 2016, en dicha documentación se evidenciaron el archivo de copias de cheques, documentos por recepción de mercaderías, documentos relativos al pedido de Compra, solicitud de Pedido de Compra y solicitud de Servicios, y facturas comerciales, en cumplimento a la norma de control interno 4.10 denominada Registro oportuno del MNGCI señala que: Los hechos importantes que afectan la toma de decisiones y acciones sobre los procesos, operaciones y transacciones deben clasificarse y registrarse inmediata y debidamente.. La declaración interpretativa de dicha norma indica que: Los datos sobre transacciones realizadas por la organización y sobre hechos que la afecten, deben clasificarse y registrarse adecuadamente para garantizar que continuamente se produzca y transmita a la dirección información fiable, útil y relevante para el control de operaciones y para la toma de decisiones. Con ese fin, debe establecerse la organización y efectuarse el procesamiento 6

7 necesario para registrar oportunamente la información generada durante la gestión organizacional y para elaborar los reportes que se requieran Facturas impresas en papel Fax. En la muestra se observaron facturas impresas en papel FAX, por concepto de los pagos que se hacen a la Empresa Autopistas del Sol, entre ellas las que fueron pagadas con el cheque Nº , según acuerdo de pago Nº , esta situación ocasiona que al poco tiempo se borren y no quede evidencia del gasto, sobre el particular asunto la Tesorera de la Unidad dice que para evitar dicha situación, se procede a fotocopiarlas a fin de que las mismas queden como respaldo del pago efectuado Caja Chica Auxiliar Uno de los propósitos de este estudio fue verificar los saldos de efectivo de la caja auxiliar en cumplimiento a la norma 4.16 denominada Arqueos Independientes del MNGCI señala que: Deberán ser efectuados arqueos independientes y sorpresivos de los fondos y otros activos de la institución (incluido el acopio de información clave), por funcionarios diferentes de aquellos que los custodian, administran, recaudan, contabilizan y generan.. La responsable de este fondo en ese momento fue la señora Pilar Torres Soto, esta caja cuenta con un monto fijo autorizado de 150, (ciento cincuenta mil colones), para gastos menores de El 26 de octubre del 2016 se le practicó un Arqueo, cuyo resultado fue satisfactorio según el siguiente resumen: 7

8 RESUMEN DEL ARQUEO DE LA CAJA CHICA AUXILIAR AL 26 DE OCTUBRE DEL 2016 EFECTIVO EN CAJA ,00 FACTURAS Y COMPROBANTES ,00 MONTO AUTORIZADO 150, Nota 1: El efectivo y los documentos arriba detallados, fueron revisados y devueltos en su totalidad al encargado del fondo, a las 10 a.m. el 26 de octubre del Reintegros de Caja Chica Auxiliar. Cabe mencionar que los reintegros de esta caja chica corresponden a pagos que se realizaron por peajes mayoritariamente a la Empresa Autopistas del Sol, seguido por la compra de bocadillos para atender las diversas actividades sociales y el mantenimiento que se le brinda a los vehículos de la institución como el pago que se hace en el lavado de los mismos, además del mantenimiento que se le brinda a los diferentes equipos de cómputo y al pago por el servicio de correo Reglamento de Caja Chica De acuerdo a la evaluación efectuada en la Unidad auditada, se pudo comprobar que no existe un Reglamento interno de Caja Chica, lo que contraviene lo establecido en el Artículo 8º del Reglamento supracitado que dice: Disposiciones de Aplicación para los Poderes de la República y entidades participantes bajo el principio de Caja Única. Los Poderes Legislativo y Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, sus dependencias y órganos auxiliares, así como los entes adscritos al Poder Ejecutivo y a otras entidades sujetas al principio de Caja Única, deberán diseñar su propio Reglamento de Caja Chica según su ámbito de acción, para lo que deberán considerar lo siguiente: a) Las normas establecidas en las Disposiciones Generales de este Reglamento. b) El Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única. c) Los lineamientos que emita la Tesorería Nacional. En este punto indica la Tesorera de la Unidad, que siempre se ha venido utilizando el Reglamento General de Cajas Chicas, establecido por el Ministerio de 8

9 Hacienda, avalado por la Contraloría General de la República, y nunca se ha presentado anomalías para su aplicación. 3.- Conclusiones Considerando que el control interno de la caja chica, comprende una serie de acciones que son diseñadas y ejecutadas por la administración activa, para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; b) Confiabilidad y oportunidad de la información; c) Eficiencia y eficacia de las operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico, se pudo verificar que de acuerdo a los resultados del estudio y a la entrevista realizada a las funcionarias encargadas de administrar y custodiar los fondos de cajas chicas del Departamento Financiero Contable de este Ministerio, presenta resultados razonables en base a la buena labor realizada por las funcionarias encargadas, no obstante se hacen dos observaciones: 1.- La Caja Chica auxiliar, se ha estado utilizando mayormente para pagos de peaje y gastos de representación. 3.- La Unidad Financiera Contable aún continúa utilizando en los comprobantes de respaldo papel Fax, en especial para el pago de los peajes, sin embargo los mismos son fotocopiados para respaldo del pago respectivo. 4.- Recomendación. A la Dirección Ejecutiva y Oficialía Mayor de Mideplan. 1. Girar instrucciones a la Unidad Financiera, para que se le dé continuidad al cumplimiento a la normativa establecida en el Decreto Nº H publicado en la Gaceta Nº22 de enero 2006, relativo al Reglamento General de Cajas Chicas, con el propósito de que el fondo destinado a la Caja Chica Auxiliar sea utilizado como corresponde, de tal manera que se eviten sobrantes o faltantes en el mismo. (ver comentario 2.5) 9

10 ANEXO 01 AUDITORIA INTERNA ARQUEO DE CAJA CHICA CENTRAL UNIDAD FINANCIERA AL 17 DE NOVIEMBRE DEL 2016 Monto Fijo Autorizado 1,500, Efectivo Contado (Anexo Nº 1) Efectivo en Caja 150, Cheques pendientes Total Efectivo Contado (Nota 1). 150, Reintegros y Comprobantes (Anexo Nº 2) Acuerdos de pago pendientes mediante reservas de crédito. 701, Facturas pendientes de tramitar 47, Facturas con cheque pendiente de trámite. 61, Otros Sub-Total 811, Total efectivo y documentos 961, Mas: Saldo según Libros _538, SUMAS IGUALES 1,500, Nota 1: El efectivo y los documentos arriba detallados, fueron revisados y devueltos en su totalidad al encargado del fondo, a las del

11 Firma del Responsable Firma Auditor encargado ANEXO A. DETALLE DE COMPROBANTES Y VALORES DE LA UNIDAD FINANCIERA AL 17 DE NOVIEMBRE DEL 2016 CHEQUES PENDIENTES Nº CHEQUE FECHA BENEFICIARIO MONTO ACUERDOS DE PAGO MEDIANTE RESERVAS DE CREDITO. Nº DE BOLETA Nº FACTURA Nº CHEQUE MONTO OBSERVACIONES , TEC. ACCESO Y SEG. TAS. S.A , SAFINA , DEP. EL GUADALUPANO ALMACEN CENTRAL , SAFINA , ALMACEN CENTRAL , AUTO LAVADO SAN PEDRO S.A , AUTO MERCADO S.A , CORREOS DE C.R , SAFINA , AUTO PISTAS DEL SOL S.A , AUTO PISTAS DEL SOL S.A , COCOCO , DEP. EL GUADALUPANO 11

12 , DEP. EL GUADALUPANO , DEP. EL GUADALUPANO , DEP. EL GUADALUPANO , DEP. EL GUADALUPANO , FERRET. ROJAS Y RODRIGUEZ , AUTO PISTAS DEL SOL S.A , AUTO MERCADO S.A , AUTO LAVADO SAN PEDRO S.A ALMACEN CENTRAL , ALMACEN CENTRAL ALMACEN CENTRAL , FERRET. RODRIGUEZ S.A , SAFINA , LIBRERÍA LLEHMAN S.A FERRETRIA ROJAS Y RODRIG.S.A , AUTO PISTAS DEL SOL S.A , AUTOPISTAS DELSOL.S.A , SERV. ALMO S.A , D H L COSTA RICA S.A. TOTAL 701,

13 REINTEGROS PENDIENTES DE TRAMITAR Nº BOLETA FECHA MONTO OBSERVACIONES , FACT. Nº DE EL ELECTRICO , FACT.Nº13980 CORREOS DE COSTA RICA Total 47, COMPROBANTES CON CHEQUE SIN TRAMITAR Nº FECHA MONTO OBSERVACIONES DOCUMENTO , PAGADO CON CHEQUE Total 61,

14 ANEXO Nº 02 AUDITORIA INTERNA ARQUEO DE CAJA CHICA AUXILIAR UNIDAD FINANCIERA AL 26 DE OCTUBRE DEL 2016 Monto Fijo Autorizado 150, Efectivo Contado (Anexo Nº 1) Efectivo en Caja 81, Cheques Total Efectivo Contado (Nota 1). 81, Reintegros y Comprobantes (Anexo Nº 2) Vales Pendientes Reintegros no Tramitados Facturas y Comprobantes 68, Otros Total Reintegros y Comprobantes 68, Total Efectivo y Documentos 150, Sobrante (Nota 2). SUMAS IGUALES 150, , Nota 1: El efectivo y los documentos arriba detallados, fueron revisados y devueltos en su totalidad al encargado del fondo, a las 10 a.m. el 26 de octubre del

15 DETALLE DEL DINERO EN EFECTIVO CANTIDAD BILLETES SUBTOTAL DENOMINACION 20, ,00 80, , , ,00 500,00 100,00 50,00 OTROS Total en Billetes 80, MONEDAS SUBTOTAL CANTIDAD DENOMINACION 500, ,00 1, , , , , , ,00 1,00 0,50 0,25 0,10 0,05 Total en Monedas _1, Total en Efectivo 81,

16 DETALLE DE COMPROBANTES Y VALORES EN PODER DE LA TESORERÍA AL26 DE OCTUBRE DEL 2016 Nº COMPROBANTE DE PAGO DE CAJA CHICA. DETALLE MONTO OBSERVACIONES Compra repostería 8, FACT. AUTO MERCADO Reparación de edificio 6, FACT. ALMACEN CENTRAL Lavado de vehículos 9, FACT. Nº23062 EDHA Lavado de vehículos FACT LAVACAR LECO Envió de correspondencia FACT. CORREOS DE C.R Elaboración de sellos 9, FACT SAFINA Compra de tinta 6, FACT SAFINA Elaboración de sellos 13, FACT SAFINA Servicio de transporte 1, FACT NAVIERA Servicio de Correo 1, FACT Pago de peajes 4, FACT. VARIAS AUT. DEL SOL Pago de peajes 1, FACT. VARIAS AUT.DEL SOL VALES PENDIENTES Nº Vale. o Docu. FECHA MONTO OBSERVACIONES Total 16