GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA

Transcripción

1 1 Historia - Producción Documental 2 Organización de los Documentos 3 Distribución de Documentos 4 Recepción de Documentos 5 Formación de Archivos según el ciclo vital de los documentos 6 Archivo de Gestión 7 Archivo Central 8 Archivo Histórico 9 Trámite de Documentos 10 Conservación de los Documentos 11 Consulta de Documentos 12 Disposición Final de los Documentos GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA 13 Tablas de Retención Documental 14 Pasos a seguir en un Programa de Gestión Documental 14 Sistema de Ordenación 15 Numéricos 16 Alfabéticos 17 Mixtos 18 Planilla de Registro y Radicación de Documentos Oficiales 19 Planillas de Documentos Informativos 20 Planillas de Documentos Internos 21 Planillas para Distribución de Correspondencia externa recibidas 22 Foliación 23 Unidades de Correspondencia como parte Integral de un programa de Gestión Documental

2 CONDICIONES CENTRO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

3 PRINCIPAL PROBLEMÁTICA

4 EJERCICIO EN CLASE GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVOS Investigar y Establecer la ubicación más conveniente para un Centro de Gestión Documental DESARROLLO Aplicando Excel establecer una matriz de valoración de conceptos: Ubicación del Centro de Gestión Documental (Norte / Sur / Occidente / Oriente / Afueras de la ciudad) según condiciones como: valor metro cuadrado, acceso en vías, valor de los arriendos, facilidad para conseguir mano de obra, Condiciones ambientales, Condiciones de Seguridad, Cantidad de estantes que se pueden almacenar, cantidad de cajas que se pueden alojar, Establecer las mejores alternativas y una estructura de comparación. Condiciones requeridas para el CGD: Área = 150 metros cuadrados No. De personas a contratar = 2 TIEMPO 90 Minutos para alistamiento

5 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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7 Correo Electrónico

8 Contar con una unidad administrativa de la más alta jerarquía encargada del manejo documental de la institución y dotada de los recursos de talento humano y técnicos necesarios para el desarrollo de la función archivística. Haber desarrollado un Programa de Gestión Documental (PGD), que incluye: Tener Tablas de Retención Documental (TRD), aprobadas por el AGN para el caso de las entidades públicas, y actualizadas y aplicadas en todos los casos.

9 Disponer de archivos de gestión y de archivo central o intermedio debidamente organizados, con los recursos necesarios e inventariados y no tener fondo documental acumulado sin organizar. Tener documentados los procesos relacionados con el manejo de la documentación de la entidad. Haber implementado programas de manejo centralizado de la correspondencia. La implantación de un sistema de gestión de documento electrónico debe ser el objetivo de todas las instituciones colombianas, pero este objetivo no se puede cumplir sin el lleno de los requisitos archivísticos que se tienen para los documentos en soportes tradicionales; igualmente es indispensable que una vez se inicie la aplicación de un sistema de digitalización, se mantenga el soporte papel.

10 Cuadro de clasificación El cuadro de clasificación es producto del análisis orgánico funcional de la entidad, hecho por el área responsable del manejo archivístico, que considere todos los documentos que produce o recibe la institución en cumplimiento de sus funciones e independiente del soporte en que se encuentre, se elabore o se reciba. En otros ámbitos es llamado también plan de clasificación y su principal importancia radica en que normaliza al interior de una entidad cómo y dónde se archivarán los documentos.

11 El sistema de digitalización debe: Soportar en el cuadro de clasificación de la organización y ser compatible con él. Garantizar que se utilice un cuadro de clasificación que corresponda a la organización física y en el que los expedientes y documentos se puedan representar dispuestos en una jerarquía con un mínimo de tres niveles. Permitir que en el momento de la configuración se definan mecanismos de descripción que permitan la indización de la documentación.

12 Permitir a los administradores añadir nuevas series, subseries, expedientes y/o documentos, cuando no existan almacenados en ese punto. Permitir la definición y el uso simultáneo de varios cuadros de clasificación. Esto puede ser necesario, por ejemplo, tras la fusión de dos organizaciones; o cuando la entidad ha sufrido una reestructuración. Admitir un mecanismo de denominación de series, subseries, expedientes y/o documentos basado en términos incluidos en un vocabulario controlado y en relaciones extraídas de un tesauro que satisfaga la Norma ISO 2788 o la ISO Asimismo, es conveniente que permita la vinculación del listado de términos normalizado al cuadro de clasificación. GESTIÓN DOCUMENTAL Def. Tesauro m. Diccionario, catálogo, antología ordenada de datos: los documentalistas trabajan con tesauros.

13 Facilitar sin límite alguno al número de series, subseries, expedientes y/o documentos que se pueden definir. Permitir la opción de creación y mantenimiento automático de una lista o inventario de expedientes y documentos simples. Permitir a los administradores añadir (es decir, abrir) tipologías documentales electrónicas en cualquier expediente que no se haya cerrado. Grabar la fecha de apertura de cada nueva tipología e incluirla entre los metadatos de éste. Impedir que el usuario añada documentos electrónicos de archivo a un expediente cerrado.

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15 Elementos Para que una persona pueda enviar un correo a otra, ambas han de tener una dirección de correo electrónico. Esta dirección la tiene que dar un proveedor de correo, que son quienes ofrecen el servicio de envío y recepción. Es posible utilizar un programa específico de correo electrónico (cliente de correo electrónico o MUA, del inglés Mail User Agent) o una interfaz web, a la que se ingresa con un navegador web. Dirección de correo Una dirección de correo electrónico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. Cada dirección es única y pertenece siempre a la misma persona. Un ejemplo es [email protected], que se lee persona arroba servicio punto com. El (llamado arroba) siempre está en cada dirección de correo, y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba; en este caso, persona), y el dominio en el que está (lo de la derecha de la arroba; en este caso, servicio.com). La arroba también se puede leer "en", ya que [email protected] identifica al usuario persona que está en el servidor servicio.com (indica una relación de pertenencia).

16 Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene donde significa "pertenece a..."; en cambio, una dirección de página web no. Por ejemplo, mientras que puede ser una página web en donde hay información (como en un libro), [email protected] es la dirección de un correo: un buzón a donde se puede escribir. Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor que da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. Por otro lado, lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario, y es un identificador cualquiera, que puede tener letras, números, y algunos signos. Es aconsejable elegir en lo posible una dirección fácil de memorizar para así facilitar la transmisión correcta de ésta a quien desee escribir un correo al propietario, puesto que es necesario transmitirla de forma exacta, letra por letra. Un solo error hará que no lleguen los mensajes al destino. Es indiferente que las letras que integran la dirección estén escritas en mayúscula o minúscula. Por ejemplo, [email protected] es igual a [email protected].

17 Proveedor de correo Para poder enviar y recibir correo electrónico, generalmente hay que estar registrado en alguna empresa que ofrezca este servicio (gratuito o de pago). El registro permite tener una dirección de correo personal única y duradera, a la que se puede acceder mediante un nombre de usuario y una Contraseña. Hay varios tipos de proveedores de correo, que se diferencian sobre todo por la calidad del servicio que ofrecen. Básicamente, se pueden dividir en dos tipos: los correos gratuitos y los de pago. Gratuitos Los correos gratuitos son los más usados, aunque incluyen algo de publicidad: unos incrustada en cada mensaje, y otros en la interfaz que se usa para leer el correo. Muchos sólo permiten ver el correo desde una página web propia del proveedor, para asegurarse de que los usuarios reciben la publicidad que se encuentra ahí. En cambio, otros permiten también usar un programa de correo configurado para que se descargue el correo de forma automática.

18 Una desventaja de estos correos es que en cada dirección, la parte que hay a la derecha de muestra el nombre del proveedor; por ejemplo, el usuario gapa puede acabar teniendo [email protected]. Este tipo de direcciones desagradan a algunos (sobre todo, a empresas [1]) y por eso es común comprar un dominio propio, para dar un aspecto más profesional. De pago Los correos de pago normalmente ofrecen todos los servicios disponibles. Es el tipo de correo que un proveedor de Internet da cuando se contrata la conexión. También es muy común que una empresa registradora de dominios venda, junto con el dominio, varias cuentas de correo para usar junto con ese dominio (normalmente, más de 1). También se puede considerar de pago el método de comprar un nombre de dominio e instalar un ordenador servidor de correo con los programas apropiados (un MTA). No hay que pagar cuotas por el correo, pero sí por el dominio, y también los gastos que da mantener un ordenador encendido todo el día.

19 Correo web Casi todos los proveedores de correo dan el servicio de correo web (webmail): permiten enviar y recibir correos mediante un sitio web diseñado para ello, y por tanto usando sólo un navegador web. La alternativa es usar un programa de correo especializado. El correo web es cómodo para mucha gente, porque permite ver y almacenar los mensajes desde cualquier sitio (en un servidor remoto, accesible por el sitio web) en vez de en un ordenador personal concreto. Como desventaja, es difícil de ampliar con otras funcionalidades, porque el sitio ofrece un conjunto de servicios concretos y no podemos cambiarlos. Además, suele ser más lento que un programa de correo, ya que hay que estar continuamente conectado a páginas web y leer los correos de uno en uno.

20 Cliente de correo También están los clientes de correo electrónico, que son programas para gestionar los mensajes recibidos y poder escribir nuevos. Suelen incorporar muchas más funcionalidades que el correo web, ya que todo el control del correo pasa a estar en el ordenador del usuario. Por ejemplo, algunos incorporan potentes filtros anti-spam. Por el contrario, necesitan que el proveedor de correo ofrezca este servicio, ya que no todos permiten usar un programa especializado (algunos sólo dan correo web). En caso de que sí lo permita, el proveedor tiene que explicar detalladamente cómo hay que configurar el programa de correo. Esta información siempre está en su página web, ya que es imprescindible para poder hacer funcionar el programa, y es distinta en cada proveedor. Entre los datos necesarios están: tipo de conexión (POP o IMAP), dirección del servidor de correo, nombre de usuario y contraseña. Con estos datos, el programa ya es capaz de obtener y descargar nuestro correo. Algunos ejemplos de programas que realizan las funciones de cliente de correo electrónico son Mozilla Thunderbird, Outlook Express y Eudora (ver lista completa).

21 FIRMA DIGITAL

22 Captura Documental La captura documental es un proceso que involucra numerosos elementos. Los documentos deben inicialmente pasar por el proceso de preparación documental dadas las características físicas del documento las cuales son de importancia significativa en un proceso de captura. La creación de la imagen no sólo involucra la digitalización sino también el mejoramiento de la misma, optimizando el uso de los equipos y minimizando las re-digitalizaciones de los documentos fuente, obteniendo imágenes aceptables. GESTIÓN DOCUMENTAL

23 Los documentos digitalizados requieren índices para la recuperación, los cuales pueden ser creados de forma manual o automática. El control de calidad se debe aplicar sobre las imágenes y sobre dichos índices para asegurar legibilidad y recuperabilidad. Finalmente una vez las imágenes y sus índices son aceptables, éstas deben ser liberadas del proceso de captura y pasar al proceso de almacenamiento. Antes de obtener la imagen de un documento, se debe determinar las características físicas del papel; se debe conocer el tamaño del papel, el grosor, y la calidad entre otros, para evitar desastres y costos por reprocesos.

24 Formatos de archivos Al captar una nueva imagen a través de nuestra cámara digital o bien a través cualquier otro dispositivo de entrada como el escáner, obtenemos una imagen digital en dígitos binarios, tal y como se ha explicado anteriormente. Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de archivo o formato. En este apartado explicaremos algunos de los formatos de archivos de imágenes que utilizan las cámaras digitales, así como los archivos que utilizan diferentes clases de software, programas informáticos.

25 Digitalización Documental Digitalizar es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador.

26 Tipos de Imágenes: Vectoriales Las imágenes digitales pueden ser mapa de bits o vectoriales. Las imágenes vectoriales son gráficos formados a base de curvas y líneas a través de elementos geométricos definidos como vectores. La gran ventaja de las imágenes vectoriales es que no sufren pérdida de resolución al producirse una ampliación de los mismos. Se utiliza mucho para trabajos de rotulación, rótulos, iconos, dibujos, logotipos de empresa etc. Esta clase de imagen tiene poco peso como archivo informático, medido en Kilobytes.

27 Escáner El Escáner es el equipo o el Hardware usado para transformar la imagen que se encuentra en papel en una imagen digital y ser enviada a un computador. Los escáneres se presentan en una variedad de tamaños y formas, el objetivo es poder entender los tipos de escáner (incluyendo conexiones físicas) así como las interfaces de Software, Drivers y la funcionalidad que provee cada interfaz.

28 El proceso de digitalización se realiza en las siguientes etapas: 1. El documento es cargado en el dispositivo, sea de forma manual o automática. 2. La luz de la lámpara del escáner incide en el documento reflejando diferentes intensidades según sea gris, negro o color. 3. Las diferentes intensidades se convierten en señales eléctricas a través de un sensor. 4. Las señales eléctricas son codificadas en bits. 5. La imagen es comprimida y temporalmente almacenada. 6. La imagen es desplegada a través del Software en una pantalla de computador para poder hacer control de calidad. 7. Los índices de la imagen son creados de forma manual o automática. 8. La imagen y sus respectivos índices son enviados al almacenamiento permanente.

29 Tal y como se puede observar en la imagen ampliada en un 200% respecto al de su tamaño original, no ha sufrido ninguna pérdida, ni en calidad ni en resolución. Este tipo de archivos lo utilizan programas de dibujo y de diseño tales como: El Adobe Ilustrator, Freehand, Corel Draw entre otros. Otra particularidad de esta clase de archivos es que solo pueden visualizarse a través del programa que los creó, sino se transforman en mapa de bits.

30 Mapa de bits Los archivos de las imágenes se guardan normalmente en forma de mapa de bits o mosaico de píxeles. Cada píxel guarda la información de color de la parte de imagen que ocupa. Este tipo de imágenes son las que crean los escáneres y las cámaras digitales. Esta clase de archivos ocupan mucha más memoria que las imágenes vectoriales.

31 100% 200% El principal inconveniente que presentan esta clase de archivos es el de la ampliación, cuando un archivo se amplia mucho, se distorsiona la imagen mostrándose el mosaico "los píxeles" y una degradación en los colores llegando al efecto pixelación (definido en el apartado de imagen digital), debido a la deformación de la fotografía.

32 Compresión de los archivos digitales Los formatos de archivos digitales almacenan la información codificando toda la imagen cada píxel de forma individual, esto ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB al PC) y no pierda ninguna clase de información. Las cámaras digitales suelen realizar una forma de compresión del archivo para reducir el tamaño del mismo, eliminan lo que carece de valor, pero una vez se visualiza de nuevo la imagen, el proceso de compresión se invierte. Existen diferentes clases de archivos digitales, unos sufren pérdida de calidad y otros no.

33 Las cámaras digitales utilizan un formato que mantiene el archivo de la imagen en su estado virgen, en el cual no realizan ninguna clase de compresión y el archivo se mantiene en su máxima calidad, igual que en el momento que se captó la imagen. Podemos citar el formato RAW y el TIFF Otros formatos sin pérdida de calidad: BMP,EPS, PSD, PDF

34 Formato de archivo Tiff TIFF, viene de Tagged Image File Format, es un formato que lo desarrollo Aldus, una Compañía propiedad actualmente de Adobe. Es un tipo de archivo estándar para guardar imágenes de alta calidad, ya que es compatible con los sistemas operativos Windows, Linux, Mac, etc. Se encuentra reconocido por muchos programas de retoque y edición gráfica, tales como Paint Shop Pro, Adobe, Quark, Corel etc. No obstante si tenemos alguna duda sobre como enviar un archivo para su impresión o edición, optaremos por el formato universal TIFF, para que se pueda abrir y editar sin problemas. Al almacenar un archivo en formato TIFF, este lo guarda con 48 bits de color incluyendo capas y canales alfa.

35 No obstante el formato TIFF empieza a no utilizarse en lo que respecta a algunas cámaras fotográficas profesionales, porque al procesar una foto con tanta información, resulta difícil de moverla, visualizarla etc., este proceso lo ralentiza muchísimo, además de que ocupa mucho espacio en la tarjeta de memoria de la cámara, por esto las cámaras incluyen el formato JPEG y el formato RAW para la calidad del archivo. En cambio utilizar el formato TIFF para escanear una imagen, es adecuado porque el archivo se manejará directamente al PC, y puede destinarse también para la impresión precisando para ello de la máxima resolución posible.

36 Formato Raw El formato RAW, sólo se encuentra disponible en cámaras digitales sofisticadas, indicadas para fotógrafos profesionales. Este formato ofrece la máxima calidad ya que contiene los píxeles en bruto tal y como se han adquirido. Normalmente el funcionamiento del los otros formatos que utilizan las cámaras digitales (Tiff y JPEG) participa el sensor para transmitir la señal eléctrica y convertir los datos de analógicos a digitales, pero en cambio los píxeles que capta el procesador de la cámara en el caso del RAW, los píxeles no se procesan ni transforman, se mantiene brutos tal cual. A este proceso se le llama también negativo digital.

37 Los datos del archivo RAW, no han sufrido ninguna clase de compresión, lo que hace que este archivo mantenga el máximo detalle de la imagen. Estos archivos son de tipo ópticos para imágenes de especial importancia. Uno de los inconvenientes que presenta el formato RAW: El peso del archivo, ocupa mucho espacio y no podremos guardar la misma cantidad de imágenes en nuestra tarjeta en este formato. Este archivo RAW, no se puede imprimir ni visualizar directamente, precisa del tratamiento informático y realizar conversión que se pueda utilizar. La gran ventaja es que los datos del formato RAW son puros del sensor de la cámara. Uno de los programas que trata los archivos RAW, es el camera Raw de Adobe.

38 Formato de archivo BMP Esta clase de formato lo utiliza el sistema de Windows y el Ms-Dos, para guardar sus imágenes. Este sistema de archivo puede guardar imágenes de 24 bits (millones de colores), 8 bits (256 colores) y menos. A esta clase de archivos puede seleccionarse una compresión RLE (Run Length Encoding) sin pérdida de calidad.

39 El uso más común de este formato, es generar imágenes de poco peso y no se aconseja utilizarlo en imágenes recién captadas, sino en imágenes una vez reducidas a los 24 bits. Se utiliza mucho para crear fondos para el escritorio de Windows.

40 Eps Encapsulated Postscript Este archivo lo ha desarrollado la compañía Adobe y se pueden guardar en este formato, tanto mapa de bits como imágenes vectoriales. Es muy utilizado en la impresión profesional y en otras aplicaciones llegando hasta la impresora de tipo Postcript. EPS es adecuado para realizar intercambio de archivos entre programas de maquetación, tales como page Maker o quarkxpress incluyendo los de dibujo vectorial (Freehand o corel). Es junto con el formato TIFF, uno de los estándares en el mundillo de la autoedición. Aunque fue creado por Adobe, una vez se abre el archivo con Photoshop los datos de la imagen y los gráficos vectoriales que pueda contener el encapsulado se rasterizan, es decir se convierten a píxeles.

41 Si se quiere imprimir un archivo EPS directamente, debemos utilizar una impresora compatible con PostScript. Estos archivos a su vez son más lentos en procesarlos que los TIFF, pero en los programas de maquetación la visualización se procesa más rápida. Los datos guardados se encuentran dentro de una cápsula, encapsulados, por lo que si se quieren modificar, se deben tratar con el programa que los creó.

42 Psd, formato de archivo de photoshop GESTIÓN DOCUMENTAL El PSD es un formato nativo de photoshop y permite guardar todas las presentaciones, retoques, nuevas creaciones realizadas con este programa. Guarda los archivos con 48 bits de color y permite almacenar todas las capas, canales etc. que exista en el archivo de imagen. PSD casi no tiene compatibilidad con otros programas, por lo que se recomienda tener dos archivos: uno en el propio formato nativo (.PSD), y otro en algún formato compatible con otros programas, como JPGE o TIFF.

43 En algunos casos puede ser que tengamos alguna versión antigua de photoshop y que queramos abrir una imagen guardada en PSD, y que esta no sea compatible con otras versiones, con lo que se aconseja activar las siguientes opciones: * Para Windows, abrimos Photoshop> seleccionamos> Edición>Preferencias>Manejo de archivos. * Luego marcamos la casilla de verificación compatibilidad para los archivos de Photoshop. De este modo serán compatibles los archivos con distintas versiones del programa.

44 PDF, portable document format. Este formato lo creó Adobe para poder intercambiar archivos entre diferentes sistemas operativos. Por ejemplo: un archivo o documento creado con algún programa de Windows, puede verse en la plataforma Linux o Mac, con sólo tener el visualizador de PDF, (Acrobat Reader,) disponible gratuitamente en Adobe y muchos otros sitios. Este formato guarda con toda precisión el diseño del archivo incluyendo sus fuentes, imágenes y demás gráficos.

45 .PDF, se utiliza cada vez más y es considerado otro formato de los estándares junto con EPS y TIFF. Se encuentra muy extendido entre la red, en la que encontramos numerosos archivos con este formato.

46 JPEG y la fotografía digital Este formato lo creó The Joint Photographers Experts Group. Es uno de los formatos más conocidos para la compresión de fotografías digitales. Es uno de los pocos formatos que se soporta en Internet (Web) Todas las cámaras digitales y escáneres almacenan las imágenes en formato JPEG, no obstante y dado que la compresión de este formato afecta a la calidad de imagen, se puede escoger diferentes niveles de compresión: A más baja compresión mayor calidad. A más alta compresión menor calidad. Cuando se opta por una compresión alta, es para crear archivos que ocupen poco espacio para la Web o enviarlas por correo electrónico. JPEG es el único formato de archivo, que puede llegar a comprimir una imagen hasta sólo un 10% de su tamaño original, sin que el ojo humano pueda percibir diferencias, antes y después del proceso de compresión. JPEG soporta 24 bits.

47 Normas a seguir antes de editar un JPEG Antes de editar una imagen en JPEG, conviene que tengamos en cuenta los siguientes puntos, para no perder calidad en el archivo: * No guardar imágenes en formato JPEG si se van a modificar. * Cada vez que abramos un archivo o lo editemos, la imagen sufre una compresión y pérdida de calidad. * Antes de editar una imagen en JPG, la guardaremos inicialmente una copia en formato BMP o TIFF con la máxima profundidad de color.

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49 Formato de archivo GIF.GIF, es un formato de archivo bastante antiguo. Lo desarrolló Compuserve para su propia red comercial. Este tipo de archivo se creó con la finalidad de obtener archivos de tamaño muy pequeños. GIF es muy indicado para guardar imágenes no fotográficas tales como: logotipos, imágenes de colores planos, dibujos, etc. El formato GIF guarda imágenes de 8 bits, no 8 bits por cada color RGB, sino que indexa solo 256 colores cómo máximo. Para guardar una imagen en formato GIF utilizaremos la opción Guardar para la Web. Una gran ventaja de este formato, es que podemos realizar transparencias en la paleta de colores, haciendo que ese color quede invisible. Este formato permite crear animaciones a través de fotogramas secuenciales.

50 PRESIONANDO ESCAPE

51 Formato PNG Considerado un formato para sustituir al famoso.gif, debido a que el PNG utiliza sistemas de compresión estándares gratuitos, como el método ZIP, y permite al mismo tiempo mayor profundidad de color en las imágenes, llegando hasta los 24 bits de profundidad de color, mientras que el formato GIF solo recoge 8 Bits. Su utilizamos PNG, para comprimir imágenes de 24 bits podremos realizar una interesante compresión sin pérdida alguna de calidad.

52 Este formato también posee la característica de reconocer los navegadores, pero en el caso del Internet Explorer, opera a partir de la versión 5.0. Lo único que debemos tener en cuenta es que si utilizamos este formato para la red, los usuarios que posean versiones anteriores del Internet Explorer, no podrán visualizarlas La única diferencia que estriba entre GIF a PNG, es que en PNG, no permite archivos animados

53 Que formato utilizar Después de realizar una breve definición de los diferentes formatos de archivo para imágenes digitales (mapa de bits y vectoriales), es importante tener un pequeño apunte o recordatorio del formato más adecuado para un archivo. Utilizaremos un formato u otro, dependiendo si el archivo está destinado para la impresión o bien para internet o para guardarlo en el disco duro de nuestro ordenador, etc.

54 Especificaciones Técnicas de un escáner 1. Velocidad: Se mide en PPMs (páginas por minuto). Es un factor que depende del tamaño del papel y de su orientación (horizontal o vertical). 2. Ciclo útil: Se mide en páginas diarias. Representa el total de número de páginas que un escáner puede producir. Adicionalmente es una medida de garantía de los equipos. Esta medida toma en consideración tiempos muertos por mantenimiento, configuraciones, etc. 3. Resolución: Se mide en DPIs (Dot Per Inch o puntos por pulgada). A mayor resolución mejor calidad de imagen y menor velocidad.

55 Especificaciones Técnicas de un escáner 4. Tipo de imagen: Puede ser bitonal, escala de grises o color. 5. Tamaño de la página: Ofrece las medidas de los tamaños máximos y mínimos de papel que puede pasar por el escáner. Puede estar dado en centímetros o en pulgadas. 6. Rendimiento promedio: Permite determinar el rendimiento real del desempeño del escáner considerando problemas como imágenes pobres, con ángulos de inclinación, saltos, etc.

56 Especificaciones Técnicas de un escáner 7. Rendimiento real: Corresponde a un porcentaje de la velocidad teórica del escáner. El valor de este porcentaje depende de la resolución de captura de la imagen y la cantidad de información que se deba procesar, ya que a mayor resolución, mayor cantidad de información, tamaños de archivos digitales mayores y por lo tanto menor velocidad. 8. Formato de archivo: Tipo de archivo en el cual quedará la imagen en el computador. 9. Alimentador: Especifica cómo es el sistema de alimentación del equipo. ADF ó cama plana.

57 Selección del Escáner Los siguientes puntos deben ser tenidos en cuenta a la hora de seleccionar un escáner: 1. Volumen diario: Es el volumen actual de documentos que se deben digitalizar en un ciclo de trabajo, esta cantidad puede estar dada en volumen semanal, mensual o anual. 2. Condición de los documentos: Se debe considerar si los documentos están impresos por ambos lados, contienen grapas, están en carpetas, son formularios, tienen color, condición del papel y cómo se van ha indexar. 3. Digitalización de archivo inactivo: Se deben considerar la cantidad de documentos para convertir pertenecientes al archivo inactivo y sumarlo al volumen diario para poder determinar cuál debe ser el desempeño del escáner. 4. Mano de obra: Sin la mano de obra que mantenga el o los equipos operativos trabajando a su óptimo desempeño, el rendimiento promedio se verá afectado

58 Resolución Resolución (DPI) Fax Estándar 100 DPI (98 x 204) Fax Fino 200 DPI (196 x 204) Fax Super fino 400 DPI (392 x 204) Scan Print DPI DPI

59 Resumen formatos a utilizar para la web y para impresión

60 EJERCICIO EN CLASE OBJETIVOS Aplicar los conocimientos adquiridos DESARROLLO 1. Buscar en Google el software Primopdf 2. Descargar la solución e instalar en su computador. 3. Cree un archivo Word y genere texto hasta que pese 150 Kbytes 4. Guarde el archivo 5. Por la opción imprimir convierta el archivo en un documento PDF 6. Compare entre el archivo creado y el archivo original 7. Haga el mismo ejercicio con un archivo más grande TIEMPO 30 Minutos para alistamiento

61 EJERCICIO EN CLASE OBJETIVOS Aplicar los conocimientos adquiridos DESARROLLO 1. Por medio de la herramienta Paint Brush cree un documento gráfico que pese 250 Kbytes 2. Guarde el archivo 3. Seleccione la región que desee transportar a otro formato y proceda a escoger copiar 4. Abra Power Point por la opción pegado especial 5. Copie en archivos diferentes la misma gráfica 6. Proceda a comparar 7. Convierta cada archivo en PDF TIEMPO 30 Minutos para alistamiento

62 EJERCICIO EN CLASE OBJETIVOS Aplicar los conocimientos adquiridos DESARROLLO 1. Por medio del escaner proceda a digitalizar un documento 2. Una vez se tenga conexión con el PC 3. Proceda a escoger cada formato visto en clase 4. Guarde cada documento 5. Compare y saque sus propias conclusiones TIEMPO 30 Minutos para alistamiento