SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO ga& de le posco. CIRCULAR No Superintendente Delegada para el Notariado

Transcripción

1 O N'INJUSTICIA SHIII ta SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO ga& de le posco TODOS POR UN NUEVO PAIS F'Af Q UlD40 E LJUCAUGN CIRCULAR No PARA: Notarios del País DE: Superintendente Delegada para el Notariado Tía 2017 ASUNTO: Circular No. 080 de 5 de julio de 2017, expedida por la Dirección Nacional del Registro Civil. PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION DEL REGISTRO CIVIL QUE SE ENCUENTREN SIN LA FIRMA DEL FUNCIONARIO COMPETENTE. Señores Notarios Con el fin de socializar la Circular No. 080 de 5 de julio de 2017, por la cual la Dirección Nacional del Registro Civil, reitera el procedimiento para la inscripción del Registro Civil que a la fecha se encuentre sin la firma del funcionario competente, esta Delegada pone en conocimiento de los diferentes despachos notariales, la misma mediante documento anexo. Cordialmente, SERGIO ANDRES AGON MARTINEZ Superintendente Delegado para el Notariado-& Proyecto: xiomaravic-profesional Especializadar c Reviso: Angélica Castro. Asesora despacho.k. Anexo: Circular No. 080 del 5 de julio de 2017 de la Dirección Nacional del Registro Civil. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No Int. 201 PBX (1) Bogotá D.C. - Colombia

2 9,v DNRC- 178 Bogotá D.C. abril 3 de 2017 REGISTRADURÍA OFICINAS CENTRALES - CAN Ct. t CO RRRRR ONDENCIA INVIADA 0 10.f.ITRMIRI ,knortu I 1.14couni REMITE 7 201SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOT ala MARÍA EMMA OROZCO Superintendente Delegada para el Notariado y Registro Calle 26 No INT 201 Bogotá D.C. ASUNTO: Circular No 080 del 5 de julio de Respetada doctora: En cumplimiento del artículo 40. del Decreto 1010 de 2000, por medio del cual se determinó la competencia de la y se estableció entre otras funciones, referidas a los numerales segundo, tercero, sexto, séptimo, octavo, decimosexto, decimoséptimo y decimoctavo; y teniendo en cuenta que el Registro Civil, es el documento probatorio por excelencia de la situación jurídica de una persona, dado que tiene plena validez y surte efectos jurídicos de ahí que, el tema del Registro Civil merezca particular atención y que la Registraduria Nacional tenga como compromiso permanente, generar condiciones para garantizar el derecho a la identidad y al reconocimiento de la personalidad jurídica. Es por ello que esta Dirección remite la Circular No 080 de 2017, por medio del cual se dan instrucciones referente a la suscripción (firma o rúbrica) de inscripciones del registro civil. Encarecemos a todos los destinatarios de la presente Circular el apego a las instrucciones aquí consignadas, con la seguridad que la Registraduría Nacional del Estado Civil velará por su cumplimiento estricto. Anexos: Copia de la Circular No 080 de 2017 en cuatro (4) folios. Cordialmente, Fecha 19/07/ Fol Anexos 4 II 11 SNR20 7ERO 20 8 Origen REG'STRADURIA NAC ONA DEL ESTADO Y REGISTRO Destino SDN / SUPERINTENDECIA DELEGADA PAR Asunto CIRCULAR NO 5 CARLOS ALBERT MONSALVE NJE Director Nacional d Registro Civil DIRECCIÓN NACIONAL DE REGISTRO CIVIL Av. Calle 26 N 51 50, código postal , PBX: (571) / Ext: zuwarnaucsesny..ce..-..s"arviistienatra PLItiffilr."-ICUISErtrItT.W,1 "Colombia es Democracia, Registraduría su Garantía"

3 REGISTRADURÍA CIRCULAR No.O 8 DE: DIRECTOR NACIONAL DE REGISTRO CIVIL PARA: DELEGADOS DEPARTAMENTALES, REGISTRADORES DISTRITALES, ESPECIALES, AUXILIARES, MUNICIPALES, NOTARIOS, CONSULES, INSPECTORES DE POLICIA, CORREGIDORES, UDAPV Y DEMAS FUNCIONARIOS AUTORIZADOS PARA LLEVAR LA FUNCION DE REGISTRO CIVIL. ASUNTO: SUSCRIPCIÓN DE INSCRIPCIONES DEL REGISTRO CIVIL FECHA: D 5 JUL El Decreto 1010 de junio 6 de 2000 establece, entre otras, la organización interna de la Registraduria Nacional del Estado Civil y en su artículo 40 fija las funciones y confiere las facultades propias de su cargo al Director Nacional de Registro Civil, en aras de atender efectivamente las necesidades de Registro Civil de los colombianos. En tal sentido y en cumplimiento del Plan de Mejoramiento Institucional, donde se evidenció el Hallazgo No. 8 (2015), se resuelve elaborar una directriz para los funcionarios registrales, respecto a la revisión de los registros civiles que a la fecha no están suscritos por funcionario competente, lo que impide la expedición de esas copias del protocolo de registro civil. Cabe resaltar, que ", la, ha enfatizado sobre la aplicación del actual Estatuto del Registro Civil de las Personas (Decreto Ley 1260 de 1970) en cuanto a la autorización de las inscripciones mediante la Circular No. 086 del 3 de junio de 2016 "Directrices para la inscripción de registros civiles de nacimiento cuya declaración y/o testimonios generen duda al funcionario registral acerca de la veracidad de los datos proporcionados" y la Circular No. 059 del 4 de mayo de 2017 "Por medio de la cual se imparten instrucciones respecto ala remisión de las primeras copias de registro civil de nacimiento, matrimonio y defunción. En virtud de lo anterior, se hace necesario realizar una revisión por cada uno de los funcionarios encargados del registro del estado civil, de las inscripciones que a la Teléfono' Extensiones Fax: "Colombia es democracia, Registraduria su garantía" Jr/Int nten-la:111= wi

4 osó REGISTRADURÍA O 5 JUL NACIONAL DEL ESEADO CIVIL fecha se encuentran sin la firma del funcionario competente, para lo cual se debe tener en cuenta lo siguiente: PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO CIVIL Para la diligencia de inscripción de un hecho o de un acto, se deben agotar las etapas del artículo 28 y 29 del mencionado Decreto Ley 1260 de 1970, a saber: La recepción consiste en que el servidor encargado de la función de registro recibe la declaración de los interesados (declarantes y/o testigos) y los documentos soporte para la inscripción. Durante la recepción se hace la extensión, que es la transcripción de la declaración al formato de registro civil. Surtida la extensión, se realiza el otorgamiento, el cual es la aceptación expresa del declarante y/o testigos sobre la transcripción de lo recepcionado. Una vez realizado el otorgamiento, se procede a la autorización (art. 39), la cual nace mediante la suscripción (firma o rúbrica) del funcionario encargado de llevar el registro, que da fé sobre el cumplimiento de los requisitos legales (art. 21) y la veracidad de la declaración recepcionada (art. 32). Finalmente, cuando se entrega la segunda copia de la inscripción a los interesados, se cumple con la constancia (art. 43). Es así como, la suscripción (firma o rúbrica) por parte del funcionario registral en el registro es de carácter obligatoria, sin el cual no nace a la vida jurídica. II. INEXISTENCIA DE UN REGISTRO CIVIL Cuando se surten las mencionadas etapas y un registro civil carece de la firma del funcionario competente, este es inexistente y como consecuencia nunca nace a la vida jurídica y no genera efectos jurídicos. El Decreto Ley 1260 de 1970 Estatuto de Registro del Estado Civil, en su artículo 42, dispone: 1 11M 1111a Teléfono: Extensiones Fax: "Colombia es democracia, Registraduría su garantía" 2 110,1 ZeIL-74.04~

5 a REGISTRADURÍA 0 5 JUL. 20/7 "ARTICULO 42. <INEXISTENCIA DEL REGISTRO>. <Artículo modificado por el artículo 80. del Decreto 2158 de El nuevo texto es el siguiente:> La inscripción que no haya sido autorizada por el funcionario no adquiere la calidad de registro y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del funcionario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifiquen la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, previa comprobación sumaria de los hechos, disponer que la inscripción sea suscrita por quien se halle ejerciendo el cargo. Si la firma faltare en el ejemplar que se conserva en el Servicio Nacional de Inscripción, éste podrá ser suscrito por el jefe de dicha dependencia, previa autorización de la Superintendencia de Notariado y Registro." Pese a lo anterior, si en dicha inscripción solo faltare la firma del funcionario encargado del registro del estado civil y además, que la causa de tal falta sea diferente a aquellas que justifican la negativa de la autorización, se podrá solicitar a la, que autorice a quien se encuentra ejerciendo esa función para que lo autorice (firme), siempre que aquel certifique que el registro civil cumple con los requisitos; actuación que se conoce como autorización de suscripción. III. PROCEDIMIENTO PARA LA SUSCRIPCION DE UN REGISTRO CIVIL. De conformidad con el citado articulo, procede autorizar al funcionario responsable de la oficina de registro para que firme bajo su responsabilidad dicha inscripción, bajo el siguiente procedimiento: 1. Certificación de Cumplimiento de Requisitos El funcionario registral debe certificar que el registro objeto de la autorización de suscripción, cumple con todos los requisitos legales, es decir, que se han agotado todas las etapas del procedimiento para su expedición y/o que, no se encuentra inmerso dentro de alguna de las causales de nulidad del Artículo 104 del Decreto Ley 1260 de 1970, para el caso de los registros civiles expedidos bajo la vigencia de esta norma. 2. Solicitud de Autorización a la Una vez se verifique el cumplimiento de requisitos del inciso anterior y se tenga la certificación, se debe allegar junto con la solicitud de suscripción, a la Oficina Jurídica de Registro Civil de la. Teléfono: Extensiones Fax: "Colombia es democracia, Registraduria su garantía"

6 .41 ORO 3. El Acto Administrativo REGISTRADURÍA 5 JUL El funcionario de registro competente, debe dejar constancia en la casilla de notas de la inscripción que se autoriza suscribir con el número y la fecha de la Resolución correspondiente. NOTA: Si se evidencia que un registro civil, no cumple con requisitos, se deberá solicitar la invalidación en la base de datos, ante la Oficina del Servicio Nacional de Inscripción. Cordialmente, CARLOS ALBERTO M NSALVE MON Director Nacional de Re istro Civil Revisó BARBARA CAMPOS BERNAL Coordinadora (E) Grupo Ju idi o de Registro Civil MARIA VICTORIA TAFUR Coordinadora Grupo Validación y Producción de Registro Civil Proyectó: DOLLY YURANY GOMEZ RODRIGU atkp., Grupo Jurídico de Registro Civil Teléfono: Extensiones Fax: "Colombia es democracia, Registraduria su garantía"