Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014, Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Transcripción

1 Decreto 2723 del 29 de diciembre de 2014, Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro. ARTÍCULO 24. FUNCIONES DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA NOTARIADO. Son funciones de la Superintendencia Delegada para Notariado, las siguientes: 1 ( ) 17. Estudiar y adoptar las medidas e instrucciones a que haya lugar, en relación con los informes que presenten los entes de control, entidades estatales y organismos privados con relación al servicio notarial.

2 OBLIGACIONES DEL NOTARIO CON LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS En la labor de Orientación, Inspección, Vigilancia y Control de la Gestión Notarial, la Superintendencia Delegada para el Notariado viene socializando de forma permanente a través de los correos institucionales de las Notarías todas las Circulares que nos remite la Dirección Nacional del Registro Civil. Por lo anterior, es importante que al interior de la Notaría se realice una capacitación con los empleados que se les ha asignado esta función. Por ser un tema tan complejo y en consideración que en la mayoría de los casos, los que ejercen la función no tienen los conocimientos requeridos, es necesario realizar un estricto control de legalidad al momento de autorizar los registros de nacimiento, matrimonio y defunción y sus documentos antecedentes éstos últimos deben ser empastados y/o digitalizados por ser el soporte para su autorización.

3 OBLIGACIONES DEL NOTARIO CON LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS

4 OBLIGACIONES DEL NOTARIO CON LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS

5 INFORMES QUE DEBEN PRESENTAR LOS NOTARIOS. 10% por Expedición de Copias y Certificados de Registro Civil. Cada Notario que se encuentre debidamente autorizado por el Registrador Nacional del Estado Civil para ejercer la función, deberá consignar y remitir el informe mensual en el formato establecido adjuntando en el área determinada la imagen de la consignación dentro de los (5) primeros días hábiles del mes el 10% del valor percibido durante el mes inmediatamente anterior. Circulares SDN Nos. 670 de febrero 21 y 3388 de julio 21 de Por que medio? Por el correo institucional de la Notaría (Superintendencia y/o el de la UCNC. A que correo envía el informe el notario? recaudos.notaria@registraduria.gov.co.

6 . INFORMES QUE DEBEN PRESENTAR LOS NOTARIOS.

7 OBLIGACIONES DEL NOTARIO EN RELACION CON LA FUNCION NOTARIAL.. Reporte Defunciones en Ambiente WEB- Circular SND 3000 junio 23 de 2017 La Registraduria Nacional esta enviando un informe a la Superintendencia Delegada para el Notariado, cuando se genera un reporte de no grabación por parte de los notarios, la citada Entidad realiza las grabaciones por cuanto no se pueden dejar registros de defunción sin incorporar al sistema (teniendo en cuenta que es la fuente de información referente para pago de pensiones y aportes en salud, razón por la cual NO deben ser grabados nuevamente,después del informe que se socializa por medio de circular. El control del Notario es verificar que el cargue de los registros sea realizado diariamente, por cuanto la obligatoriedad en el reporte consiste en hacerlo en tiempo real, de ser posible el mismo día en que se inscribe el registro.

8 REPORTE DE DEFUNCIONES. Recuerde que debe ingresar a la plataforma a través de: Nuevo link: Coordinador Soporte Técnico para el Registro y la Identificación Ingeniero: Juan Andrés González Jagonzalez@registraduria.gov.co teléfono extensión En cumplimiento de la Resolución 4173 de 2016 expedida por el señor Registrador Nacional del Estado Civil y de acuerdo a las políticas de seguridad de la Registraduría, numeral 5: "Gestión de contraseñas de usuario", la Registraduría informó a los correos institucionales de las Notarias recuerden que a partir del día LUNES 23 DE OCTUBRE fueron cambiadas todas las contraseñas del aplicativo web de defunciones. Comunicada por la SDN- Circular No.4701 del 20/10/2017

9 ENVIO DE ACTAS COMPLEMENTARIAS.. 1- Diligenciamiento y Envío de las Actas Complementarias requerimiento enviado por el ICBF. ( dos informes). Circular SDN del 26 de abril de abril Las copias de las Actas Complementarias diligenciadas deben remitirse únicamente al Defensor de Familia del Centro Zonal ICBF o a la Comisaría de Familia que le corresponda, de acuerdo con la competencia territorial subsidiaria(ley 1098 de 2006, artículos 96, 97 y 98; Decreto Ley 1260 de 1970, artículo 59),con el fin de promover el restablecimiento del derecho de los niños, niñas y adolescentes a la identidad en su elemento filiación y los que de ello se deriven y en lo posible con la información que permita al funcionario iniciar el proceso de filiación..

10 REPORTE ESTADISTICO DE ACTAS COMPLEMENTARIAS POR LA PAGINA DEL. ICBF 2- Cargue al Sistema de Información de Actas Complementarias. Reporte del informe mensual de niños, niñas y adolescentes, no reconocidos y reconocidos al Sistema de Información de Actas Complementarias del ICBF. Por que medio? Se accede a través del siguiente link s/ o ingresar a la página del ICBF - opción -ttie:servicios a la Ciudadanía Tramites y Servicios-Aplicaciones para Operadores - Actas Complementarias. Video tutorial e instructivo, Informe se ingresa los primeros(10) días de cada mes. No se reciben informes en físico Envío de la contraseña por el correo institucional de la Notaria. Cambiar cada 30 días si NO el sistema lo bloquea. Canal de comunicación: Carolina Muñoz: carolina.munoz@icbf.gov.co y María Elena Galvis: Maria.galvis@icbf.gov.co teléfono extensión

11 REPORTE MENSUAL DE PRODUCCION Circular /08/2009. Los Notarios deben enviar el Formato 2B correspondiente a las inscripciones, certificados y material utilizado de registros civiles, a la Registraduría del Municipio. Tratándose de los Notarios de Bogotá a la Registraduría Distrital dentro de los TRES(3) primeros días hábiles del mes. Los Registradores deben recibir los reportes de la Notaría, Inspecciones de Policía Corregimientos autorizados y remitirlos junto con el reporte de su producción, dentro de los CINCO (5) primeros días hábiles del mes a la Delegación Departamental para su consolidación y envío a la Dirección Nacional de Registro Civil, dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes. DEFUNCIONES DE EXTRANJEROS: MIGRACION COLOMBIA.

12 UNIDAD DE INFORMACION Y ANALISIS FINANCIERO UIAF. -NORMATIVIDAD: :Circular 1536 de sustituida por las Instrucciones Administrativas 17 de Octubre de 2016, 08 del 8 de abril de Sistema Nacional de Anti-lavado de Contra la Financiación del Terrorismo y la Proliferación de Armas de Destrucción Masiv Circular No Implementación del SIPLAFT. -Circular No. 200/2017. Envío "Guía para la Prevención del Riego de Lavado de A Financiación del Terrorismo en el Sector Notariado". (32 señales de alertas que son criterios orientadores. Cada Notario debe analizar las particularidades de cada negocio para el tema de los ROS. -Circular No del 25/04/ Precisiones para la Prevención y Control del La Activos y la Financiación del Terrorismo en el Sector Notarial. Circular 2118 del 11/05/2017. Seguimiento Cuestionario de Monitoreo.(SIPLAFT). Circular 2565 del 05/06/2017. Remisión Guía y Proceso para la implementació Resoluciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas en materia de Financ Terrorismo Financiación a la Proliferación de Armas de Destrucción Recomendaciones- GAFI 6 y 7. -Circular 2667 del 07/06/2017. Socialización Resolución Consejo de Seguridad Naciones Unidas ( a partir de esta circular se están enviando a los correos.de las not la pagina de UCNC.

13 Esta guía contiene señales de alertas y tipologías relacionadas con el sector notarial. (paginas 32-43).

14 ETAPAS DE IMPLEMENTACION DEL SIPLAFT EN EL SECTOR NOTARIAL Hoy todas las Notarías del País deben contar con su Sistema Integral de Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo-SIPLAFT, el cual debe cumplir con las dos etapas: Prevención -y Control : Prevención (Guía- señales de alertas, identificación de riesgos ). Control (diseño y monitoreo). Políticas (claras y aplicables). Procedimientos dos etapas: situaciones que generen riesgo DDC, Países de mayores riesgos, verificación de listas vinculantes. Reportes ( RON y ROS). Capacitación Documentación (SIPLAFT, actas, constancias de capacitaciones, guías, instructivos). Mantenimiento de Registros (ROS son confidenciales) Órganos de Control:??? Apoyo Tecnológico:???

15 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SISTEMA INTEGRAL PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO SIPLAFT NOTARIA XXXX DEL CIRCULO DE XXXXXXX PROPOSITO: Es diseñar y poner en marcha prácticas de prevención, políticas, procedimientos, herramientas y controles permanentes, con el fin de reducir la posibilidad de que las Escrituras Públicas sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a actividades de lavado de activos o para financiar el terrorismo.

16 POLITICAS INTERNAS. Principal ejecutor (Notario (a) 1. Acta de Aprobación del SIPLAFT 2. Mayor compromiso (todos). 3. Acta de ajustes, modificación ( cambio de notarios por cambio normativo). 4. Comunicación de políticas. 5. Disponer recursos técnicos, humanos, procedimientos, para la implementación y sostenibilidad del SIPLAFT. 6. Designar Coordinador SIPLAFT, deber ser capacitado (en modalidad e- learning).uiaf. 7. Monitoreo a políticas 8. Controles para analizar reportes internos y externos. 9. Actas de ajuste al SIPLAFT de acuerdo a los nuevas recomendaciones del GAFI en el Se les va a enviar un modelo (principios de 2017).

17 POLITICAS INTERNAS. PROCESOS DE DEBIDA DILIGENCIA 1. Conocimiento de los usuarios 2. Conocimiento de personas expuestas políticamente (PEP's). 3. Conocimiento de trabajadores o empleados 4. Solicitar información mínima (personas jurídicas, naturales nacionales o extranjeras). 5. Consulta de listas Internacionales Vinculantes expedida por el Consejo de Seguridad ( página web del Ministerio de Relaciones Exteriores, UIAF. (Art.20 Ley 1121 de 2006). Circular No del 7 de junio de SDN también les enviara a las Notarias cada vez que se reciba del Ministerio de relaciones exteriores actualización de las listas. 6. Lista expedida por Gobiernos u otro tipo de autoridades nacionales o internacionales entre ellas lista Ofac o Clinton. 7. Países de mayores riesgos. 8. Establecer herramientas para identificar operaciones sospechosas ( guía, software, base de datos, medios de comunicación). Que generen señales de alertas ( tamaño de la Notaria, ubicación geográfica, actos notariales, tipo de usuario o cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado para controlar el riesgo de LA/FT.

18 EVALUACION DEL FONDO MONETARIO INTERNACIONAL AL PAIS SOBRE EL SISTEMA DE PREVENCION Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO. El Fondo Monetario, valoró el cumplimiento técnico de las 40 Recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), la efectividad del Sistema Antilavado y la Coordinación Interinstitucional para enfrentar el lavado de activos en el País. En esta evaluación estuvo presente el Sector Notarial. En estos momentos se está atendiendo los requerimientos de información adicionales que solicite el Fondo Monetario Internacional, de cara a completar y ajustar el informe final que será presentado en diciembre, ante el pleno de Gafilat. SDN, continuar reforzando la política de Prevención y Control de Lavado de Activos en el Sector Notarial, a través de acciones preventivas y correctivas en las Notarias del País, así como la sostenibilidad del SIPLAFT por parte de los Notarios. Supervisión enfocada en Riesgos con ocasión al proceso de escrituración. Notarios, identificación de factores de riesgos que se puedan presentar en su proceso de escrituración y adoptar una matriz para su monitoreo, control y prevención para que en lo posible no se vean afectados por el fenómeno de LA/FT. Documento de apoyo: guía para la prevención del riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo en el sector notarial (reporte de ROS).

19 REPOSITORIO DE PODERES. Normatividad: Instrucción Aditiva No. 10 de Circulares SNR: 799/2014, 728/2015, 1307/2015 y 1576 /2016 Notarios y Cónsules El inciso tercero del artículo 89 del Decreto Ley 019 de 2012, prevé la implementación de un repositorio de poderes para realizar actos de disposición, gravamen o limitación al dominio de inmuebles en la Ventanilla Única de Registro VUR, con el fin de facilitar a los notarios destinatarios su consulta, la confrontación con la copia física que tengan en su poder y la verificación de los mismos. Es por ello que la Superintendencia de Notariado y Registro, implementó una herramienta tecnológica a través de la Ventanilla Única de Registro VUR, la cual permitirá a los notarios y cónsules cargar la información de los poderes, consultarlos y generar alertas y observaciones a los registros de los poderes para ser conocidas por los destinatarios. Canal de comunicación: Gina Marcela Rojas.gina.rojas@supernotariado.gov.co

20 ENTREGA NOTARIA-INVENTARIO PROTOCOLO NOTARIAL.

21 ENTREGA NOTARIA-INVENTARIO PROTOCOLO NOTARIAL

22 PROTOCOLO NOTARIAL-PROCESO DE ENTREGA DE NOTARIA Inventario del Protocolo: Relacionar tomo por tomo desde la la primera escritura autorizada en la notaría. Notas de Clausura y Foliaturas y empastados. Art. 107 y 108 del Decreto 960 de 1970 AÑO TOMO ESC.INICIAL ESC.FINAl NOTAS CLAUSURA FOLIOS? Nota::Forma correcta de entregar el protocolo debidamente inventariado y empastado.

23 OBLIGACIONES DEL NOTARIO EN RELACION CON LA FUNCION NOTARIAL. Canales de comunicación extensión