MEMORIA DE GESTIÓN, 2004

Transcripción

1 1. DESCRIPCIÓN Y FUNCIONES DEL SERVICIO El Servicio de Patrimonio y Contratación es la unidad encargada de la gestión administrativa del patrimonio de la Universidad, de la contratación de sus bienes y del presupuesto de los Servicios Centrales. Sus principales funciones son: la gestión del patrimonio de la Universidad y de sus bienes, manteniendo permanentemente actualizada la información sobre su estado a través de los registros e inventarios correspondientes; la contratación de bienes, obras, servicios y suministros, y la gestión de las compras centralizadas, así como el apoyo a las diferentes unidades en la tramitación de los expedientes de contratación descentralizada; la tramitación de las concesiones administrativas de la Universidad y el seguimiento de sus condiciones de adjudicación; el control de las existencias del material almacenado, gestionando el uso y funcionamiento del almacén de la Universidad; y la tramitación administrativa de los proyectos de nuevas obras y de su equipamiento, de los proyectos de obras de conservación o modificación de bienes inmuebles así como de las obras menores. Se ocupa también de la preparación, ejecución y seguimiento del presupuesto de los servicios centrales, llevando el control de sus diferentes partidas de gastos y tramitando las programaciones económicas a su cargo. El Servicio de Patrimonio y Contratación dispone de dos áreas de trabajo: Patrimonio e inventario, y Contratación y Compras. 2. PROCESOS DE GESTIÓN E ES DE ACTIVIDAD En este apartado se detallan los procesos más importantes gestionados por la unidad y se les asocia indicadores de actividad que permiten conocer los principales resultados de las actividades desarrolladas Procesos de Gestión. PSPC/001_Puesta en marcha de contratos de servicios Objeto: Actividades necesarias para la puesta en marcha de un contrato de servicio según las bases establecidas PSPC/002_Control de contratos de servicios un contrato de servicio según las bases establecidas PSPC/003_Puesta en marcha de contratos de fotocopiadoras en régimen de alquiler Objeto: Actividades necesarias para la puesta en marcha de un contrato las fotocopiadoras en régimen de alquiler PSPC/004_Control de contratos de fotocopiadoras en régimen de alquiler un contrato las fotocopiadoras en régimen de alquiler PSPC/005_Puesta en marcha de contratos menores Objeto: Actividades necesarias para la puesta en marcha de un contrato menor según PSPC/006_Control de contratos menores un contrato menor según 1

2 PSPC/007_Puesta en marcha de sistemas de procedimiento negociado Objeto: Actividades necesarias para la puesta en marcha de un procedimiento negociado según PSPC/008_Control de sistemas de procedimiento negociado un procedimiento negociado según PSPC/009_Traslado de bienes muebles, almacenaje y organización de mudanzas Objeto: Actividades necesarias para el almacenaje y/o traslado de bienes muebles según la petición de las unidades PSPC/0010_Adquisiciones a través del servicio central de suministros Objeto: Actividades necesarias para la realización de pedidos al servicio central de suministros según la petición del usuarios PSPC/0011_Suministro de material de oficina con cargo a servicios centrales Objeto: Actividades necesarias para el suministro de un pedido de material de oficina según petición de la unidad PSPC/0012_Control de Stock de material de oficina Objeto: Actividades necesarias para el control del stock de material de oficina según PSPC/0013_Mantenimiento de inventario Objeto: Actividades necesarias para la actualización del inventario de los bienes inmuebles de la Universidad PSPC/0014_Reservas de viajes Objeto: Actividades necesarias para la habilitación del uso de un billete y reserva de viaje según la petición de la unidad PSPC/0015_Becas de control alimentario y residuos Objeto: Actividades necesarias para el pago de becas de control alimentario y gestión de residuos PSPC/0016_Facturas con cargo a capítulos 2 y 4 Objeto: Actividades necesarias para el pago de una factura con cargo a los capítulos 2 y 4 según la petición de la unidad PSPC/0017_Registro oficial de documentos patrimoniales Objeto: Actividades necesarias para el registro de la documentación concerniente a propiedades de la Universidad PSPC/0018_Publicaciones en prensa Objeto: Actividades necesarias para la publicación en prensa de un anuncio según la petición de la unidad PSPC/0019_Registro de convenios ULPGC Objeto: Actividades necesarias para el registro de los convenios ULPGC según las necesidades detectadas PSPC/0020_Actualización de convenios ULPGC 2

3 Objeto: Actividades necesarias para la actualización del registro de convenios según PSPC/0021_Arbitrios de cabildos Objeto: Actividades necesarias para el pago de arbitrios del cabildo según las necesidades detectadas 2.2. Indicadores de Actividad DE ACTIVIDAD InacSPC/001.1_ Nuevos contratos de servicios puestos en marcha InacSPC/002.1_ Contratos de servicios con InacSPC/003.1_ Nuevos contratos de fotocopiadoras puestos en marcha y/o vigor InacSPC/004.1_ Contratos de fotocopiadoras con InacSPC/005.1_ Nuevos contratos menores puestos en marcha InacSPC/006.1_ Contratos menores con InacSPC/007.1_ Nuevos contratos de procedimiento negociado puestos en marcha InacSPC/008.1_ Contratos de procedimiento con InacSPC/009.1_ Traslados de bienes InacSPC/0010.1_ Peticiones realizadas al servicio central de suministros InacSPC/0011.1_ Peticiones de suministros atendidas InacSPC/0012.1_ Inventario de stock InacSPC/0013.1_ Procesos de inventario InacSPC/0014.1_ Peticiones de billetes o reservas gestionadas InacSPC/0015.1_ Becas de control alimentario y gestión de residuos gestionadas InacSPC/0016.1_ Facturas con cargo a capítulo 2 o 4 tramitadas InacSPC/0017.1_ Registros notariales InacSPC/0018.1_ Anuncios en prensa publicados CÓDIGO DE PROCESO ASOCIADO PSPC/001 PSPC/002 PSPC/003 PSPC/004 PSPC/005 PSPC/006 PSPC/007 PSPC/008 PSPC/009 PSPC/0010 PSPC/0011 PSPC/0012 PSPC/0013 PSPC/0014 PSPC/0015 PSPC/0016 PSPC/0017 PSPC/0018 VALOR AÑO

4 DE ACTIVIDAD InacSPC/0019.1_ Nuevos convenios registrados InacSPC/0020.1_ Convenios con InacSPC/0021.1_ Arbitrios pagados CÓDIGO DE PROCESO ASOCIADO PSPC/0019 PSPC/0020 PSPC/0021 VALOR AÑO BALANCE AÑO ANTERIOR No hubo Memoria de Gestión en el año OBJETIVOS E ES DE GESTIÓN OBJETIVO 2: Revisar los procesos de gestión de las unidades al objeto de simplificar y estandarizar procedimientos. Análisis de las necesidades a contemplar en la aplicación informática para la gestión de espacios y recursos materiales, en conjunto el servicio de patrimonio y contratación, servicio de obras e instalaciones, servicio de informática y comunicaciones y administraciones de edificios Elaboración de un manual de procedimiento de contratación adaptado a las necesidades de las unidades descentralizadas Rediseño del proceso de programaciones de gastos con cargo al presupuesto de Servicios Centrales elaboración % de procesos de contratación incluidos en el manual 100% OBJETIVO 3: Mejorar la información y la comunicación con los usuarios y recoger sus demandas y expectativas Análisis, diseño, desarrollo e de un sistema para informar a través de la web de los procedimientos de contratación administrativa del servicio en curso 4

5 OBJETIVO 7: Potenciar la transmisión de conocimientos y la motivación entre los trabajadores de las unidades Celebración de reuniones periódicas programadas con los miembros de la unidad para valorar el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos Nº de reuniones celebradas 3 al año (1 de presentación, otra de seguimiento y otra de valoración final) OBJETIVO 8: Velar por el equilibrio financiero de la institución y por la gestión eficiente de sus recursos Análisis, diseño, desarrollo e de un procedimiento de control eficiente de los cobros, con especial énfasis en las concesiones administrativas, en conjunto el Servicio Económico Financiero y el Servicio de Patrimonio y Contratación del procedimiento OBJETIVO 11: Controlar la calidad de los servicios prestados por terceros Implantación de los sistemas de planificación y control de la ejecución del servicio de limpieza previstos en los contratos en vigor Análisis y diseño de un sistema de control de ejecución del servicio prestado por las cafeterías definición OBJETIVO 12: Velar por el estado y conservación del patrimonio de la ULPGC Inventario e inscripción en los registros correspondientes de la totalidad de bienes inmuebles de la ULPGC % de propiedades inventariadas y registradas 100% 5