ÍNDICE I. GESTIÓN INSTITUCIONAL 9

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4 ÍNDICE I. GESTIÓN INSTITUCIONAL 9 A. Función Jurídica 9 1. Cumplimiento de las Funciones Institucionales Descripción Toma de Razón Emisión de pronunciamientos jurídicos Jurisprudencia Relevante Comité Judicial 16 B. Función Auditoría Descripción Actividades de Control Externo Cobertura Auditorías realizadas Control técnico de obras Otras Actividades de Fiscalización o Acciones Derivadas de Ellas Investigaciones especiales Reparos presentados al juzgado de cuentas y denuncias Sumarios administrativos e investigaciones sumarias Seguimiento de Auditorías 28 C. Función Control del Personal de la Administración del Estado Descripción Documentos Afectos a Toma de Razón en Materias de Personal Ingreso de documentos de personal afectos a Toma de Razón Estado de documentos de personal afectos a Toma de Razón Tiempos promedio de tramitación de documentos de personal afectos a Toma de Razón Estado de documentos de personal afectos a Toma de Razón según materia Documentos de Personal no Municipal y Municipal Exentos de Toma de Razón Ingreso de documentos de personal no municipal exentos de Toma de Razón Estado de documentos de personal no municipal exentos de Toma de Razón Tiempos promedio de tramitación documentos de personal no municipal exentos de Toma de Razón Estado de documentos de personal no municipales exentos de Toma de Razón según materia Ingreso de documentos de personal municipal exentos de Toma de Razón Estado de documentos de personal municipal exentos de Toma de Razón Estado de documentos de personal municipal exentos de Toma de Razón por materia 37 5

5 3.8 Tiempos promedio de tramitación de documentos de personal municipal exentos de Toma de Razón Otros Documentos de Personal y Documentos a Registro Cauciones Cargos pecuniarios Registro de condenas e inhabilidades de la Ley N Declaraciones de patrimonio e intereses 42 D. Función Contabilidad General de la Nación Descripción Gestión de la Información Contable Cobertura Capacitación Actividades de capacitación 46 II. GESTIÓN INTERNA 48 A. Gestión Presupuestaria Estado de Situación Presupuestaria de la Institución 48 B. Gestión de Recursos Humanos Personal Dotación por vínculo jurídico Dotación por estamento Dotación por título profesional Variación promedio de edad Actividades de Capacitación Capacitación interna Funcionarios capacitados por estamento Distribución de funcionarios capacitados según condición profesional Áreas de capacitación Capacitación externa Funcionarios capacitados según entidad pública Actividades de capacitación Externa 59 C. Gestión de Activos Físicos Inversiones en Infraestructura Iniciativas de inversión en construcción de sedes regionales Iniciativas de inversión en mejoramiento de infraestructura, por tipo de inmueble Inversiones en Adquisiciones 63 6

6 III. GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL 65 A. Nivel Nacional Actividades de la Agenda del Contralor Regional Actividades de Difusión 66 B. Otras Materias de Gestión Interinstitucional Consultas de la Ciudadanía Atención a usuarios Acceso a la Información (Ley N ) 69 Anexo I. Sistradoc Sistema de Tramitación Documental 71 Anexo II. Sica Sistema Integrado para el Control de las Auditorías 72 Anexo III. Siaper Sistema de Información y Control de Personal de la Administración del Estado 74 Anexo IV. Definiciones 77 Anexo V. Glosario 78 1.Sistemas CGR 78 7

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8 I. GESTION INSTITUCIONAL A. Función Jurídica 1. Cumplimiento de las Funciones Institucionales 1.1 Descripción La función jurídica consiste en velar por el cumplimiento del ordenamiento jurídico por parte de la Administración del Estado, ya sea realizando un control previo de sus actos como también pronunciándose respecto a la interpretación y aplicación de normas. Esto tiene por objetivo proteger los derechos individuales de la población, promover la probidad administrativa, velar por el cumplimiento del principio de legalidad y resguardar el patrimonio público. El control que la Constitución Política de la República encarga a la Contraloría General es el elemento que garantiza que la Administración del Estado se ajustará al ordenamiento jurídico y cumplirá sus objetivos de manera eficiente. De este modo, es un instrumento que asegura la unidad y coherencia en la actuación de los órganos de la Administración del Estado y la aplicación constante y uniforme de las normas que integran el Estado de Derecho. 1.2 Toma de Razón La Toma de Razón es el control previo de constitucionalidad y legalidad de los actos de la Administración, consagrada en el artículo 99 de la Constitución Política y en el artículo 10 de la ley Nº Mediante este trámite, la Contraloría General examina si los actos administrativos y los decretos con fuerza de ley cumplen los requisitos de fondo y forma que a su respecto exige el ordenamiento jurídico. 9

9 En el caso de que el documento se ajuste a la normativa y jurisprudencia, la Contraloría General Toma Razón del mismo. Por el contrario, si el acto no se ajusta al ordenamiento jurídico, el Contralor General se encuentra obligado a representarlo, haciendo presente los defectos de constitucionalidad o legalidad que le afectan 1. En relación a lo anterior, durante 2010, la Contraloría Regional de Antofagasta analizó los siguientes documentos según tipo y estado de tramitación: Cuadro 1 Actos Administrativos Afectos a Toma de Razón en Materias que no Incluyen Personal en 2010 Estado del documento Decretos Resoluciones Total Representados Tomados Razón con alcance Tomados Razón Retirados por el emisor En trámite al Total Regional % 45,5 55,5 100 Fuente: Sistema de Tramitación de Documentos (SISTRADOC) 2. Del total de los actos administrativos ingresados a la Contraloría Regional de Antofagasta, afectos al trámite de toma de razón que no incluyen materias de personal, el 70,4% fue tomado razón o tomado razón con alcance. Sólo el 4,4% de los documentos ingresados en esta categoría quedó en estado pendiente, dato que denota eficacia en la gestión de este trámite. Además, durante el año 2010 los mayores ingresos de decretos corresponden a la Intendencia Regional de Antofagasta, mientras que en el caso de las resoluciones estas corresponden al Servicio de Vivienda y Urbanización de Antofagasta. 1 Ver definición de Representación en Anexo IV. 2 Ver descripción de SISTRADOC en Anexo I. 10

10 1.3 Emisión de pronunciamientos jurídicos Los dictámenes jurídicos son pronunciamientos de la Contraloría General, que se emiten de oficio o a solicitud de autoridades, órganos estatales o particulares, acerca de la correcta interpretación de las normas en materias de su competencia, los cuales conforman jurisprudencia, vale decir, se entienden como parte de la legislación vigente, por tanto se hacen obligatorios y comunes para todos los órganos administrativos sometidos a su fiscalización. Los pronunciamientos jurídicos fijan efectivamente jurisprudencia y las abstenciones se tratan de situaciones en las que la Contraloría General no puede intervenir ni pronunciarse, por no ser la materia consultada de su competencia. Cuadro 2 Pronunciamientos Jurídicos y Oficios de Abstención Emitidos en 2010 Pronunciamientos Jurídicos y Oficios de Abstención Emitidos en 2010 Total % Pronunciamientos Jurídicos ,9 Abstenciones 82 31,1 Total ,0 Fuente: SISTRADOC. Del total de los actos administrativos ingresados a la Contraloría Regional de Antofagasta, afectos al trámite de toma de razón que no incluyen materias de personal, el 70,4% fue tomado razón o tomado razón con alcance. Sólo el 4,4% de los documentos ingresados en esta categoría quedó en estado pendiente, dato que denota eficacia en la gestión de este trámite. Además, durante el año 2010 los mayores ingresos de decretos corresponden a la Intendencia Regional de Antofagasta, mientras que en el caso de las resoluciones estas corresponden al Servicio de Vivienda y Urbanización de Antofagasta. 11

11 Véase a continuación el origen de los pronunciamientos emitidos: Cuadro 3 Pronunciamientos Emitidos en 2010 por Tipo de Solicitante Tipo de solicitante Total % Congreso Nacional 1 0,5 Órganos de la función jurisdiccional (Poder Judicial, Ministerio Público, Defensoría Penal Pública, Consejo de Defensa del Estado y otros órganos vinculados a dicha función) Ministerios, servicios públicos, universidades y empresas públicas 3 1,7 9 5,0 Municipalidades (Alcaldes) 22 12,1 Particulares y funcionarios públicos ,5 Internos Contraloría General de la República 4 2,2 Total ,0 Fuente: SISTRADOC. Durante el año 2010 los solicitantes más recurrentes en la emisión de pronunciamientos que realizó la Contraloría Regional de Antofagasta, fueron los particulares y funcionarios públicos, lo que recalca la importante labor que realiza este Ente Fiscalizador ante la ciudadanía. 12

12 Con respecto a los pronunciamientos, éstos consideran las siguientes materias: Cuadro 4 Desglose por Materia, de los Pronunciamientos Jurídicos Emitidos Durante el año 2010 Materia Total % Acceso a la información 0 0,0 Facultades de la Contraloría General de la República 12 6,2 Materias de obras públicas, vivienda y urbanismo 8 4,2 Materias económicas y financieras en sector municipal 5 2,6 Materias económicas, financieras y tarifarias sector no municipal 0 0,0 Normativas presupuestarias y contables en sector municipal 0 0,0 Normativas presupuestarias y contables en sector no municipal 1 0,5 Organización, funciones y atribuciones en sector municipal 22 11,4 Organización, funciones y atribuciones en sector no municipal 10 5,2 Régimen de bienes y concesiones en sector municipal 1 0,5 Régimen estatutario y de remuneraciones 40 20,7 Régimen estatutario y de remuneraciones en municipios 57 29,5 Régimen estatutario y de seguridad social de Defensa Nacional 0 0,0 Régimen de bienes y concesiones sector no municipal 2 1,0 Seguridad social, excluido Defensa Nacional 3 1,6 Otras materias (*) 32 16,6 Total 193(**) 100,0 Fuente: SISTRADOC. (*) Un pronunciamiento puede contener más de una materia de las clasificadas en esta tabla. En este caso, cada materia se ha contabilizado como un pronunciamiento distinto cuando ha existido una clara diferenciación de cada una de ellas en el oficio. Asimismo, un dictamen puede atender más de una presentación o solicitud de pronunciamiento. (**) Esta cifra no coincide con la del cuadro anterior (182) dado que existen pronunciamientos que abarcan dos o más materias en respuesta a un mismo solicitante. Las materias más recurrentes de los pronunciamientos jurídicos emitidos por la Contraloría Regional de Antofagasta durante el año 2010 corresponden al ámbito municipal, especialmente, todas aquellas materias relacionadas con régimen estatutario y de remuneraciones en municipios de la región, lo que pone de manifiesto la importancia de la labor de la Contraloría Regional ante los funcionarios públicos municipales del país. 13

13 Con respecto a los oficios de Abstención, las causales fueron las siguientes: Cuadro 5 Desglose por causal de abstención de los oficios de abstención emitidos durante el año Causal de abstención Total % Materias de competencia de otras entidades 17 20,0 Naturaleza litigiosa o conocimiento de tribunales 13 15,3 No existe resolución denegatoria ni dilación 25 29,4 Por exención 1 1,2 Otras(*) 29 34,1 Total ,0 Fuente: SISTRADOC. (*) Comprende Abstenciones por alguno de los siguientes motivos: funcionario no cuenta con potestades, falta de antecedentes para resolución, falta de fundamentos, no se acompaña poder, falta de informe jurídico y/o antecedentes. Como se aprecia en el Cuadro 5, el 49,4% de las abstenciones emanadas de esta Contraloría Regional se explican debido a que la solicitud de pronunciamiento efectuada, versa sobre materias que escapan de las competencias de este órgano fiscalizador o bien porque no existe resolución denegatoria ni dilación. Este último punto procede cuando el recurrente no agotó todas las instancias formales de consulta ante el organismo respectivo previo a realizar su solicitud ante la Contraloría Regional. 3 Ver definición de Abstención en el Anexo IV 14

14 2. Jurisprudencia Relevante El Cuadro siguiente presenta un resumen de los dictámenes más importantes emitidos durante 2010 por la Contraloría Regional de Antofagasta. Cuadro 6 Pronunciamientos más Relevantes año 2010 N N Pronunciamiento ( ) 707 ( ) 353 ( ) Determinó la improcedencia de trasladar a un funcionario municipal, a la vez dirigente gremial, sin existir una reestructuración ni adecuación de las dependencias edilicias. Señala que fue ilegal el nombramiento del director del Complejo Educacional "Juan José Latorre", de Mejillones, por exigir condiciones no contempladas en el Estatuto Docente, entre otras objeciones. Dirigido a la División de Infraestructura y Regulación, que dio origen al dictamen N , de 2010, CGR, sobre la aclaración de bases administrativas tipo y anexo complementario, precisando cuando están afectas a toma de razón. 15

15 3. Comité Judicial Frente a la necesidad de establecer un mecanismo de coordinación y seguimiento que permita a la Contraloría General atender eficiente y oportunamente los requerimientos originados en acciones jurisdiccionales sometidas a conocimiento de los Tribunales de Justicia y del Tribunal Constitucional, se creó mediante resolución exenta N de junio de 2007 el Comité Judicial, cuya finalidad es asesorar al Contralor General en la preparación y determinación de los cauces procesales que corresponda adoptar para dar respuesta a tales requerimientos, como también a las denuncias a la justicia efectuadas por la Contraloría General. Las labores del Comité Judicial son apoyadas por la División de Coordinación e Información Jurídica, que tiene a su cargo la Secretaría del Comité, sin perjuicio de la labor operativa que le compete a las divisiones del nivel central y a las Contralorías Regionales. A continuación se presenta información que da cuenta del funcionamiento del Comité Judicial durante el año En el Cuadro 7 se presenta las solicitudes de informe atendidos por la Contraloría General de la República en el mismo año. Recursos interpuestos en contra de la Contraloría Regional Durante el año 2010 no hubo recursos de protección interpuestos en contra de la Contraloría Regional de Antofagasta Cuadro 7 Requerimientos Formulados a la Contraloría General, Respuestas Revisadas por el Comité Judicial Durante 2010 Denuncias ante la Justicia Petición CDE Petición Ministerio Público Petición Tribunales de Justicia Petición Tribunales Superiores Petición otros tribunales(*) Total (*) Considera al Tribunal Electoral, Tribunal Constitucional y a Tribunales Especiales. Fuente: ASTREA. El comité judicial es un órgano colegiado conformado por abogados provenientes de distintas unidades de la Contraloría General, el cual se encarga de coordinar y supervigilar la relación entre la Contraloría General de la República, los tribunales de justicia superiores y ordinarios y el Ministerio Público. En ese sentido, las referencias ingresadas a la Contraloría Regional de Antofagasta provenientes de los solicitantes descritos en el Cuadro N 7, son enviadas al nivel central para ser revisadas por el Comité Judicial. 16

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17 B. Función Auditoría 1. Descripción Le corresponde a la Contraloría General de la República, según el artículo 98 de la Carta Fundamental, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes; examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades y desempeñar las demás funciones que le encomiende la ley orgánica constitucional respectiva. A su vez, de conformidad con lo establecido en el artículo 21 A de la ley Nº , orgánica constitucional de la Contraloría General de la República, en relación con la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado contenida en el decreto ley Nº 1.263, de 1975, a la Contraloría General le compete efectuar auditorías con el objeto de velar por el cumplimiento de las normas jurídicas, el resguardo del patrimonio público y la probidad administrativa. Conforme a lo anterior, a través de estas auditorías la Contraloría General puede evaluar los sistemas de control interno de los servicios y entidades; fiscalizar la aplicación de las disposiciones relativas a la administración financiera del Estado, particularmente, las que se refieren a la ejecución presupuestaria de los recursos públicos; examinar las operaciones efectuadas y la exactitud de los estados financieros; comprobar la veracidad de la documentación sustentatoria; verificar el cumplimiento de las normas estatutarias aplicables a los funcionarios públicos y formular las proposiciones que sean adecuadas para subsanar los vacíos que detecte. Cabe agregar que de conformidad con el artículo 21 B de la citada ley Nº , la Contraloría General, con motivo del control de legalidad o de las auditorías, no podrá evaluar los aspectos de mérito o de conveniencia de las decisiones políticas o administrativas. 18

18 La Contraloría General, para la realización de la función de auditoría, considera los artículos 95 y siguientes de la ley N y la resolución N 759, de 2003, de este organismo de control, que regulan la rendición y el examen de cuentas. La función de auditoría e investigaciones especiales se ejecuta en relación con los aspectos jurídicos, financiero-presupuestarios y de transparencia y probidad involucrados en la gestión que ella desarrolla, con el objeto de cumplir con las funciones que la ley le asigna. De tal manera, la Contraloría General garantiza, por una parte, que los entes que administran los recursos públicos rindan cuenta de sus obligaciones y, al examinarla, verifica que sus contenidos posean la validez legal; en caso contrario, da lugar al esclarecimiento de las responsabilidades administrativas, civiles y penales consecuentes, a través de los mecanismos que sobre el particular establece la legalidad vigente. A partir de este mandato, la Contraloría General aplica su Metodología de Auditoría de la Contraloría (MAC), la cual, basada en normas, metodologías y procedimientos sistematizados, uniforma la definición, ejecución y análisis de las labores de fiscalización. Esta metodología, junto a otros instrumentos, permite a esta institución sustentar su fiscalización sobre los sistemas de control interno establecidos por los servicios y entidades que conforman su ámbito de acción, además de verificar el adecuado cumplimiento del régimen de administración financiera del Estado, la correcta ejecución del presupuesto y la debida sustentación de las operaciones realizadas por éstos. Igualmente, tales herramientas están destinadas a permitir una apropiada comprobación del respeto a las disposiciones estatutarias que regulan las actuaciones de los agentes públicos, el control técnico de las obras públicas y el desarrollo de investigaciones especiales. Asimismo, esta función se extiende a la investigación de actuaciones que puedan comprometer responsabilidades administrativas, a través de la ejecución de procesos sumariales, que se tramitan según los términos definidos por su ley orgánica y la resolución Nº 236, de 1998 de este organismo contralor, o de acuerdo al decreto ley Nº 799 de 1974, cuando se trata del uso de vehículos fiscales. En caso de advertir un eventual compromiso del patrimonio público, las acciones fiscalizadoras concluirán en la formulación de un reparo a las cuentas rendidas por los funcionarios públicos, ante el Tribunal de Cuentas. Por otra parte, es necesario señalar que además de la programación considerada anualmente respecto de esta función, gran parte de la capacidad fiscalizadora institucional se dirige a la adecuada atención de las peticiones y denuncias formuladas por los senadores y diputados en relación con actos u omisiones de la Administración. A ello se agrega la labor desarrollada con la finalidad de dar debida respuesta a aquellas solicitudes provenientes de las autoridades gubernamentales, así como a los requerimientos y reclamos presentados ante esta Contraloría General por funcionarios del Estado y por la sociedad civil en general. Buscando facilitar y modernizar la función de auditoría, la Contraloría General ha puesto a disposición de los fiscalizadores un nuevo sistema informático, denominado Sistema Integrado para el Control de las Auditorías - SICA-, que opera a través del portal institucional de la Contraloría General y responde a un conjunto de módulos de trabajo cuyo objetivo es estandarizar el proceso de auditoría en toda la organización, y contener toda la información relevante de este, generando un enfoque de negocio mucho más ágil, oportuno, objetivo, crítico y efectivo en la labor de terreno 4. 4 Ver descripción SICA en Anexo II. 19

19 2. Actividades de Control Externo A continuación, se presenta un resumen asociado a la función fiscalizadora de esta Contraloría General, el cual busca entregar una visión general de las tareas realizadas en el ámbito de la fiscalización y presentar el rendimiento de esta Contraloría Regional. 2.1 Cobertura La cobertura de fiscalización a través de la función de auditoría e investigaciones especiales comprende 120 entidades, tales como secretarías regionales ministeriales, servicios estatales con sus respectivas desconcentraciones, empresas públicas creadas por ley, universidades, hospitales y otros establecimientos de salud, sociedades estatales y de economía mixta, tribunales y juzgados, entre otras. En ese ámbito, las entidades efectivamente fiscalizadas fueron 44 lo que equivale a un 36,7% del universo fiscalizable en el sector público regional. En el ámbito municipal, la cobertura de fiscalización abarca a 9 entidades susceptibles de ser auditadas por esta Contraloría Regional, que incluye la totalidad de municipalidades de la región. En este ámbito, las entidades efectivamente fiscalizadas fueron 7, lo que equivale a un 77,7% del universo fiscalizable en el sector municipal. Asimismo, de conformidad a lo dispuesto por el artículo 25 de la ley Nº , la Contraloría General puede fiscalizar la correcta inversión de los fondos públicos que cualquier persona o institución de carácter privado perciban por leyes permanentes a título de subvención o aporte del Estado para una finalidad específica y determinada. 20

20 El cuadro siguiente muestra el Universo Fiscalizable y Entidades Fiscalizadas por esta Contraloría Regional durante el año Cuadro 8 Cobertura de la Función (*) Servicios públicos, empresas, universidades y municipalidades Universo fiscalizable N entidades fiscalizadas año 2010 % Ministerios, Subsecretarías y SEREMI ,8 Servicios centralizados y sus desconcentraciones ,3 Servicios descentralizados y sus desconcentraciones ,8 Empresas públicas creadas por ley, sociedades estatales y mixtas Universidades, facultades, escuelas, institutos y centros de estudios de las universidades estatales , ,0 Hospitales y otros establecimientos de salud ,3 Tribunales y juzgados (**) ,8 Otras entidades afectas a fiscalización (***) 1 0 0,0 Municipalidades ,8 Corporaciones y fundaciones Municipales ,0 Departamentos de salud municipal 0 0 0,0 Departamentos de educación municipal 0 0 0,0 Cementerios 0 0 0,0 Otros (asociaciones de municipalidades, empresas, etc.) 0 0 0,0 Total Sector Publico no Municipal ,1 Total Sector Municipal ,6 Total ,7 Fuente: Unidad de Control Externo. (*) Se han considerado como parte de la cobertura de fiscalización aquellas entidades que cuentan con matriz importancia relativa y matriz de riesgo 5. (**) Corresponde a revisión área banco (cuenta Corriente, libro banco, cartolas bancarias y conciliaciones bancarias) de esas entidades. (***) Otros, incluye a la Corporación Nacional Forestal, Fundación para la Innovación Agraria, Instituto de Investigaciones Agropecuarias, Caja de Ahorros de Empleados Públicos, entre otros. 5 Ver definición en Anexo IV. 21

21 La cobertura de fiscalización 2010 de la Contraloría Regional de Antofagasta, para la función de auditoría, se basa en la Matriz de Importancia Relativa (MIR) que utiliza la Contraloría General de la República para categorizar el nivel de riesgo de los servicios de la región. Así, las entidades que presentan valor 0 pudieron ser fiscalizadas dentro de la MIR municipal respectiva, o bien, a través de la atención de referencias. En ese sentido, de los 9 municipios de la región se fiscalizaron 7, lo que va en directa relación con el afán de esta Contraloría Regional de visitar todos los municipios de la región al menos una vez al año. 2.2 Auditorías realizadas De conformidad a las definiciones de los tipos de auditoría formulados en el marco del SICA, la realización de auditorías mediante la MAC permite dirigir la capacidad fiscalizadora institucional en forma eficaz y eficiente, con el objeto de velar por el cumplimiento de las normas jurídicas, el resguardo del patrimonio público y la probidad administrativa. El cuadro siguiente muestra un resumen de coberturas y numero de auditorías realizadas en la Contraloría Regional de Antofagasta Cuadro 9 Cobertura y Auditorías Realizadas en 2010 Ámbito N fiscalizadores N servicios potenciales fiscalizables N servicios fiscalizados N de auditorías realizadas Auditorías planificadas Horas ejecutadas Demanda impredecible Otras actividades de fiscalización Promedio de horas ejecutadas por fiscalizador Antofagasta 9, ,6 Fuente: Unidad de Control Externo. De acuerdo con la dotación de fiscalizadores y a las horas promedio ejecutadas por los mismos durante el 2010 en la Contraloría Regional de Antofagasta, cada funcionario realizó un promedio de 3,8 auditorías que conllevó a que en promedio fiscalizaran 4,6 servicios cada uno. Además, cabe destacar que un tercio de las horas ejecutadas correspondió a actividades de Demanda Imprevisible y Otras Actividades de Fiscalización, orientadas en su mayoría a fiscalizaciones originadas a partir de presentaciones ingresadas por la ciudadanía. 22

22 Los recursos considerados en las muestras auditadas ascienden a M$ sobre un universo de M$ Cabe precisar, que algunos tipos de auditoría, por definición, no están asociadas a recursos financieros sino a la cantidad de operaciones realizadas, en tanto otras pueden tener o no montos en sus muestras, dependiendo del objetivo establecido en la planificación de la respectiva auditoría. Cuadro 10 Auditorías Realizadas y Recursos Involucrados en el año 2010 (Distribución por tipo de auditoría) Tipos de auditorías Auditoría de transacciones o de regularidad Ministerios, servicios públicos, empresas, universidades y municipalidades Cantidad Universo M$ (*) Monto de la muestra (M$) (**) % de la Muestra respecto al universo ,7 Auditoría de estados financieros Auditoría de créditos internacionales , ,4 Auditoría de proyectos y programas 3 520, ,146 27,1 Auditoría de cumplimiento de normas de protección del medio ambiente ,0 Auditoría de control interno ,0 Auditoría de inversiones en infraestructura ,3 Auditoría de remuneraciones y control de personal ,0 Auditoria de sistemas ,0 Control administrativo financiero y técnico de contratos exentos de Toma de Razón ,0 Otros ,0 Total ,5 Fuente: Unidad de Control Externo. (*) Se refiere al total de recursos que comprende la materia a auditar. (**) Se refiere a la muestra fiscalizada. Algunos tipos de auditorías por definición no están asociadas a recursos financieros, sino que en cantidad de operaciones revisadas, así como otros tipos de auditorías pueden tener o no montos en sus muestras, dependiendo del objetivo establecido en la planificación de la auditoría. Durante el año 2010 los principales trabajos de auditorías realizados por la Contraloría Regional de Antofagasta, correspondieron a auditorías de transacciones o de regularidad en el ámbito municipal y de salud, lo cual buscaba realizar un control exhaustivo de los ingresos y gastos de los servicios descentralizados de la región categorizados con un nivel de riesgo alto en la etapa de planificación del periodo Así, el tipo de auditorías realizadas corresponde entre otros a Auditorías de Transacciones o de Regularidad (11), de Estados Financieros (0), de Créditos Internacionales (8), de Proyectos y Programas (3), de Medio Ambiente (1), de Control Interno (1), de Inversiones en Infraestructura (4), de Remuneraciones y Control de Personal (0), de Sistemas o Tecnologías de Información (0). 23

23 2.3 Control técnico de obras El control técnico de obras públicas corresponde a la inspección de su ejecución, tratándose de contratos de esa naturaleza celebrados por los órganos de la Administración del Estado, a cuyo respecto la Contraloría General verifica el cumplimiento de las obligaciones contractuales y los riesgos que pudieren implicar determinados aspectos constructivos, como los factores de diseño, calidad o lugar de emplazamiento. Para facilitar esta inspección técnica, la Contraloría General ha puesto a disposición de los fiscalizadores, un nuevo sistema informático, el sistema Cariátide, que opera a través del portal institucional y tiene por objetivo lograr, a nivel nacional, un seguimiento y registro de las etapas presentes en el ciclo de vida de contratos de obras públicas, consultorías y concesiones, de modo que brinde información ordenada y resumida de los principales eventos registrados en un proyecto. Cuadro 11 Control Técnico de Obras año 2010 Sectores Nº total obras fiscalizadas Monto total obras fiscalizadas (M$) Administración centralizada 0 0 Servicios descentralizados Municipalidades Empresas públicas 0 0 Total Fuente: Unidad de Control Externo. Durante el año 2010 fueron fiscalizadas 43 obras públicas ejecutadas por los servicios centralizados, servicios descentralizados, municipios y otras entidades. El monto involucrado sometido a este control técnico fue de M$ Del monto total, un 0,0% corresponde a la administración centralizada, el 73,9% a los servicios descentralizados, el 26,1% a municipalidades y el 0,0% a empresas públicas. Así, durante el 2010 respecto a la función de auditoría en materias de obras, la Contraloría Regional de Antofagasta concentró las fiscalizaciones en el sector Municipalidades generadas principalmente por presentaciones de particulares. 24

24 3. Otras Actividades de Fiscalización o Acciones Derivadas de Ellas Además de las actividades de fiscalización ya informadas anteriormente, la Contraloría General desarrolla investigaciones especiales, formula reparos ante el Tribunal de Cuentas y denuncias ante la justicia ordinaria, Ministerio Público u otras entidades según corresponda, e instruye sumarios administrativos e investigaciones sumarias del decreto ley Nº 799 de 1974, sobre uso y circulación de vehículos estatales. Las investigaciones especiales son actividades de fiscalización de carácter inspectivo que se originan por propia iniciativa o con ocasión de la presentación de denuncias o peticiones expresas formuladas por diversos requirentes, en relación con hechos que eventualmente pudieran ser constitutivos de irregularidades administrativas y que ameriten una indagación. Frente a ello, la Contraloría General emite un informe fundado sobre la base de las evidencias recopiladas en el transcurso de la investigación que al efecto se practique. El informe de la visita inspectiva podrá servir de antecedente preliminar fundamental para los demás procesos destinados a hacer efectivas responsabilidades penales, pecuniarias y administrativas. Los reparos constituyen la demanda en el juicio de cuentas, que el Jefe de División o Contralor Regional respectivo formula ante el Subcontralor General, en su calidad de Juez de Cuentas de primera instancia, cuando las cuentas examinadas carecen de los requisitos señalados en los artículos 95 y siguientes de la ley Nº y, en general, cuando se haya omitido el cumplimiento de cualquier disposición legal o reglamentaria relativa a las situaciones mencionadas en el artículo 101 del mismo cuerpo legal. Las denuncias son requerimientos que formula este organismo, ante las instancias pertinentes, con el objeto de perseguir la responsabilidad de funcionarios públicos o de particulares en relación con su participación en hechos que revisten caracteres de delito o respecto de los cuales existe presunción de haberse transgredido la normativa legal vigente, en ciertos ámbitos específicos. Tales hechos pueden ser denunciados ante el Ministerio Publico o ante otro servicio público con potestades sancionatorias infraccionales, conforme a los respectivos ámbitos de atribuciones (Servicio de Impuestos Internos, Aduanas, Superintendencias, Dirección del Trabajo, entre otros). Los sumarios administrativos constituyen procedimientos tendientes a determinar de manera objetiva si los hechos u omisiones en que hayan incurrido los funcionarios públicos constituyen infracciones a sus deberes estatutarios y el grado de responsabilidad administrativa que les pudiere caber en ello. Los sumarios que instruye la Contraloría General se regulan por los artículos 133 a 139 de la ley Nº y la resolución Nº 236, de 1998, y se caracterizan porque la resolución de esta entidad fiscalizadora sólo constituye una proposición a la autoridad que detenta la potestad disciplinaria. Las investigaciones sumarias del decreto ley Nº 799 de 1974, sobre uso y circulación de vehículos fiscales, son procedimientos para determinar si los vehículos han sido utilizados indebidamente por parte de servidores públicos y el grado de responsabilidad administrativa que les pudiere caber en ello. Estas investigaciones se rigen por el citado decreto ley y la ley Nº , Estatuto Administrativo de los funcionarios públicos. En este caso, el Contralor General tiene potestad disciplinaria, es decir, aplica directamente la sanción que corresponda, y además se contempla un recurso especial ante la Excelentísima Corte Suprema en contra de las sanciones superiores a multa. 25

25 3.1 Investigaciones especiales Cuadro 12 Investigaciones Especiales año 2010 Investigaciones especiales Servicios públicos, empresas y universidades Sector municipal Total Ingresadas durante 2010 (incluye arrastre 2009) Atendidas durante Pendientes Fuente: Unidad de Control Externo. Cuadro 13 Requirentes de Investigaciones Especiales año 2010 (*) Requirentes de investigaciones especiales Servicios públicos, empresas y universidades Sector municipal Total Senado Cámara de Diputados Autoridades Particulares Petición Interna Total (*) Se refiere a los requirentes de Investigaciones Especiales ingresadas durante el año Fuente: Unidad de Control Externo. Entre los requirentes de Investigaciones especiales un 10,6% se origina en peticiones del Senado o de la Cámara de Diputados, el 14,9% a requerimiento de autoridades, un 74,5% por denuncias de particulares y el 0,0% derivada de la planificación institucional o de peticiones internas. 26

26 3.2 Reparos presentados al juzgado de cuentas y denuncias Como consecuencia de las auditorías, de las investigaciones especiales y de los procesos disciplinarios instruidos, se formuló 1 reparo ante el Juzgado de Cuentas, por un monto total de 30,89 UTM Cuadro 14 Total de Reparos año 2010 Reparos Servicios públicos, empresas y universidades Cantidad Montos (UTM) Cantidad Sector municipal Montos (UTM) Cantidad Total Montos (UTM) Reparos ante Juzgado de Cuentas 1 30, ,89 Fuente: Sistema de Seguimiento de Juicios de Cuentas (THEMIS). En términos generales, las denuncias dicen relación con el uso de fondos públicos en objetivos diferentes a los que corresponden, al descuento de cotizaciones previsionales y descuentos voluntarios no pagados o pagados con atrasos reiterados y a la apropiación indebida. Durante el año 2010 la Contraloría Regional de Antofagasta no presentó denuncias ante el Ministerio Público. 3.3 Sumarios administrativos e investigaciones sumarias Cuadro 15 Total de Sumarios Administrativos e Investigaciones Sumarias año 2010 Situación actual Tipo de proceso Disciplinario Ministerios, servicios públicos, empresas y universidades Sector municipal Total Iniciados y finalizados el 2010 Iniciados en período anterior y finalizado 2010 Pendientes al 2010 Sumario Administrativo Investigación Sumaria Sumario Administrativo Investigación Sumaria Sumario Administrativo Investigación Sumaria Total Sumarios Administrativos Tramitados Total Investigaciones Sumarias 799 Tramitadas Fuente: Unidad de Control Externo. Durante el año 2010 en la Contraloría Regional de Antofagasta, no hubo procedimientos disciplinarios que finalizaran, por ende, no hubo propuesta ni aplicación de medidas disciplinarias. 27

27 4. Seguimiento de Auditorías Constituye una fase fundamental del sistema de control a través de las auditorías, la realización de seguimientos posteriores, para determinar el nivel de regularización de las observaciones formuladas en períodos previos, en los distintos servicios y entidades fiscalizadas por la Contraloría General. El criterio de selección generalmente utilizado es el impacto de la auditoría realizada en la entidad auditada, es decir, en sus prácticas institucionales, como por ejemplo, diseño de manuales para normar procesos, instructivos internos, reestructuración organizacional, reintegros solicitados y realizados, implementación de procesos informatizados, compromisos adoptados por la entidad, sumarios o investigaciones, entre otros. Cuadro 16 Seguimiento por Tipo de Auditoría año 2010 Cantidad de seguimientos efectuados Seguimiento por tipo de auditoría Ministerios, servicios públicos, empresas y universidades Sector municipal Total Auditoría de transacciones o de regularidad Auditoría de estados financieros Auditoría de créditos internacionales Auditoría de proyectos y programas Auditoría de cumplimiento de normas de protección del medio ambiente Auditoría de control interno Auditoría de inversiones en infraestructura Auditoría de remuneraciones y control de personal Auditoria de sistemas Control administrativo financiero y técnico de contratos exentos de Toma de Razón Otros (*) Total (*) Contemplan, por ejemplo, las investigaciones especiales. Fuente: Unidad de Control Externo. En este contexto, se realizaron un total de 8 seguimientos de un universo de 19 informes, los cuales corresponden a Auditorías de Transacciones o de Regularidad (3), de Remuneraciones y Control de Personal (4) y otros. 28

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29 C. Función Control del Personal de la Administración del Estado 1. Descripción La función control de personal se materializa a través de la realización de procedimientos de control preventivo, como ocurre con el trámite de la Toma de Razón, cuyo objetivo es verificar la constitucionalidad y la legalidad de los decretos y resoluciones que, de conformidad a la legislación, deben tramitarse ante este órgano de control, y de los decretos con fuerza de ley que dicta el Presidente de la República. Dentro de esta función, la Contraloría General también cumple el rol de ente fiscalizador del cumplimiento de las normas estatutarias que rigen al personal del Estado, mediante revisiones a los sistemas de remuneraciones, órdenes de reintegro por remuneraciones percibidas en exceso, liquidación de desahucios, revisión de beneficios previsionales, registro de fianzas, registro de declaraciones de intereses, registro de declaraciones de patrimonio, registro de condenas e inhabilidades de la ley N , entre otros. Para efectuar los procesos relativos a esta función, y en el marco del plan de modernización de la institución, se ha desarrollado un sistema informático denominado Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado (SIAPER) que apoya los procesos operativos relacionados con el manejo y gestión del personal que presta servicios en la Administración del Estado, llevando un registro del historial del funcionario, lo que facilita la generación y tramitación de los actos administrativos de personal que ingresan a esta entidad 6. Junto con lo anterior, se ha desarrollado también el sistema HERMES para el registro de condenas e inhabilidades el que entro en funcionamiento a mediados del año Ver descripción SIAPER en Anexo III. 30

30 Ambos sistemas, SIAPER y HERMES, constituyen la base para las labores que se desarrollan en materias referidas al personal de la Administración del Estado, función que recae esencialmente en la División de Toma de Razón y Registro y de Municipalidades, y en las Contralorías Regionales. 2. Documentos Afectos a Toma de Razón en Materias de Personal Los documentos afectos a Toma de Razón son aquellos que ingresan a la revisión de legalidad correspondiente para determinar si se ajustan a derecho, lo que se determina luego de efectuar el estudio de los antecedentes que acompañan el acto administrativo en cuestión. La tramitación de un documento puede tener como resultado la Toma de Razón, que indica que el acto se ajusta plenamente con la normativa correspondiente, por lo que se despacha al servicio con la firma y el timbre que da cuenta de aquello; la Toma de Razón con alcance, en la cual el acto presenta algún tipo de observación que si bien no impide la Toma de Razón porque se ajusta a derecho, debe ser considerada la observación por el servicio; representado significa que a través del estudio se advirtieron omisiones o errores que impiden la Toma de Razón del documento, por lo que éste es devuelto sin tramitar a la institución de origen, y por último, existe la posibilidad que los propios servicios adviertan que cometieron algún error u omisión en el documento enviado a la Contraloría General y proceden a retirarlo por medio de un oficio. Los documentos de personal afectos al trámite de Toma de Razón a considerar en este capítulo son: decretos y resoluciones emanados por la Administración del Estado para nombramientos, ceses de funciones, sanciones disciplinarias, entre otros actos que requieren del control previo de juridicidad de los mismos. 2.1 Ingreso de documentos de personal afectos a Toma de Razón Cuadro 17 Ingreso de Documentos de Personal Afectos a Toma de Razón Ámbito Total Contraloría Regional de Antofagasta Fuente: Sistema de Información y Control de personal de la Administración del Estado (SIAPER). 31

31 2.2 Estado de documentos de personal afectos a Toma de Razón El siguiente cuadro presenta la desagregación de los documentos según el estado del trámite al 31 de diciembre de 2010, registrados en el sistema de información y control del personal de la Administración del Estado. Cuadro 18 Distribución de Documentos de Personal Afectos a Toma de Razón por Estado de Trámite Estado de documentos de personal Total Tomado de Razón (incluye aquellos con alcance) Devueltos sin tramitar (Representados) 266 Retirados 93 Pendientes al 31 de diciembre del Otros(*) 2 Total Fuente: SIAPER. (*) Otros se refieren a documentos despachados con un estado no clasificable dentro de los anteriores. Del total de documentos de personal afectos a toma de razón ingresados durante el 2010 a la Contraloría Regional de Antofagasta, sólo el 7,0% quedó pendiente por tramitar al 31 de Diciembre de Asimismo, los organismos que ingresaron mayor cantidad de resoluciones de personal afectas al trámite de Toma de Razón fueron el Servicio de Salud Antofagasta, la Junta Nacional de Jardines de Infantiles y el Ejército de Chile, en ese orden respectivo. 2.3 Tiempos promedio de tramitación de documentos de personal afectos a Toma de Razón A continuación, se presenta el análisis de tiempos promedio de tramitación para las resoluciones y decretos que han sido despachados durante el año Cuadro 19 Tiempos Promedio de Tramitación de Documentos de Personal Afectos a Toma de Razón Ámbito Tiempos promedio (días hábiles) Contraloría Regional de Antofagasta Fuente: SIAPER. Durante el año 2010 el tiempo promedio de tramitación de documentos de personal afectos a Toma de Razón en la Contraloría Regional de Antofagasta fue de 13 días hábiles, un plazo menor al legal establecido en el Artículo 10 de la Ley N de 15 días hábiles. Dicha tramitación es considerada desde la fecha de ingreso a la Oficina de Partes hasta la salida de la misma unidad.

32 2.4 Estado de documentos de personal afectos a Toma de Razón según su materia De las materias de personal que ingresan a Contraloría General se pueden destacar aquellas que están afectas a Toma de Razón, como la provisión de empleos o funciones, las medidas disciplinarias, los ceses de funciones y otras materias como contratación de estudios u honorarios, entre otras. El cuadro siguiente establece el detalle por materia de los documentos y su estado de trámite correspondiente. Cuadro 20 Distribución de Documentos de Personal Afectos a Toma de Razón Según su Materia y Estado Estado de documentos de personal Provisión de empleos o funciones (*) Medidas disciplinarias Cese de funciones Otras materias Toma de razón (incluye aquellos con alcance) Devueltos sin tramitar (representados) Retirados Pendientes Otros (**) Total (*) En esta materia se consideran la provisión de empleos de planta, contratas, contratos de trabajo, permutas y encasillamientos. (**) Otros se refieren a documentos despachados con un estado no clasificable dentro de los anteriores. Fuente: SIAPER. Durante el año 2010 el 88,2% de los documentos de personal ingresados para el trámite de Toma de Razón en la Contraloría Regional de Antofagasta, versan sobre materias relativas a la provisión de empleos o funciones, el cual es uno de los controles preventivos más importantes efectuados por la Contraloría General de la República. También es importante destacar el bajo nivel de pendientes respectos a los documentos ingresados a este trámite durante el año 2010, que al 31 de Diciembre del 2010 ascendió al 6,0% del total, lo que confirma la celeridad con que esta Contraloría Regional realiza este control preventivo de legalidad. 33

33 3. Documentos de Personal no Municipal y Municipal Exentos de Toma de Razón Los documentos exentos de Toma de Razón son aquellos actos administrativos que ingresan a Contraloría General para el proceso de Registro, el cual consiste en revisar el documento y codificar la información en los sistemas informáticos dispuestos para ello, con el objeto de mantener un registro sistemático de la hoja de vida de los funcionarios públicos. Los documentos exentos a considerar en este apartado son: resoluciones exentas, decretos exentos y decretos alcaldicios provenientes de las municipalidades. 3.1 Ingreso de documentos de personal no municipal exentos de Toma de Razón Cuadro 21 Ingreso de Documentos de Personal no Municipal Exentos de Toma de Razón Ámbito Total Contraloría Regional de Antofagasta Fuente: SIAPER. 3.2 Estado de documentos de personal no municipal exentos de Toma de Razón El resultado de los documentos del ámbito no municipal que se envían a Registro a Contraloría General tienen los siguientes estados de trámite: registrado, registrado con oficio de observación o alcance u otros. Cuadro 22 Distribución de Documentos de Personal no Municipal Exentos de Toma de Razón Según Estado de Trámite Estado de documentos de personal Total Registrados Registrados con oficio de observación 0 Pendientes al 31 de diciembre de Otros(*) 101 Total Fuente: SIAPER. (*) Otros se refieren a documentos despachados con un estado no clasificable dentro de los anteriores. 34

34 3.3 Tiempos promedio de tramitación documentos de personal no municipal exentos de Toma de Razón Los tiempos de respuesta para realizar el registro de documentos de personal muestran la siguiente distribución de promedios en el nivel central y regional respectivamente. Cuadro 23 Tiempos Promedio de Tramitación Documentos de Personal no Municipal Exentos de Toma de Razón Ámbito Tiempos promedios (días hábiles) Regional 62 Fuente: SIAPER. 3.4 Estado de documentos de personal no municipales exentos de Toma de Razón según su materia La distribución por materia que presentan los documentos exentos de personal no municipal, se resume a continuación: Cuadro 24 Distribución de Documentos de Personal no Municipal Exentos de Toma de Razón Según Materia y Estado de Tramitación Estado de documentos de personal Provisión de empleos o funciones Medidas disciplinarias Cese de funciones Otras materias Registrados Registrado con oficio de Observación Pendientes Otros(*) Total (*) Otros se refieren a documentos despachados con un estado no clasificable dentro de los anteriores. Fuente: SIAPER. 35

35 3.5 Ingreso de Documentos de personal municipal exentos de Toma de Razón Las Municipalidades envían decretos alcaldicios a registro respecto del personal que se desempeña en sus dependencias. Cuadro 25 Ingreso Documentos de Personal Municipal Exentos de Toma de Razón Ámbito Total Contraloría Regional de Antofagasta Fuente: SIAPER. 3.6 Estado de documentos de personal municipal exentos de Toma de Razón Los estados de trámite que puede presentar un documento exento de personal municipal son: registrado, registrado con oficio de observación o alcance (corresponde al mismo caso de exentos no municipales en que por medio de oficio se informa el error u omisión detectada), observado (corresponde a documentos que no se ajustan a la ley y que requieren ser subsanados o en su defecto invalidados si no se enmienda en el municipio), subsanado (la municipalidad correspondiente corrige el alcance hecho por este organismo contralor y lo ingresa nuevamente vía oficio). Cuadro 26 Distribución de Documentos de Personal Municipal Exentos de Toma de Razón por Estado de Trámite Estado documentos de personal Total Registrado 738 Registrado con oficio de observación 105 Observado 338 Subsanado 70 Pendientes 791 Otros(*) 62 Total Fuente: SIAPER. (*) Otros se refieren a documentos despachados con un estado no clasificable dentro de los anteriores. 36

36 3.7 Estado de documentos de personal municipal exentos de Toma de Razón por materia La distribución por materia que presentan los documentos exentos de personal municipal se resume en el cuadro siguiente. Cuadro 27 Distribución de Documentos de Personal Municipal Exentos de Toma de Razón Según Materia y Estado de Trámite Estado de documentos de personal Provisión de empleos o funciones (designación) Cese de funciones Contrato a honorarios Otro acto administrativo Registrados Registrados con oficio de observación Observados Subsanados Pendientes Otros (*) Total (*) Otros se refieren a documentos despachados con un estado no clasificable dentro de los anteriores. Fuente: SIAPER. Respecto del total de documentos de personal municipal, se puede apreciar que existe una focalización en la materia de provisión de empleos o funciones (designaciones) con un 78,6% de los documentos que ingresan para el trámite de Registro. 3.8 Tiempos promedio de tramitación de documentos de personal municipal exentos de Toma de Razón Durante el año 2010 los tiempos promedios de tramitación del registro de documentos de personal municipal, fueron los siguientes: Cuadro 28 Tiempos Promedio de Tramitación Documentos de Personal Municipal Exentos de Toma de Razón Ámbito Tiempos promedios (días hábiles) Contraloría Regional de Antofagasta 81 Fuente: SIAPER. 37

37 4. Otros Documentos de Personal y Documentos a Registro 4.1 Cauciones De acuerdo al artículo 68 de la Ley Orgánica de la Contraloría General, todo funcionario que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquier naturaleza, deberá rendir caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus obligaciones y deberes. En cuanto a la formalización de tales cauciones, es útil recordar que de acuerdo con los artículos 68 y 73 de la ley N este último vigente por aplicación del artículo 1 transitorio de la ley N , aquéllas pueden consistir en depósitos de dinero, hipotecas, prendas sobre determinados tipos de bonos, y pólizas de seguros de fianza o de responsabilidad personal, y se encuentran sujetas a la calificación y aprobación del Contralor General. Respecto de las cauciones mencionadas, que no consisten en pólizas de seguros, el artículo 79 de la ley N establece que deben rendirse por escritura pública, cuyos términos deberán ser aceptados por el Contralor General. En el caso de la póliza de seguro, la persona que tiene la obligación de asegurar la integridad de los fondos o bienes del Estado debe suscribir el correspondiente convenio con alguna de las compañías aseguradoras autorizadas por este órgano de control, constituyendo dicho contrato la póliza de fidelidad funcionaria, y, la prima, el monto a pagar por el afianzado, como contraprestación a la obligación que asume la respectiva empresa, de resarcir el eventual daño que ocasione aquél, por su culpa o dolo, al patrimonio estatal asegurado. Estas pólizas deben suscribirse a la orden del Contralor General de la República y como se expresara, a este organismo fiscalizador corresponde calificar y aceptar la caución presentada, mantenerla en su poder, hacerla efectiva y proceder a su cancelación cuando corresponda. La propuesta de fianza que efectúa el Servicio ante este órgano de control, se realiza en formularios de las aseguradoras, según sea la elegida por la institución empleadora. Entre otros datos consignan el objeto de la caución, el nombre del funcionario, su cargo, grado asignado y sueldo base. Tales datos son verificados por la Contraloría, la que debe informar de dicha propuesta a la compañía para que la tramite. Posteriormente, ésta ingresa su solicitud para que se acepte la póliza. Verificada su correcta emisión, es aceptada, informándose al servicio de este hecho y registrando los datos de la caución en la hoja de vida del funcionario. La póliza debe cancelarse cuando cesa la causa que la motiva, esto es, cuando el funcionario deja de pertenecer a la institución, o deja de recaudar, administrar o custodiar fondos o bienes del Estado. Al efecto, el servicio solicita la cancelación a la Contraloría y ésta informa de la cancelación a la aseguradora, siempre que el servicio haya certificado previamente que no existen cargos pecuniarios que formular en contra del afianzado. Si es necesario hacer efectiva la garantía, debe acompañarse el expediente de investigación sumaria o sumario administrativo que determine la responsabilidad del afianzado, este órgano de control analiza los antecedentes y en el caso de ser procedente la liquidación, debe informar a la compañía para que realice el pago correspondiente. 38

38 Finalmente, es preciso agregar que la jurisprudencia de este órgano de control ha resuelto que la fianza de fidelidad funcionaria entra en vigencia a partir de la data de ingreso a esta institución para su calificación y aprobación y, que el momento para efectuar los descuentos por concepto de prima, debe ser convenido por el servidor con la respectiva institución aseguradora, ya que constituye un elemento del contrato que se encuentra fuera de la competencia de esta Contraloría. Cuadro 29 Distribución de Documentos de Cauciones Según Estado de Trámite Tipo de documento Despachado Pendiente Total Cancelación / liquidación de fianza Póliza de fianza (*) Propuesta de fianza (**) Fuente: SIAPER. (*) La póliza de fianza corresponde al documento que envía la aseguradora para su aprobación definitiva. (**) La propuesta de fianza es la que envía el servicio y da inicio al proceso de forma paralela al nombramiento del respectivo funcionario. Durante el año 2010 el nivel de tramitación y despacho de documentos relacionados con pólizas en la Contraloría Regional de Antofagasta alcanzó el 92,5% del total ingresado. 39

39 4.2 Cargos pecuniarios Los cargos pecuniarios corresponden a un exceso de remuneraciones percibidas por funcionarios públicos. Los documentos relativos a esta materia ingresan a la Contraloría General en virtud de la atribución privativa del Contralor General de otorgar facilidades de pago o condonar total o parcialmente lo adeudado. El proceso de estudio, culmina con la elaboración y envío de una resolución exenta en caso que se otorgue condonación o si se resuelve otorgar facilidades de pago. Cabe destacar que en ambas situaciones se procede al registro en la hoja de vida funcionaria. Se presenta a continuación un cuadro con el detalle del número de casos que ingresaron durante el año 2010, de acuerdo al tipo de resolución adoptada. El total de reintegros ordenados asciende aproximadamente a $ millones. Cuadro 30 Distribución de Documentos Referidos a Cargos Pecuniarios por Tipo de Resolución Adoptada Tipos de resolución adoptada N de casos Reintegros ordenados (*) 205 Condonaciones totales 61 Condonaciones parciales 71 Facilidades de reintegro en cuotas (**) 71 Fuente: SIAPER. (*) Se contabilizan aquellos casos pertenecientes a documentos cuya materia principal es cargo pecuniario y que terminaron en pago parcial o total de la deuda, independiente de la forma de pago. (**) Se contabilizan aquellos casos cuya resolución adoptada sea la de pagar la deuda en cuotas. 40

40 4.3 Registro de condenas e inhabilidades de la ley N El registro de condenas e inhabilidades de la ley N , tiene por objeto llevar la información acerca de las condenas que sancionan el tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias sicotrópicas. Las condenas ingresan a la Contraloría General desde los diversos Tribunales de Justicia, a lo largo de todo el país, para el registro de los condenados de acuerdo a lo establecido en el artículo 38 de la ley N , que indica que este organismo debe contar con un registro de las personas condenadas por crimen o simple delito de acción pública o inhabilitadas por sentencia judicial para servir cargos u oficios públicos, con el objetivo de prevenir el ingreso a la Administración del Estado de personas con las condiciones antes descritas. En los casos que se advierte que existen funcionarios públicos condenados, se informa por oficio al servicio respectivo para que tome las medidas que correspondan. El siguiente cuadro, muestra la especificación de personas registradas durante el año 2010 en dicho sistema: Cuadro 31 Personas Incorporadas al Registro de Condenas Personas incorporadas al registro de condenas Total Funcionarios públicos 2 Ex funcionarios 277 Particulares Total de condenas registradas Fuente: Sistema de registro datos de Personal de Contraloría General de la Republica (HERMES). Durante el año 2010 en la Contraloría General de la República, entró en operación el sistema Hermes para el registro de condenas e inhabilidades Ley Así, en la Contraloría Regional de Antofagasta al 31/12/2010 se registraron, vía sistema, un total de condenas. Se registra también a aquellos abogados que patrocinan o actúan como apoderados o mandatarios de imputados por crímenes, simples delitos o faltas contempladas en la ley N , dado que constituye una inhabilidad para desempeñarse como funcionarios o empleados contratados a cualquier título en algún organismo público. Durante el año 2010, en la Contraloría Regional de Antofagasta, no hubo abogados incorporados al registro de la ley N

41 4.4 Declaraciones de patrimonio e intereses Las declaraciones de patrimonio e intereses son formularios en los cuales determinadas autoridades y funcionarios detallan sus intereses y el patrimonio con el cual cuentan al asumir el cargo en el que se desempeñan, con el objeto que la ciudadanía pueda constatar la evolución del patrimonio de las autoridades y funcionarios, en el marco de la transparencia y el resguardo del patrimonio público. Estas declaraciones, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 57 y siguientes de la ley y que fuera modificada por la ley N , ingresan a la Contraloría para su custodia, archivo y consulta. Cuadro 32 Declaraciones de Patrimonio e Intereses Ámbito Declaración de intereses 2010 Declaración de patrimonio 2010 Contraloría Regional de Antofagasta Fuente: SISTRADOC. 42

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43 D. Función Contabilidad General de la Nación 1. Descripción La función contable que le compete desarrollar a este órgano contralor está consagrada en el artículo 98 de la Constitución Política. En dicho artículo se especifican las siguientes tres áreas o lineamientos de acción: a) Gestión de la información contable: se refiere al conjunto de acciones que se realizan a partir de la información que se genera como consecuencia del registro de los hechos económicos a través de los procesos de agregación que se han establecido. Entre ellas, se realiza un análisis integral de la información y la consiguiente elaboración de reportes, destacando en esta materia los estados periódicos que le corresponde preparar a la Institución para dar cumplimiento a obligaciones previstas por la legislación. Como un representativo ejemplo de lo anterior podemos señalar el Informe sobre la Gestión Financiera del Estado que anualmente este organismo entrega al Presidente de la República y al Congreso Nacional, más aquellas peticiones que constituyen un directorio permanente de requirentes nacionales y extranjeros, de diversa índole y naturaleza, que realizan estudios o elaboran estadísticas en materias económico-financieras. b) Función normativa contable: consiste en impartir las normas y procedimientos técnicos propios de la disciplina contable de general aceptación y adecuados al ámbito público, como asimismo instruir la aplicación de las disposiciones legales o reglamentarias que afecten determinadas operaciones en el ámbito señalado e incidan en el registro contable de las mismas. c) Capacitación y asistencia: referida a entidades públicas y usuarios en materias de contabilidad pública y administración financiera en general. 44

44 2. Gestión de la Información Contable 2.1 Procesamiento de documentos contables Se entiende por procesamiento de información, a todos los informes contables municipales que, de acuerdo con el ordenamiento Jurídico, la Municipalidades tienen la obligación de enviar a la Contraloría General una vez al mes y que hayan sido analizados y aprobados. Si bien, el análisis, procesamiento y aprobación durante el 2010 se realizó en la División de Análisis Contable (DAC) a nivel central, los datos expuestos corresponden a la cantidad de informes contables aprobados por cada municipio desagregado de la región. Se debe tener en cuenta que el número de informes aprobados que debiera tener cada Municipalidad es 12. Cuadro 33 Procesamiento Informes Contables Sector Municipal Entidades contables Total Calama 12 Ollagüe 12 San Pedro de Atacama 12 Tocopilla 9 María Elena 9 Antofagasta 11 Mejillones 12 Sierra Gorda 12 Taltal 9 Total 98 Fuente: Sistema Contabilidad General de la Nación (SICOGEN). Durante el año 2010 se aprobaron un total de 98 informes contables del sector municipal. En ese sentido, cinco municipios presentan la totalidad de los informes contables enviados a la Contraloría General de la República, Regional de Antofagasta, aprobados. Algunas de las acciones que se realizaron durante el año 2010 para lograr el cumplimiento de las municipalidades en este ámbito fueron: emisión de 21 oficios a las municipalidades solicitando informes rezagados, visita del informático de la Contraloría Regional a la totalidad de los municipios de la región para instalar la nueva actualización del SILIC y detectar problemas en aquellas municipalidades con sistemas contables que incluyen convertidores de archivos planos. Finalmente, durante el mes de septiembre la Contralora Regional junto al encargado de contabilidad visitaron seis de las nueve municipalidades de la región para tratar materias relacionadas con la oportunidad en la presentación de informes. 45

45 3. Capacitación 3.1 Actividades de capacitación Durante el año 2010, la Contraloría Regional de Antofagasta impartió dos cursos en temas contables. Dichos cursos de capacitación fueron realizados con el apoyo del Departamento de Capacitación y la asesoría técnica de la División de Análisis Contable. El siguiente cuadro muestra la desagregación de los cursos según nivel de progreso, los cuales tuvieron, en total, una asistencia de 58 personas, todos funcionarios públicos del área de administración y finanzas de distintos servicios y reparticiones públicas. Cuadro 34 Cantidad de Cursos de Capacitación Nombre del curso Total cursos impartidos Total horas pedagógicas (*) Total asistentes Contabilidad I Contabilidad II Contabilidad básica y presupuesto Contabilidad sector municipal Total Fuente: DAC / Departamento de Capacitación. (*) Se entiende por 1 hora pedagógica a 45 minutos de clases. 46

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47 II. GESTIÓN INTERNA A. Gestión Presupuestaria En virtud de lo establecido en la ley N , específicamente en la letra d) del artículo 143, a continuación se presenta la información relativa a la situación financiera interna del organismo durante el año Estado de Situación Presupuestaria de la Institución La situación presupuestaria de la institución que aquí se presenta considera como base el presupuesto aprobado en la Ley de Presupuesto de Sector Público para el año 2010, ley N de diciembre de A partir de allí se efectuaron incrementos durante el año con el fin de financiar los proyectos de arrastres en materia de infraestructura así como recursos adicionales derivados de leyes especiales aprobadas con posterioridad, como es el caso de la Ley de Reajuste de las Remuneraciones del Sector Público. Así, el presupuesto vigente al 31 de diciembre del año anterior ascendió a cerca de $ millones. Los esfuerzos desplegados en los últimos años por fortalecer la transparencia de la gestión de la institución, la capacidad fiscalizadora y jurídica y la entrega de una mejor infraestructura para los funcionarios y ciudadanos que nos requieren, hacen que las cifras del presupuesto de la Contraloría General tengan una mayor significación, pues reflejan hoy de modo más fidedigno la estructura del gasto. En este contexto debe interpretarse que el gasto en activos no financieros (programas informáticos) sumado a las iniciativas de inversión le sigue en importancia al gasto en personal. 48

48 Cuadro 35 Estado de Situación Presupuestaria de la Institución Año 2010 Período 01 de enero al 31 de diciembre de 2010 Moneda nacional - miles de pesos Ingresos Presupuesto Ejecución % Respecto a Ejecución al Estructura Cumplimiento Aporte fiscal ,0 99,8 Total ,0 99,8 Gastos Presupuesto Ejecución % Respecto a Ejecución: al Estructura Cumplimiento Gastos en personal ,1 100,0 Bienes y servicios de consumo ,5 91,6 Adquisición de activos no financieros ,5 100,0 Iniciativas de inversión ,0 100,0 Totales ,0 99,8 Fuente: División Secretaría General 49

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50 B. Gestión de Recursos Humanos Esta sección muestra la información asociada a la gestión de personal en la institución durante el año 2010, fundamentalmente en lo que respecta a su estructura, composición capacitación e incorporación de nuevos funcionarios. 1. Personal La dotación de personal de la Contraloría Regional de Antofagasta al 31 de diciembre de 2010 alcanzó a los 33 funcionarios. La composición respecto al estamento, calidad jurídica, nivel de estudio y de edad se presenta a continuación. 1.1 Dotación por vínculo jurídico Al igual que el resto de la Administración del Estado, el grueso del personal de la dotación pertenece a la calidad jurídica de contrata. Los hombres están más representadas con el 60,1% de la dotación. Asimismo, al 31 de diciembre del 2010, esta Contraloría Regional no contaba con personas en calidad de contrato a honorarios. 51

51 Cuadro 36 Dotación de Personal Según Vínculo Jurídico y Género al 31 de diciembre de 2010 Calidad jurídica Femenino Género Masculino Total Planta Contrata Total % 39,4 60,1 100,0 Fuente: Sistema de Personal (HEFESTOS) El 72,7% los funcionarios de la Contraloría Regional de Antofagasta mantiene la calidad jurídica Contrata y el 27,2% restante la calidad jurídica Planta. 1.2 Dotación por estamento El siguiente cuadro muestra la cantidad de personas que trabajan en la institución de acuerdo al estamento a la cual pertenecen, separados según género. Cuadro 37 Dotación de Personal Según Estamento al 31 de diciembre de 2010 Estamento Femenino Género Masculino Total % Directivos ,0 Profesionales ,5 Fiscalizadores ,0 Técnicos ,1 Jefaturas ,1 Administrativos ,2 Mayordomos ,0 Auxiliares ,0 Total ,0 Fuente: HEFESTOS. 52

52 Cuadro 38 Dotación de Personal: Profesionales y No Profesionales al 31 de diciembre de 2010 Condición Femenino Género Masculino Total % Profesionales ,6 No profesionales ,4 Total ,0 Fuente: HEFESTOS. Durante el año 2010, la Contraloría Regional de Antofagasta se encuentra altamente profesionalizada, lo que se evidencia el 60.6% del total de dotación posee título profesional. 1.3 Dotación por título profesional En el cuadro siguiente se clasifica la cantidad de personas que trabajan en la institución de acuerdo a su condición profesional o no profesional, separados según su género. Cuadro 39 Dotación de Personal Según Título Profesional al 31 de diciembre de 2010 Estamento Femenino Género Masculino Total % Abogados ,0 Administradores públicos ,0 Arquitectos ,0 Constructores civiles e ingenieros constructores ,0 Contadores auditores ,0 Ingenieros civiles ,0 Ingenieros comerciales ,0 Otros ingenieros ,0 Otros profesionales (*) ,0 Total ,0 Fuente: HEFESTOS. (*) Otros profesionales comprende títulos, tales como: asistentes sociales, educadoras de párvulos, periodistas, entre otros. 53

53 Durante el año 2010 en la Contraloría Regional de Antofagasta predominan los títulos profesionales de Contadores Auditores, quienes se encargan de ejercer la función fiscalizadora en terreno de la Contraloría, junto a Ingenieros Civiles, Comerciales y Constructores Civiles. 1.4 Variación promedio de edad A continuación se presenta la evolución de la edad promedio de la dotación para el periodo analizado. Las cifras indican una baja sostenida en la edad promedio del personal de la institución, influenciado fuertemente por alejamiento del personal que se ha acogido a los incentivos al retiro que dispone la Administración para tal efecto y a la incorporación de nuevos profesionales en grado de inicio de la carrera profesional, los que en su mayoría tienen dos años de experiencia laboral. Cuadro 40 Evolución del Promedio de Edad de la Dotación de Personal (al 31 de diciembre de cada año) Años Género Edad promedio Femenino 44,5 Masculino 44,3 Femenino 41,7 Masculino 44,0 Femenino 36,5 Masculino 38,9 Fuente: HEFESTOS. Durante el año 2010 la Contraloría Regional de Antofagasta ha experimentado una disminución en la edad promedio de sus funcionarios. Comparado con el año 2008, el género femenino ha experimentado una disminución de 8 años promedio, mientras que el género masculino una disminución de 5,4 años promedio. Tal suceso se encuadra en una política de retiro de funcionarios adoptada por la Contraloría General, basada en la ley N

54 2. Actividades de Capacitación En términos de las acciones de capacitación que desarrolla la institución, la información que se presenta a continuación se ha dividido en dos áreas: capacitación interna y externa. 2.1 Capacitación interna Es necesario precisar que se entiende por capacitación interna, en el contexto institucional, al conjunto de actividades permanentes, organizadas y sistemáticas destinadas a que los funcionarios de esta Contraloría General desarrollen, complementen, perfeccionen o actualicen los conocimientos, habilidades y destrezas necesarias para complementar y/o mejorar el desempeño de sus funciones. Estas actividades pueden ser impartidas por funcionarios de esta institución o por agentes externos, y además pueden ser desarrolladas tanto dentro como fuera de las dependencias institucionales, y tanto dentro como fuera del horario de trabajo, lo que depende de las características de cada actividad Funcionarios capacitados por estamento En el Cuadro 41 se refleja la cantidad de funcionarios capacitados de acuerdo al estamento al cual pertenecen. Cuadro 41 Funcionarios Capacitados de la Institución Según Estamento y Género Estamento Género N de funcionarios capacitados (*) Femenino Masculino % de Capacitados por estamento Directivos ,0 Profesionales ,7 Fiscalizadores ,3 Técnicos ,5 Jefaturas ,0 Administrativos ,8 Mayordomos ,0 Auxiliares ,7 Total ,0 Fuente: División Secretaría General. (*) El número de funcionarios capacitados comprende, en algunos casos, la participación de un mismo funcionario en más de una actividad de capacitación. Durante el año 2010 en la Contraloría Regional de Antofagasta se ha potenciado la capacitación al estamento de profesionales, representando un 73,7% del total. 55

55 2.1.2 Distribución de funcionarios capacitados según condición profesional En el Cuadro 42 se presenta la cantidad de funcionarios capacitados según su condición profesional o no profesional y su género. Cuadro 42 Número de Funcionarios Capacitados de la Institución Según Condición Profesional y Género Condición N de funcionarios capacitados (*) Femenino Masculino Total % del total Profesional ,9 No Profesional ,0 Total ,0 Fuente: División Secretaría General. (*) El número de funcionarios capacitados comprende, en algunos casos, la participación de un mismo funcionario en más de una actividad de capacitación. La capacitación interna considera actividades efectuadas tanto dentro como fuera de la región, cuyo objetivo es potenciar las competencias técnicas de los funcionarios de esta entidad de control. 56

56 2.1.3 Áreas de capacitación La información que se muestra en el Cuadro 43 corresponde al área temática donde se insertan los distintos tipos de actividades de capacitación realizadas durante el año Cuadro 43 Número de Actividades de Capacitación y Funcionarios Capacitados Según el Área Temática Área de actividad N actividades N funcionarios capacitados (*) % funcionarios capacitados Administración ,8 Contabilidad ,8 Control externo ,8 Habilidades transversales (**) 0 0 0,0 Informática ,1 Jurídica 1 2 3,5 Totales ,0 Fuente: División Secretaría General. (*) El número de funcionarios capacitados comprende, en algunos casos, la participación de un mismo funcionario en más de una actividad de capacitación.(**)son actividades de capacitación que tienen como objetivo desarrollar destrezas complementarias para el desempeño del cargo, tales como cursos de idiomas, redacción, oratoria, liderazgo, entre otras. En general, se puede apreciar que durante el año 2010 existe un equilibrio en la capacitación de las diferentes áreas de actividades, destacando levemente el área Informática, que se podría explicar por el énfasis en el uso y aplicación de los nuevos sistemas informáticos de la Contraloría General de la República. 57

57 2.2 Capacitación externa Para una mejor comprensión de los datos de esta sección, es necesario previamente precisar que se entiende por Capacitación Externa, en el contexto institucional, al conjunto de actividades permanentes, organizadas y sistemáticas realizadas por esta Contraloría Regional y que están destinadas para que los funcionarios de la Administración del Estado desarrollen, complementen, perfeccionen o actualicen competencias para el eficiente desempeño de sus cargos Funcionarios capacitados según entidad pública A continuación se detalla la distribución de funcionarios públicos capacitados, de acuerdo a la entidad o servicio en el cual se desempeñan: Cuadro 44 Funcionarios públicos asistentes a cursos de capacitación, según tipo de entidad pública a la cual pertenecen. Tipo de entidad Pública N de funcionarios capacitados Intendencias, gobiernos regionales, SEREMI 7 Servicios centralizados y sus desconcentraciones 10 Servicios descentralizados y sus desconcentraciones 19 Universidades, facultades, escuelas, institutos y centros de estudios 0 Hospitales y otros establecimientos de salud 4 Poder Judicial y Ministerio Público 1 Municipalidades, corporaciones y fundaciones municipales 16 FFAA y de Orden 0 Ministerios y Subsecretarías 0 Otros (asociaciones de municipalidades, empresas, entre otros). 1 Total 58 58

58 2.2.2 Actividades de capacitación externa En el Cuadro 45 se detalla el número de actividades de capacitación externa y la cantidad de participantes de acuerdo al tipo de actividad: Cuadro 45 Número de Actividades de Capacitación Externa y Total de Funcionarios Públicos Según Tipo de Actividad Tipo de actividad Área Temática Total de actividades N de participantes (*) Seminarios Probidad y transparencia 0 0 Contabilidad del sector público 1 42 Cursos Contabilidad del sector municipal 1 16 Estatuto Administrativo 0 0 Remuneraciones 0 0 Total 2 58 Fuente: División Secretaría General. (*) El número de participantes capacitados comprende, en algunos casos, la participación de un mismo funcionario en más de una actividad de capacitación. Durante el año 2010 el curso de Contabilidad del Sector Público fue el que contó con la mayor cantidad de participantes, representando el 72,4% del total. Respecto al seminario de Probidad y Transparencia dictado por la Contraloría General de la República, este fue realizado para el sector norte en la ciudad de Iquique y la difusión del mismo, para los funcionarios públicos de la región, se realizó a través de la página web institucional e informativos ubicados en la sede regional de Antofagasta. 59

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60 C. Gestión de Activos Físicos A partir de 2008 la institución ha venido implementando un programa anual de iniciativas de inversión en infraestructura, de adquisición de programas informáticos y compras de bienes muebles e inmuebles con el fin de complementar el fortalecimiento de la institución de modo que los funcionarios cuenten con espacios dignos, herramientas informáticas y equipamiento computacional adecuados para desempeñar en mejor forma su función. Esta preocupación se manifiesta en la inauguración de nuevas sedes regionales en las regiones de Los Lagos, Aysén, El Maule y El Libertador General Bernardo O Higgins entre el año 2008 y Durante el 2010 los esfuerzos han estado concentrados en la construcción de las dos sedes regionales más grande de la institución: Valparaíso y Biobío. En Materia de tecnología de la información, se están cumpliendo los objetivos fijados hace cuatro años. Esto es, potenciar el uso intensivo de sistemas computacionales por parte de los funcionarios de la institución permitiendo el trabajo en línea. En efecto, se ha creado un sistema de seguimiento de las obras públicas que se construye a lo largo del país, el SISTRADOC, que da posibilidad de conocer el estado de trámite de cualquier documento ingresado a la Contraloría General en cualquiera de sus sedes (ver Anexo I), el SICA, que permite operar en línea cada una de las auditorias que realiza la institución y estandarizar el modo de su realización (ver Anexo II). 61

61 Asimismo, se ha desarrollado un programa de seguimiento de todas las acciones judiciales que involucran a nuestra institución, un sistema llamado Hermes para el registro de las declaraciones de patrimonio e intereses y el SIAPER, Sistema de Personal del Estado, el que se encuentra en pleno desarrollo, operando en régimen al interior de la Contraloría, en parte en entidades públicas de manera de pilotos y desarrollando las aplicaciones para que dentro de poco tiempo casi un millón de trámites se puedan hacer en línea, disminuyendo considerablemente los tiempos de respuesta y cumpliendo con la eliminación del papel en la mayoría de los trámites que se realicen ante esta Institución (ver Anexo III). Específicamente respecto a 2010, a continuación se presenta la información asociada de la gestión de los activos físicos de la institución, desglosada en la ejecución de iniciativas de inversión tanto para la construcción y mejoramiento de la infraestructura del organismo, como para la adquisición de nuevos bienes institucionales. 1. Inversión en Infraestructura Este punto considera principalmente la información asociada a la gestión de iniciativas de inversión vinculadas a la construcción y mejoramiento de la infraestructura institucional, correspondiente a inmuebles como edificios y viviendas fiscales. 1.1 Iniciativas de inversión en construcción de sedes regionales Durante el año 2010 en la Contraloría Regional de Antofagasta, no se ejecutaron inversiones en obras que correspondan a la construcción del edificio institucional. 62

62 1.2 Iniciativas de inversión en mejoramiento de infraestructura, por tipo de inmueble En el siguiente cuadro se refleja la información de los proyectos de mejoramiento de infraestructura para el nivel regional, indicando tipo de mejora, monto de inversión y estado de avance según se trate de viviendas fiscales o edificios institucionales. Cuadro 46 Inversiones en Mejoramiento de Infraestructura Desarrollados en 2010 Según Tipo de Mejora Tipo de mejora Viviendas fiscales Estado de avance Edificios institucionales Remodelación 0 0 Reparación Total Fuente: División Secretaría General. 2. Inversión en Adquisiciones El gasto en compra de activos físicos, comprende principalmente la adquisición de bienes institucionales fijos, dado que durante el año 2010 no se efectúo la adquisición de terrenos para la construcción de sedes regionales. Los bienes institucionales son aquellos activos no financieros, inmovilizados, que se ponen a disposición de la institución para el óptimo desarrollo de los productos y servicios del organismo. Entre estos bienes se consideró la compra de vehículos, máquinas/equipos en general, equipos/programas informáticos y mobiliario. A continuación, se indica en el Cuadro 47, el gasto en adquisición de acuerdo al tipo de bien. Cuadro 47 Gasto de Inversión en Adquisición de Bienes Institucionales Según Tipo de Bien Tipo de bien Costo de inversión en bienes en M$ Vehículos Máquinas y equipos Equipos y programas informáticos Mobiliario 0 Total Fuente: División Secretaría General. 63

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64 III. GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL A. Nivel Nacional En esta sección se informan aquellas actividades propias de la gestión interinstitucional que corresponde a esta entidad de acuerdo a la ley, y además, se da cuenta de la relación con la ciudadanía a través de las labores de difusión, visitas al portal, consultas y transparencias. 1. Actividades de la Agenda del Contralor Regional Desde abril de 2007 con la incorporación a la institución del actual Contralor General, la agenda de la autoridad superior de este órgano de control es pública, de tal manera que directivos y funcionarios de la Administración y la ciudadanía en general pueden revisar las actividades que en ella se indican, las que corresponden predominantemente a audiencias con autoridades de servicios, parlamentarios y personeros del ámbito público y privado. Un aspecto relevante de la gestión institucional lo constituye la transparencia de la agenda del Contralor Regional, de tal manera que cualquier persona pueda ver con claridad las audiencias, reuniones, visitas y otras actividades de todo tipo que son programadas día a día. 65

65 Así, durante el año 2010, el Contralor Regional ha sostenido 67 audiencias, tal como se detalla en el cuadro siguiente: Cuadro 48 Audiencias Concedidas por el Contralor Regional Según Requirente Tipo de requirente Contralor Regional SEREMI 5 Intendentes y Gobernadores Regionales 2 Senadores 0 Diputados 1 Representantes de organismos o servicios públicos chilenos o extranjeros, Fuerzas Armadas o de Orden 38 Alcaldes y concejales 5 Autoridades del sector privado nacionales o extranjeros, autoridades no gubernamentales y medios de comunicación 5 Particulares 11 Total de Audiencias 67 Fuente: Contraloría Regional de Antofagasta. 2. Actividades de Difusión La Contraloría realiza una amplia labor de información y de asesoría a la Administración, a los Poderes Legislativo y Judicial y a la ciudadanía en general. Durante el año 2010 no hubo actividades que contemplaran visitas a la Contraloría Regional de Antofagasta 66

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67 B. Otras Materias de Gestión Interinstitucional 1. Consultas de la Ciudadanía La Contraloría Regional cuenta con un sistema de atención a usuarios que entrega orientación e información especializada de carácter jurídico a través de los canales presenciales, telefónico y por correo electrónico registrado, tanto sobre disposiciones legales aplicables como acerca de su jurisprudencia. Asimismo, esta Contraloría presta una especial atención a las solicitudes de información generadas en virtud de la ley N sobre Transparencia en la función pública y acceso a la información de la administración. 1.1 Atención a usuarios El servicio de atención a usuarios se realiza a través dos instancias, la atención general o primaria, que se desarrolla en el módulo de atención a usuarios, donde se atienden consultas sobre estado de presentaciones y se realiza una orientación general, y a través de la atención jurídica especializada o secundaria, que se presenta cuando el usuario desea realizar consultas específicas de carácter jurídico y de competencia de la Contraloría General, las que se atienden en el módulo de atención jurídica especializada a través de un abogado. 68

68 Durante el 2010 la Contraloría Regional de Antofagasta, realizó un total de 1082 atenciones a usuarios, de las cuáles la más recurrente fue del tipo presencial, representando un 68,5% de total. Cuadro 49 Atención de Consultas Jurídicas Especializadas Tipos de atención de usuarios N de atenciones Presenciales 742 Telefónica 318 Otras 22 Total Fuente: Contraloría Regional de Antofagasta 2. Acceso a la Información (Ley N ) La Contraloría General, a través del banner Contraloría Transparente del portal institucional, pone a disposición del público una gran cantidad de información relativa a la transparencia activa establecida en la Ley N sobre Transparencia en la Función Pública y Acceso a la Información de la Administración. Asimismo, cumpliendo lo establecido en dicho cuerpo legal, también se ponen a disposición del público los medios electrónicos y físicos necesarios para realizar solicitudes de información enmarcadas en la transparencia pasiva. En el Cuadro 50 se presentan las solicitudes de información ingresadas a la Contraloría Regional durante el año 2010, realizadas de manera presencial y en forma electrónica a través del portal institucional. Cuadro 50 Solicitudes de Acceso a la Información Ley N Tipo de Solicitud 2010 Solicitud de Información 60 Total 60 Fuente: Unidad de Acceso a la Información. 69

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70 ANEXO I SISTRADOC SISTEMA DE TRAMITACIÓN DOCUMENTAL 1. Descripción Sistema informático en línea que permite gestionar la tramitación de los documentos ingresados a la Contraloría General de la República, tanto a nivel central como en las Contralorías Regionales. Considera los procesos emisión de dictámenes (sólo en el caso de tramitación física) y de Toma de Razón y Registro, con la excepción de aquellos documentos referidos a las materias de personal del Estado. Involucra a toda la estructura organizacional, desde el nivel directivo (Contralor, Jefes de División y de Comité) y el nivel operativo (informantes). Su primera versión salió a producción durante el año 2009, siendo implementado a contar de esa fecha para su uso desde el ingreso de los documentos en las oficinas de partes, pasando por el estudio y registro (según corresponda) del nivel operativo (informantes), las revisiones y correcciones del nivel directivo (jefaturas) y posterior despacho a su origen. Cada nivel cuenta con módulos exclusivos según la función que se esté cumpliendo: mientras que los oficiales de partes hacen el ingreso del documento llenando los datos generales, los informantes complementan con datos de gestión (tiempo de estudio, complejidad, producto, entre otros) además de cargar sus proyectos, y son las jefaturas quienes tienen la facultad de corregir dentro del sistema los proyectos y también monitorear tanto la tramitación de un único documento o conjunto de ellos como la gestión de su dependencia. Hoy el sistema se encuentra en su tercera versión y cuenta con un nivel de usuarios intermedio/avanzado, según encuesta realizada durante marzo de 2011, ratificando la validez de la información que este sistema entrega y su estabilidad. Además, cuenta con un módulo que permite a las jefaturas de cada División y Contraloría Regional y a los encargados de control de gestión (éstos últimos como apoyo a la toma de decisiones) verificar el estado de avance del trabajo de los equipos, al igual que los documentos pendientes, con la finalidad de adoptar de manera oportuna las medidas pertinentes al buen servicio. 2. Objetivo El objetivo del sistema es apoyar el estudio jurídico de los documentos que ingresan a trámite a Contraloría, registrando la información más relevante, en el contexto de expediente, tales como el documento a trámite, los antecedentes y oficios de salida. La historia de la tramitación del expediente, a través de la bitácora asociada a cada expediente. 71

71 ANEXO II SICA - SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE LAS AUDITORÍAS El Sistema Integrado para el Control de las Auditorías -en adelante SICA - opera a través del portal institucional de la Contraloría General y responde a un conjunto de módulos de trabajo cuya finalidad es incorporar las mejores prácticas en la función de auditoría e investigaciones especiales, generando un enfoque de negocio mucho más ágil, oportuno, objetivo, crítico y efectivo en la labor de terreno. Estos módulos, frente a una cobertura de fiscalización que incluye servicios públicos, empresas, universidades y municipalidades, permiten, aplicando el enfoque de riesgo, administrar en forma más eficiente las necesidades de control que demanda la comunidad. Asimismo, dicho sistema facilita la distribución y utilización del recurso profesional que responde a 486 auditores en terreno, estableciendo para ello programas de auditorías de carácter prioridad nacional, prioridad por unidad de control, auditorias generadas por demanda imprevisible, entre otros. El SICA, por otra parte, contempla la Metodología de Auditoría de Contraloría, denominada MAC, la que basada en normas, metodologías y procedimientos sistematizados, uniforma la definición, ejecución y análisis de las labores de fiscalización, tales como auditorias de transacciones, financieras, de créditos internacionales, de medio ambiente, técnicos de obra, de personal y remuneraciones y de sistemas de información. - Modelo Tecnológico de Sistema SICA 72

72 Al mismo tiempo, el SICA cuenta con módulos relativos a sumarios administrativos, investigaciones sumarias e investigaciones especiales, que permiten canalizar las denuncias y determinar la responsabilidad de los funcionarios públicos. Sumado a lo anterior, este sistema cuenta con módulos de trabajo que, en el corto plazo, permitirán potenciar el control de gestión, del conocimiento y los medios para la gestión de calidad de la función de auditoría e investigaciones especiales. - Modelo de Negocio de Planificación y Programación SICA 73

73 ANEXO III SIAPER - SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL DE PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO 1. Descripción El Sistema de Información y Control del Personal de la Administración del Estado SIAPER es una plataforma Web que nació en el 2001 inserto en el proyecto de gestión del gasto público, financiado por el Banco Mundial, en el cual se planteó la necesidad de rediseñar los procesos que apoyan la función de control de personal, en términos de contribuir en forma efectiva al proceso de modernización del Estado, habilitando oportuna y eficientemente una herramienta de coordinación con los entes fiscalizados. En términos prácticos, SIAPER como herramienta, permite la centralización y administración adecuada de la información referida al personal del Estado, facilitando y organizando su registro, almacenamiento y disposición, acorde con altos estándares de gestión y de transparencia pública, apoyando con ello el ejercicio del control de juridicidad de los actos administrativos y de fiscalización que, en materia de personal, le corresponde realizar a la Contraloría General de la República, considerando el flujo y cada una de las etapas del proceso de tramitación de los documentos referidos a materias de personal ingresados a esta entidad fiscalizadora. SIAPER se encuentra operando en la Contraloría General de la República desde el primero de diciembre de 2009, reemplazando el antiguo sistema de codificación que manejaba este órgano contralor. Contiene más de 16 millones de documentos que corresponden a información de personas que tienen o han tenido relación laboral con los órganos de la Administración del Estado. La implementación de este sistema significó un impacto positivo en la Contraloría, ya que permitió estandarizar los flujos de trabajo existentes, definiendo claramente los procesos y actores del mismo. Por su parte, constituye el primer paso de la Contraloría General hacia un sistema Full Electrónico en su interacción con otras instituciones del Estado. En este contexto, los mayores aportes de SIAPER pueden resumirse en que: Recopila en un solo lugar la información que actualmente está dispersa. Relaciona los datos de manera integral y útil. Estandariza los procesos de la Contraloría General a nivel nacional. Mejora la calidad de la información y permite ponerla a disposición. Genera mayor eficiencia y eficacia de los procesos de Toma de Razón y de Registro. Todo esto es de gran trascendencia considerando que hoy, la Contraloría General tramita aproximadamente documentos mensuales a nivel nacional que representan más del 80% de los documentos totales que ingresan a Oficina de Partes, a través del sistema para su Toma de Razón o Registro, según la institución de donde provengan y el tipo de acto administrativo que se trate. 74

74 Como parte de la declaración de Contraloría General de ser un actor relevante en el proceso de modernización del Estado, es que el proyecto SIAPER se concibió en tres etapas. La primera, convertirse en la plataforma de tramitación de personal de Contraloría General, fase que ya se completó, y las otras dos etapas que están orientadas a la tramitación full electrónica, Registro Electrónico y Toma de Razón Automática. 2. Registro Electrónico La implementación del Registro Electrónico busca afrontar la problemática de los tiempos de registro de los documentos exentos que vienen a Contraloría General. Este proyecto entrará en funcionamiento a comienzos del segundo semestre del El procedimiento consiste en que los mismos servicios ingresen en formularios únicos, la información de los actos administrativos exentos vinculados a su dotación de personal, para registrarla en la base de datos de la Contraloría General, sin necesidad de enviar materialmente el documento original a este organismo de control, contribuyendo a la uniformidad, coherencia y solidez de la base de información del personal del Estado. El proceso de registro electrónico vía formularios, implica que los servicios públicos y municipalidades accedan a una plataforma de registro en línea, donde ingresen la información esencial de los documentos exentos al formulario único diseñado por la Contraloría General. Una vez que las instituciones hayan realizado la codificación, la plataforma le entregará un certificado que acredite el registro del documento. Por su parte, el servicio debe resguardar este certificado, junto con los actos administrativos y sus antecedentes originales en soporte papel. 3. Toma de Razón Automática (SIAPER TRA) Por otra parte, la Toma de Razón Automática, SIAPER TRA, supone que los propios servicios públicos tramiten sus actos administrativos en materia de personal a través de esta plataforma, mientras que la Contraloría General efectuará su respectivo control de juridicidad en línea. En síntesis, SIAPER estará disponible para que los servicios públicos ingresen directamente información a la plataforma, respondiendo una serie de preguntas destinadas a verificar el cumplimiento de los requisitos legales a observar. Para ello, existirán reglas de negocios o catálogos para cada acto administrativo, los cuales contienen el conjunto de requisitos legales, generales y específicos, aplicables según el servicio público determinado. De esta forma, el sistema contendrá una serie de validadores por cada acto administrativo, según el servicio público solicitante, conforme a los cuales la Contraloría realizará el control de legalidad del acto administrativo que se ingrese y tramite a través de la plataforma SIAPER, a fin de establecer si éste se ajusta a la legalidad vigente o si carece de algunos de los requisitos exigibles para ser Tomado Razón. 75

75 El proyecto contempla la implementación de SIAPER TRA de manera gradual, para lo cual se ha estimado que treinta cuatro Servicios, denominados Pilotos, comiencen su operación durante el año 2012, incrementando el número dependiendo de las evaluaciones de la puesta en marcha, debiendo estar en pleno funcionamiento a fines del año Cabe destacar que tramitación electrónica involucra, desde el punto de vista de la relación con los servicios, un cambio profundo, dado que abrirá espacio a una comunicación más expedita, en la que el papel a tramitar desaparece y en su reemplazo se realiza una tramitación electrónica que contará con una Mesa de Ayuda efectiva que comprenda no sólo aspectos informáticos o de alfabetización digital, sino también de negocio o materias de fondo del proceso de Toma de Razón propiamente tal. Entre los beneficios que se prospectan a partir de la puesta en marcha de la Toma de Razón Automática se cuentan los siguientes: Disminución de los tiempos de tramitación de días a minutos. Liberación de recursos humanos, que se pueden destinar a otras funciones. Base de datos actualizadas, con mayor información y calidad. Posibilidad de interoperabilidad con otros servicios para generar intercambios de datos con otras plataformas de la Administración del Estado, pudiendo verificarse antecedentes en línea, aumentando la eficiencia del proceso de Toma de Razón, lo que disminuirá el volumen de expedientes que deban ser archivados en los servicios. 76

76 ANEXO IV DEFINICIONES 1. Abstención: Consiste en la inacción por parte de la Contraloría General en lo pertinente a la emisión de un pronunciamiento jurídico que ha sido solicitado o bien en lo relativo a la toma de razón de un acto administrativo. 2. Matriz de Alerta Contable: (MACO) instrumento que clasifica a las entidades contables del sector público de acuerdo al nivel de riesgo financiero - contable que ellas puedan presentar y al análisis de indicadores. 3. Matriz de Importancia Relativa: Herramienta que permite determinar la importancia relativa, o nivel de exposición al riesgo de las Entidades/Servicios, según su incidencia en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Contraloría General de la República, para un determinado período. 4. Matriz de Riesgo: Herramienta que permite determinar el nivel de riesgo de los procesos críticos de las entidades/servicios, el cual sirve de insumo al proceso de planificación operativa anual de auditoría e investigaciones especiales del SICA. 5. Representación: Acto por el cual el Contralor General se abstiene de tomar razón de los decretos supremos del Presidente de la República o de los Ministros de Estado dictados por orden del Presidente de la República, y de las resoluciones de los Jefes de Servicios, que deben tramitarse por la Contraloría General de la República, cuando adolecen de vicios de constitucionalidad o ilegalidad. La representación también puede producirse respecto de decretos con fuerza de ley cuando contravienen la Constitución Política o exceden la ley delegatoria. La representación corresponde a la devolución por oficio del o los documentos indicando la inconstitucionalidad o ilegalidad de que adolecen (ver artículos 64, 98 y 99 de la Constitución Política y artículo 10 de la ley ). 77

77 ANEXO V GLOSARIO 1. SISTEMAS CGR a) Astrea: Sistema de registro de acciones jurisdiccionales de Contraloría General de la República. Permite registrar y gestionar peticiones emanadas de los Tribunales de Justicia, Ministerio Público, Tribunal Constitucional y Consejo de Defensa del Estado, además le permite a la Contraloría General ver aquellas causas en las que tenga interés. b) Cariátide: Sistema de seguimiento y registro de etapas presentes en el ciclo de vida de contratos de obras públicas, consultorías o concesiones, que brinda información ordenada y resumida de los principales eventos registrados para un proyecto. c) Hefestos: Sistema de registro datos de Personal de Contraloría General de la Republica. Sistema que permite mantener, gestionar y controlar todos los datos relacionados con los funcionarios de la Institución; además proporciona a la Secretaría General y a los directivos de la organización toda la información necesaria para apoyar el proceso de toma de decisiones. d) Hermes: Sistema Web de alcance nacional que permite el registro electrónico de documentos tales como declaración de patrimonio e intereses, registro de condenas e inhabilidades ley N e) Siaper: Sistema de Información y Control de Personal de la Administración del Estado. (Anexo B) f) Sica: Sistema Integrado para el Control de las Auditorías. (Anexo C) g) Sicogen: Sistema de la Contabilidad General de la Nación que registra documentos presupuestarios e informes contables de las entidades pertenecientes al sector público y municipal, el cual permite además, procesos de agregación y consolidación para efectos de obtener las salidas de información que la Contraloría General proporciona, tanto a autoridades del Estado como a la ciudadanía en general. h) Sistradoc: Sistema de Tramitación Documental de Contraloría. (Anexo A) i) Themis: Sistema de seguimiento de Juicios de Cuentas, que permite el registro de toda la información emanada de los juicios de cuentas, en sus distintos trámites (proyectos de sentencia, sentencias, oficios, resoluciones y vistas fiscales) por los Tribunales de primera y segunda instancia así como por la Fiscalía. 78

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