Se acompañan los informes

Transcripción

1 CHILE Oficio N 1/2015 VALPARAÍSO, 12 de marzo de 2015 La Comisión Revisora de Cuentas, en sesión celebrada en el día de hoy, aprobó por unanimidad el Informe del Comité de Auditoria Parlamentaria relativo a la Revisión de Gastos Institucionales de la Cámara de Diputados correspondiente al periodo enero-diciembre de 2013, luego de haber tomado conocimiento de las acciones y medidas adoptadas por la Contraloria Interna y la Dirección de Finanzas frente a las observaciones formuladas, y dispuso remitirlo a US. con el propósito de someterlo al conocimiento de la Comisión de Régimen Interno y Administración. Además, resolvió acoger la propuesta de reforzamiento del equipo de auditoria interna e iniciar, a la brevedad, el proceso de control de la información financiera y presupuestaria de la gestión del año Lo que tengo a honra comunicar US. en virtud de los referidos acuerdos. correspondientes. Se acompañan los informes Dios guarde a US //?' ABOGADO 0\~ OFíCfAL DE v* ijaries PHILjJf/^' A,fe;*f JOMfl SHOK KAZAZIAN Secutarlo de la Comisión AL SEÑOR PRESIDENTE DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS

2 OPINIÓN DEL COMITÉ DE AUDITORÍA PARLAMENTARIA COMENTARIO SOLUCIÓN POR PARTE DE LA CORPORACIÓN La auditoría de Gastos Institucionales efectuada por la Cámara de Diputados, a través de su Contraloría Interna, en opinión de este Comité, no cumpliría con los estándares de auditoría de general aceptación definidos para la realización de un examen independiente de información financiera. Recomendación: Se requieren mejoras fundamentales orientadas a asegurar un proceso que garantice que las cifras incluidas en los estados de Gastos Institucionales se encuentren exentas de errores significativos y en cumplimiento de las normas de información financiera vigentes. Corresponde a la opinión general sobre la auditoría de Gastos Institucionales, la cual se detalla en las observaciones que figuran abajo: Cada observación formulada por e! Comité de Auditoría respecto del año 2013 ha sido objeto de alguna medida o solución por la Corporación durante el año 2014, como se explica en los cuadros siguientes:

3 OBSERVACIONES DEL COMITÉ DE AUDITORIA PARLAMENTARIA COMENTARIO SOLUCIÓN POR PARTE DE LA CORPORACIÓN De forma general, se aprecian debilidades en el trabajo realizado en relación con la estructura, ámbitos de revisión definidos y procedimientos de auditoría aplicados. No se observa suficiente fortaleza en lo que se refiere a una eficiente y efectiva revisión del control interno asociado al reporte financiero y en lo relativo a los sistemas de información de la Corporación que lo sustentan, estos últimos, sin ningún tipo de evaluación en las revisiones internas efectuadas hasta ahora. Se carece de una suficiente independencia y competencia (incluida la experiencia) del equipo profesional. Se ha realizado un levantamiento del proceso degeneración de información financiera, a fines del año 2013 y complementado durante el año Denota la falta de un auditor computacional. La determinación de los ciclos bajo revisión en la presente auditoría se determinaron en base a dos criterios: o Materialidad o Variabilidad El Comité de Auditoría Parlamentaria ha cuestionado la configuración del equipo (1 auditor y 2 alumnos en práctica). Observa la falta experiencia en la auditoría de estados financieros. Propuesta de reforzar el equipo de auditoría con: 2 auditores con experiencia en la auditoría de estados financieros. 1 auditor computacional, con experiencia previa. El aumento de horas de auditores permite documentar el levantamiento de los procesos y evaluación del control interno asociado al proceso de reporte de los estados financieros. Propuesta de reforzar el equipo de auditoría con: 2 auditores con experiencia en la auditoría de estados financieros. 1 auditor computacional, con experiencia.

4 OBSERVACIONES DEL COMITÉ DE AUDITORÍA PARLAMENTARIA Tampoco se observa evidencia suficiente en tos papeles de trabajo que permita sustentar una opinión favorable como la emitida respecto de los estados financieros auditados. Es así que revisada la documentación de dichos papeles, aspectos como los indicados a continuación, extraídos del informe de control interno, no permitirían concluir que los estados financieros se presentan exentos de errores, como lo asevera la opinión de auditoría. La auditoría observó la falta de inventario de bienes del activo fijo, los cuales, sin que exista una certeza de su existencia física y ubicación actual, se valorizan y deprecian sólo a partir de la documentación que sustenta sus respectivas adquisiciones. NOTA: Esta observación se origina en el trabajo de auditoría interna y a la fecha de presentación del informe ya estaba subsanada. No se pudo verificar los montos anticipados a los Diputados que se encontraban pendientes de rendición al 31 de diciembre de 2013 y, por lo tanto el total adeudado a la Cámara por dicho concepto. NOTA: la misma anterior COMENTARIO SOLUCIÓN POR PARTE DE LA CORPORACIÓN Durante el 2013, el sistema de Activo Fijo no se encuentra integrado al Sistema Contable de la Corporación, por lo que fue necesario trabajar en archivos extra sistema (en aplicación Excel) a objeto de efectuar los debidos registros y ajustes contables correspondientes. Todas las observaciones fueron subsanadas a la fecha de la presentación del informe de auditoría, tal como se presenta en la carta de control interno dirigida al Secretario General de la Corporación, del cual se presentó un resumen en la sesión de la Comisión Revisora de Cuentas del 6 de noviembre de En efecto, durante el año 2014, de acuerdo con la planificación establecida, se ha desarrollado e implementado un sistema de Activo Fijo que está integrado al sistema contable y que permite mejorar la gestión, el registro y el control del Activo Fijo. Por la naturaleza de la Asignación denominada Gastos Operacionales, es altamente complejo determinar al 31 de diciembre los saldos exactos que corresponderían a Anticipos, toda vez que el control de esta asignación establece periodos móviles de 3 meses para su rendición. No obstante lo anterior, permanentemente se realiza un control extra contable que considera todos los montos relacionados con esta Asignación, que incluyen entre otros: monto de la asignación, gastos internos, rendición de anticipos, etc.

5 De las nueve cuentas corrientes bancarias existentes en la Corporación, en dos casos (cuentas corrientes utilizadas por remuneraciones) las conciliaciones bancarias no presentan una revisión independiente, y en un tercer caso (cuenta principal utilizada por Contabilidad) el auditor señala que: "no existía constancia de verificación de las conciliaciones bancarias" En lo referido a la revisión de las conciliaciones bancarias y cuadraturas de cada una de las cuentas corrientes de la Corporación. Desde el año 2014, las conciliaciones bancarias y cuadraturas tienen un proceso automatizado que está incorporado en los Sistemas Informáticos Contables. Asimismo, cada una de las cuentas corrientes es diariamente monitoreada tanto por el Director de Finanzas, como por el Jefe de Presupuestos a través de la web y del Sistema Contable Integrado, debido a la gestión diaria que se realiza del flujo de efectivo. Por lo anterior, el registro de la firma y timbre como evidencia de revisión es solo una formalidad. NOTA: la misma anterior El Auditor mantiene la opinión en cuanto a que, los mencionados estados financieros presentan razonablemente, en todos sus aspectos significativos, la situación financiera de la Cámara de Diputados al 31 de diciembre de 2013, los resultados de sus operaciones, el estado de situación presupuestaria, los flujos de efectivo, la variación de fondos presupuestarios, y el estado de cambio en el patrimonio neto por el año terminado en esa fecha, de acuerdo a la normativa vigente. Si a la Comisión le parecen suficientes las soluciones adoptadas, correspondería: o Aprobar la información financiera y presupuestaria de la gestión del año o Reforzar el equipo de auditoría en base a la propuesta realizada. o Iniciar el proceso de auditoría sobre la información financiera y presupuestaria de la gestión del año 2014.

6 CONGRESO NACIONAL CHILE REVISIÓN DE AUDITORIA DE GASTOS INSTITUCIONALES CÁMARA DE DIPUTADOS Período enero - diciembre de 2013 Diciembre 29, de :iembre 2014) DRÍA PARLAMENTARIA

7 INFORMEN0 22 (D COMITÉ DE AUDIT

8 Introducción Trabajo Realizado, Conclusiones y Recomendaciones. Anexo: Comentarios de la Administración. Lista de Distribución Sr. Presidente de la Cámara de Diputados Sr. Presidente Comisión Revisora de Cuentas Sr. Secretario General de la Cámara de Diputados INFORME N 22 (Diciembre 2014) COMITÉ DE AUDITORÍA PARLAMENTARIA ÍNDICE CONGRESO NACIONAL Página CHILE

9 Introducción CONGRESO NACIONAL CHILE Materia REVISIÓN DE LA AUDITORÍA DE GASTOS INSTITUCIONALES DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS Objetivo Revisar la auditoría de Gastos Institucionales efectuada por la Cámara de Diputados, según establece el artículo 66 A de la Ley Orgánica Constitucional del Congreso Nacional y el Reglamento del Comité de Auditoría Parlamentaria, e informar los resultados obtenidos a la Comisión Revisora de Cuentas de la Corporación. El Comité de Auditoría, representa -en ese contexto- una instancia técnica corporativa a la señalada Comisión en el ejercicio de su actividad. Alcance Opinión de Auditoría emitida por el auditor interno Sr. Daniel Igor M. en su "Informe de Auditoría" de fecha 4 de noviembre de 2014, correspondiente a los Estados Financieros anuales referidos al 31de Diciembre de En su Revisión, el Comité ha considerado que la auditoría haya sido realizada siguiendo los lineamientos establecidos por las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en el país. El trabajo del Comité también consideró reuniones con el auditor interno y una revisión selectiva a los papeles de trabajo de la auditoría. Sin perjuicio de lo anterior, la Revisión efectuada por el Comité no constituye una validación de la calidad del trabajo efectuada por el auditor interno, así como tampoco una verificación detallada e integral de todos los procedimientos y pruebas efectuadas, o la ratificación absoluta de los resultados obtenidos. Equipo de Trabajo Eduardo Pérez C., Abogado. Carlos Fuentes B., Contador Auditor. Bernardo Mateluna R, Contador Auditor. INFORME N 22 (Diciembre 2014) COMITÉ DE AUDITORIA PARLAMENTARIA

10 Trabajo Realizado, Conclusiones y Recomendaciones CONGRESO NACIONAL CHILE Trabajo Realizado La Revisión del Comité ha incluido la verificación de que la auditoría de los gastos institucionales haya considerado, entre otros, los siguientes elementos: Planificación general del trabajo. Conocimiento de la estructura de control interno para determinar la naturaleza y alcance de los procedimientos de revisión, y los programas de auditoría aplicados. Procedimiento de evaluación de riesgos destinado a la identificación de los ciclos o áreas críticos y no críticos, y sus resultados. Documentación de los procedimientos y las pruebas de auditoría aplicadas tanto para la evaluación de control interno, como para la validación de saldos con sus correspondientes resultados. Como resultado del trabajo del auditor interno, además del Informe con la opinión de auditoría, éste emitió -y fue parte de la revisión del Comité- un "Informe de Control Interno", con las observaciones o debilidades identificadas en los procedimientos y control interno. Conclusiones La auditoría de Gastos Institucionales efectuada por la Cámara de Diputados, a través de su Contraloría Interna, en opinión de este Comité, no cumpliría con los estándares de auditoría de general aceptación definidos para la realización de un examen independiente de información financiera. De forma general, se aprecian debilidades en el trabajo realizado en relación con la estructura, ámbitos de revisión definidos y procedimientos de auditoría aplicados. No se observa suficiente fortaleza en lo que se refiere a una eficiente y efectiva revisión del control interno asociado al reporte financiero y en lo relativo a los sistemas de información de la Corporación que lo sustentan, estos últimos, sin ningún tipo de evaluación en las revisiones internas efectuadas hasta ahora. En lo relativo al cumplimiento de estándares esperables, se carece de una suficiente independencia y competencia (incluida la experiencia) del equipo profesional. Tampoco se observa evidencia suficiente en los papeles de trabajo que permita sustentar una opinión favorable como la emitida respecto de los estados financieros auditados. INFORME N 22 (Diciembre 2014) COMITÉ DE AUDITORIA PARLAMENTARIA

11 Trabajo Realizado, Conclusiones y Recomendaciones CONGRESO NACIONAL CHILE Conclusiones (Cont) Es así que revisada la documentación de dichos papeles, aspectos como los indicados a continuación, extraídos del informe de control interno, no permitirían concluir que los estados financieros se presentan exentos de errores, como lo asevera la opinión de auditoría. La auditoría observó la falta de inventario de bienes del activo fijo, los cuales, sin que exista certeza de su existencia física y ubicación actual, se valorizan y deprecian sólo a partir de la documentación que sustenta sus respectivas adquisiciones. No se pudo verificar los montos anticipados a los diputados que se encontraban pendientes de rendición al 31 de diciembre de 2013 y, por lo tanto, el total adeudado a la Cámara por dicho concepto. De las nueve cuentas corrientes bancarias existentes en la Corporación, en dos casos (cuentas corrientes utilizadas por Remuneraciones) las conciliaciones bancarias no presentan una revisión independiente, y en un tercer caso (cuenta principal utilizada por Contabilidad) el auditor señala que: "no existía constancia de verificación de las conciliaciones bancarias". En consecuencia, observamos que en relación con el proceso de auditoría de gastos institucionales de la Cámara de Diputados, se mantienen aspectos que requieren mejoras fundamentales y que ya han sido mencionadas en Informes N 6 (junio 2012) e Informe N 12 (septiembre 2013) de este Comité, orientadas a asegurar un proceso que garantice que las cifras incluidas en los estados de Gastos Institucionales se encuentren exentas de errores significativos y en cumplimiento con las normas de información financiera vigentes. INFORME N 22 (Diciembre 2014) COMITÉ DE AUDITORIA PARLAMENTARIA

12 ANEXO: Comentarios de la Administración CONGRESO NACIONAL CHILE a) Activo Fijo "Durante el 2013, el Sistema de Activo Fijo no se encuentra integrado al Sistema Contable de la Corporación, por lo que fue necesario trabajar en archivos extra sistema (en aplicación Excel) a objeto de efectuar los debidos registros y ajustes contables correspondientes. Es importante señalar que durante el año 2014, de acuerdo con la planificación establecida, se ha desarrollado e implementado un Sistema de Activo Fijo que está integrado al Sistema Contable y que permite mejorar la gestión, el registro y el control del Activo Fijo." b) Anticipo de Gastos Qperacionales "Por la naturaleza de la Asignación denominada Gastos Operacionales, es altamente complejo determinar al 31 de diciembre los saldos exactos que corresponderían a Anticipos, toda vez que el control de esta asignación establece períodos móviles de 3 meses para su rendición. No obstante, se realiza un control extra contable que considera todos los montos relacionados con esta Asignación, que incluyen entre otros: monto de la asignación, gastos internos, rendición de anticipos, etc." c) Conciliación de Cuentas Corrientes "En lo referido a la revisión de las conciliaciones y cuadraturas de cada una de las cuentas corrientes de la Corporación, estas tienen un proceso automatizado que está incorporado en los Sistemas Informáticos Contables, asimismo cada una de las cuentas comentes son diariamente monitoreadas tanto por el Director de Finanzas, como por el Jefe de Presupuestos a través de la web y del Sistema Contable Integrado, debido a la gestión diaria que se realiza del flujo de efectivo. Por lo anterior, el registro de la firma y timbre como evidencia de revisión es solo una formalidad." Nota: Los comentarios han sido preparados por la Administración de la Cámara de Diputados, por lo que no representan necesariamente la opinión del Comité de Auditoría ni corresponden a situaciones que hayan sido precisamente verificadas por éste. INFORME N 22 (Diciembre 2014) COMITÉ DE AUDITORIA PARLAMENTARIA