Microsoft Excel 2013

Transcripción

1 INSTITUTO ARAGONÉS DE EMPLEO Plan de formación para el empleo de Aragón Microsoft Excel 2013 Módulo 3 Formatos de celda Organizado por:

2 Microsoft Excel 2013 Formatos de celda

3 El porqué Porque aunque lo realmente importante en una hoja de cálculo son los cálculos que en ella realizamos, conviene presentar de una forma lo más vistosa posible la información introducida. Esto no sólo obedece a criterios estéticos, si somos capaces de manejar con soltura el formato de las celdas podremos hacer más atractiva visualmente y más funcional la información que presentemos en nuestra hoja de cálculo.

4 Objetivos A continuación veremos cómo aplicar formatos de todo tipo al contenido de nuestras hojas. Con las explicaciones que veremos en este apartado seremos capaces de aplicar todo tipo de formatos a las celdas de la hoja y además aprenderemos a utilizar una poderosa herramienta: el portapapeles.

5 Formatos de celda Fuente

6 Objetivos Mediante los contenidos que veremos a continuación aprenderemos cómo y qué parámetros podemos modificar a la hora de dar formato al texto que se encuentra dentro de las celdas de nuestra hoja de cálculo. Además aprenderemos a manejar y las posibilidades que ofrece el grupo de opciones Alineación y el grupo de opciones Bordes y relleno dentro de Formato de celdas en Microsoft Excel 2013.

7 Aunque conocerás suficientemente las diferentes posibilidades de modificar el tipo de letra, tamaño y color, vamos a comentar brevemente las opciones que se nos presentan. Perfecto, nunca está de más un pequeño repaso.

8 Fuente Estas opciones se encuentran en el grupo Fuente de la ficha Inicio y en el apartado Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas. Vamos a explicar cada uno de los parámetros que pueden modificarse brevemente:

9 Fuente En primer lugar vamos a ver los parámetros Fuente, Estilo y Tamaño: Fuente: Se refiere al modelo de letra. Estilo: Permite asignar los atributos de negrita y cursiva. Tamaño: Dimensiones de la fuente medidas en puntos.

10 Fuente Y por último los atributos Subrayado, Color y Efectos: Subrayado: Traza una línea simple o doble por debajo del texto contenido en la celda Color: Permite aplicar una serie de colores al texto de la celda. Efectos: Permite trazar una línea por en medio del texto (Tachado), o variar la altura del texto con respecto a su línea base. (superíndice, subíndice)

11 Imagino que hasta ahora no habrás tenido demasiado problema para seguir la explicación. Te recomiendo que practiques con los parámetros que hemos comentado hasta ahora antes de continuar. Ahora vamos a ver el grupo de opciones Alineación De acuerdo, empezamos cuando quieras.

12 Alineación Desde este grupo de opciones podremos establecer la alineación horizontal y vertical del contenido de las celdas seleccionadas, su orientación y ajuste.

13 Alineación Parámetros modificables Alineación horizontal Alineación vertical Control de texto A continuación explicaremos cada uno de los parámetros que pueden ser modificados desde el grupo de opciones Alineación. Continua avanzando para saber más de cada uno de ellos. Orientación

14 Alineación Parámetros modificables Alineación horizontal Alineación vertical Control de texto Alineación horizontal Permite situar el contenido de la celda en diferentes posiciones con respecto a los bordes izquierdo y derecho de la misma. Además permite centrar el contenido de una celda en un rango. Orientación

15 Alineación Parámetros modificables Alineación horizontal Alineación vertical Control de texto Alineación vertical Permite situar el contenido de la celda en diferentes posiciones con respecto a los bordes superior e inferior de la misma. Orientación

16 Alineación Parámetros modificables Alineación horizontal Alineación vertical Control de texto Control del texto Permite ajustar el texto en varias líneas dentro de la celda si éste no cabe en la misma, disminuir el tamaño de la letra de forma automática para que el contenido quepa en la celda y unir varias celdas. Orientación

17 Alineación Parámetros modificables Alineación horizontal Alineación vertical Orientación Utilizando el semicírculo podemos girar el texto un número determinado de grados dentro de la celda. Control de texto Orientación

18 De acuerdo, lo tengo claro. Sólo nos queda abordar un tema qué son los bordes y el relleno? Estos formatos permiten aplicar bordes y colorear el interior de las celdas seleccionadas. Vamos a verlos algo más detenidamente.

19 Bordes y relleno Podemos acceder a estas opciones a través de la ficha Inicio, o bien en el apartado correspondiente del cuadro de diálogo de Formato de celdas.

20 Bordes Si pulsas en el desplegable Bordes, se da la posibilidad de aplicar diferentes bordes a las celdas seleccionadas y, si seleccionas la opción Más bordes, se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas. Estos son los parámetros que podemos modificar: Borde: Desde aquí podemos establecer las líneas que se van a trazar Estilo: Permite elegir entre diferentes modelos de línea Color: Aquí elegiremos el color de las líneas trazadas

21 Bordes Antes de indicar las líneas que se van a trazar, seleccionaremos su estilo y su color!

22 Relleno Si pulsas sobre la pestaña Relleno, se mostrará una paleta de colores de entre los que elegiremos el que nos interese. Si no encontramos el que nos gusta, podemos pulsar el botón Más colores. Además de aplicar colores sólidos, podemos elegir diferentes tipos de tramas.

23 Relleno El botón Efectos de relleno permite aplicar degradados de color al fondo de las celdas seleccionadas.

24 Resumen de la lección Las opciones para modificar la Fuente las encontramos bien dentro de la ficha Inicio, o bien dentro del apartado Fuente en el cuadro de diálogo Formato de celdas. Los parámetros que pueden modificarse son: Fuente, estilo, tamaño, color, efectos y subrayado. En el grupo de opciones Alineación podremos controlar los siguientes parámetros: - Alineación horizontal - Alineación vertical - Orientación - Control de Texto

25 Resumen de la lección Podemos acceder a las opciones Bordes y relleno a través de la ficha Inicio, o bien en el apartado correspondiente del cuadro de diálogo de Formato de celdas. En el desplegable Bordes, se da la posibilidad de aplicar diferentes bordes a las celdas seleccionadas y, si seleccionas la opción Más bordes se abrirá el cuadro de diálogo de Formato de celdas desde donde se puede modificar: Borde, estilo y color. Además de aplicar colores sólidos, podemos elegir diferentes tipos de tramas. Si pulsas sobre la pestaña Relleno, se mostrará una paleta de colores de entre los que elegiremos el que nos interese. Si no encontramos el que nos gusta, podemos pulsar el botón Más colores.

26 Formatos de celda Número

27 Objetivos A lo largo de los contenidos que se explican a continuación aprenderemos el manejo y las posibilidades que nos ofrece el grupo de opciones Número dentro de la ficha de Inicio en Microsoft Excel Además aprenderemos el concepto y el manejo de la utilidad de formatos condicionales dentro de Microsoft Excel 2013, así como explorar los diferentes usos que podemos darle.

28 A qué te refieres con Número? Cuando hablamos de número nos referimos a una serie de formatos que afectarán a los valores almacenados en las celdas seleccionadas.

29 Número Este tipo de formatos los encontraremos en el grupo de opciones Número de la ficha Inicio. Desde ahí podemos elegir el formato numérico que nos interese, además de la posibilidad de aumentar o disminuir el número de posiciones decimales que se mostrarán.

30 Número De todas formas, si pulsas en el iniciador de cuadros de diálogo, se abrirá el correspondiente a los formatos de celdas, en el que encontrarás todos los formatos que puedes aplicar.

31 Número Vamos a ver cada uno de estos formatos más detenidamente: General: El contenido de la celda se mostrará sin formato Número: Permite colocar el punto de separación de miles y el número de posiciones decimales que se mostrarán. Moneda: Además de colocar el punto de separación de miles y el número de decimales, coloca el signo monetario correspondiente Contabilidad: Similar al formato de moneda pero separa la cantidad del borde derecho de la celda.

32 Número Vamos a ver cada uno de estos formatos más detenidamente: Fecha: Nos ofrece diferentes posibilidades de mostrar una fecha. Hora: Ofrece diferentes formas de mostrar la hora. Porcentaje: Multiplica la cantidad almacenada en la celda por 100 y le añade el signo de porcentaje (%). Fracción: Muestra los números como fracciones.

33 Número Vamos a ver cada uno de estos formatos más detenidamente: Especial: Permite dar al contenido de la celda el aspecto de código postal, número de teléfono o número de la Seguridad Social. Texto: Muestra el contenido de una celda como si fuera texto. Científica: Muestra los números en notación exponencial. Personalizada: Permite aplicar al contenido de la celda formatos propios.

34 Número Para personalizar los distintos formatos, disponemos de los siguientes caracteres:

35 No me ha quedado muy claro lo referente al formato texto No te preocupes, con este ejemplo lo entenderás enseguida: Imagina que quisieras introducir un código postal de Barcelona (ej ), el cero de la izquierda no lo mostraría. Si previamente aplicas a la celda un formato de texto, si lo mostrará. Seguro que ahora lo entiendes sin problemas.

36 Qué es el formato condicional? Esta utilidad, que encontrarás en el grupo de opciones Estilos de la ficha Inicio, permite resaltar y aplicar una serie de formatos a celdas cuyo contenido cumpla una determinada condición.

37 Formato condicional Encontrarás esta utilidad en el grupo de opciones Estilos de la ficha Inicio. Puedes hacer que se resalten las celdas, dependiendo de su valor, si seleccionas cualquiera de estas opciones

38 Ejemplo Barras de datos Escalas de color Conjunto de iconos

39 Formato condicional Vamos con la segunda. Escalas de color. Selecciona el rango al que vamos a aplicar los formatos, pulsa sobre el comando Formato condicional y sitúate sobre la opción Resaltar reglas de celdas.

40 Formato condicional Observa que se nos ofrecen diferentes tipos de comparaciones. Para nuestro primer caso, elegiremos la opción Es mayor que

41 Formato condicional Introduciremos la condición y seleccionaremos el formato. Si no te gusta ninguno de los de la lista, puedes seleccionar la opción Formato personalizado y se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

42 Formato condicional Para resaltar los valores que estén entre 500 y 1000 y los menores de 500, repetiríamos los mismos pasos seleccionando las opciones de comparación correspondientes. Nuestra tabla de ejemplo quedaría así:

43 Formato condicional Si queremos realizar cualquier cambio en las reglas establecidas, pulsaremos sobre el icono Formato condicional y seleccionaremos la opción Administrar reglas Desde el cuadro de diálogo que se muestra podemos crear (Nueva regla), modificar (Editar regla) y borrar (Eliminar regla) reglas.

44 Bueno, parece que no es demasiado complicado Así es, con un poco de tiempo y trabajo descubrirás que se trata de una herramienta muy útil. Te recomiendo que pruebes a aplicar las opciones de Barras de datos y de Conjuntos de iconos por tu cuenta con la misma tabla de ejemplo. Es la mejor forma para que lo domines!

45 Resumen de la lección Cuando hablamos de Número nos referimos a una serie de formatos que afectarán a los valores almacenados en las celdas seleccionadas. Este tipo de formatos los encontraremos en el grupo de opciones Número de la ficha Inicio. Desde ahí podemos elegir el formato numérico que nos interese, además de la posibilidad de aumentar o disminuir el número de posiciones decimales que se mostrarán. Algunos de los distintos formatos de número que podemos seleccionar son: general, número, moneda, contabilidad, científica, especial, texto, fracción, porcentaje, hora

46 Resumen de la lección El formato condicional es una utilidad que permite resaltar y aplicar una serie de formatos a celdas cuyo contenido cumpla una determinada condición. Es posible hacer que se resalten las celdas, dependiendo de su valor, si seleccionamos cualquiera de estas opciones: - Barras de datos - Escalas de color - Conjunto de iconos

47 Formatos de celda Portapapeles

48 Objetivos Profundizar en el uso de la herramienta portapapeles, más allá de los comandos básicos como cortar, copiar y pegar. Prestando especial atención a las funciones Copiar formato y Pegado especial. Aprender el funcionamiento y las opciones que nos ofrece el panel de tareas del portapapeles. Además aprenderemos a distinguir las diferentes maneras de borrar en Microsoft Excel Diferencias entre borrar formato y borrar contenido.

49 Portapapeles Ya vimos cómo aprovechar esta herramienta cuando necesitábamos mover el contenido de un rango o copiar una fórmula. En aquella ocasión utilizábamos los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Pues bien, a continuación comprobaremos para qué sirven los siguientes comandos: Copiar Formato Formato especial

50 Recuerda. Portapapeles La herramienta Portapapeles nos es muy útil a la hora de mover el contenido de un rango, copiar una fórmula a través de órdenes sencillas como: cortar, copiar, pegar, copiar formato o pegado especial.

51 Copiar formato Si recuerdas, comentamos que, utilizando el botón de relleno, se podían aplicar a las celdas seleccionadas los formatos de la primera de ellas. Esta es la función del comando Copiar formato: copia únicamente los formatos de una celda y los aplica en otra u otras. Para ello nos situaríamos en la celda cuyos formatos queremos copiar, pulsaríamos el botón Copiar formato y, a continuación, seleccionaríamos las celdas a las que queremos aplicar los formatos copiados.

52 Portapapeles Si queremos aplicar los formatos copiados a varios rangos, hacemos doble clic en el botón Copiar formato y vamos seleccionando los rangos a los que se aplicarán. Una vez aplicados a todos los rangos, pulsaremos sobre el botón Copiar formato para desactivarlo.

53 De acuerdo, entendida la función de copiar formato Perfecto, entonces ahora vamos a ver la función Pegado especial.

54 Pegado especial Cuando pulsamos el botón Copiar, se copia al Portapapeles el contenido y los formatos de la selección. Al pulsar el botón Pegar, se pega todo, tanto el contenido como los formatos copiados. Pues bien, las opciones de Pegado especial nos permiten determinar qué vamos a pegar de la selección copiada: todo, sólo las fórmulas, sólo los valores,

55 Pegado especial Al pulsar sobre el desplegable del botón Pegar se muestra un resumen de las posibilidades de pegado. Si pulsas sobre la opción Pegado especial, se abre un cuadro de diálogo con todas las posibilidades.

56 Genial, algo más que deba saber sobre este tema? Con lo visto hasta ahora solo logramos pegar el último elemento copiado, pero el portapapeles de Office permite almacenar hasta 24 elementos. Te voy a enseñar cómo utilizarlo.

57 Panel de tareas del portapapeles Para ver el contenido del portapapeles vamos a abrir el Panel de tareas Portapapeles. Haz un clic en el iniciador de cuadros de diálogo del grupo Portapapeles, en la ficha Inicio. Se abrirá un panel similar al de la imagen: En la barra de título del panel está indicada la cantidad de elementos almacenados en el Portapapeles.

58 Panel de tareas del portapapeles En el panel de tareas del portapapeles encontramos: Pegar todo En la parte superior del panel se encuentran los botones Pegar todo y Borrar todo. Borrar todo Continua avanzando para ver con más detalle cada una de ellas.

59 Panel de tareas del portapapeles En el panel de tareas del portapapeles encontramos: Pegar todo Borrar todo Pegar todo Al hacer clic en este botón se pegará, en el lugar que se encuentre el cursor, todo el contenido del Portapapeles. Pega todos los elementos, seguidos unos de otros, comenzando por el primero en ser almacenado.

60 Panel de tareas del portapapeles En el panel de tareas del portapapeles encontramos: Pegar todo Borrar todo Borrar todo Al hacer clic en ente botón se borra todo el contenido del Portapapeles dejándolo vacío.

61 Panel de tareas del portapapeles Además En la parte central del panel se muestran los elementos que se han ido almacenando en el Portapapeles. El último elemento copiado o cortado es el que se muestra en la parte superior de la lista. Si quieres pegar alguno de los elementos del Portapapeles, distinto al último en ser copiado o pegado, posiciona el ratón sobre dicho elemento y haz clic en la flecha que se ve a la derecha. Al desplegarse el menú, haz clic en la opción Pegar para que ese elemento sea insertado en la posición en la que se encuentra el cursor. Otra forma sería hacer clic directamente sobre el elemento.

62 Panel de tareas del portapapeles Si quieres eliminar alguno de los elementos almacenados en el Portapapeles, desplaza el ratón hasta dicho elemento, haz clic en la flecha que se ve a la derecha, y luego un clic en la opción Eliminar.

63 Panel de tareas del portapapeles En la parte inferior del panel encontramos el botón Opciones, que nos permite Mostrar automáticamente el portapapeles Office Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar Continua avanzando para saber más de cada una de estas opciones.

64 Panel de tareas del portapapeles En la parte inferior del panel encontramos el botón Opciones, que nos permite Mostrar automáticamente el portapapeles Office Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar El Portapapeles de Office se mostrará de forma automática cuando se copie algún elemento. Al seleccionar ésta opción se activa de forma automática la siguiente, es decir, Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces.

65 Panel de tareas del portapapeles En la parte inferior del panel encontramos el botón Opciones, que nos permite Mostrar automáticamente el portapapeles Office Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas Permite que se muestre el Portapapeles al usar el atajo de teclado Ctrl + C, dos veces seguidas sobre la misma selección. Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar

66 Panel de tareas del portapapeles En la parte inferior del panel encontramos el botón Opciones, que nos permite Mostrar automáticamente el portapapeles Office Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas Copia los elementos sin mostrar el Panel de tareas Portapapeles. Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar

67 Panel de tareas del portapapeles En la parte inferior del panel encontramos el botón Opciones, que nos permite Mostrar automáticamente el portapapeles Office Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas Muestra un icono del Portapapeles de Office, en el área de estado de la barra de tareas, cuando el Panel de tareas Portapapeles está a la vista. Está activo de forma predeterminada. Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar

68 Panel de tareas del portapapeles En la parte inferior del panel encontramos el botón Opciones, que nos permite Mostrar automáticamente el portapapeles Office Mostrar Portapapeles de Office al presionar Ctrl + C dos veces Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar En el momento de copiar muestra un mensaje, indicando los elementos almacenados en el Portapapeles, próximo al icono mostrado en el área de estado de la barra de tareas. Está activo de forma predeterminada.

69 Para terminar los contenidos de este apartado, vamos a conocer de qué manera se puede borrar en Microsoft Excel Aquí no creo que tengas que explicarme demasiado borrar es borrar, no? Desde luego, borrar es borrar, pero a la hora de borrar podemos distinguir entre eliminar el contenido y/o los formatos aplicados a las celdas seleccionadas.

70 Borrar Para comprobar la diferencia, introduce en la celda A1 la siguiente fecha: Una vez introducida, sitúate en ella y pulsa la tecla Supr. Se borra verdad? Escribe ahora en ella, por ejemplo, 3450.

71 Anda! Y esto? Lo que ocurre es que al pulsar la tecla Supr en una celda, se borra su contenido pero no los formatos aplicados en ella. A esta celda, aunque no le hayamos aplicado ningún formato, recoge automáticamente el del dato que hemos introducido en ella, en este caso, de fecha. La cantidad introducida la toma como los días que han pasado desde el día 1/01/1900. Aunque te parezca raro, así es.

72 Borrar Si pulsas el botón Borrar de la ficha Inicio y pruebas utilizando la opción Borrar formatos o Borrar todo, observarás la diferencia.

73 Resumen de la lección La herramienta Portapapeles nos es muy útil a la hora de mover el contenido de un rango, copiar una fórmula a través de órdenes sencillas como: cortar, copiar, pegar, copiar formato o pegado especial. La función del comando Copiar formato es copiar únicamente los formatos de una celda y los aplica en otra u otras La opción Pegado especial nos permite determinar qué vamos a pegar de la selección copiada: todo, solo las fórmulas, solo los valores, Dentro del panel de tareas del portapapeles podremos ver todo el contenido del mismo, así como acceder a nuevas funciones como Borrar todo, Pegar todo,

74 Resumen de la lección A la hora de borrar podemos distinguir entre eliminar el contenido y/o los formatos aplicados a las celdas seleccionadas. Al pulsar la tecla Supr en una celda, se borra su contenido pero no los formatos aplicados en ella. Otra opción para borrar es pulsar el botón Borrar de la ficha Inicio, donde nos aparecerán las opciones Borrar formatos o Borrar todo.