INFORME DE REVISIÓN DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS OFICINA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
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- Valentín Toledo Sosa
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1 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS OFICINA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
2 Diciembre 2012 Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 293, 295, 302 y 306 del Código Número 18 Financiero para el Estado de Veracruz-Llave, así como el 29 fracciones V, XI, XII y XXVI del Reglamento Interior del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información; se presentan los resultados obtenidos con motivo de la revisión a la Oficina de Recursos Materiales y Servicios Generales, dependiente la Dirección de Administración y Finanzas de este Instituto, de acuerdo a lo señalado en el Programa Anual de Auditoría, autorizada con el número 05/2012, misma que fue realizada por este Órgano de Control Interno. OBJETIVO: Examinar los sistemas y procedimientos implementados; revisar las operaciones, transacciones, registros e informes; comprobar el cumplimiento de las normas, disposiciones legales y políticas aplicables en el desarrollo de sus actividades, examinar la asignación y utilización de los recursos financieros, humanos y materiales, y revisar el cumplimiento de los objetivos y metas fijados en los programas a cargo de la Oficina de Recursos Materiales y Servicios Generales por el periodo comprendido del 01 de enero de 2012 al 31 de octubre de PERIODO: Del 01 enero de 2012 al 31 de octubre de ALCANCE: Con apego a las normas de auditoría, se aplicaron los procedimientos necesarios para la revisión a la Oficina de Recursos Materiales y Servicios Generales, del 04 de octubre al 15 de noviembre de 2012.
3 DESARROLLO EL TRABAJO: El 4 de octubre del año 2012, se procedió a notificar la orden de auditoría IVAI-MEMO/ESC/135/04/10/2012, girada por el C.P.A. Emilio Salazar Carranza, entonces Titular del Órgano de Control Interno del IVAI, levantándose Acta de Inicio a las dieciséis horas del día cuatro de octubre del año dos mil doce, iniciándose con la revisión como sigue: Se revisaron las atribuciones de la Oficina de Recursos Materiales y Servicios Generales, dependiente la Dirección de Administración y Finanzas de este Instituto, las cuales están se encuentran definidas en artículo 17 del Reglamento Interior del Instituto Veracruzano de Acceso a la Información y en el Manual de Organización del propio Instituto; Se entrevistó al Responsable de la Oficina de Recursos Materiales y Servicios Generales, Personales para conocer el funcionamiento y las actividades de su área; Se constató que el Responsable de la Oficina de Recursos Materiales y Servicios Generales, cuenta con el movimiento de alta correspondiente, emitido por el Secretario Ejecutivo y el Director de Administración y Finanzas de este Instituto. Se constató que la de la Oficina de Recursos Materiales y Servicios Generales cuenta con Manual de Organización y de Procedimientos; Se confirmó la existencia del Programa Operativo Anual por el ejercicio Se revisó la siguiente información: a) Programa Operativo Anual 2012; b) Relación del padrón de proveedores; c) Bitácoras del control vehicular; d) Inventario de activo fijo; e) Expedientes de licitaciones simplificadas y adjudicaciones directas; f) Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
4 Se constato la realización de cada una de las actividades plasmadas en el Programa Operativo Anual de la Oficina de Recursos Materiales y Servicios Generales, por el periodo revisado. RESULTADOS OBTENIDOS: Una vez revisada la documentación y llevadas a cabo las actividades mencionadas, se determinaron dos observaciones generales, (Se anexan cédulas de observaciones y recomendaciones, mismas que forman parte integrante de este Informe). Observación 1 Derivado de la revisión al Inventario de Activo Fijo, no solventa los siguientes incisos correspondientes a la observación 1: e) Los números de inventario de los vehículos están intercambiados esto es el vehículo número de serie 3N1EBS9K tiene el número de inventario que corresponde al vehículo 3N1EB31S98K y viceversa; g) El Organizador de Herramientas número de inventario OB y Caja de Herramientas OB , no cuentan con la Codificación adherida al bien; h) De manera general también se observó en los anexos 1 y el 4, 5, 6 y 7 referentes a los inventarios de: Mobiliario y Equipo de Oficina; Computadoras, Impresoras, Software y Licencias, respectivamente, que los CC. Lic. Rocío Luna García y Lic. Christian Antonio Aguilar Absalón aparecen en un área distinta a la que laboran y; que la Tableta digitalizadora, marca Manhsttan, modelo y la Tarjeta EZ Conect de Red Inalámbrica se encuentran asignadas la primera a la Lic. Elena Coronel Calderón y la segunda al Lic. René Orlando Rubén Hernández Tirado, mismas que no se encuentran físicamente en sus respectivas áreas k) En el Anexo 2. Inventario de Equipo Audiovisual y Fotográfico, Equipo de Señalamiento, Equipo de Ingeniería y Dibujo, Equipo de Medición, Herramientas, Armamento de Policía y Equipo de Radiocomunicación, el código de la cámara digital Panasonic modelo Lumix DMC-F con número de codificación no coincide con el que tiene adherido.
5 Recomendación: El Responsable de la Oficina de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá actualizar el Inventarios de activo fijo, verificando el área y nombre de los usuarios que actualmente utiliza dichos activos. ATENTAMENTE Xalapa, Ver., 04 de diciembre de 2012 LIC. ERICKA DÁVILA GARCÍA Titular del Órgano de Control Interno
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