PowerPoint 2010 Manejo de archivos Contenido CONTENIDO... 1 ABRIR UNA PRESENTACIÓN EXISTENTE... 2 MANEJO DE VARIOS ARCHIVOS ABIERTOS... 5 CREAR UNA NUEVA PRESENTACIÓN... 8 GUARDAR LA PRESENTACIÓN... 9 CERRAR UNA PRESENTACIÓN Y FINALIZAR LA SESIÓN... 11 ABRIR UN DOCUMENTO EN EL EXPLORADOR... 15 CERRAR UNA PRESENTACIÓN... 16 1
Abrir una presentación existente Para recuperar una presentación guardada en el disco podemos utilizar cualquiera de las siguientes órdenes: 1) Botón Abrir de la barra de herramientas de acceso rápido. 2) Clic en la pestaña Archivo, y elegimos la orden Abrir 3) Teclas Ctrl. + A La ejecución de cualquiera de las órdenes anteriormente mencionadas mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Desplegando la lista proporcionada por el botón Abrir, tendremos opciones de cómo deseamos abrir la presentación seleccionada: Abrir: Abre la presentación permitiéndonos hacer modificaciones y guardar las mismas. Abrir como sólo lectura: Abre la presentación, nos permite realizar modificaciones, pero no guardarlas. Abrir como copia: Abre una copia de la presentación seleccionada, la cual aparecerá con el nombre Copia de (Nombre presentación), se crea en la carpeta que contiene el archivo original. Abrir en el explorador: Para ver una presentación en el explorador, es necesario guardarla en un formato de página Web, como.htm,.html, o.asp. 2
Recuperar archivos usados recientemente: PowerPoint mantiene una lista de las últimas presentaciones que hemos editado, por lo que una forma rápida de acceder a ellos es hacer clic en la ficha Archivo y elegir la opción Recientes Si necesitamos mantener un archivo en la lista de Documentos recientes hacemos clic en la ficha Archivo, en la opción Recientes y damos clic sobre el icono con la inscripción anclar este documento en la lista. Si necesitamos quitar un archivo en la lista de Documentos recientes hacemos clic en la ficha Archivo, en la opción Recientes y damos clic sobre el icono con la inscripción desanclar este documento de la lista. La cantidad de documentos almacenados en la lista Documentos recientes es por omisión 25. Para modificar esta cantidad o deshabilitar la prestación hacemos clic en la pestaña Archivo, luego en Opciones. En el cuadro de diálogo que se muestra elegimos la opción Avanzadas y en Mostrar, en la lista Mostrar este número de documentos recientes, seleccionamos el número de archivos que deseamos mostrar. 3
Cantidad de documentos a mostrar en la lista Documentos recientes. El número máximo de documentos que se pueden mostrar en la lista Documentos recientes es de 50. 4
Manejo de varios archivos abiertos En PowerPoint podemos tener varias ventanas de documentos abiertas al mismo tiempo, pero sólo una será la activa. Para poder activar una u otra debemos presionar el botón Cambiar ventanas Ventana de la Cinta de opciones de la ficha Vista. del grupo Presentación activa A su vez cada una de las presentaciones abiertas estará representada en la barra de tareas por un botón que la identifica, por lo que, otra forma de activar la presentación deseada, es hacer un clic sobre dicho botón. Presentaciones abiertas Presentación activa Desde el grupo Ventana podemos mostrar en mosaico todas las ventanas de PowerPoint abiertas, se verán en paralelo en la pantalla pulsando el botón Organizar todas : 5
El botón Cascada se superpongan: coloca en cascada las ventanas con documentos abiertos de la pantalla para que 6
El botón Mover división mueve los divisores que separan las diferentes secciones de la ventana de PowerPoint. Luego de hacer clic en este botón utilizamos las flechas direccionales del teclado para mover los divisores y para finalizar esta tarea presionamos la tecla Intro. Cuando se muestra el cursor utilizamos las flechas direccionales El botón Nueva ventana actual. nos permite abrir una nueva ventana que contiene una vista del documento 7
Crear una nueva presentación PowerPoint nos permite crear una nueva presentación siguiendo diferentes procedimientos: Presionando el botón Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido. Haciendo clic en la ficha Archivo y a continuación en la opción Nuevo. Se muestra el cuadro de la derecha, las plantillas disponibles en la parte superior, siendo la primera, una en blanco; y en la parte inferior distintas plantillas disponibles en Office en línea. PowerPoint asignará el nombre de PresentaciónNº hasta que se le asigne un nuevo nombre. 8
Guardar la presentación Cuando guardamos una presentación, no solamente guardamos lo que hemos introducido sino que también incluimos la configuración de la ventana y las características de presentación, formatos, metadatos, etc. Podemos guardar el documento mediante: El botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Haciendo clic en la ficha Archivo y luego elegimos la opción Guardar. Haciendo clic en la ficha Archivo y luego elegimos la opción Guardar Como. Si todavía no habíamos guardado nuestra presentación, al utilizar cualquiera de estas órdenes, PowerPoint nos mostrará el cuadro de diálogo Guardar como: Seleccionamos el lugar donde se guardará el archivo Nombre del archivo Formato en el cual se guardará el documento Con cualquiera de estas órdenes el archivo queda guardado y abierto. Si no hemos guardado la presentación y utilizamos la orden Cerrar de la ficha Archivo, o hacemos clic en el botón de cierre de la venta del programa guardar al momento de salir., PowerPoint nos da la posibilidad de 9
Con cualquiera de estas dos órdenes, el archivo quedará guardado y cerrado. Cuando modificamos el archivo y deseamos guardarlo nuevamente, no se visualizará el cuadro de diálogo ya que PowerPoint asume que guardará el archivo con el mismo nombre y en el mismo lugar. Si deseamos visualizar nuevamente el cuadro de diálogo debemos ejecutar la orden Guardar como de la ficha Archivo. Si le es más cómodo utilizar el teclado puede ejecutar la orden guardar presionando las teclas Ctrl. + G, ésto tendrá el mismo efecto que si ejecuta la orden Guardar. Para ejecutar la orden Guardar como podrá presionar la tecla de función F12. 10
Cerrar una presentación y finalizar la sesión Cerrar una presentación: Puede realizarse de varias formas: Desde la pestaña Archivo, elegimos la opción Cerrar Presionar las teclas CTRL + F4. Cualquiera de las órdenes antes mencionadas cierra el documento activo pero no el programa. 11
Finalizar la sesión: Puede realizarse de varias formas: Desde la ficha Archivo, pulsando el botón Salir. Presionar las teclas ALT + F4. Realizar doble clic sobre el botón de menú de control Creación de un nuevo documento en el explorador: Mediante PowerPoint Web App podemos crear presentaciones en el explorador web, estas presentaciones son archivos en formato Office Open XML. Los podremos abrir y editar en la aplicación PowerPointde escritorio de la misma manera en que trabajamos con presentaciones creadas en dicho programa. Podemos usar PowerPoint Web App en cualquier explorador aunque su diseño permite un mejor funcionamiento en Internet Explorer 7, 8 y 9, Firefox 3.5 y Safari 4 para Mac. Para crear una presentación en el explorador web seguimos los pasos indicados a continuación: 1. Vamos a http://office.live.come iniciamos sesión con nuestro Windows Live ID. Si no tenemos una cuenta Windows ID, hacemos clic en Registro en la página de Windows Live. 2. Hacemos clic en Nuevo y, a continuación, clic en Presentación de PowerPoint. 3. Escribimos un nombre para la presentación y hacemos clic en Guardar. 12
Luego deberemos elegir un tema para la presentación Cuando cerremos la presentación se guardará automáticamente por ese motivo no está presente el botón guardar como en otras aplicaciones de Office Web App. La Presentación se guarda en SkyDrive y tendremos acceso a éste en cualquier momento mediante un explorador web ya sea para verlo, editarlo o compartirlo. 13
Si deseamos trabajar con la presentación en nuestro cliente PowerPoint de escritorio hacemos clic en Abrir en PowerPoint para editar el documento en la aplicación. Esta opción también la tenemos en la ficha Archivo. 14
Abrir un documento en el explorador Los archivos creados desde PowerPoint Web App se guardan en SkyDrive que es un servicio gratuito de almacenamiento en línea de Windows Live. Aun cuando no tengamos instalado Office 2010 podremos guardar en SkyDrive los archivos y utilizarlos desde la web. Para abrir un Libro desde SkyDrive: 1. Accedemos a http://office.live.com e iniciamos sesión con nuestro Windows Live ID. 2. Posicionamos el cursor del mouse sobre el documento y hacemos clic sobre link Editar en el explorador. Cuando trabajamos con PowerPoint en la web solamente podemos tener una presentación abierta, si necesitamos editar otro archivo debemos cerrar la presentación activa y abrir la que deseamos. 15
Cerrar una presentación Para cerrar una presentación de PowerPoint Web App utilizamos cualquiera de las siguientes órdenes: 1. Hacemos clic en Cerrar que se encuentra en la parte superior derecha. 2. Damos clic en la opción Cerrar de la ficha Archivo. 16
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