CEREMONIAL Y PROTOCOLO: ALGUNAS DEFINICIONES Según el Diccionario de la Real Academia Española Ceremonial: conjunto de formalidades para los actos públicos y solemnes Etiqueta: ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben observar principalmente en las casas reales y en actos públicos solemnes. Por extensión ceremonia en el trato entre las personas a diferencia del trato familiar Protocolo: regla ceremonial diplomática establecida por decreto o costumbre Por qué aplicar el protocolo en una institución? El protocolo es necesario porque ayuda a cuidar los detalles de las relaciones humanas y corporativas. Si esto se extiende a todos los ámbitos de la institución, se jerarquiza cada una de las tareas. Cómo ser anfitrión en su oficina? Para recibir gente en su oficina debe tener los mismos cuidados y consideraciones que cuando lo hace en su casa: Debe estar listo unos minutos antes. Si tiene algún imprevisto: debe pedir a algún asistente que se presente ante la visita con sus excusas, que lo invite a ponerse cómodo en una sala de espera (no en la recepción) y le ofrezca algo de beber. Si aguarda a más de una persona debe tener en su oficina tantas sillas como visitantes espera. Si es posible, salga usted a buscar a su visitante al lugar donde los está esperando. Recibiendo invitados: Si debe indicarle el camino a su oficina y hay pasillo con salas a ambos lados, camine delante y hacia la izquierda de su invitado. El concepto usted primero no es para esta ocasión. Tome el abrigo de su invitado y colóquelo usted en un perchero. Si usted sabe que su invitado fuma, reúnase en un lugar amplio donde pueda hacerlo. Debe avisar que no le pasen llamadas. Apague su celular. El té o café que se ofrecen deben ser de calidad. La vajilla debe estar impecable y sin publicidades.
Aunque usted no desee tomar nada, igual tenga una taza servida. Los tiempos son valiosos, después de los saludos aborde el tema por el cual están reunidos. LA MESA: ELEMENTOS QUE LA COMPONEN La mesa es el escenario de comidas laborales, oficiales, sociales y familiares que nos pone a prueba con las reglas de etiqueta. Los franceses y los ingleses dejaron un fuerte legado en cuanto a formas de vestir la mesa. La mayoría de las tradiciones son comunes a ambas culturas, pero hay pequeños detalles que marcan la diferencia entre una y otra. Debe ser preparada con anticipación. SECUENCIA PARA PONER LA MESA BÁSICOS ACCESORIOS ACCESORIOS DE LA MESA AUXILIAR Silla Moletón Mantel o individuales Centro de mesa Plato de sitio Plato playo Cubiertos Plato de pan Copas Servilleta Sólo se llevan a la mesa Botellas cuando se necesitan. A Jarras diferencia de otros Fuentes con accesorios que se comida colocan en mesa Aceiteras auxiliar, éstos se ubican Vinagreras en la mesa misma y se Pimienteros disponen: uno en cada de molinillos punta, uno cada dos Paneras comensales, o bien, uno Hieleras por comensal. Saleros y pimienteros Finger Bowls Salseras y queseras Señaladores de lugar Menú Velas
COMPORTAMIENTO EN EVENTO El comportamiento en la mesa, es la clave para generar una buena imagen personal. Tipos de platos: CÓMO COLOCAR LOS CUBIERTOS Tenedores dientes hacia arriba a la izquierda del plato. Cucharas con la concavidad hacia arriba a la derecha del plato. Cuchillo con el filo hacia adentro. Los cubiertos se colocan con criterio inverso al orden de uso.
Cómo usar los cubiertos Una vez que se comienzan a usar, reposan sobre el plato, como se ve en el dibujo El plato de pan no se comparte, es uno por comensal. Se comienzan usando los cubiertos que están más lejos del plato y por último, los que están más cerca. CUBIERTOS DE POSTRE Pueden colocarse antes o en el momento de servir el postre. No se usa cuchillo para este plato, a menos que sea fruta. En ese caso, será el cubierto más cercano al plato colocado con el filo hacia adentro
Uso de las copas Se ubican en diagonal al extremo superior derecho al plato. La cantidad de copas dependerá de la variedad de bebidas que se servirán y de su tipo. Las copas se ordenan de mayor a menor y de izquierda a derecha. Presentación mesa para comida formal Las botellas NO se colocan sobre la mesa, ya que habrá personal que se encargue de servir. En una comida informal, el agua se sirve en jarras y el vino en botellones de cristal. También puede presentarse una mesa No formal, sin candelabro pero con centro de mesa floral, sin plato de sitio, marcando los lugares de los invitados con las servilletas, copas y plato de pan a la izquierda.
ELEMENTOS BÁSICOS DEL CEREMONIAL Y PROTOCOLO EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO INSTITUCIONAL. Un Evento es una acción que involucra: Experiencias Experiencias que están comprendidas en las acciones de difusión de los Valores, Misión y Visión de una institución Logran en el público: Un vínculo emocional con la institución resaltando los atributos (elementos objetivos) y beneficios (elementos subjetivos o emocionales) de la institución. Cómo generar una imagen positiva con un evento? Qué hace falta para recibir bien? _ Organización: buena planificación _ Cálculo: para las compras _ Control: de los elementos a usar _ Cortesía: al invitar, al recibir, al despedir. Fuente: Apuntes sobre Ceremonial Maisa Jobani.