DP010008.001 Nº de verificación: 11341457600271245072 Puede verificar la autenticidad de este documento en www.gijon.es/cev Datos del expediente: 9714C/2017 Contratos mayores - Ayto Datos del documento: Tramitador: Servicio de Archivo y Documentación Emisor: 01000806 Fecha Emisor: 02/06/2017 Asunto: SERVICIO DE TRASLADO DE FONDOS DE HEMEROTECA A LA ANTIGUA ESCUELA DE COMERCIO Este documento ha sido firmado electrónicamente por: PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS 1. Objeto del contrato El presente contrato tiene por objeto la prestación del servicio de traslado de fondos hemerográficos y bibliográficos del Ayuntamiento de Gijón, incluidas las estanterías que los soportan, actualmente depositados en locales de la empresa adjudicataria del servicio de depósito, custodia y préstamo de fondos en el Polígono Industrial de ASIPO en Llanera (Asturias) y en la Biblioteca del Servicio de Archivo y Documentación, en la Torre del Reloj, hasta los depósitos de la Antigua Escuela de Comercio en la calle Francisco Tomás y Valiente de Gijón. Se entiende por traslado de los fondos a efectos del presente contrato todas las operaciones necesarias para llevar a cabo dicho traslado con orden, seguridad y la necesaria protección y cuidado de los fondos desde su ubicación actual hasta los depósitos indicados según se detalla en el presente pliego. Las características de los fondos se detallan en el Anexo I. 2. Descripción del servicio 2.1. Traslado de los fondos El adjudicatario deberá realizar el traslado de los fondos hemerográficos y bibliográficos depositados por el Ayuntamiento de Gijón en los locales de la empresa adjudicataria del servicio de depósito, custodia y préstamo de fondos en el Polígono Industrial de ASIPO en Llanera (Asturias) así como los fondos depositados en la Biblioteca del Servicio de Archivo y Documentación en la Torre de Reloj hasta los depósitos de la Antigua Escuela de Comercio en la calle Francisco Tomás y Valiente de Gijón teniendo en cuenta las siguientes fases: Ayuntamiento de Gijón/Xixón CIF: P3302400A Cabrales, 2 33201 Gijón Teléfono: (34) 985 181 111 / 105 / Fax: (34) 985 181 182 / Web: www.gijon.es
Planificación y preparación del traslado en coordinación con los servicios municipales y en su caso con la empresa actualmente adjudicataria del servicio de depósito, custodia y préstamo de los fondos. Embalaje de fondos Traslado de fondos Instalación en depósito de los fondos 2.1.1 Planificación La empresa adjudicataria siguiendo las instrucciones de los servicios municipales encargados del traslado y en su caso en coordinación con la empresa actualmente adjudicataria del servicio de depósito, custodia y préstamo de los fondos responsable de la puesta a disposición de los fondos establecerá el plan de traslado y el cronograma de ejecución del mismo. 2.1.2 Embalaje Todos los fondos hemerográficos y bibliográficos y demás elementos a trasladar se embalarán con los embalajes más adecuados para cada caso, siguiendo, básicamente, las siguientes pautas de actuación: Los fondos hemerográficos y bibliográficos se embalarán en cajas de cartón, plástico o madera pulida limpias y cerradas con tapa, especiales para el traslado de documentación, evitando en todo momento el manejo directo de los volúmenes. Está prohibido atar o precintar volúmenes o tomos con cinta plástica de embalaje o cuerdas o formar atados con ellos. Los tomos de prensa encuadernados de gran formato serán trasladados en cajas de cartón de alta resistencia o en cajas de plástico o contenedores de madera herméticos adaptados a las medidas de los tomos, con acolchado o forrado interior de protección y espacio suficiente que permita meterlos y sacarlos con holgura. Estos contenedores deben numerarse y precintarse antes de efectuar el traslado. Los tomos de prensa encuadernados de gran formato que actualmente se conservan en posición horizontal y protegidos con planchas de cartón de ph neutro debido al mal estado de conservación de su encuadernación deben ser especialmente protegidos durante el traslado y posteriormente, en la fase de instalación, instalados en posición horizontal. Las cajas especiales que contienen prensa antigua de gran formato no encuadernada serán objeto de medidas especiales de embalaje, siendo trasladados y conservados en sus cajas en los depósitos de destino. Se pondrá especial cuidado en mantener unidos e identificados los tomos, volúmenes y ejemplares de cada título.
DP010008.001 Nº de verificación: 11341457600271245072 Puede verificar la autenticidad de este documento en www.gijon.es/cev Datos del expediente: 9714C/2017 Contratos mayores - Ayto Datos del documento: Tramitador: Servicio de Archivo y Documentación Emisor: 01000806 Fecha Emisor: 02/06/2017 Asunto: SERVICIO DE TRASLADO DE FONDOS DE HEMEROTECA A LA ANTIGUA ESCUELA DE COMERCIO Todas las operaciones de embalaje se realizarán a cubierto y en las instalaciones de la empresa actualmente adjudicataria del servicio de depósito, custodia y préstamo de los fondos que se hará responsable de la puesta a disposición de los mismos. 2.1.3. Traslado En ningún caso se podrá iniciar o realizar el traslado con lluvia, granizo o nieve. En caso de lluvia, granizo o nieve se pararán todas las tareas de traslado excepto aquellas que ya se estén realizando bajo techo. En ningún caso se podrán exponer los fondos a las inclemencias del tiempo incluida la exposición directa de los fondos a las radiaciones solares. En ningún caso se posarán o acopiarán fondos directamente sobre el suelo, de la calle de los depósitos. El contratista está obligado a establecer, detallar y comunicar a los servicios municipales encargados del traslado el plan de traslado incluyendo todos los medios a emplear y las medidas de seguridad adoptadas. Los vehículos de transporte deben ser cerrados, con los interiores limpios y secos y en su caso acolchados en aquellos puntos que se puedan producir daños o deterioros de los fondos a trasladar; con todos los permisos de circulación y del propio vehículo actualizados; sus conductores deben disponer de los permisos necesarios para la conducción de cada tipo de vehículo utilizado. El transporte se realizará de forma directa entre el punto de recogida y el punto de destino sin paradas discrecionales o desviaciones de la ruta marcada. En el caso de paradas o desviaciones de la ruta de los vehículos por razones ajenas a la voluntad del adjudicatario esta circunstancia debe ser notificada inmediatamente a los servicios municipales encargados de la supervisión del traslado, de formal verbal y escrita explicando los motivos de la incidencia. Para la carga y descarga se utilizarán medios de transporte adecuados, en buen estado y homologados para la actividad. Los servicios municipales encargados de la supervisión del traslado podrán inspeccionar y en su caso rechazar y solicitar la sustitución de los medios de carga y descarga que considere inadecuados o lesivos para la conservación de los fondos. Ayuntamiento de Gijón/Xixón CIF: P3302400A Cabrales, 2 33201 Gijón Teléfono: (34) 985 181 111 / 105 / Fax: (34) 985 181 182 / Web: www.gijon.es
Finalizado el traslado de los fondos se procederá al traslado de las estanterías de propiedad municipal que figuran descritas en el Anexo I al almacén o depósito que indiquen los servicios municipales encargados del traslado de los fondos. Los materiales de las estanterías se acopiarán y clasificarán para su traslado y almacenamiento en orden en el depósito o almacén de destino. En su caso, la empresa actualmente adjudicataria del servicio de depósito, custodia y préstamo realizará el desmontaje y puesta a disposición de las estanterías para que el adjudicatario pueda cargarlas y hacer el traslado de las mismas. La gestión de los permisos y autorizaciones derivados del traslado (vehículos, carga y descarga, etc.) así como los gastos que se deriven de ellos corren a cargo de la empresa adjudicataria del contrato. 2.1.4. Instalación Los fondos se instalarán en los depósitos de destino en estanterías metálicas fijas o móviles especialmente adaptadas para fondos de hemeroteca y biblioteca siguiendo las instrucciones de los servicios municipales encargados de la supervisión del traslado Todos los tomos, volúmenes o ejemplares de un mismo título se colocarán juntos. Los volúmenes encuadernados de números de una revista o una publicación periódica del mismo título se ordenarán por números y fechas en la estantería. Las cajas conteniendo números sueltos o sin encuadernar de revistas se colocarán en el orden que les corresponda junto a los volúmenes encuadernados del mismo título, con el mismo orden en que se encuentran actualmente. Se colocarán en posición horizontal aquellos tomos de prensa encuadernada en mal estado de conservación y sin tapas que requieren esta posición para su conservación. Se podrán colocar bloques de un mínimo de cuatro tomos y un máximo de seis en altura, separados por cartones de ph neutro que impidan daños a las hojas. El personal técnico del servicio municipal responsable de los fondos de hemeroteca supervisará las condiciones de instalación de los fondos y propondrá las medidas correctoras necesarias. El adjudicatario está obligado a cumplir estas medidas para la correcta conservación de los fondos. 2.1.5. Coordinación de los trabajos Con el objetivo de realizar el traslado de los fondos hemerográficos y bibliográficos en condiciones óptimas, el adjudicatario se encargará de realizar, en coordinación con los servicios municipales encargados del traslado de los fondos, la adecuación de las zonas de carga y descarga para que el traslado se realice garantizando la conservación y protección de los fondos objeto de traslado y demás bienes objeto de protección. Tanto la tramitación como el pago de los permisos de carga y descarga en el punto de destino correrán por cuenta del adjudicatario.
DP010008.001 Nº de verificación: 11341457600271245072 Puede verificar la autenticidad de este documento en www.gijon.es/cev Datos del expediente: 9714C/2017 Contratos mayores - Ayto Datos del documento: Tramitador: Servicio de Archivo y Documentación Emisor: 01000806 Fecha Emisor: 02/06/2017 Asunto: SERVICIO DE TRASLADO DE FONDOS DE HEMEROTECA A LA ANTIGUA ESCUELA DE COMERCIO La empresa adjudicataria se hará cargo del transporte de ida y vuelta del personal técnico municipal que con motivo de estos trabajos de coordinación deba desplazarse a diario durante el tiempo que dure el traslado, desde las oficinas municipales hasta las instalaciones de la empresa actualmente adjudicataria del servicio de depósito, custodia y préstamo de los fondos, dentro de los horarios oficiales de trabajo de dichos técnicos salvo otra indicación expresa del Ayuntamiento de Gijón. Ayuntamiento de Gijón/Xixón CIF: P3302400A Cabrales, 2 33201 Gijón Teléfono: (34) 985 181 111 / 105 / Fax: (34) 985 181 182 / Web: www.gijon.es
ANEXO I Características del fondo: Fondo hemerográfico compuesto por: 1.- Colecciones de prensa local, regional, nacional e internacional en tomos encuadernados de gran tamaño y ejemplares sueltos en cajas planas. 2.- Colecciones de revistas de diversos tamaños encuadernadas en tomos o conservadas en cajas convencionales de archivo. 3.- 40 m l de fondos bibliográficos (monografías). El fondo ocupa 1.759 metros lineales y se encuentra depositado actualmente en un depósito de custodia contratado al efecto con una empresa por el Ayuntamiento de Gijón. El fondo está compuesto por un total de 829 títulos. El número aproximado de volúmenes es de 33.200 y su formato va desde el más pequeño de revista hasta el tomo de prensa encuadernado de 60 x 44 cm. También existen en el fondo cajas normalizadas de archivo de 150x390x270 mm para conservar ejemplares sueltos de revistas, cajas planas para ejemplares sueltos de prensa antigua de 650x48x80 mm y cajas planas para ejemplares de prensa actual de 500x340x80 mm. Los fondos están instalados actualmente en 24 cuerpos de estantería tipo metalpoint dobles (a dos caras) de 3048 mm de altura por 5.135 mm de largo, formados por baldas de 1.027x468, 1.231x468 y 1.231x377 mm. Esta instalación de 24 módulos es de propiedad municipal. El fondo hemerográfico instalado en la Biblioteca del Servicio de Archivo y Documentación (Torre del Reloj) son 359 tomos que ocupan 26 metros lineales.