Libertad y Orden Bogotá, D.C. PARA LOS DISTRIBUIDORES MINORISTAS A TRAVÉS DE EDS AUTOMOTRIZ Y COMERCIALIZADOR INDUSTRIAL Asunto: Registro SICOM CIRCULAR Sea lo primero señalar, que la distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo, a través de estaciones de servicio automotriz, por ser un servicio público parte del principio del cumplimiento de unos requisitos mínimos que garanticen la prestación del servicio y la protección hacia el consumidor final por el desarrollo de esta actividad. En este sentido, es absolutamente claro que la normatividad y la reglamentación señalan que para llevar a cabo el ejercicio de la actividad, es primordial acatar a cabalidad dichos preceptos. Bajo este esquema y con base en la facultad conferida por el Artículo 212 del Código de Petróleos, por las leyes 39 de 1987, 26 de 1989, 812 de 2003 y 1151 de 2007, al igual que en virtud de las atribuciones previstas en el numeral 11 del Artículo 189 de la Constitución Política de Colombia, el Gobierno Nacional expidió el nuevo marco regulatorio señalado a través del Decreto 4299 de 2005 (modificado por los decretos 1333 de 2007 y 1717 de 2008), el cual permite que una persona natural o jurídica pueda ser un agente de la cadena de distribución de combustibles, previo el cumplimiento de unos requisitos técnicos y legales establecidos, que den garantía y transparencia a la competencia en los diferentes eslabones de la cadena. La referida reglamentación que el Gobierno expidió en materia de combustibles líquidos derivados del petróleo tiene como una de sus principales finalidades satisfacer las necesidades de los consumidores, máxime teniendo en cuenta que este producto es de vital importancia e imprescindible para el bienestar de la comunidad, la protección del medio ambiente, la seguridad industrial y el desarrollo de las actividades comerciales e industriales, y para ello es claro que la misma normatividad debe prever las medidas que permitan realizar un control mucho más efectivo a los agentes de la cadena de distribución de combustibles, a efectos de hacerle cumplir con las obligaciones y esto se logra cuando se tiene claramente detectados quienes son los agentes de la cadena. Por todo lo anteriormente expuesto, queda claro que los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo que se encuentren o pretendan ejercer la actividad de distribución de combustibles líquidos derivados del petróleo deberán acogerse al Decreto 4299 de 2005 y sus decretos modificatorios. Página 1 de 7
Es así, que la persona natural o jurídica que pretenda actuar como distribuidor minorista a través de una estación de servicio automotriz pública, deberá obtener por parte de los Alcaldes la resolución de autorización para operar como tal, para lo cual deberá allegar la totalidad de los documentos relacionados en el Literal A del Artículo 21 del Decreto 4299 de 2005, so pena de que no poder ejercer dicha actividad. Para el caso de la EDS automotriz privada corresponde a la Dirección de Hidrocarburos emitir dicha autorización. Es pertinente tener de presente los trámites previos que debe tramitar y obtener toda EDS automotriz, para poder operar, entre los cuales tenemos: 1. Certificado de uso y utilización del suelo, según los correspondientes planes de ordenamiento urbanístico. 2. Licencia de construcción. 3. Permiso ambiental, por lo general se otorga es el permiso de vertimientos. 4. Si la EDS se encuentra ubicada sobre vías nacionales, el permiso de ubicación del Ministerio de Transporte. 5. Certificado de Conformidad otorgado por un organismo certificador autorizado. Es claro que a quién corresponde adelantar los tramites mencionados con anterioridad es al propietario de la EDS (establecimiento de comercio), y en ese sentido, cualquier novedad o modificación de dichos estatutos (tales como cambio de propiedad, nombre comercial del establecimiento, entre otros), debe ser notificada a la autoridad u organismo que le otorgó la autorización como agente de la cadena de distribución de combustibles para efectos de que se realicen los ajustes pertinentes, sobre todo en los documentos indicados en los numerales 3, 4 y 5. Continuando con el proceso, una vez certificada la EDS automotriz, se debe solicitar al Alcalde Municipal la autorización para poder actuar como distribuidor minorista a través de una EDS automotriz, para lo cual se debe allegar los documentos relacionados en el Literal A del Artículo 21 del Decreto 4299 de 2005. Es preciso señalar que la resolución se otorga a la persona interesada en ejercer la actividad, y en ese sentido, si la persona no es la propietaria de la EDS, adicional a los documentos indicados en el Literal A del Artículo 21 del Decreto 4299 de 2005 se deberá adjuntar el contrato de arrendamiento suscrito con el propietario de la EDS. En este orden de ideas, corresponderá al Alcalde emitir la resolución para actuar como distribuidor minorista a la persona que demuestre la operación de la misma, sea el propietario o arrendatario, tal como se indicó anteriormente, y por lo tanto, la autorización tendrá validez mientras el contrato de arrendamiento se encuentre vigente. De otra parte, y como es de conocimiento general, el Gobierno Nacional a través del Artículo 61 de la Ley 1151 de 2007, determinó crear el Sistema de Información de la Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo SICOM, estableciendo la obligación de registro de todos los agentes que hagan parte de la Página 2 de 7
cadena de distribución de los combustibles, como requisito para poder distribuir combustibles. Para efecto de la obligación de registro del operador de la EDS automotriz en el SICOM, el Ministerio de Minas y Energía expidió la Resolución 182113 de 2007, señalándose los documentos a presentar. Es importante tener en cuenta que cuando se actúe como arrendatario, adicionalmente se debe anexar copia del contrato de arrendamiento de la EDS, debidamente legalizado. De otra parte, es necesario traer a colación que la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía tomó la decisión de emitir un listado de las EDS certificadas por los Organismos de Certificación, en donde se consigna la información del propietario de la EDS, tal como nombre comercial de la EDS, NIT del propietario, dirección, ciudad, departamento y distribuidor mayorista que la abastece. Dicho listado es notificado al SICOM, a fin de que proceda a crearle un código de acceso al sistema, y en ese sentido, inicialmente se complete la información en el módulo de datos generales. Una vez culminado el proceso, dicho módulo no puede ser consultado ni modificado por el representante de la EDS. No obstante lo anterior, dentro del principio de la buena fe el SICOM permitió que una vez ingresado al sistema, los agentes hicieran modificaciones, es decir, que se cambiara los datos tal como nombre comercial de la EDS, Nit del propietario, dirección, ciudad, departamento y distribuidor mayorista que la abastece, sin establecer la diferencia si se actuaba como operador propietario u operador arrendador. Dicha situación conlleva, a que cuando el operador arrendatario solicita el código de acceso al SICOM, no se encuentra registrado en el listado que emite la Dirección de Hidrocarburos, ya que como se indicó, en el mismo solamente aparece registrado es el propietario. En ese orden de ideas, y tal como se indicó anteriormente, la persona que debe registrarse en el SICOM es el que vaya actuar como distribuidor minorista a través de una EDS, bien sea propietario u arrendatario. Si los datos que se tienen registrados en el SICOM, no concuerdan con los datos del operador, bien sea propietario o arrendatario, se deberá verificar a que caso de los siguientes aplica, y proceder a allegar a la Dirección de Hidrocarburos los documentos allí indicados, para que a su vez se autorice al SICOM, para cualquier cambio de los datos generales, tales como propiedad de la EDS, nombre de la EDS, distribuidor mayorista que le abastece y registro de operador arrendatario, según aplique. En dicho sentido, es importante reiterar que el artículo 9º de la Resolución 18 2113 del 20 de diciembre de 2007 Por la cual se establecen los procedimientos, términos y condiciones para el Sistema de Información de la Cadena de Distribución de Combustibles Líquidos Derivados del Petróleo SICOM, señala los requisitos para que los agentes de la cadena de distribución de combustibles se registren ante el SICOM, Página 3 de 7
incluyendo dentro de los mismos la copia del contrato suscrito por el distribuidor minorista con el distribuidor mayorista que los abastece, de ahí que se ha señalado un termino en el Sicom para que los agentes envíen el mismo, además de las verificaciones sobre las diferentes condiciones de la relación entre agentes y en concordancia con lo que se señala a continuación: CASO 1. QUE HACER CUANDO EL PROPIETARIO DE LA EDS, ES DIFERENTE AL OPERADOR (QUIEN ACTUARA COMO DISTRIBUIDOR MINORISTA) Para estos casos se entenderá que existe un contrato de arrendamiento de la EDS, celebrado con el propietario (o documento que haga sus veces). Para el efecto el arrendatario deberá allegar a la Dirección de Hidrocarburos, copia de los siguientes documentos: 1. Certificado de conformidad expedido a la EDS. En la misma debe aparecer el nombre comercial como ha sido registrada por el propietario, dirección, ciudad, departamento. 2. Contrato de arrendamiento o documento comercial de la EDS suscrito entre el propietario y el operador (arrendatario). 3. Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil del operador de la EDS (arrendatario). 4. Póliza civil extracontractual de la EDS. 5. Copia del contrato de suministro suscrito entre el distribuidor mayorista y el operador (arrendatario) de la EDS. CASO 2. QUE HACER CUANDO EL PROPIETARIO DE LA EDS, ES DIFERENTE AL OPERADOR (QUIEN ACTUARA COMO DISTRIBUIDOR MINORISTA) Y ADICIONALMENTE EL OPERADOR (ARRENDATARIO) CAMBIA EL NOMBRE COMERCIAL DE LA EDS. Para estos casos se entenderá que existe una autorización expresa del propietario hacia el arrendatario para que pueda realizar dicha modificación. En estos casos el arrendatario deberá allegar a la Dirección de Hidrocarburos, copia de los siguientes documentos: 1. Certificado de conformidad expedido a la EDS, con el nuevo nombre comercial registrado. 2. Contrato de arrendamiento de la EDS suscrito entre el propietario y el operador (arrendatario). 3. Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil del operador de la EDS (arrendatario), en donde registre a la EDS. 4. Póliza civil extracontractual de la EDS. 5. Copia del contrato de suministro suscrito entre el distribuidor mayorista y el operador (arrendatario) de la EDS. 6. Documento a través del cual el propietario autoriza al arrendatario a cambiar el nombre comercial de la EDS. Página 4 de 7
Libertad y Orden CASO 3. QUE HACER CUANDO SE CAMBIA EL NIT DE LA EDS. En estos casos se entenderá que existe una compra de la EDS, y el nuevo propietario deberá hacer llegar a la Dirección de Hidrocarburos, copia de los siguientes documentos: 1. Oficio de radicación ante la autoridad ambiental, en donde notifique el cambio de razón social de la EDS, a fin de que modifiquen el permiso de vertimientos o el que haya expedido la autoridad ambiental. 2. Si la EDS se encuentra ubicada en vías nacionales, oficio de radicación ante el Ministerio de Transporte o quien haga sus veces, en donde notifique el cambio de razón social de la EDS, a fin de que modifiquen el permiso de ubicación. 3. Póliza Civil Extracontractual vigente de la EDS. 4. Certificado de conformidad, con los datos del nuevo propietario. 5. Registro mercantil o certificado de existencia y representación legal en donde se registre la EDS. 6. Contrato de suministro suscrito con el Distribuidor Mayorista. 7. Contrato o documento que demuestre la compra de la EDS. CASO 4. QUE HACER CUANDO SE CAMBIA EL NIT Y EL NOMBRE COMERCIAL DE LA EDS. En estos casos el nuevo propietario deberá hacer llegar a la Dirección de Hidrocarburos, copia de los siguientes documentos: 1. Oficio de radicación ante la autoridad ambiental, en donde notifique el cambio de razón social y nombre comercial de la EDS, a fin de que modifiquen el permiso de vertimientos o el que haya expedido la autoridad ambiental. 2. Si la EDS se encuentra ubicada en vías nacionales, oficio de radicación ante el Ministerio de Transporte o quien haga sus veces, en donde notifique el cambio de razón social y nombre comercial de la EDS, a fin de que modifiquen el permiso de ubicación. 3. Póliza Civil Extracontractual vigente de la EDS, en donde re registre el nombre comercial y dirección. 4. Certificado de conformidad, con los datos del nuevo propietario y nombre comercial de la EDS. 5. Registro mercantil o certificado de existencia y representación legal en donde se registre la EDS. 6. Contrato de suministro suscrito con el Distribuidor Mayorista. 7. Contrato o documento que demuestre la compra de la EDS. CASO 5. QUE HACER PARA AUTORIZAR CAMBIO DE DISTRIBUIDOR MAYORISTA. En estos casos el operador deberá hacer llegar a la Dirección de Hidrocarburos, copia de los siguientes documentos: Página 5 de 7
Libertad y Orden 1. Paz y salvo del Distribuidor Mayorista anterior. 2. Copia del contrato de suministro con el nuevo Distribuidor Mayorista. 3. Certificado de Existencia y Representación Legal del operador de la EDS. 4. Certificado de Conformidad de la EDS. 5. Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual. Es importante mencionar que los documentos anteriormente solicitados son manifestación de los diversos requisitos previamente establecidos en el Artículo 21 del Decreto 4299 de 2005, para todas aquellas personas que están o pretendan actuar en la cadena de distribución de combustibles como distribuidores minoristas a través de EDS automotriz. Ahora bien, en relación al requerimiento del contrato de arrendamiento de la EDS suscrito entre el propietario y el operador (arrendatario) (caso 1 y 2), así como el contrato o documento que demuestre la compra de la EDS (caso 3 y 4) y finalmente el paz y salvo del Distribuidor Mayorista anterior (caso 5), son documentos exigibles en razón al cumplimiento de la normatividad tanto civil como comercial por la cual se deben regir todos los establecimientos de comercio y más si estos están destinados a la prestación de un servicio público. Ahora bien, es importante tener en cuenta que en el contrato o acuerdo comercial de suministro suscrito con el distribuidor mayorista, existe una cláusula de compromiso facultando al distribuidor minorista a través de estación de servicio automotriz para exhibir la marca comercial del distribuidor mayorista, y esto se tiene con el fin de autorizar al Distribuidor Mayorista para exigir de la EDS el cumplimiento de estándares de seguridad y de calidad en la prestación del servicio, por lo tanto se hace necesario que cuando se cambia de mayorista, el nuevo tenga la certeza que su marca no se verá afectada por el cambio de la situación comercial, teniendo de presente que existe de por medio un tiempo e inversión para dicha modificación, todo esto sin contar con la protección al usuario en el sentido de garantizar que el abastecimiento de combustible lo esta haciendo de conformidad con lo que observa. De otra parte, queremos llamar de manera especial la atención a las EDS automotriz, que una vez hayan realizado las ordenes de pedido y el producto sea recibido en sus instalaciones, procedan de forma inmediata al cierre de dicho despacho en el SICOM, a efectos de que no tengan inconvenientes de bloqueo en las ordenes de pedido futuras. Por último, me refiero a la actividad de distribuidor minorista a través del Comercializador Industrial, el cual tal como lo establece el Decreto 4299 de 2005 y sus decretos modificatorios, se encuentra autorizado para ejercer dicha actividad única y exclusivamente a través de vehículos tipo carrocería tanque o barcazas habilitadas previamente por la Dirección de Hidrocarburos en la resolución de autorización. Por lo tanto, el Comercializador Industrial tiene totalmente prohibido distribuir combustibles en carrotanques o barcazas que no estén incluidas en la resolución a través de la cual la Dirección de Hidrocarburos los autorizó como Comercializador Página 6 de 7
Industrial, así como tampoco, adquirir el combustible de otro distribuidor mayorista diferente al que esté indicado en la citada resolución. Por lo tanto, cualquier cambio sobre el particular, debe ser inicialmente tramitado ante el MME y posteriormente se emitirán las autorizaciones respectivas ante el SICOM. Concluyendo tenemos que el interés del Gobierno Nacional no ha sido otro que lograr que los agentes de la cadena de distribución de combustibles se acojan a lo dispuesto en el Decreto 4299 de 2005, normatividad que en lo fundamental es la misma de hace más de 25 años, con la diferencia que por primera vez un gobierno y el país exigen su cumplimiento en Pro de los usuarios y de la seguridad industrial y protección del medio ambiente. En tal consideración, hoy en día por primera vez, el Gobierno Nacional puede certificar sin temor a equivocarse a los agentes de la cadena de distribución de combustibles líquidos, lo cual se convierte en un mecanismo eficaz para facilitar que las autoridades competentes ejerzan un control real y efectivo respecto del uso adecuado del combustible que se comercializa y que los agentes participen y compitan dentro de un mercado transparente y en el que los agentes cumplas con los requisitos establecidos. Cordialmente, Página 7 de 7